Arbeitszeiterfassung mit DATEV: Schritt-für-Schritt-Guide | 2026

Wer DATEV für die Lohnabrechnung nutzt und Arbeitszeiten noch in Excel erfasst, riskiert jeden Monat dasselbe: manuelle Übertragungsfehler, fehlende Zuschläge, falsch berechnete Überstunden und im schlimmsten Fall Nachforderungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Die Lösung ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert einen klaren Prozess. Dieser Guide zeigt ihn Schritt für Schritt.

Warum korrekte Zeiterfassung für DATEV entscheidend ist

DATEV verarbeitet die Zeitdaten für die Entgeltabrechnung, aber es prüft sie nicht. Was fehlerhaft eingeht, kommt fehlerhaft raus. Konkret bedeutet das:

• Falsch erfasste Überstunden führen zu falscher Vergütung

• Fehlende Pausen-Dokumentation macht Lohnabrechnungen angreifbar

• Nicht separat ausgewiesene Nacht- oder Feiertagszuschläge verlieren die Steuerfreiheit nach § 3b EStG

• Fehlende oder falsche Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG können bei Zollprüfungen Bußgelder bis 30.000 € auslösen, wer den Mindestlohn nicht zahlt, riskiert bis 500.000 € (§ 21 MiLoG)

Hinzu kommt: Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist die systematische Arbeitszeiterfassung in Deutschland rechtlich verpflichtend. Excel-Listen und Stundenzettel sind dafür nicht verboten, aber fehleranfällig, und jede Zahl muss von Hand in DATEV landen.

Was DATEV kann und was nicht

Kernprinzip: Shiftbase setzt vor DATEV an, dort wo Arbeitszeiten entstehen. DATEV verarbeitet, was Shiftbase aufbereitet hat. Kein Medienbruch, kein Abtippen.

Was wird genau an DATEV übergeben?

Das ist die Frage, die DATEV-Nutzer am häufigsten stellen. Übergeben werden strukturierte Zeitdaten nach Mitarbeiter und Zeitart:

Wichtig für die Steuerfreiheit: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nur steuerfrei, wenn sie im Zeiterfassungssystem separat als eigene Zeitart geführt werden. Eine pauschale "Gesamtstunden"-Übergabe reicht nicht.

Schritt-für-Schritt: Arbeitszeiterfassung mit DATEV einrichten

Schritt 1: DATEV erfasst keine Zeiten

DATEV Lohn & Gehalt ist ein Abrechnungssystem, kein Zeiterfassungssystem. Arbeitszeiten müssen zuerst in einem geeigneten Tool digital erfasst werden. Erst dann können sie an DATEV übergeben werden.

Schritt 2: Zeiterfassungssystem auswählen

Wähle ein System, das DATEV-kompatibel ist. Entscheidende Kriterien:

• Digitale Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen

• Separate Zeitarten für Überstunden, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit

• Freigabeprozess für Führungskräfte und HR

• Strukturierter Export im DATEV-kompatiblen Format

• ArbZG-konforme Grenzüberwachung (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten)

Shiftbase exportiert freigegebene Stunden im DATEV-kompatiblen Format für DATEV Lohn und Gehalt (über das Add-on App Center+). Die Zeitdaten kommen strukturiert bei deinem Lohnbüro an.

Schritt 3: Zeitarten sauber einrichten

Bevor der erste Mitarbeiter stempelt, müssen die Zeitarten im System konfiguriert sein. Jede Zeitart braucht:

• Eine eindeutige Bezeichnung (z. B. "Nachtarbeit 23 bis 6 Uhr")

• Die korrekte Zuschlagsregel (Prozentsatz, Steuerfreiheitsgrenze)

• Die Verknüpfung mit dem entsprechenden DATEV-Lohnartenschlüssel

Fehler hier wirken sich auf jeden einzelnen Export aus, also lieber einmal sorgfältig einrichten als monatlich korrigieren. Welche Lohnarten es gibt und wie sie verschlüsselt werden, erklärt dir unser Lexikon.

Schritt 4: Arbeitszeiten digital erfassen

Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten per:

• App: ideal für mobile Teams, Gastronomie, Außendienst

• Terminal: bewährt in Produktion, Handel, Pflege

• Browser: für Bürokräfte und Homeoffice

Pausen werden aktiv gestempelt oder je nach Einstellung automatisch abgezogen. Überstunden ergeben sich aus dem Vergleich von Soll- und Ist-Zeit, ohne dass HR nachrechnen muss.

Schritt 5: Zeiten prüfen und freigeben

Vor dem Export durchläuft jede Zeiterfassung einen Freigabeprozess:

• Führungskraft prüft Plausibilität (stimmen die Stunden mit dem Einsatz überein?)

• HR / Payroll prüft Vollständigkeit (alle Mitarbeitenden erfasst, keine Lücken?)

Nur freigegebene Zeiten werden exportiert. So gelangen deutlich weniger Fehler in die Lohnabrechnung.

Schritt 6: Export an DATEV Lohn & Gehalt

Der Export erfolgt je nach Setup:

• Datei-Export / Import: strukturierter CSV- oder XML-Export, manuell in DATEV importiert. Geeignet für monatlichen Payroll-Lauf.

• Teilautomatisierte Übergabe: Export wird regelmäßig erzeugt, geprüft und importiert. Balance zwischen Kontrolle und Effizienz.

• Direkte Integration: Datenübertragung weitgehend automatisiert. Sinnvoll bei vielen Mitarbeitenden oder komplexen Zuschlagsregeln.

Empfehlung für KMU: Datei-Export und Import sind der einfachste Einstieg, und genau das bietet Shiftbase mit dem Export im DATEV-kompatiblen Format. Je mehr Mitarbeitende du abrechnest, desto mehr Abtippen sparst du damit.

Schritt 7: Weiterverarbeitung in DATEV

In DATEV Lohn & Gehalt werden die übergebenen Zeitdaten verarbeitet für:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Steuerklasse und Sozialversicherung

• Zuschlagsberechnung (Nacht, Sonn-/Feiertag) mit korrekter Steuerfreiheit

• Überstundenvergütung oder Buchung ins Arbeitszeitkonto

• DEÜV-Meldungen und GKV-Monatsmeldungen

Bei sauberer Vorarbeit in den Schritten 1 bis 6 ist hier kaum Nachbearbeitung nötig.

Für welche Unternehmen lohnt sich DATEV-kompatible Zeiterfassung besonders?

Gastronomie und Hotellerie

Schichtarbeit, Teilzeit, Wochenendarbeit und Nachtarbeit: alle vier Zuschlagsarten fallen hier regelmäßig an. Ohne saubere Zeitartenstruktur entstehen monatlich Fehler in der Lohnabrechnung. Tarifverträge mit der NGG machen es noch komplexer.

Einzelhandel

Wechselnde Arbeitszeiten, Aushilfen, Minijobber und die Minijob-Grenze von 603 € im Monat (2026). Wird sie nicht nur gelegentlich und unvorhersehbar überschritten (§ 8 Abs. 1b SGB IV), endet der Minijob und du musst ummelden. Mit einer digitalen Zeiterfassung siehst du laufend, wie viele Stunden ein Minijobber schon gearbeitet hat.

Pflege und Gesundheitswesen

Dokumentationspflichten nach TVöD-P, Bereitschaftsdienst-Wertung, Nacht- und Wochenendarbeit. Zudem gilt seit Juli 2026 der neue Pflege-Branchenmindestlohn (16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte, 21,03 € für Pflegefachkräfte). Zeiterfassung und Abrechnung müssen dazu passen.

Produktion und Handwerk

Drei-Schicht-Betriebe, Konti-Schichten, komplexe Zuschlagsregeln nach Metalltarifvertrag oder Haustarifvertrag. Ein Export im DATEV-kompatiblen Format spart hier viel manuelle Lohnbuchhaltung.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Fazit: Arbeitszeiterfassung mit DATEV richtig umsetzen

Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung mit DATEV beginnt nicht in DATEV, sondern dort, wo Arbeitszeiten entstehen: im Schichtplan, beim Einstempeln, in der Pausen-Dokumentation. Wer diesen Prozess sauber aufbaut, profitiert von einer Lohnabrechnung mit weniger Fehlern, lückenlosen Nachweisen und deutlich weniger Aufwand in HR und Buchhaltung.

Der erste Schritt ist ein digitales Zeiterfassungssystem, das DATEV-kompatibel ist und die Zeitarten sauber strukturiert. Alles andere folgt daraus.

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