Arbeitszeiterfassung mit DATEV: Schritt-für-Schritt-Guide | 2026

Wer Arbeitszeiten korrekt an DATEV übergeben möchte, braucht mehr als nur eine Lohnabrechnungssoftware. In diesem How-to erfährst du, wie die Arbeitszeiterfassung mit DATEV Schritt für Schritt funktioniert, welche DATEV-Schnittstellen relevant sind und wie Unternehmen Arbeitszeiten effizient, rechtssicher und fehlerfrei für die Lohnabrechnung vorbereiten.

Warum ist korrekte Arbeitszeiterfassung für DATEV so wichtig?

DATEV verarbeitet sensible Daten für die Entgeltabrechnung. Fehlerhafte oder unvollständige Zeitdaten wirken sich direkt auf Löhne, Überstunden, Zuschläge und rechtliche Risiken aus.

Typische Herausforderungen ohne integrierte Lösung:

• Manuelle Excel-Listen oder Stundenzettel

• Medienbrüche zwischen Planung, Zeiterfassung und Payroll

• Hoher Korrekturaufwand in der Lohnbuchhaltung

• Risiko bei Prüfungen (Arbeitszeitgesetz, Mindestlohn, EuGH-Urteil)

• Fehlende Transparenz für Führungskräfte

Die Lösung liegt in einer strukturierten, digitalen Zeiterfassung mit DATEV-Anbindung.

Welche Anforderungen sollte eine DATEV-nahe Zeiterfassung erfüllen?

• Vollständigkeit: Arbeitsbeginn, -ende und Pausen müssen konsistent erfasst werden.

• Nachvollziehbarkeit: Änderungen sollten begründbar sein (wer hat wann was angepasst?).

• Freigabeprozess: Verantwortlichkeiten sind klar (Mitarbeitende, Führungskraft, HR/Payroll).

• Trennung von Planung und Ist-Zeit: Dienstplan ≠ tatsächlich geleistete Zeit.

• Standardisierte Zeitarten: Zuschläge und Überstunden lassen sich nur sauber berechnen, wenn Zeitarten eindeutig sind.

So reduzierst du Risiken bei Prüfungen und minimierst Nacharbeit in der Lohnabrechnung.

Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle in der Praxis?

Eine integrierte Lösung folgt meist einem klaren Ablauf:

1. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten digital (z. B. per App, Terminal oder Browser)
2. Zeiten werden geprüft & freigegeben durch Vorgesetzte oder HR
3. Übergabe an DATEV für die Weiterverarbeitung in der Lohnabrechnung

Dieser Prozess sorgt für:

• konsistente Daten

• weniger Rückfragen

• deutlich geringeren Zeitaufwand in der Lohnbuchhaltung

Beispiele für Zeitarten und ihre Payroll-Wirkung

• Regelarbeitszeit: Basis für Lohnberechnung

• Überstunden: Zuschlagslogik oder separate Vergütung

• Nachtarbeit: Nachtzuschläge abhängig von Regelwerk/Vertrag

• Sonn- und Feiertagsarbeit: Zuschläge, häufig prüfungsrelevant

• Pausen: müssen dokumentiert sein, wirken auf Nettoarbeitszeit

Je klarer die Zeitarten im Zeiterfassungssystem gepflegt sind, desto weniger Korrekturschleifen entstehen in HR/Payroll.

Welche Arten von DATEV-Anbindungen gibt es?

In der Praxis unterscheiden Unternehmen meist zwischen drei Anbindungsarten. Welche passt, hängt von IT-Setup, Prozessreife und Payroll-Volumen ab:

• Datei-Export/Import: Zeiten werden in einem definierten Format exportiert und in DATEV importiert. Geeignet, wenn Payroll monatlich gebündelt läuft.

• Teilautomatisierte Übergabe: Export wird regelmäßig erzeugt, geprüft und anschließend importiert. Gute Balance zwischen Kontrolle und Zeitersparnis.

• Direkte Integration: Datenübertragung erfolgt weitgehend automatisiert (abhängig von Systemlandschaft). Sinnvoll bei vielen Mitarbeitenden oder komplexen Zuschlagsregeln.

--> Unabhängig vom Weg gilt: Freigabe, Nachvollziehbarkeit und einheitliche Zeitarten sind entscheidend.

Arbeitszeiterfassung mit DATEV einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Unternehmen

Schritt 1️⃣: Verstehen, wie DATEV mit Arbeitszeiten arbeitet

DATEV übernimmt:

• die Weiterverarbeitung von Arbeitszeiten

• für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das bedeutet: Arbeitszeiten müssen vorher in einem separaten System erfasst werden.

Schritt 2️⃣: Geeignetes Zeiterfassungssystem auswählen

Wähle ein System, das DATEV-kompatibel ist und zu deinem Unternehmen passt.

Darauf solltest du achten:

• Digitale Erfassung von:

  • Arbeitszeiten

  • Pausen

  • Überstunden

• Klare Trennung von Zeitarten

• Freigabeprozesse für HR oder Führungskräfte

• Export bzw. Schnittstelle zu DATEV

💡 Systeme wie Shiftbase sind darauf ausgelegt, Arbeitszeiten strukturiert aufzubereiten, sodass sie für DATEV nutzbar sind.

Schritt 3️⃣: Arbeitszeiten korrekt erfassen

Sobald das System steht, beginnt der operative Teil.

Best Practices:

• Mitarbeitende erfassen Zeiten:

  • per App

  • Terminal

  • Browser

• Pausen & Abwesenheiten werden verbindlich dokumentiert

• Überstunden werden automatisch berechnet

➡️ Das reduziert Rückfragen und spätere Korrekturen erheblich.

Schritt 4️⃣: Zeiten prüfen und freigeben

Bevor Daten an DATEV gehen, sollten sie geprüft werden.

Wer prüft was?

• Führungskräfte: Plausibilität der Zeiten

• HR / Payroll: Vollständigkeit & Struktur

Dieser Schritt ist entscheidend für:

• korrekte Lohnabrechnung

• rechtssichere Dokumentation

• saubere DATEV-Exporte

Schritt 5️⃣: Arbeitszeiten an DATEV übergeben

Jetzt erfolgt die eigentliche Anbindung an DATEV.

Typische Übergabewege:

• DATEV LODAS

• DATEV Lohn & Gehalt

Je nach Setup:

• automatisierter Export

• oder strukturierter Datenimport inklusive eindeutiger Mitarbeiterzuordnung und Zeitarten

👉 Wichtig: Nur freigegebene Zeiten sollten übergeben werden, damit Payroll mit geprüften Daten arbeitet und Korrekturschleifen minimiert werden.

Schritt 6️⃣: Daten in DATEV weiterverarbeiten

In DATEV werden die übergebenen Zeiten genutzt für:

• Lohn- & Gehaltsabrechnung

• Zuschläge (z. B. Nacht-, Sonn- & Feiertage)

• Überstundenabrechnung

Dank sauberer Vorarbeit ist hier kaum Nachbearbeitung nötig.

In all diesen Branchen ist eine klare Trennung von Erfassung und Abrechnung mit DATEV-Anbindung besonders relevant.

Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

❌ Fehler

• Zeiten in Excel erfassen

• Pausen nicht dokumentieren

• Ungeprüfte Daten übergeben

✅ Besser

• Einheitliches System nutzen

• Klare Verantwortlichkeiten definieren

• Freigabeprozesse etablieren

Wie Shiftbase dich bei der DATEV-Arbeitszeiterfassung unterstützt

Shiftbase setzt vor DATEV an – dort, wo Arbeitszeiten entstehen.

Mit Shiftbase kannst du:

• Arbeitszeiten zentral erfassen

• Überstunden & Abwesenheiten sauber abbilden

• Daten strukturiert für DATEV vorbereiten

Das Ergebnis:

• weniger manuelle Arbeit

• geringere Fehlerquote

• mehr Sicherheit für HR & Management

Fazit: Arbeitszeiterfassung mit DATEV richtig umsetzen

Eine funktionierende DATEV-Anbindung beginnt nicht in DATEV, sondern bei der sauberen Erfassung von Arbeitszeiten.

Wer den Prozess Schritt für Schritt aufsetzt, profitiert von:

• rechtssicheren Daten

• effizienter Payroll

• weniger Stress in HR & Buchhaltung