Wer DATEV für die Lohnabrechnung nutzt und Arbeitszeiten noch in Excel erfasst, riskiert jeden Monat dasselbe: manuelle Übertragungsfehler, fehlende Zuschläge, falsch berechnete Überstunden - und im schlimmsten Fall Nachforderungen bei der nächsten Betriebsprüfung. Die Lösung ist keine Raketenwissenschaft, aber sie erfordert einen klaren Prozess. Dieser Guide zeigt ihn - Schritt für Schritt.
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- DATEV ist kein Zeiterfassungssystem - Arbeitszeiten müssen vorher in einem separaten Tool erfasst und dann an DATEV übergeben werden.
- Der Prozess: Erfassen → Freigeben → Exportieren → In DATEV Lohn & Gehalt importieren.
- Entscheidend ist die saubere Struktur der Zeitarten (Regelarbeitszeit, Überstunden, Nacht-/Feiertagszuschläge) im Zeiterfassungssystem - fehlerhafte Zeitarten bedeuten fehlerhafte Lohnabrechnung.
- Seit BAG 2022 ist digitale Zeiterfassung Pflicht - wer noch auf Stundenzettel setzt, ist bereits rechtswidrig und übergibt ohnehin keine zuverlässigen Daten an DATEV.
- Shiftbase ist DATEV-kompatibel: Zeitdaten werden strukturiert aufbereitet und direkt an DATEV Lohn & Gehalt übergeben.
Warum korrekte Zeiterfassung für DATEV entscheidend ist
DATEV verarbeitet die Zeitdaten für die Entgeltabrechnung - aber es prüft sie nicht. Was fehlerhaft eingeht, kommt fehlerhaft raus. Konkret bedeutet das:
- Falsch erfasste Überstunden führen zu falscher Vergütung
- Fehlende Pausen-Dokumentation macht Lohnabrechnungen angreifbar
- Nicht separat ausgewiesene Nacht- oder Feiertagszuschläge verlieren die Steuerfreiheit nach § 3b EStG
- Ungeprüfte Daten können bei Zoll-Prüfungen (MiLoG) zu Bußgeldern bis 500.000 € führen
Hinzu kommt: Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist die systematische Arbeitszeiterfassung in Deutschland rechtlich verpflichtend. Wer Excel-Listen oder Stundenzettel an DATEV übergibt, erfüllt weder die gesetzliche Erfassungspflicht noch liefert er zuverlässige Lohndaten.
Was DATEV kann - und was nicht
| Funktion | DATEV Lohn & Gehalt | Zeiterfassungssystem (z. B. Shiftbase) |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnung | Ja | Nein |
| Steuer- und SV-Berechnung | Ja | Nein |
| Zeiterfassung (Stempeln) | Nein | Ja |
| Schichtplanung | Nein | Ja |
| Überstunden berechnen | Teilweise | Ja |
| Zuschläge kalkulieren | Ja (bei korrekten Zeitarten) | Ja |
| DATEV-Export | - | Ja (als vorgelagerte Lösung) |
Kernprinzip: Shiftbase setzt vor DATEV an - dort wo Arbeitszeiten entstehen. DATEV verarbeitet, was Shiftbase sauber aufbereitet hat. Kein Medienbruch, keine manuellen Übertragungen.
Was wird genau an DATEV übergeben?
Das ist die Frage, die DATEV-Nutzer am häufigsten stellen. Übergeben werden strukturierte Zeitdaten nach Mitarbeiter und Zeitart:
| Zeitart | Inhalt | Payroll-Wirkung |
|---|---|---|
| Regelarbeitszeit | Tatsächlich geleistete Stunden (netto, nach Pausen) | Basis für Lohnberechnung |
| Überstunden | Stunden über der vertraglichen Sollzeit | Vergütung oder Freizeitausgleich |
| Nachtzuschlag | Stunden zwischen 20 und 6 Uhr | Steuerfreier Zuschlag nach § 3b EStG |
| Sonntagszuschlag | Arbeit an Sonntagen | Steuerfreier Zuschlag |
| Feiertagszuschlag | Arbeit an gesetzlichen Feiertagen | Steuerfreier Zuschlag |
| Pausen | Dokumentierte Unterbrechungen | Reduziert die Netto-Arbeitszeit |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit, Elternzeit | Relevant für Lohnfortzahlung und Resturlaub |
| Kurzarbeit | KUG-relevante Ausfallstunden | Basis für Kurzarbeitergeld-Antrag |
Wichtig für die Steuerfreiheit: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sind nur steuerfrei, wenn sie im Zeiterfassungssystem separat als eigene Zeitart geführt werden. Eine pauschale "Gesamtstunden"-Übergabe reicht nicht.
Schritt-für-Schritt: Arbeitszeiterfassung mit DATEV einrichten
Schritt 1 - Verstehen: DATEV erfasst keine Zeiten
DATEV Lohn & Gehalt ist ein Abrechnungssystem, kein Zeiterfassungssystem. Arbeitszeiten müssen zuerst in einem geeigneten Tool digital erfasst werden. Erst dann können sie an DATEV übergeben werden.
Schritt 2 - Zeiterfassungssystem auswählen
Wähle ein System, das DATEV-kompatibel ist. Entscheidende Kriterien:
- Digitale Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen
- Separate Zeitarten für Überstunden, Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
- Freigabeprozess für Führungskräfte und HR
- Strukturierter Export im DATEV-kompatiblen Format
- ArbZG-konforme Grenzüberwachung (Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten)
Shiftbase ist direkt mit DATEV Lohn & Gehalt integriert - Zeitdaten werden strukturiert aufbereitet und zur Weiterverarbeitung übergeben.
Schritt 3 - Zeitarten sauber einrichten
Bevor der erste Mitarbeiter stempelt, müssen die Zeitarten im System konfiguriert sein. Jede Zeitart braucht:
- Eine eindeutige Bezeichnung (z. B. "Nachtarbeit 23–6 Uhr")
- Die korrekte Zuschlagsregel (Prozentsatz, Steuerfreiheitsgrenze)
- Die Verknüpfung mit dem entsprechenden DATEV-Lohnartenschlüssel
Fehler hier wirken sich auf jeden einzelnen Export aus - lieber einmal sorgfältig einrichten als monatlich korrigieren.
Schritt 4 - Arbeitszeiten digital erfassen
Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten per:
- App - ideal für mobile Teams, Gastronomie, Außendienst
- Terminal - bewährt in Produktion, Handel, Pflege
- Browser - für Bürokräfte und Homeoffice
Pausen werden entweder aktiv erfasst oder automatisch nach ArbZG-Vorgaben gesetzt. Überstunden werden automatisch berechnet - kein manueller Aufwand für HR.
Schritt 5 - Zeiten prüfen und freigeben
Vor dem Export durchläuft jede Zeiterfassung einen Freigabeprozess:
- Führungskraft prüft Plausibilität (stimmen die Stunden mit dem Einsatz überein?)
- HR / Payroll prüft Vollständigkeit (alle Mitarbeitenden erfasst, keine Lücken?)
Nur freigegebene Zeiten werden exportiert. Das verhindert, dass fehlerhafte Daten in die Lohnabrechnung gelangen.
Schritt 6 - Export an DATEV Lohn & Gehalt
Der Export erfolgt je nach Setup:
- Datei-Export / Import - strukturierter CSV- oder XML-Export, manuell in DATEV importiert. Geeignet für monatlichen Payroll-Lauf.
- Teilautomatisierte Übergabe - Export wird regelmäßig erzeugt, geprüft und importiert. Balance zwischen Kontrolle und Effizienz.
- Direkte Integration - Datenübertragung weitgehend automatisiert. Sinnvoll bei vielen Mitarbeitenden oder komplexen Zuschlagsregeln.
Empfehlung für KMU: Datei-Export/Import ist der einfachste Einstieg. Wer monatlich 20–200 Mitarbeitende abrechnet, spart damit bereits mehrere Stunden Lohnbuchhaltungsaufwand pro Monat.
Schritt 7 - Weiterverarbeitung in DATEV
In DATEV Lohn & Gehalt werden die übergebenen Zeitdaten verarbeitet für:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Steuerklasse und Sozialversicherung
- Zuschlagsberechnung (Nacht, Sonn-/Feiertag) mit korrekter Steuerfreiheit
- Überstundenvergütung oder Buchung ins Arbeitszeitkonto
- DEÜV-Meldungen und GKV-Monatsmeldungen
Bei sauberer Vorarbeit in Schritten 1–6 ist hier kaum Nachbearbeitung nötig.
Für welche Unternehmen lohnt sich DATEV-integrierte Zeiterfassung besonders?
--> Gastronomie und Hotellerie
Schichtarbeit, Teilzeit, Wochenendarbeit und Nachtarbeit - alle vier Zuschlagsarten fallen hier regelmäßig an. Ohne saubere Zeitartenstruktur entstehen monatlich Fehler in der Lohnabrechnung. NGG-Tarifvertrag erhöht die Komplexität zusätzlich.
--> Einzelhandel
Wechselnde Arbeitszeiten, Aushilfen, Minijobber - und die Minijob-Grenze von 603 € (2026), die bei Überschreitung sofortige Ummeldungspflicht auslöst. Digitale Zeiterfassung mit DATEV-Anbindung verhindert genau das.
--> Pflege und Gesundheitswesen
Dokumentationspflichten nach TVöD-P, Bereitschaftsdienst-Wertung, Nacht- und Wochenendarbeit. Zudem gilt ab Juli 2026 der neue Pflege-Branchenmindestlohn (16,52 €/17,80 €) - Zeiterfassung und Abrechnung müssen gleichzeitig angepasst werden.
--> Produktion und Handwerk
Drei-Schicht-Betriebe, Konti-Schichten, komplexe Zuschlagsregeln nach Metalltarifvertrag oder Haustarifvertrag. DATEV-Anbindung spart hier pro Abrechnung mehrere Stunden manueller Lohnbuchhaltung.
Typische Fehler - und wie du sie vermeidest
| Fehler | Konsequenz | Lösung |
|---|---|---|
| Zeiten in Excel erfassen | Nicht rechtssicher, fehleranfällig, kein ArbZG-Nachweis | Digitales System mit App/Terminal |
| Zeitarten nicht getrennt | Zuschläge verlieren Steuerfreiheit | Separate Zeitart pro Zuschlagstyp konfigurieren |
| Pausen nicht dokumentiert | Lohnabrechnung angreifbar, MiLoG-Risiko | Automatische Pausenregel einrichten |
| Ungeprüfte Daten exportiert | Fehler in DATEV, teure Korrekturen | Freigabeprozess vor Export verpflichtend |
| Kein DATEV-Lohnartenschlüssel | Import schlägt fehl oder wird falsch zugeordnet | Zeitarten mit DATEV-Schlüsseln verknüpfen |
| Export zu spät | Lohnlauf verzögert | Fester Exporttermin im HR-Kalender verankern |
Fazit: Arbeitszeiterfassung mit DATEV richtig umsetzen
Eine funktionierende Arbeitszeiterfassung mit DATEV beginnt nicht in DATEV - sie beginnt dort, wo Arbeitszeiten entstehen: im Schichtplan, beim Einstempeln, in der Pausen-Dokumentation. Wer diesen Prozess sauber aufbaut, profitiert von einer fehlerfreien Lohnabrechnung, revisionssicheren Nachweisen und deutlich weniger Aufwand in HR und Buchhaltung.
Der erste Schritt ist ein digitales Zeiterfassungssystem, das DATEV-kompatibel ist und die Zeitarten sauber strukturiert. Alles andere folgt daraus.
Shiftbase ist DATEV-kompatibel - Zeitdaten werden direkt für DATEV Lohn & Gehalt aufbereitet. Jetzt 14 Tage kostenlos testen!
Häufig gestellte Fragen
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Strukturierte Zeitdaten nach Mitarbeiter und Zeitart: Regelarbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit, Pausen und Abwesenheiten - jeweils mit dem korrekten DATEV-Lohnartenschlüssel verknüpft. Nur freigegebene Zeiten werden exportiert.
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Nein. DATEV Lohn & Gehalt ist ein Abrechnungssystem, kein Zeiterfassungssystem. Arbeitszeiten müssen in einem separaten, DATEV-kompatiblen Tool erfasst und dann strukturiert übergeben werden. Tools wie Shiftbase sind genau für diese Verbindung ausgelegt.
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Die Shiftbase-Integration ist auf DATEV Lohn & Gehalt ausgerichtet - das meistgenutzte DATEV-Modul für die Entgeltabrechnung in deutschen KMU. Details zur technischen Kompatibilität findest du im Shiftbase DATEV-Marketplace.
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Die Arbeitszeiterfassung wird meist an DATEV Lohn & Gehalt übergeben.
Welche Schnittstelle geeignet ist, hängt von Unternehmensgröße und Payroll-Setup ab. -
DATEV selbst ist nicht vorgeschrieben - aber die systematische Arbeitszeiterfassung ist es. Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen Arbeitszeiten objektiv, verlässlich und vollständig erfasst werden. Stundenzettel und Excel erfüllen das nicht. Eine DATEV-kompatible digitale Zeiterfassung löst beide Anforderungen gleichzeitig.
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Fehler lassen sich vermeiden durch:
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digitale statt manueller Erfassung
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klare Freigabeprozesse
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Übergabe nur geprüfter Zeiten an DATEV
So wird die Lohnabrechnung schneller und deutlich fehlerärmer.
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Ab etwa 10 Mitarbeitenden mit variablen Arbeitszeiten rechnet sich eine DATEV-integrierte Lösung. Unter 10 Mitarbeitenden mit festen Arbeitszeiten ist der manuelle Aufwand noch überschaubar. Bei Schichtbetrieben mit Zuschlägen lohnt sich die Integration fast immer - unabhängig von der Unternehmensgröße.
