3 Teams, ein Ziel: Weniger Planungsstress durch digitale Einsatzplanung

In vielen Unternehmen – ob im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Filialbetrieb – kennt man das Problem: Personalplanung ist nie wirklich abgeschlossen. Verfügbarkeiten ändern sich kurzfristig, Mitarbeitende melden sich krank, Schichten müssen spontan getauscht werden.

Was im Alltag oft harmlos beginnt, endet schnell in einem Mix aus Excel-Tabellen, WhatsApp-Nachrichten und manuellen Korrekturen – mit hohem Zeitaufwand und unnötigem Stress für Führungskräfte und HR.

--> Ausgangslage

Im Gastronomiebetrieb Hufeisen gehören flexible Schichten und der Einsatz von Minijobbern zum Alltag. Genau das machte die Planung jedoch komplex: Nicht immer war klar, wer wann eingeteilt ist, und im stressigen Betrieb wurde das korrekte Ein- und Ausstempeln leicht vergessen.

Für die Inhaberin war das besonders kritisch – denn ohne verlässliche Arbeitszeiten ist eine faire und gesetzeskonforme Lohnabrechnung kaum möglich.

--> Was eingeführt wurde

• Dienstpläne per App für alle Mitarbeitenden.
• Digitale Zeiterfassung statt manueller Nachträge.
• Zentrale Organisation von Planung, Kommunikation und Zeiten.

--> Ausgangslage

Für Restaurant-Franchises ist nicht das Erstellen eines Dienstplans das größte Problem, sondern die Koordination über mehrere Standorte hinweg. Bei New York Pizza wurden Verfügbarkeiten häufig manuell – etwa über WhatsApp – abgestimmt.

Das war zeitaufwendig, fehleranfällig und bot wenig Überblick. Dienstplanung, Änderungen und Abrechnungsdaten waren nicht sauber miteinander verknüpft.

--> Was eingeführt wurde

• Shiftbase wurde ab August 2024 bevorzugter Anbieter für die Personaleinsatzplanung.
• Verfügbarkeiten und Planung wechselten von manuellen Kanälen in strukturierte Workflows.
• Mitarbeitende greifen per App auf Dienstpläne zu, beantragen Urlaub, tauschen Schichten und sehen ihre Arbeitszeiten.
• Onboarding wurde durch die Integration mit Nmbrs automatisiert.
• Franchisenehmer bündeln Managementdaten über eine Integration mit S4D.

--> Ausgangslage

Im Einzelhandel entsteht Planungsstress oft aus zwei Quellen: zeitaufwendiger Dienstplanung und hohem Abstimmungsbedarf, um verlässliche Zahlen und Auswertungen zu erhalten.

Bei Blokker waren Dienstplanung und Reporting im bisherigen System zwar grundsätzlich möglich, doch im Alltag sorgte das für Reibung:

• Das Erstellen der richtigen Reports war umständlich und erforderte zusätzliche Abstimmung, um Einblick in relevante Kennzahlen zu bekommen.
• Dienstpläne wurden auf Filialebene häufig noch auf Papier ausgehängt, was bei Mitarbeitenden zu Fragen und Unsicherheit führte.
• Filialleitungen und Teamverantwortliche investierten viel Zeit in manuelle Nachverfolgung statt in die Arbeit auf der Verkaufsfläche.

--> Was geändert wurde

Blokker wechselte zu Shiftbase, um Dienstplanung und Reporting unabhängiger und weniger manuell zu gestalten:

• Filialleitungen können Reports selbstständig erstellen und auswerten – ohne Abhängigkeit von externem Support.
• Dienstpläne sind vollständig digital, sodass Planung und Kommunikation in einem klaren Workflow zusammenlaufen.
• Mitarbeitende erhalten ihre Schichten übersichtlich per App statt über Papierpläne im Store.

Gemeinsame Erfolgsfaktoren

• Zentralisierte Planung: Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten in einem System reduzieren Medienbrüche und Fehler.
• Transparenz im Team: Mitarbeitende sehen Schichten, geben Verfügbarkeiten an und stellen Anträge ohne ständige Rückfragen.
• Automatisierung: Weniger manuelle Schritte senken Zeitaufwand, Kosten und Fehlerquoten.

Fazit: Wann lohnt sich Software für Mitarbeitereinsatzplanung?

Software für Personaleinsatzplanung lohnt sich besonders, wenn Schichtarbeit, viele kurzfristige Änderungen oder mehrere Standorte koordiniert werden müssen. Dann reduzieren digitale Dienstpläne und digitale Zeiterfassung den Planungsstress, erhöhen die Nachvollziehbarkeit und entlasten Führungskräfte spürbar.