Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: Was ist 2026 in Deutschland noch erlaubt?

Die Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt war lange gängige Praxis. Doch seit den Grundsatzentscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat sich der rechtliche Maßstab deutlich verschärft. Arbeitgeber müssen heute jederzeit nachweisen können, wann Arbeit beginnt und endet – und zwar auf Basis der tatsächlich geleisteten Zeit.

• 15-Minuten-Rundung: Eine pauschale Rundung der Arbeitszeit ist rechtlich hochriskant, wenn die tatsächlich geleisteten Minuten nicht vollständig dokumentiert werden.
• EuGH (2019): Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einführen.
• BAG (2022): Diese Pflicht gilt bereits heute in Deutschland – auch ohne neues Gesetz.
• Mindestlohn-Risiko: Rundungen können dazu führen, dass der effektive Stundenlohn unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt.
• Praxislösung: Minutengenaue digitale Zeiterfassung mit automatischer Lohnberechnung, z. B. mit Shiftbase.

Rechtslage 2026: Was EuGH und BAG konkret verlangen

Der EuGH hat im Jahr 2019 (Rechtssache C-55/18) entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Ziel ist der Schutz von Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer.

Das BAG hat diese Vorgaben 2022 ausdrücklich auf Deutschland übertragen. Damit gilt:

• Arbeitszeit muss erfasst werden.
• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit müssen nachvollziehbar sein.
• Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt beim Arbeitgeber.

Wichtig für die Praxis: Die Rechtsprechung verlangt keine bestimmte Technik, wohl aber die vollständige und objektive Dokumentation der realen Arbeitszeit.

Darf man Arbeitszeiten überhaupt noch runden?

Hier liegt der entscheidende Unterschied, der oft missverstanden wird:

• Erfassung: Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit muss minutengenau erfasst werden.
• Abrechnung: Kaufmännische Rundungen sind nur dann vertretbar, wenn die Rohdaten vollständig erhalten bleiben und die Rundung im Ergebnis neutral ist.

Ein starres 15-Minuten-System, das nur gerundete Zeiten speichert, erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Genau hier entsteht das rechtliche Risiko.

Warum der 15-Minuten-Takt beim Mindestlohn besonders gefährlich ist

Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) muss jede tatsächlich geleistete Arbeitsminute vergütet werden. Rundungen können dazu führen, dass rechnerisch weniger Zeit bezahlt wird, als gearbeitet wurde.

Über Wochen oder Monate kann dieser Zeitverlust dazu führen, dass der effektive Stundenlohn unter den gesetzlichen Mindestlohn fällt – mit entsprechenden Nachzahlungs- und Haftungsrisiken.

Pausenzeiten – die „versteckte“ Falle bei Rundungen

Ein Detail, das viele Unternehmen beim 15-Minuten-Takt übersehen, ist die Erfassung von Pausenzeiten. Gerade hier entstehen häufig die größten Abweichungen. Wenn Mitarbeitende zum Beispiel 20 Minuten Pause machen, das System aber starr auf 30 Minuten aufrundet, verlieren sie täglich 10 Minuten ihrer Freizeit.

Solche systematischen Abweichungen wirken sich nicht nur negativ auf das Vertrauen im Team aus, sondern können auch gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verstoßen. Pausen müssen realitätsnah erfasst werden, damit tägliche Höchstarbeitszeiten und Ruhephasen korrekt berechnet werden können.

Die Lösung: Moderne Zeiterfassungssysteme wie Shiftbase erfassen Pausen entweder minutengenau oder ziehen sie automatisch auf Basis gesetzlicher Schwellenwerte ab (z. B. nach mehr als 6 Stunden Arbeitszeit). So stellst du sicher, dass niemand benachteiligt wird und du die Vorgaben des ArbZG zuverlässig einhältst.

Typische Schmerzpunkte in Unternehmen

1️⃣ Angst vor Überwachung

Minutengenaue Zeiterfassung wird häufig mit Misstrauen gleichgesetzt. Rechtlich ist sie jedoch eine Schutzmaßnahme. Sie stellt sicher, dass Ruhezeiten eingehalten und Überstunden sichtbar werden.

2️⃣ Administrativer Mehraufwand

Minutengenaue Zeiten führen zu „krummen“ Summen. Moderne Systeme wie Shiftbase lösen dieses Problem durch automatische Umrechnung und Schnittstellen zu Lohnprogrammen.

Vorteile digitaler, minutengenauer Zeiterfassung

• Rechtssicherheit: Nachvollziehbare Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.
• Transparenz: Mitarbeiter können ihre Zeiten jederzeit einsehen.
• Automatische Prüfungen: Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Zuschläge werden systemseitig überwacht.
• Revisionssicherheit: Änderungen und Nachträge sind nachvollziehbar dokumentiert.

Fazit

Der 15-Minuten-Takt passt nicht mehr zu den rechtlichen Anforderungen an moderne Arbeitszeiterfassung. Wer 2026 rechtssicher handeln will, kommt an einer minutengenauen, digitalen Lösung nicht vorbei. Sie schützt Arbeitgeber vor Haftungsrisiken und Arbeitnehmer vor unbezahlter Mehrarbeit.