HR Software

Was bedeutet HR?

Die Personalabteilung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die Abteilung befasst sich mit der Verwaltung und Entwicklung aller Mitarbeiter, einschließlich der Manager und Vorgesetzten. Sie verwaltet auch die Daten der Mitarbeiter, z. B. Jahres- und Krankheitsurlaub, und zahlt die Löhne an die Mitarbeiter aus.

HR-Software kann bei all diesen Aufgaben helfen, ist aber auch aus anderen Gründen unerlässlich. HR-Software ermöglicht es einem Unternehmen, seine Mitarbeiterdaten auf dem neuesten Stand zu halten. Sie erleichtert den Managern die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern, da sie per Mausklick oder per E-Mail auf Dokumente zugreifen können, anstatt ihnen physische Kopien zu schicken oder sie auf Papier auszudrucken.

Sie hilft Unternehmen auch, neue Mitarbeiter schneller und effizienter über Online-Bewerbungen einzustellen, was Zeit und Geld bei der Bewerbung um eine Stelle spart, anstatt jedes Mal ein persönliches Gespräch zu führen, wenn eine neue Stelle zu besetzen ist.

Wie HR-Software das Personalwesen unterstützt

Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche ist jedes Unternehmen bestrebt, qualifizierte Fachkräfte zu finden und zu halten, um offene Stellen zu besetzen und bereits beschäftigte Führungskräfte und Spezialisten zu halten.

Um diese Herausforderung zu meistern, brauchen Unternehmen Unterstützung. Wie das Wachstum von Headhunting-, Personalberatungs- und Personalvermittlungsunternehmen zeigt, wird sich dieser Trend voraussichtlich fortsetzen.

Dafür gibt es eine Reihe von Gründen. Infolge der geringen Zahl von Hochschulabsolventen herrscht in vielen Branchen ein Mangel an Fachkräften. Die Suche nach qualifizierten Bewerbern wird aufgrund der Komplexität der Stellenprofile immer schwieriger. Das Personalmanagement software ist mit vielen wiederkehrenden und sich wiederholenden Aufgaben verbunden, die täglich viel Zeit und Mühe in Anspruch nehmen.

Das Finden und Einstellen geeigneter Mitarbeiter ist daher ein zeitaufwändiger Prozess. Seit Jahren werden vor allem Jobportale und soziale Medien genutzt, um geeignetes Personal zu finden. Vier wesentliche Anforderungen müssen daher von Stellenanzeigen erfüllt werden:

• Sie müssen die Corporate Identity und die Marke des Arbeitgebers widerspiegeln.
• Sie müssen präzise formuliert und gleichzeitig kreativ verfasst sein.
• Sie müssen über die geeigneten Kanäle veröffentlicht werden.
• Bei der Abfassung der Anzeigen müssen die gesetzlichen Bestimmungen beachtet werden.

Aufwändige Auswahlverfahren und Eignungstests kosten Zeit, Mühe und viel Geld - was noch komplizierter wird, wenn sich der falsche, d.h. für die ausgeschriebene Stelle ungeeignete Bewerber bewirbt.

Warum auch kleine Unternehmen eine HR-Software einsetzen sollten?

Für kleine Unternehmen werden bewerbermanagement software und Automatisierung der Personalbeschaffung immer wichtiger. Denn Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern sind schon lange gezwungen, HR-Software einzusetzen. Oracle, IBM und SAP gehören zu den ERP- hr softwarelösungen, die HR-spezifische Anwendungen umfassen. Selbst für KMU ist ein solches teures und kompliziertes System selten rentabel

ERP-Systeme

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist ein umfassendes und komplexes Softwaresystem, das die Geschäftsprozesse und Ressourcen des Unternehmens abbildet. Es umfasst zum Beispiel die Verwaltung von Material, Produktion, Finanzen, Buchhaltung, Controlling, Vertrieb, Marketing und Personalwesen.

Human Capital Management Systeme (HCMS) oder Human Resources Information System (HRIS) sind in diesen Situationen angebracht. PIS und CPIS, die entsprechenden deutschen Begriffe, haben in den letzten Jahren an Bedeutung verloren.

Die hr management software reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und erhöht die Produktivität, sondern ermöglicht es ihnen auch, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Lohnabrechnung und Urlaubsplanung zu konzentrieren:

• Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
• Steigerung der Effizienz bei der Personalbeschaffung
• Messung des Employer Branding (Aufbau eines positiven Images)

Eine Umfrage des Magazins Personalmanager unter 150 HR-Profis aus Deutschland, Österreich und der Schweiz bildete die Grundlage für den HR Software Report 2017. Die meisten HR-Mitarbeiter gaben an, dass ihr Unternehmen HR-Software einsetzt, und 77 Prozent bewerteten deren Unterstützung als entscheidend für den Erfolg der Personalarbeit.

In Ermangelung einer softwaregestützten Personalbeschaffung und -verwaltung benötigen kleine und mittlere Unternehmen Hilfe, um die wachsenden Anforderungen im Personalbereich zu erfüllen. Die Kosten für die Beauftragung externer Personaldienstleister sind höher als die Kosten für die Investition in ein gutes HR Programme.

HR-Software spart Ihnen viel Zeit

Eine Optimierung ist notwendig, wenn Sie Tage für die Lohnabrechnung benötigen, wenn Urlaubsanträge drei Beteiligte betreffen und Ihr Onboarding oft zu einem organisatorischen Chaos führt.

Je mehr Mitarbeiter in solchen Fällen beteiligt sind, desto umfangreicher und komplexer wird der Prozess. Die Personalabteilung und alle Mitarbeiter können ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen, was zu Zeit- und Produktivitätsverlusten führt.

Wachstum und Erfolg einer Organisation hängen von den Prozessen und Aufgaben der Personalabteilung ab. Die Erfolgskurve des Unternehmens wird holprig sein, wenn diese Prozesse holprig sind. Sie haben die Kontrolle über die Funktionen, und Ihr Unternehmen kann eine zukunftssichere Personalabteilung aufbauen.

Mit HR-Software können Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren. Das Wichtigste an einer Software ist die Automatisierung. Sogar die Lohnabrechnung und die Urlaubsbestätigungen können automatisch erledigt werden.

Seien Sie schneller als Ihre Konkurrenten

Eine Optimierung ist notwendig, wenn Sie Tage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen, wenn Urlaubsanträge drei Beteiligte betreffen und Ihr Onboarding oft zu einem organisatorischen Chaos führt.. Das Rennen wird nur derjenige gewinnen, der effizient, schnell und agil arbeitet. Der Status quo wird jedoch nach und nach abgelöst.

Für Unternehmen und Personalabteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, sich an den Markt anzupassen und rasch fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein leistungsfähiges HR-Software-System ist der Schlüssel, um das Ziel rechtzeitig zu erreichen.

Chaos beseitigen statt Unternehmen voranbringen

Durch mangelnde Transparenz wird viel Zeit vergeudet. Das führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter viele Fragen stellen und Sie viel Zeit mit der Beantwortung dieser Fragen verbringen. Es ist nicht verkehrt, hier in guter oder schlechter Gesellschaft zu sein. 

In der Vergangenheit haben die HR-Prozesse nicht mit der Logistik, den Marketingsystemen und den CRM-Verbesserungen Schritt halten können. Mitarbeiter und Personalabteilungen verdienen viel mehr Aufmerksamkeit als das, aber das kann auch anders sein. Die Transparenz wird durch HR-Softwares aufgebrochen.

In Shiftbase, hier einige Beispiele:

• Eine zentrale Datenbank speichert und verwaltet alle Mitarbeiterdaten.
• Sie legen fest, wer Zugriff auf was hat und wer es bearbeiten kann.
• Der Employee Self Service ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten bei Bedarf zu ändern.
• Mitarbeiter können jederzeit sehen, wie viel Zeit sie noch in ihrem Abwesenheitskalender haben. Verständnisfragen müssen nicht mehr gestellt werden.
  
  

Was ist der Grund dafür?

Laut diesem Artikel über die wichtigsten Kostentreiber im Personalwesen verbringen Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit mit der Verwaltung, was zu höheren Kosten führt. Mit einer HR-Software können Sie eine Menge Zeit und Geld sparen.

In diesem Beispiel gibt es 200 Mitarbeiter in einem Unternehmen, von denen zwei auch in der Personalabteilung arbeiten. Der Stundenlohn für alle beträgt der Einfachheit halber 25 Euro.

Wie viel kostet Sie der Status quo (= ohne Software) pro Jahr?

Höhere Verwaltungskosten für die Personalabteilung

Ihre durchschnittliche Jahresarbeitszeit beträgt 1920 Stunden. Laut der Kienbaum-Studie werden etwa 749 Stunden für administrative Tätigkeiten aufgewendet. Das entspricht einem Betrag von 18.725 Euro pro HR-Mitarbeiter. Ein Beispiel: Zwei Personalleiter würden insgesamt 37.450 Euro kosten.

Mit der Software können Sie diesen zeitlichen und finanziellen Aufwand um bis zu 35% reduzieren. In unserem Beispiel spart also jeder HR-Mitarbeiter 262 Stunden und 6554 Euro, also 13.108 Euro für beide.

Ein höherer Verwaltungsaufwand für die gesamte Belegschaft

Sie haben auch Mitarbeiter, die 1920 Stunden pro Jahr arbeiten. Umgerechnet auf unser Beispiel wären das also 48,00 Euro pro Person. Sie verwenden diese 1920 Stunden auch für die Erledigung personalbezogener Verwaltungsaufgaben.

Die Mitarbeiter sparen sechs Stunden pro Jahr durch den Einsatz von Software für Verwaltungsaufgaben. Sie erstatten einem einzelnen Mitarbeiter 150 Euro und der gesamten Belegschaft 30.000 Euro. Allein die Einsparungen bei den Verwaltungsaufgaben betragen 43.108 Euro (200 Mitarbeiter und zwei Personalleiter).

Die Prozesse sparen kein Geld

"Die Kosten für die Software sind zu hoch." Das ist ein häufiger Einwand gegen die Einführung von Software. Dabei handelt es sich um Kosten, die offensichtlich sind, aber nur aufgeschlagen werden. Man profitiert sogar vom Einsatz einer Software, wenn man ihre Einsparungen (43.108 Euro) mit ihren Ausgaben vergleicht.

Ein langfristiger Nutzen überwiegt die kurzfristigen Kosten

Erstinvestitionen in Software erfordern sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen. Auf der anderen Seite können Sie auf lange Sicht sogar davon profitieren. Der Vorteil der Software besteht darin, dass sie Ihnen Zeit und Geld spart und Ihnen Zeit für andere Aufgaben verschafft. Sie gibt Ihrem Unternehmen ein stabiles Fundament für die Zukunft. Ein Unternehmen könnte die Personalbeschaffung verbessern, die Mitarbeiterentwicklung optimieren oder die Produktivität steigern.

So ist beispielsweise das Bewerbungsvolumen bei Shiftbase-Kunden, die unsere Software nutzen, zwischen 100 und 200 % höher.

Das Personalwesen hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens. Die Schaffung effizienter Prozesse (mit Software) wird Ihr Image als Gestalter innerhalb des Unternehmens verbessern. Die Software ermöglicht Ihnen die Verwaltung.

Sie müssen heute sechs neue Mitarbeiter an Bord nehmen. Welches Beispiel würden Sie als Hauptperson wählen?

Das erste Szenario - ohne Software

Nach der Vertragsunterzeichnung müssen Sie als Erstes die Mitarbeiterdaten manuell übertragen. Es ist an der Zeit, das Onboarding der Kollegen zu organisieren und dafür zu sorgen, dass ihre Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden. Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, gibt es immer die Sorge, dass einige Funktionen nicht beachtet werden.

Das zweite Szenario - mit Software

Sie können Daten aus dem Bewerbungsprozess in eine digitale Personalakte übernehmen. In Shiftbase sind die Onboarding-Aufgaben bereits für jede Abteilung definiert und gespeichert. Die Zuweisung von Aufgaben an die Kollegen ist so einfach wie das Klicken auf ein paar Schaltflächen - die Software hält sie über ausstehende Aufgaben auf dem Laufenden - eine Übersichtsseite zeigt, welche Mitarbeiter welche Aufgaben erledigt haben und ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf einzugreifen.

Der Chefkoch gibt der Person in B einen mentalen Handschlag

Der CEO erwartet implizit von Ihnen, dass Sie die Personalabteilung zukunftssicher machen, auch wenn er Sie nicht ausdrücklich darum bittet. Sie sollten ihn davon überzeugen, dass Software schon heute ein wesentlicher Bestandteil dieser Zukunft sein wird, wenn sie ein integraler Bestandteil ist.

Langsames Wachstum in einem Unternehmen führt zu einem Umsatzrückgang. Für diesen negativen Trend gibt es zahlreiche Gründe, und die Personalabteilung kann ihn beeinflussen:

Die Mitarbeitermarke muss angemessener sein: 

Neue Mitarbeiter und Bewerber schrecken zurück, weil das Unternehmen modern und attraktiv erscheint.

Es gibt noch rekrutierbares Potenzial:

Zeit ist einer der Hauptentscheidungsfaktoren für Bewerber. Die shiftbase-Studie, die in Zusammenarbeit mit dem Bitkom durchgeführt wurde, ergab, dass Menschen, die lange auf eine Rückmeldung warten, schnell das Interesse verlieren.

Zu langwierige Prozesse hemmen die Produktivität der Mitarbeiter: 

Der Mitarbeiter kann mehr Zeit für seine Arbeit und weniger für personalwirtschaftliche Verwaltungsaufgaben aufwenden. Dadurch wird er (noch) unproduktiver, weil er seine Zeit effektiv nutzen muss.

Erhöhte Fluktuation resultiert aus Unzufriedenheit: 

Mitarbeiter, die mit den internen Arbeitsmethoden unzufrieden sind, werden frustriert und verärgert. Das ist verständlich: Sie nehmen den Mitarbeitern Zeit von ihrer eigentlichen Arbeit weg.

Falsche Berichte führen zu falschen Entscheidungen:

Wohin sollen wir Verstärkung schicken? Welche Kanäle sind am beliebtesten? Mit validen Berichten, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, können Sie Ihr Ziel erreichen.

Fazit

Ein Digitalisierungsprojekt wäre zu teuer, würde zu viel Kapazität beanspruchen und könnte scheitern - das sind berechtigte Gründe, jetzt nicht zu digitalisieren. Entgegen der landläufigen Meinung sind die Gegenargumente jedoch überzeugender. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Software sofort zu Kosten führt und dass die Implementierung innerhalb von vier Wochen erledigt ist (mit nur wenigen Stunden Arbeit pro Woche). Die Software kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem sie zum Beispiel die Personalbeschaffung beschleunigt und Prozesse und Fristen im Auge behält.

Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse aufschieben, riskieren Sie die von Ihnen befürchteten Folgen: unproduktive Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, nicht rechtzeitig besetzte Stellen und ein geringeres finanzielles Wachstum.