HR-Software

Was ist HR-Software?

HR-Software ist ein Programm, mit dem ein Betrieb die Verwaltung seiner Beschäftigten digital erledigt: Personalakte, Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen, Verträge und die Daten, die das Lohnbüro für die Abrechnung braucht. Diese Informationen liegen dann an einer Stelle statt in Excel-Listen, Papierordnern und Postfächern, und Beschäftigte erledigen vieles selbst, etwa den Urlaubsantrag oder die Änderung ihrer Adresse.

Im Englischen heißt das je nach Umfang HRIS (Human Resources Information System), HRMS oder HCM. Die Abkürzungen sagen grob, wie weit ein System reicht. Ein HRIS verwaltet vor allem Stammdaten und Dokumente, eine HCM-Suite umfasst zusätzlich Recruiting, Weiterbildung und Leistungsbeurteilung. Im deutschen Alltag sagen die meisten einfach HR-Software, HR-Tool oder Personalsoftware und meinen dasselbe.

Welche Aufgaben HR-Software übernimmt

Welche Bereiche du brauchst, hängt weniger von der Größe des Betriebs ab als davon, wie bei dir gearbeitet wird. Ein Büro mit festen Arbeitszeiten kommt mit Personalakte und Urlaubsverwaltung weit. Ein Restaurant, eine Filiale oder ein ambulanter Pflegedienst braucht zuerst Dienstplan und Zeiterfassung, weil sich dort jede Woche ändert, wer wann arbeitet.

Die Lohnabrechnung selbst, also Lohnsteuer, Sozialversicherung und Entgeltbescheinigung, macht meist ein eigenes Lohnprogramm oder das Steuerbüro. Viele HR-Programme liefern dafür die geprüften Stunden und Abwesenheiten. Das nennt man vorbereitende Lohnabrechnung, und gerade im Schichtbetrieb mit Zuschlägen spart sie am Monatsende das Abtippen von Stundenzetteln.

All-in-One-Plattform oder Speziallösung

Am Markt stehen sich zwei Ansätze gegenüber. All-in-One-Suiten decken möglichst viele Bereiche in einem System ab, von der Bewerbung bis zur Lohnabrechnung. Speziallösungen gehen in einem Bereich tiefer, etwa in der Schichtplanung oder im Bewerbermanagement, und werden über Schnittstellen mit den anderen Systemen verbunden.

Für ein Unternehmen mit festen Bürozeiten ist eine Suite oft der einfachste Weg, weil ein System alle Daten hält. Im Schichtbetrieb liegt der meiste Aufwand dagegen im Dienstplan, und den behandeln viele Suiten nur am Rand. Schichtbetriebe kombinieren deshalb häufig ein HR-System für Akte und Recruiting mit einer Software für Dienstplan und Zeiterfassung. Oder sie wählen eine Lösung, die vom Dienstplan aus gebaut ist und Personalakte und Verträge mitbringt. Wie Betriebe ihren HR-Stack im Schichtbetrieb von sechs Programmen auf wenige zusammenführen, steht im Blog.

Mit einigen hundert Beschäftigten, mehreren Gesellschaften oder Standorten in Österreich und der Schweiz ändern sich die Anforderungen noch einmal. Dann zählen Rechte pro Standort, mehrstufige Freigaben und Schnittstellen zu ERP und Lohnsystem mehr als eine schnelle Einrichtung.

HR-Software für kleine Unternehmen und KMU

Kleine Betriebe haben selten eine eigene Personalabteilung. Die Verwaltung erledigt die Inhaberin nebenbei, die Filialleitung oder jemand aus dem Büro. Für sie muss die Software ohne IT-Abteilung laufen: in der Cloud, ohne Installation, mit einer App, die auch eine Aushilfe am ersten Tag versteht.

Ein typischer Fall aus der Gastronomie: ein Restaurant mit 28 Beschäftigten, zwölf davon Minijobber. Der Dienstplan entsteht in Excel und geht als Foto in die WhatsApp-Gruppe. Die Stunden stehen auf Zetteln, die die Chefin am Monatsende für das Steuerbüro abtippt. Urlaub wird auf Zuruf vergeben, die Verträge liegen in einem Ordner im Büro. Wer krank wird, ruft an, und die Lücke im Plan fällt oft erst auf, wenn die Schicht schon begonnen hat.

Mit einer HR-Software, die Dienstplan und Zeiterfassung verbindet, stempelt das Team per App ein und aus. Die gestempelten Stunden liegen neben den geplanten, und eine Abweichung siehst du am nächsten Tag statt am Monatsende. Ein Urlaubsantrag zeigt vor der Freigabe, wer in der Woche sonst frei hat. Das Steuerbüro bekommt einen Export statt eines Stapels Zettel. Für so einen Betrieb sind Recruiting- oder Weiterbildungsmodule zweitrangig, die braucht er vielleicht in drei Jahren.

Was kostet HR-Software?

Die meisten Anbieter rechnen pro Mitarbeitendem und Monat ab, oft gestaffelt nach Paket oder nach gebuchten Modulen. Ein Listenpreis sagt deshalb wenig. Was am Ende auf der Rechnung steht, entscheiden diese Punkte:

• wie viele Personen im System zählen, Aushilfen und Minijobber eingeschlossen

• welche Module du im ersten Jahr wirklich nutzt

• ob Einrichtung, Datenübernahme oder Schulung extra berechnet werden

• wie lange du dich bindest, monatlich kündbar oder mit Jahresvertrag

Rechne beim Vergleich mit deinem echten Team und über zwei Jahre. Ein günstiger Einstieg, bei dem Zeiterfassung oder App als Zusatz dazukommen, liegt im Schichtbetrieb schnell über einer Lösung, die beides von Anfang an enthält. Kostenlose Einstiegspakete gibt es auch, meist begrenzt auf wenige Beschäftigte oder einzelne Funktionen.

Worauf du bei der Auswahl achtest

Eine Demo zeigt, was die Software kann. Ob sie zu deinem Betrieb passt, siehst du erst mit deinen eigenen Daten. Diese Fragen trennen in der Auswahl die meisten Programme voneinander:

• Passt sie zu deinem Arbeitsmodell? Plan in der Testphase eine echte Woche, mit einer kurzfristigen Krankmeldung, einem Schichttausch und einer offenen Schicht.

• Erfasst sie Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit, und zwar auch für Aushilfen ohne Firmen-Handy?

• Kommt dein Team ohne Schulung zurecht, auf Deutsch und auf dem eigenen Telefon?

• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Server in der EU und Rechte nach Rolle?

• Welche Schnittstellen hat sie: Export für das Lohnbüro, etwa als DATEV-kompatibler Export, Kasse, ein vorhandenes HR-System?

• Was kostet sie über zwei Jahre mit allen Köpfen und Modulen?

Zeiterfassung ist Pflicht

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Eine HR-Software ohne Zeiterfassung erfüllt sie also nicht, dann brauchst du daneben ein zweites System. Was das im Einzelnen heißt, steht bei der Arbeitszeiterfassung, welche Arten es gibt, bei den Zeiterfassungssystemen.

Der Betriebsrat bestimmt mit

Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, darf eine HR-Software nicht ohne ihn eingeführt werden, sobald sie Verhalten oder Leistung der Beschäftigten sichtbar macht. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Zeiterfassung und Auswertungen pro Person fallen in aller Regel darunter.

In der Praxis regelt eine Betriebsvereinbarung, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wie lange sie gespeichert bleiben. Plan dafür Zeit vor dem Start ein, denn ohne Einigung darf die Zeiterfassung im neuen System nicht laufen.

So läuft die Einführung

Die Einführung beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Listen, Ordner und Gruppen gibt es, und welche davon soll die Software ersetzen? Danach bereinigst du die Daten, bevor du sie importierst. Stimmen Vertragsstunden, Urlaubssalden und Resturlaub nicht, trägt das neue System die alten Fehler weiter.

Starte mit einem Bereich oder einer Filiale und lass alte und neue Erfassung einen Monat lang parallel laufen. Vergleichst du am Monatsende die Stunden beider Wege, findest du die Einstellungen, die noch nicht passen, bevor das Lohnbüro sie findet. Den Rest des Betriebs nimmst du mit, wenn die erste Abrechnung aus dem neuen System gestimmt hat.

HR-Software für den Schichtbetrieb: Shiftbase

Shiftbase ist HR-Software für Betriebe, die in Schichten arbeiten, und vom Dienstplan aus gebaut. In der Personalverwaltung von Shiftbase steht bei jeder Person die Akte mit Kontaktdaten, Vertrag, Lohn, Dokumenten und Notizen, direkt neben dem Dienstplan. Du legst eigene Felder an und änderst Lohn oder Vertrag für eine ganze Gruppe auf einmal. Shiftbase meldet sich, bevor ein Vertrag ausläuft.

Arbeitsverträge erstellt Shiftbase aus deiner eigenen Vorlage und schickt sie über YouSign zur digitalen Unterschrift. Für unbefristete Verträge ist das rechtsgültig. Eine Befristung braucht nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform, befristete Verträge unterschreibst du also weiter auf Papier. In Gastronomie und Hotellerie gilt das auch für den Nachweis der Vertragsbedingungen, weil dort die elektronische Form ausgeschlossen ist (§ 2 Abs. 1 NachwG in Verbindung mit § 2a SchwarzArbG).

Den Rest des Tages deckt Shiftbase so ab:

• Dienstplan erstellen: Früh-, Spät- und Nachtschichten für alle Teams. Überschneidet sich eine Schicht mit genehmigtem Urlaub oder werden Vertragsstunden überschritten, zeigt Shiftbase den Konflikt im Plan.

• Zeiterfassung: Dein Team stempelt per App oder am Kiosk, der im Browser auf PC oder Tablet läuft. Auch eine digitale Stempeluhr lässt sich anschließen.

• Urlaubsplaner: Anträge in der App, Freigabe mit Blick auf Saldo und Besetzung, Krankheit und Sonderurlaub zentral erfasst.

• Lohnvorbereitung: Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten als abrechnungsfertiger Export, auch als DATEV-kompatibler Export. Die Abrechnung selbst macht dein Lohnprogramm oder dein Steuerbüro.

• Berichte zu Personalkosten, Überstunden und Auslastung, und die Mobile App für dein Team.

Arbeitest du schon mit einem HR-System für Recruiting oder Personalentwicklung, verbindest du es mit Shiftbase, genau wie deine Lohnbuchhaltung und deine Kasse. Shiftbase ist nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Daten liegen auf europäischen Servern.

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