Moderne HR-Software: Gewinnen Sie Top-Talente für sich

Was ist HR Software?

HR-Software, auch bekannt als Personalmanagementsoftware, bezieht sich auf Softwarelösungen, die speziell für die Verwaltung und Automatisierung von Personalprozessen in Unternehmen entwickelt wurden. Diese Software unterstützt HR-Abteilungen bei der effizienten Verwaltung von Personalinformationen, Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Rekrutierung, Schulung und anderen Aspekten des Personalwesens.

HR-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die den HR-Teams helfen, ihre Aufgaben zu optimieren und den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus effektiv zu verwalten. Dazu gehören:

Personalinformationssystem (HRIS): Eine zentrale Datenbank, in der alle Mitarbeiterinformationen gespeichert werden, einschließlich Kontaktdaten, Arbeitsverlauf, Qualifikationen und Gehaltsdaten.

Rekrutierung und Bewerbermanagement: Tools zur Veröffentlichung von Stellenangeboten, zum Screening von Bewerbungen, zur Durchführung von Vorstellungsgesprächen und zur Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses. (Applicant Tracking System)

Leistungsmanagement: Funktionen zur Festlegung von Zielen, zur Durchführung von Mitarbeiterbewertungen, zur Verfolgung der Leistungsentwicklung und zur Identifizierung von Schulungsbedarf.

Zeit- und Anwesenheitsverwaltung: Erfassung der Arbeitszeit, Urlaubsverwaltung, Genehmigung von Abwesenheiten und Überstundenverfolgung.

Gehaltsabrechnung und Benefits: Automatisierte Berechnung von Gehältern, Abzügen, Steuern und Sozialleistungen sowie die Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen.

Schulungs- und Entwicklungsmanagement: Planung, Durchführung und Verfolgung von Schulungsprogrammen und Karriereentwicklung.

Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ein Online-Portal, das Mitarbeitern den Zugriff auf ihre eigenen Daten ermöglicht, wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge und persönliche Informationen.

Compliance und Berichterstattung: Tools zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und zur Erstellung von Berichten über Personalstatistiken, Lohnkosten und andere HR-Kennzahlen.

HR-Software bietet eine effiziente und zuverlässige Möglichkeit, HR-Prozesse zu automatisieren, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Produktivität des HR-Teams zu steigern. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalressourcen effektiv zu verwalten, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die strategische Ausrichtung des Personalwesens zu unterstützen.

Wie HR-Software das Personalwesen unterstützt

Hier sind einige Möglichkeiten, wie HR-Software die HR-Abteilungen und Unternehmen im Allgemeinen unterstützt:

Effiziente Personalverwaltung

HR-Software ermöglicht eine zentrale und elektronische Verwaltung von Mitarbeiterinformationen. Alle relevanten Daten wie Personalakten, Gehaltsinformationen, Arbeitsverlauf und Schulungsprotokolle können sicher gespeichert und leicht zugänglich gemacht werden. Dadurch wird die Effizienz bei der Verwaltung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten erheblich gesteigert.

Automatisierte Prozesse

Durch den Einsatz von HR-Software können viele manuelle und zeitaufwändige Prozesse automatisiert werden. Dazu gehören Aufgaben wie die Berechnung von Gehältern und Steuern, die Genehmigung von Abwesenheiten und Urlaubstagen, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen und die Erstellung von Berichten. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und ermöglichen es HR-Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Verbesserte Mitarbeiterkommunikation

HR-Software bietet oft eine Mitarbeiter-Self-Service-Funktion, über die Mitarbeiter auf ihre eigenen Informationen zugreifen können. Sie können beispielsweise ihre persönlichen Daten aktualisieren, Urlaub beantragen, Gehaltsabrechnungen einsehen und Schulungen buchen. Dies fördert die Transparenz, verbessert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und HR-Abteilung und entlastet die HR-Mitarbeiter von routinemäßigen Anfragen.

Rekrutierung und Bewerbermanagement

HR-Software bietet Tools zur Veröffentlichung von Stellenanzeigen, zum Screening von Bewerbungen und zur Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses. Durch den Einsatz dieser Software können HR-Teams den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten, Bewerber besser verfolgen und die Einstellungszeit verkürzen. Dies hilft, qualifizierte Kandidaten schneller zu finden und die Talentakquisition zu verbessern.

Leistungsmanagement und Entwicklung

HR-Software bietet Funktionen zur Festlegung von Zielen, zur Durchführung von Mitarbeiterbewertungen und zur Identifizierung von Schulungsbedarf. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Leistungsziele klar definiert, die Mitarbeiterentwicklung unterstützt und die Identifizierung von Hochleistungsträgern erleichtert werden.

Compliance und Berichterstattung

HR-Software erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und ermöglicht die Erstellung von Berichten über Personalstatistiken, Lohnkosten und andere HR-Kennzahlen. Dies hilft Unternehmen, den Überblick über relevante Vorschriften zu behalten und die erforderlichen Informationen für interne und externe Berichterstattungszwecke bereitzustellen. (Compliance Management)

Warum auch kleine Unternehmen eine HR-Software einsetzen sollten?

Effizienzsteigerung

HR-Software automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben, wie z.B. die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Abwicklung der Gehaltsabrechnung oder die Durchführung von Leistungsbeurteilungen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können kleine Unternehmen ihre HR-Ressourcen effizienter nutzen und den administrativen Aufwand reduzieren.

Fehlerreduzierung

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, insbesondere wenn es um komplexe Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung oder die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen geht. HR-Software minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine genauere und zuverlässigere Datenverwaltung.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch den Einsatz von HR-Software können kleine Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Die Automatisierung von Aufgaben reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, verkürzt Durchlaufzeiten und ermöglicht es den HR-Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Zudem können kleine Unternehmen durch den effizienten Einsatz von HR-Software mögliche Strafen oder Gebühren aufgrund von Nichterfüllung von Compliance-Anforderungen vermeiden.

Verbesserte Mitarbeitererfahrung

HR-Software bietet oft eine Mitarbeiter-Self-Service-Funktion, über die Mitarbeiter einfach auf ihre eigenen Daten zugreifen können. Dies umfasst beispielsweise den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, das Einreichen von Urlaubsanträgen oder die Aktualisierung von persönlichen Informationen. Durch die Bereitstellung dieser Möglichkeiten zur Selbstbedienung können kleine Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern.

Skalierbarkeit

Wenn ein kleines Unternehmen wächst und neue Mitarbeiter einstellt, wird die Verwaltung von Personalinformationen und Prozessen komplexer. HR-Software ermöglicht es kleinen Unternehmen, ihre HR-Strukturen und -Prozesse zu skalieren, indem sie eine zentrale Datenbank und Tools zur effektiven Verwaltung des Personalwesens bieten.

Bessere Entscheidungsgrundlage

HR-Software generiert umfangreiche Daten und Berichte über Personalstatistiken, Mitarbeiterleistung, Fluktuation und andere relevante Kennzahlen. Diese Daten ermöglichen es kleinen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Einblicke in die Personalentwicklung, Engpässe oder Schulungsbedarf liefern.

Die Implementierung einer HR-Software ist für kleine Unternehmen eine lohnende Investition. Sie ermöglicht es ihnen, ihre HR-Prozesse zu optimieren, die Mitarbeiterverwaltung zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Letztendlich trägt dies dazu bei, den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern und das Wachstum zu unterstützen.

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HR-Software spart Ihnen viel Zeit

Eine Optimierung ist notwendig, wenn Sie Tage für sowohl Lohnabrechnung als auch Gehaltsabrechnung benötigen, wenn Urlaubsanträge drei Beteiligte betreffen und Ihr Onboarding oft zu einem organisatorischen Chaos führt. Je mehr Mitarbeiter in solchen Fällen beteiligt sind, desto umfangreicher und komplexer wird der Prozess. Die Personalabteilung und alle Mitarbeiter können ihr Potenzial nicht voll ausschöpfen, was zu Zeit- und Produktivitätsverlusten führt.

Wachstum und Erfolg einer Organisation hängen von den Prozessen und Aufgaben der Personalabteilung ab. Die Erfolgskurve des Unternehmens wird holprig sein, wenn diese Prozesse holprig sind. Sie haben die Kontrolle über die Funktionen, und Ihr Unternehmen kann eine zukunftssichere Personalabteilung aufbauen.

Mit HR-Software können Sie den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren. Das Wichtigste an einer Software ist die Automatisierung. Sogar die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Urlaubsbestätigungen können automatisch erledigt werden.

Chaos beseitigen statt Unternehmen voranbringen

Durch mangelnde Transparenz wird viel Zeit vergeudet. Das führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter viele Fragen stellen und Sie viel Zeit mit der Beantwortung dieser Fragen verbringen. Es ist nicht verkehrt, hier in guter oder schlechter Gesellschaft zu sein.

In der Vergangenheit konnten die HR-Prozesse nicht mit der Logistik, den Marketingsystemen und den CRM-Verbesserungen Schritt halten. Mitarbeiter und Personalabteilungen verdienen viel mehr Aufmerksamkeit als das, aber das kann auch anders sein. Die Transparenz wird durch HR-Softwares aufgebrochen.

Wie viel kostet Sie der Status quo (= ohne Software) pro Jahr?

Der genaue Kostenbetrag des Status quo ohne HR-Software kann je nach Unternehmen und seinen individuellen Anforderungen variieren. Es gibt jedoch einige mögliche Kostenfaktoren, die bei der Einschätzung berücksichtigt werden sollten:

Zeitaufwand

Ohne HR-Software müssen HR-Mitarbeiter viele Aufgaben manuell erledigen, wie z.B. die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, die Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen, die Verfolgung von Abwesenheiten usw. Dies erfordert einen erheblichen Zeitaufwand, der von anderen wichtigen Aufgaben ablenken kann.

Fehler und Korrekturen

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler, sei es bei der Dateneingabe, der Berechnung von Gehältern oder der Verwaltung von Arbeitszeiten. Fehler können zu Ungenauigkeiten, Verzögerungen und zusätzlichem Aufwand führen, um diese Fehler zu korrigieren.

Administrative Kosten

Ohne HR-Software müssen Unternehmen möglicherweise zusätzliche Mitarbeiter einstellen, um den steigenden administrativen Aufwand zu bewältigen. Dies bedeutet zusätzliche Personalkosten, wie Gehälter, Sozialleistungen und möglicherweise Schulungsmaßnahmen.

Compliance-Risiken

Ohne eine dedizierte HR-Software besteht ein höheres Risiko, Compliance-Anforderungen nicht vollständig zu erfüllen. Dies kann zu Bußgeldern, rechtlichen Konsequenzen oder Reputationsschäden führen.

Mangelnde Skalierbarkeit

Wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter einstellt, kann der Mangel an automatisierten HR-Prozessen und Datenbanken zu einer ineffizienten Verwaltung führen. Dies kann dazu führen, dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.

Es ist wichtig anzumerken, dass die genauen Kosten des Status quo ohne HR-Software von verschiedenen Faktoren abhängen und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können. Die Implementierung einer HR-Software kann jedoch dazu beitragen, diese Kosten zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und langfristig Einsparungen zu erzielen.

Kostenoptimierung durch den Einsatz von HR-Software

Höhere Verwaltungskosten für die Personalabteilung

Ihre durchschnittliche Jahresarbeitszeit beträgt 1920 Stunden. Laut der Kienbaum-Studie werden etwa 749 Stunden für administrative Tätigkeiten aufgewendet. Das entspricht einem Betrag von 18.725 Euro pro HR-Mitarbeiter.

Ein Beispiel: Zwei Personalleiter würden insgesamt 37.450 Euro kosten.

Mit der Software können Sie diesen zeitlichen und finanziellen Aufwand um bis zu 35 % reduzieren. In unserem Beispiel spart also jeder HR-Mitarbeiter 262 Stunden und 6554 Euro, also insgesamt 13.108 Euro für beide.

Ein höherer Verwaltungsaufwand für die gesamte Belegschaft

Sie haben auch Mitarbeiter, die 1920 Stunden pro Jahr arbeiten. Umgerechnet auf unser Beispiel wären das also 48,00 Euro pro Person. Sie verwenden diese 1920 Stunden auch für die Erledigung personalbezogener Verwaltungsaufgaben.

Die Mitarbeiter sparen sechs Stunden pro Jahr durch den Einsatz von Software für Verwaltungsaufgaben. Sie erstatten einem einzelnen Mitarbeiter 150 Euro und der gesamten Belegschaft 30.000 Euro. Allein die Einsparungen bei den Verwaltungsaufgaben betragen 43.108 Euro (200 Mitarbeiter und zwei Personalleiter).

Die Prozesse sparen kein Geld

"Die Kosten für die Software sind zu hoch." Das ist ein häufiger Einwand gegen die Einführung von Software. Dabei handelt es sich um Kosten, die offensichtlich sind, aber nur aufgeschlagen werden. Man profitiert sogar vom Einsatz einer Software, wenn man ihre Einsparungen (43.108 Euro) mit ihren Ausgaben vergleicht.

Langfristiger Nutzen überwiegt die kurzfristigen Kosten

Erstinvestitionen in Software erfordern sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen. Auf der anderen Seite können Sie langfristig sogar davon profitieren. Der Vorteil der Software besteht darin, dass sie Ihnen Zeit und Geld spart und Ihnen Zeit für andere Aufgaben verschafft. Sie gibt Ihrem Unternehmen ein stabiles Fundament für die Zukunft. Ein Unternehmen könnte die Personalbeschaffung verbessern, die Mitarbeiterentwicklung optimieren oder die Produktivität steigern.

So ist beispielsweise das Bewerbungsvolumen bei Shiftbase-Kunden, die unsere Software nutzen, um 100 bis 200 % höher.

Das Personalwesen hat einen enormen Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens. Die Schaffung effizienter Prozesse (mit Software) wird Ihr Image als Gestalter innerhalb des Unternehmens verbessern. Die Software ermöglicht Ihnen die Verwaltung.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen heute sechs neue Mitarbeiter an Bord nehmen. Welches Beispiel würden Sie als Hauptperson wählen?

Erste Szenario - ohne Software

Nach der Vertragsunterzeichnung müssen Sie als Erstes die Mitarbeiterdaten manuell übertragen. Es ist an der Zeit, das Onboarding der Kollegen zu organisieren und dafür zu sorgen, dass ihre Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden. Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, gibt es immer die Sorge, dass einige Funktionen nicht beachtet werden.

Zweite Szenario - mit Software

Sie können Daten aus dem Bewerbungsprozess in eine digitale Personalakte übernehmen. In Shiftbase sind die Onboarding-Aufgaben bereits für jede Abteilung definiert und gespeichert. Die Zuweisung von Aufgaben an die Kollegen ist so einfach wie das Klicken auf ein paar Schaltflächen - die Software hält sie über ausstehende Aufgaben auf dem Laufenden - eine Übersichtsseite zeigt, welche Mitarbeiter welche Aufgaben erledigt haben und ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf einzugreifen.

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Optimierung von HR-Prozessen mit Shiftbase und HR-Software

Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit der leistungsstarken Kombination aus Shiftbase und HR-Software und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens!

Shiftbase bietet eine umfassende Palette an Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse des Personalwesens zugeschnitten sind. Von der Personalbeschaffung über das Onboarding bis hin zur Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung bietet Shiftbase eine benutzerfreundliche Plattform, die Ihnen dabei hilft, Ihre HR-Aufgaben effizienter zu erledigen.

Indem Sie Shiftbase mit einer hochmodernen HR-Software kombinieren, maximieren Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen. Eine HR-Software bietet Ihnen zusätzliche Funktionen wie Lohnabrechnung, Urlaubsmanagement, Leistungsüberwachung und vieles mehr. Mit dieser umfassenden Lösung haben Sie alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre HR-Prozesse zu optimieren und Zeit zu sparen.

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Personalabteilung, reduzieren Sie Verwaltungsaufgaben und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren. Nutzen Sie die Synergien von Shiftbase und HR-Software, um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

Warten Sie nicht länger! Profitieren Sie von der leistungsstarken Kombination aus Shiftbase und HR-Software und starten Sie noch heute in eine effizientere Zukunft für Ihr Unternehmen!

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Fazit

Ein Digitalisierungsprojekt wäre zu teuer, würde zu viel Kapazität beanspruchen und könnte scheitern - das sind berechtigte Gründe, jetzt nicht zu digitalisieren. Entgegen der landläufigen Meinung sind die Gegenargumente jedoch überzeugender. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Software sofort Kosten verursacht und dass die Implementierung innerhalb von vier Wochen abgeschlossen ist (mit nur wenigen Stunden Arbeit pro Woche). Die Software kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem sie beispielsweise die Personalbeschaffung beschleunigt und Prozesse und Fristen im Auge behält.

Wenn Sie die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse aufschieben, riskieren Sie die von Ihnen befürchteten Folgen: unproduktive Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, nicht rechtzeitig besetzte Stellen und ein geringeres finanzielles Wachstum.