Wenn ein Mitarbeiter wiederholt gegen betriebliche Pflichten verstößt oder Absprachen missachtet, ist die Abmahnung oft der erste formale Schritt, um das Verhalten zu korrigieren – und gleichzeitig eine rechtssichere Grundlage für mögliche weitere Maßnahmen zu schaffen. Dieser Beitrag erklärt, was Arbeitgeber 2025 zur Abmahnung wissen müssen – mit aktuellen Urteilen, Beispielen und Checklisten.
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Rechtssicherheit wahren: Eine Abmahnung ist die formale Warnung bei Pflichtverstößen – sie schützt Arbeitgeber vor rechtlichen Risiken.
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Dokumentation ist Pflicht: Nur präzise und nachvollziehbare Angaben machen eine Abmahnung wirksam.
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Praxisrelevanz: In Branchen mit hohem Personaldruck (z. B. Gastronomie, Einzelhandel) hilft sie, Ordnung und Fairness im Team zu sichern.
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Vorsicht bei Formfehlern: Unklare Formulierungen oder fehlende Nachweise können die Abmahnung ungültig machen.
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Kündigung nur als letzter Schritt: In vielen Fällen genügt eine einzige Abmahnung, bevor arbeitsrechtliche Maßnahmen folgen.
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Was ist eine Abmahnung im Arbeitsverhältnis?
Eine Abmahnung ist eine formale Rüge des Arbeitgebers gegenüber einem Arbeitnehmer. Sie weist auf ein konkretes Fehlverhalten hin, fordert den Mitarbeiter zur Änderung auf und warnt vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen, etwa einer Kündigung bei Wiederholung.
Im Arbeitsrecht erfüllt die Abmahnung zwei Hauptfunktionen:
- Hinweisfunktion: Der Mitarbeiter wird über das Fehlverhalten informiert.
- Warnfunktion: Es wird deutlich gemacht, dass bei Wiederholung eine Kündigung droht.
👋 Die Abmahnung als „gelbe Karte“ im Arbeitsverhältnis
Wie im Fußball signalisiert die Abmahnung: „Bis hierhin – und nicht weiter.“ Sie dokumentiert eine Pflichtverletzung, ohne das Arbeitsverhältnis sofort zu beenden. Damit ist sie ein Instrument zur Wahrung der Vertragsdisziplin und des Betriebsfriedens.
Rechtliche Grundlage der Abmahnung
Eine gesetzliche Definition der Abmahnung existiert nicht. Ihre rechtliche Bedeutung ergibt sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) – insbesondere den Entscheidungen vom 17.02.1986 (Az. 7 AZR 184/84) und 19.07.2012 (Az. 2 AZR 782/11). Danach ist eine Abmahnung Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, sofern das Fehlverhalten steuerbar ist.
Wichtige Inhalte einer Abmahnung
Eine Abmahnung muss bestimmte Mindestbestandteile enthalten, um rechtlich wirksam zu sein:
- genaue Beschreibung des Pflichtverstoßes (Datum, Uhrzeit, Ort)
- Hinweis auf die verletzte arbeitsvertragliche Pflicht
- klare Aufforderung zur Verhaltensänderung
- Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen bei Wiederholung (z. B. Kündigung)
Wann ist eine Abmahnung gerechtfertigt?
Eine Abmahnung darf nur bei einem nachweisbaren, steuerbaren Fehlverhalten ausgesprochen werden. Sie ist nicht zulässig bei unverschuldetem Verhalten (z. B. Krankheit).
- wiederholtes Zuspätkommen oder unerlaubtes Verlassen des Arbeitsplatzes
- unentschuldigtes Fehlen oder Missachtung von Dienstplänen
- Arbeitsverweigerung oder grobe Pflichtverletzungen
- Verstöße gegen Sicherheits-, Datenschutz- oder Hygieneregeln (z. B. HACCP in der Gastronomie)
Schritt-für-Schritt: Eine Abmahnung rechtssicher erstellen
1️⃣ Vorfall dokumentieren: Datum, Uhrzeit, Ort und konkrete Handlung festhalten.
2️⃣ Beweise sichern: Zeiterfassung, E-Mails oder Zeugenaussagen beifügen.
3️⃣ Gespräch führen: Mitarbeiter über den Vorwurf informieren.
4️⃣ Abmahnung schriftlich formulieren: Klare, sachliche und belegbare Formulierung.
5️⃣ Zugang sicherstellen: Übergabe mit Empfangsbestätigung oder digital signiertem Dokument.
6️⃣ Archivierung: Aufnahme in die Personalakte gemäß DSGVO und Löschfristen prüfen.
Tipp: Mit HR-Software wie Shiftbase lassen sich Abmahnungen digital dokumentieren, revisionssicher speichern und den Mitarbeiterprofilen zuordnen.
ℹ️ Update 2025: Neue Entwicklungen im Arbeitsrecht‼️
Die Arbeitsgerichte haben 2025 die Anforderungen an Dokumentation und Datenschutz bei Abmahnungen präzisiert:
1. Nachweispflicht & Transparenz
Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 15.04.2025, Az. 3 Sa 4/25) betont, dass Arbeitgeber den Zugang und Inhalt einer Abmahnung lückenlos belegen müssen. Digitale Empfangsbestätigungen oder elektronische Signaturen gelten als zulässig.
2. Reaktionszeit
Laut Arbeitsgericht München (Urteil vom 12.03.2025, 5 Ca 112/25) gilt eine Abmahnung als verspätet, wenn sie mehr als zwei Monate nach dem Fehlverhalten erfolgt, ohne dass triftige Gründe vorliegen.
3. Datenschutz & Löschungspflicht
Auf Grundlage der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e) müssen Unternehmen regelmäßig prüfen, ob gespeicherte Abmahnungen noch erforderlich sind. Arbeitnehmer können nach angemessener Zeit deren Entfernung verlangen, wenn kein aktueller Bezug mehr besteht.
4. E-Mail-Abmahnung: Nur eingeschränkt wirksam
Eine Abmahnung per E-Mail ist nur gültig, wenn der Zugang nachweisbar ist. Arbeitgeber sollten eine digitale Empfangsbestätigung oder einen signierten Zustellnachweis nutzen. Alternativ ist ein postalischer Versand mit Empfangsbestätigung ratsam.
Abmahnungsgründe im Überblick
| Fehlverhalten | Beispiel | Rechtliche Bewertung |
|---|---|---|
| Zuspätkommen | Mehrfaches Verspäten trotz Belehrung | Abmahnung zulässig, ggf. Grundlage für Kündigung |
| Arbeitsverweigerung | Weigerung, angeordnete Aufgaben auszuführen | Schwerwiegender Verstoß; direkte Kündigung möglich |
| Verletzung von Sicherheitsvorschriften | Ignorieren von PSA-Regeln oder Hygienevorschriften | Abmahnung erforderlich; bei Wiederholung Kündigung |
Wie viele Abmahnungen sind vor einer Kündigung nötig?
Grundsätzlich genügt eine wirksame Abmahnung, wenn der Mitarbeiter sein Verhalten trotz Warnung nicht ändert. Mehrere Abmahnungen sind nur erforderlich, wenn das Fehlverhalten unterschiedlich ist oder der Sachverhalt unklar bleibt. Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen (z. B. Diebstahl, grobe Beleidigung) kann auch eine fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung rechtmäßig sein.
Häufig gestellte Fragen
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Nein. Die Unterschrift dient lediglich als Empfangsbestätigung. Die Wirksamkeit hängt nicht von der Zustimmung des Mitarbeiters ab.
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Üblicherweise 1–3 Jahre. Danach kann sie auf Antrag entfernt werden, sofern kein erneutes Fehlverhalten vorliegt. Eine Löschungspflicht ergibt sich aus dem Grundsatz der Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
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Ja. Mitarbeitende können eine Gegendarstellung verfassen, die zur Personalakte genommen werden muss (§ 83 Abs. 2 BetrVG). In Streitfällen entscheidet das Arbeitsgericht über die Berechtigung.
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Wird eine Abmahnung nachweislich zu Unrecht ausgesprochen, sollte sie umgehend aus der Personalakte entfernt oder durch eine Korrektur ersetzt werden. Eine transparente Kommunikation stärkt das Vertrauen im Betrieb.
