Spesen

Was sind Spesen?

Spesen sind Auslagen, die Beschäftigte haben, weil sie für den Betrieb unterwegs sind: das Essen auf einer Dienstreise, das Bahnticket zur Schulung, das Hotel bei einem mehrtägigen Einsatz. Im Steuerrecht heißen sie Reisekosten. Im Alltag meinen viele mit Spesen nur die Verpflegungspauschale, den festen Betrag pro Tag für das Essen unterwegs.

Voraussetzung ist eine auswärtige berufliche Tätigkeit: Jemand arbeitet außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Erste Tätigkeitsstätte ist der Betrieb oder die Filiale, der jemand dauerhaft zugeordnet ist. Für den täglichen Weg dorthin gibt es keine Spesen, nur die Pendlerpauschale in der eigenen Steuererklärung.

Ab wann gibt es Spesen?

Für die Verpflegung gibt es Spesen ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Gezählt wird die ganze Zeit, in der jemand von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte weg ist, mit der Fahrt. Wer um 6:30 Uhr losfährt und um 15:00 Uhr zurück ist, liegt mit achteinhalb Stunden darüber. Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten hängen an keiner Mindestdauer.

Ob die Fahrt auch als Arbeitszeit auf Dienstreisen zählt, ist eine andere Frage. Die beantwortet das Arbeitszeitgesetz, nicht das Steuerrecht.

Spesensätze 2026 in Deutschland

Am An- und Abreisetag kommt es nicht auf die Stunden an, die 14 € gibt es auch für eine Rückfahrt am Vormittag. Geht ein Einsatz ohne Übernachtung über Mitternacht, werden beide Tage zusammengezählt, und die 14 € gibt es einmal, für den Tag mit dem größeren Teil der Abwesenheit. Ein Catering-Team, das von 18:00 bis 3:00 Uhr auf einer Hochzeit arbeitet, ist neun Stunden weg, sechs davon am ersten Tag.

Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?

Für Auslagen ja. Bezahlt eine Mitarbeiterin im Auftrag des Betriebs das Zugticket oder das Hotel, muss der Arbeitgeber ihr das ersetzen. Das Bundesarbeitsgericht wendet dafür in ständiger Rechtsprechung § 670 BGB entsprechend auf das Arbeitsverhältnis an (BAG, Urteil vom 12. April 2011, 9 AZR 14/10).

Bei der Verpflegungspauschale ist es anders: Eine solche Pflicht steht in keinem Gesetz. § 9 EStG legt nur fest, bis zu welcher Höhe sie steuerfrei sein darf. Ob es Tagesspesen gibt, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder eine Reiserichtlinie im Betrieb. Zahlt der Betrieb keine, setzen die Beschäftigten die Pauschalen als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung an.

Sind Spesen steuerfrei?

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, sind sie steuerfrei, soweit sie nicht höher sind als das, was als Werbungskosten abziehbar wäre (§ 3 Nr. 16 EStG). Für die Verpflegung sind das die Pauschalen, für Fahrt und Hotel die tatsächlichen Kosten oder die Kilometersätze. Was lohnsteuerfrei gezahlt wird, gehört nicht zum Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV).

Zahlt der Betrieb mehr als die Pauschale, ist der Teil darüber Arbeitslohn. Bis zum Doppelten der Pauschale kann der Arbeitgeber ihn pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Bei 20 € Tagesspesen für eine Abwesenheit von zehn Stunden sind 14 € steuerfrei und 6 € pauschal versteuerbar.

Im Minijob zählen steuerfreie Spesen deshalb auch nicht zum Verdienst. Eine Aushilfe, die für einen Außer-Haus-Termin unterwegs ist, kommt durch die Pauschale nicht über ihre Verdienstgrenze.

Bekommt der Arbeitgeber Spesen zurück?

Zurückgezahlt bekommt der Arbeitgeber Spesen von niemandem. Er zieht sie aber als Betriebsausgaben vom Gewinn ab, wie andere Personalkosten auch (§ 4 Abs. 4 EStG). Weil steuerfreie Spesen kein Arbeitslohn sind, fallen auf sie außerdem weder Lohnsteuer noch Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung an. 14 € Spesen kosten den Betrieb damit weniger als 14 € mehr Bruttolohn.

Spesen kürzen, wenn der Betrieb das Essen stellt

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Pauschale gekürzt: um 20 % für ein Frühstück und um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen, jeweils gerechnet von 28 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Das sind 5,60 € und 11,20 €. Unter null geht die Kürzung nicht.

Ein Koch fährt mit dem Team zu einem Catering-Auftrag auf einer Messe, ist elf Stunden unterwegs und isst mittags mit, was der Betrieb für die Crew mitgebracht hat. Von seinen 14 € bleiben 2,80 €. Zahlt er für das Essen 2 € selbst, mindert das die Kürzung (Satz 10): Dann bleiben ihm 4,80 €.

Spesen im Ausland

Für Tätigkeiten im Ausland gelten eigene Sätze pro Land, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr bekannt gibt, für 2026 mit dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Maßgeblich ist der Ort, den jemand vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Kürzungen für gestellte Mahlzeiten rechnen dann mit dem vollen Tagessatz des jeweiligen Landes.

Länger als drei Monate am selben Ort

Arbeitet jemand längerfristig an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, gibt es die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate. Wann die Dreimonatsfrist beginnt und was sie zurücksetzt, hängt an zwei Zahlen: mindestens drei Tagen pro Woche am selben Ort und einer Pause von vier Wochen. Fahrt- und Hotelkosten sind davon nicht betroffen.

Spesen für Lkw-Fahrer und Lieferdienste

Wer auf einem Fahrzeug arbeitet, hat keine ortsfeste Tätigkeitsstätte, die Pauschalen sind deshalb nicht auf drei Monate begrenzt. Übernachtet ein Fahrer im Lkw des Arbeitgebers, kann für die Nacht statt der tatsächlichen Kosten eine Pauschale von 9 € pro Kalendertag angesetzt werden, an dem ihm eine Verpflegungspauschale von 28 € oder für An- und Abreise zusteht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG).

Spesen abrechnen im Schichtbetrieb

Für jede Reise brauchst du Datum, Ziel und Anlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, die gestellten Mahlzeiten und die Belege für Fahrt, Hotel und Nebenkosten. Die Uhrzeiten entscheiden über die Pauschale, „ganztägig“ reicht als Angabe nicht.

Im Schichtbetrieb hängt eine Dienstreise fast immer am Dienstplan: Wer zur Schulung fährt, fehlt in seiner Schicht, und wer eine andere Filiale unterstützt, wird dort eingeplant. In Shiftbase steht der Einsatz als Schicht im Dienstplan, und die Zeiterfassung hält fest, wann gearbeitet wurde. Die Spesen selbst laufen über deine Lohnabrechnung oder ein Reisekostenprogramm; Stunden und Zuschläge kommen aus der vorbereitenden Lohnabrechnung von Shiftbase dazu.