Effektive Kurzarbeit: Chancen und Herausforderungen für Unternehmen

Was ist Kurzarbeit? - Definition

Kurzarbeit ist eine staatlich geförderte Maßnahme, um in wirtschaftlich schwierigen Zeiten Arbeitsplätze zu sichern. Für Arbeitgeber bedeutet das: Statt Kündigungen auszusprechen, kann die Arbeitszeit der Beschäftigten vorübergehend reduziert werden – mit finanzieller Unterstützung durch das Kurzarbeitergeld (Kug).

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Wann haben Unternehmen Anspruch auf Kurzarbeitergeld?

Unternehmen haben Anspruch auf Kurzarbeitergeld (Kug), wenn bestimmte gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind. Die wichtigsten Kriterien dafür sind:

Voraussetzungen für den Anspruch auf Kurzarbeitergeld

1️⃣ Erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall
Der Arbeitsausfall muss:

• auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis (z. B. Pandemie, Naturkatastrophe, Lieferengpass) beruhen,

• vorübergehend sein,

• nicht vermeidbar sein,

• und zu einem Entgeltausfall führen.

2️⃣ Mindestens ein Drittel der Beschäftigten betroffen
Mindestens 10 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen einen Entgeltausfall von mehr als 10 % ihres monatlichen Bruttogehalts haben (seit der Corona-Krise gilt diese Sonderregelung, regulär: 33 % der Beschäftigten).

3️⃣ Kein Ausschlussgrund vorhanden
Der Arbeitsausfall darf nicht durch branchenübliche saisonale Schwankungen entstehen oder durch betriebsinterne Ursachen, die vorhersehbar und planbar gewesen wären.

4️⃣ Rechtzeitige Anzeige bei der Agentur für Arbeit
Der Betrieb muss den Beginn der Kurzarbeit vor der Umsetzung bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen. Erst danach kann der Bezug von Kurzarbeitergeld erfolgen.

5️⃣ Arbeitsverhältnis ist fortbestehend
Kurzarbeit kann nur für sozialversicherungspflichtige Beschäftigte in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis beantragt werden.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Unternehmen verzeichnet infolge einer Absatzkrise einen massiven Auftragsrückgang. Um Kündigungen zu vermeiden, reduziert es die Arbeitszeit im Betrieb – mit Zustimmung des Betriebsrats – und beantragt Kurzarbeit bei der Bundesagentur für Arbeit. Nach erfolgreicher Prüfung erhält es Kurzarbeitergeld für die betroffenen Beschäftigten.

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Kurzarbeit und Urlaub

Kurzarbeit und Urlaubsanspruch sind zwei eng miteinander verknüpfte Themen, insbesondere wenn es um die Planung, den Abbau und die Kurzarbeitergeld-Berechtigung geht. Für Arbeitgeber stellt sich dabei oft die Frage: Wie wirkt sich Kurzarbeit auf den Urlaub meiner Beschäftigten aus?

Muss Urlaub vor Kurzarbeit genommen werden?

Grundsätzlich ja – die Bundesagentur für Arbeit verlangt, dass restliche Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr aufgebraucht werden, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt wird. Der Urlaub des laufenden Jahres muss aber nicht vollständig genommen werden, bevor Kurzarbeit beantragt wird.

Ausnahme: Betriebsbedingte Notwendigkeiten können es rechtfertigen, dass Urlaub nicht vorgezogen wird.

Wie wirkt sich Kurzarbeit auf die Berechnung des Urlaubs aus?

Wenn Beschäftigte vollständig von der Arbeit freigestellt werden („Kurzarbeit Null“) und über längere Zeiträume keine Arbeit leisten, kann das Auswirkungen auf ihren Urlaubsanspruch haben.

Laut Europäischem Gerichtshof (EuGH) und Bundesarbeitsgericht (BAG) darf in solchen Fällen der Urlaub anteilig gekürzt werden – da keine Arbeitspflicht besteht.

Beispiel: Wenn eine Arbeitnehmerin 3 Monate in Kurzarbeit Null war, kann der Jahresurlaub entsprechend um 1/4 gekürzt werden (bei 12 Monaten = 25 %).

Kann der Urlaub auch während der Kurzarbeit genommen werden?

Ja. Arbeitnehmer können während der Kurzarbeit Urlaub nehmen. Für die Urlaubstage besteht dann Anspruch auf volle Lohnzahlung, kein Kurzarbeitergeld. Die Urlaubstage gelten als normal geleistet.

Tipp: Für die Lohnabrechnung bedeutet das: Urlaubstage während der Kurzarbeit werden wie reguläre Arbeitstage abgerechnet.

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Kurzarbeit und Minijob

Wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Kurzarbeit sind, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob während des Bezugs von Kurzarbeitergeld eine geringfügige Nebenbeschäftigung – also ein Minijob – zulässig ist und wie sich dieser auf die Höhe des Kug auswirkt. Grundsätzlich gilt: Eine Nebentätigkeit während der Kurzarbeit ist erlaubt, sofern sie nicht gegen arbeitsvertragliche, tarifliche oder gesetzliche Regelungen verstößt. Die Zustimmung des Arbeitgebers kann erforderlich sein, insbesondere wenn entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag enthalten sind.

Für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes ist entscheidend, ob der Minijob vor oder während der Kurzarbeit aufgenommen wurde. Besteht der Minijob bereits vor dem Beginn der Kurzarbeit, wird das daraus erzielte Einkommen nicht auf das Kurzarbeitergeld angerechnet. Arbeitgeber müssen diesen Sachverhalt jedoch dokumentieren, etwa durch Angaben im Arbeitsvertrag oder eine offizielle Mitteilung der Beschäftigten.

Wird der Minijob erst während der Kurzarbeit aufgenommen, ist das Einkommen grundsätzlich auf das Kurzarbeitergeld anzurechnen. Die Bundesagentur für Arbeit berücksichtigt solche Nebenverdienste bei der Berechnung, um eine übermäßige Kompensation des Entgeltausfalls zu vermeiden. Ziel des Kurzarbeitergeldes ist es, den Verdienstausfall anteilig zu ersetzen – nicht jedoch, neue zusätzliche Einkommensquellen zu sichern.

Wichtig ist außerdem, dass Minijobber selbst, also geringfügig Beschäftigte im Unternehmen, nicht anspruchsberechtigt für Kurzarbeitergeld sind, da sie nicht in die Arbeitslosenversicherung einzahlen. Arbeitgeber sollten dies bei der Einsatzplanung und Kommunikation im Betrieb berücksichtigen.

Für eine rechtssichere Handhabung empfiehlt es sich, alle Nebentätigkeiten schriftlich erfassen zu lassen und die entsprechenden Nachweise im Fall einer Prüfung durch die Agentur für Arbeit bereitzuhalten.

Beispiel zur Anrechnung:

Ein Arbeitnehmer erhält wegen Kurzarbeit 600 € Kug.
Er nimmt währenddessen einen Minijob mit 450 € auf.
➡️ Das Kurzarbeitergeld wird um 450 € gekürzt.
➡️ Er erhält nur noch 150 € Kug – das Gesamteinkommen steigt nicht.

Wichtig bei 450-€-Jobs:

• Minijobs (geringfügige Beschäftigung) unterliegen nicht der Arbeitslosenversicherung → kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld für Minijobber selbst.

• Minijobber im Unternehmen, also nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt, haben keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Was passiert nach 12 Monaten Kurzarbeit?

Kurzarbeit kann grundsätzlich bis zu 12 Monate lang bezogen werden, wobei in Ausnahmefällen eine Verlängerung möglich ist. Doch was geschieht, wenn diese Frist erreicht wird?

Reguläres Ende der Kurzarbeit

Nach Ablauf der 12 Monate endet der Anspruch auf Kurzarbeitergeld, sofern keine Verlängerung durch die Bundesagentur für Arbeit bewilligt wird. In diesem Fall müssen Arbeitgeber eine Rückkehr zur regulären Arbeitszeit planen oder alternative Lösungen, wie beispielsweise betriebsinterne Umstrukturierungen, in Betracht ziehen.

Möglichkeiten zur Verlängerung

In besonderen Situationen, wie wirtschaftlichen Krisen oder außergewöhnlichen Umständen (z. B. Pandemie), kann die Bezugsdauer des Kurzarbeitergeldes verlängert werden. Solche Entscheidungen werden von der Bundesregierung in Abstimmung mit der Bundesagentur für Arbeit getroffen und sind an spezifische Regelungen gebunden.

Auswirkungen auf Beschäftigte und Unternehmen

Falls keine Verlängerung möglich ist, stehen Unternehmen und Arbeitnehmer vor verschiedenen Herausforderungen:

• Für Arbeitnehmern: Es kann zu Lohneinbußen oder sogar einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen, falls eine Weiterbeschäftigung nicht gewährleistet werden kann.

• Für Unternehmen: Ohne Unterstützung durch Kurzarbeitergeld kann es schwieriger werden, Arbeitsplätze zu erhalten und wirtschaftliche Stabilität zu gewährleisten.

Empfehlung für Arbeitgeber

Um das Ende der Kurzarbeit gut vorzubereiten, sollten Arbeitgeber frühzeitig mit den zuständigen Stellen, wie der Arbeitsagentur, sowie mit ihrem Betriebsrat und den Beschäftigten kommunizieren. So können rechtzeitig Maßnahmen zur Vermeidung von Kündigungen und zur Sicherung der Beschäftigung eingeleitet werden.

Das Ende der Kurzarbeit ist eine kritische Phase, die sorgfältige Planung und strategische Entscheidungen erfordert, um langfristige Schäden für Betrieb und Arbeitsplätze zu minimieren.

Kurzarbeit beantragen - So geht's

Die Anmeldung von Kurzarbeit ist ein klar strukturierter Prozess, der in enger Zusammenarbeit mit der Bundesagentur für Arbeit erfolgt. Arbeitgeber müssen bestimmte Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass der Anspruch auf Kurzarbeitergeld gewährt wird und reibungslos abläuft.

1️⃣ Betriebsinterne Vorbereitung

• Prüfen der Voraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

• Beteiligung des Betriebsrats: In Betrieben mit Betriebsrat ist dessen Zustimmung zur Einführung von Kurzarbeit erforderlich. In Unternehmen ohne Betriebsrat muss eine schriftliche Vereinbarung mit den betroffenen Arbeitnehmern getroffen werden.

• Information der Beschäftigten: Transparente Kommunikation mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern über die Gründe, Dauer und Auswirkungen der Kurzarbeit ist essenziell.

2️⃣ Anzeige bei der Agentur für Arbeit

• Anzeige des Arbeitsausfalls: Der Arbeitsausfall muss unverzüglich bei der zuständigen Agentur für Arbeit gemeldet werden. Dies kann schriftlich oder online erfolgen.

• Notwendige Unterlagen: Folgende Dokumente müssen eingereicht werden:

  • Begründung des erheblichen Arbeitsausfalls

  • Angaben zu den betroffenen Beschäftigten

  • Vereinbarung über die Einführung von Kurzarbeit (z. B. Betriebsratsbeschluss)

• Frist beachten: Die Anzeige muss spätestens am letzten Tag des Monats erfolgen, in dem die Kurzarbeit beginnt.

3️⃣ Prüfung durch die Agentur für Arbeit

Die Agentur für Arbeit prüft die eingereichten Unterlagen und entscheidet, ob die Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind. Nach der Genehmigung erhalten Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung.

4️⃣ Beantragung des Kurzarbeitergeldes

• Monatliche Beantragung: Das Kurzarbeitergeld wird monatlich rückwirkend beantragt.

• Erforderliche Angaben: Hierzu gehören die tatsächlich ausgefallenen Arbeitsstunden und die entsprechenden Lohnabrechnungen.

• Auszahlung an Beschäftigte: Das Kurzarbeitergeld wird vom Arbeitgeber an die Beschäftigten ausgezahlt, nachdem die Bundesagentur für Arbeit die Beträge erstattet hat.

5️⃣ Nachweise und Dokumentation

Während der Kurzarbeit müssen Arbeitgeber den Arbeitsausfall und die geleisteten Stunden detailliert dokumentieren. Diese Nachweise können von der Agentur für Arbeit überprüft werden.

Die Anmeldung von Kurzarbeit erfordert sorgfältige Planung und präzise Umsetzung. Mit der korrekten Einhaltung aller Schritte können Arbeitgeber sicherstellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und ihre Beschäftigten rechtzeitig Kurzarbeitergeld erhalten. So bleibt das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten handlungsfähig und zukunftssicher.

Fazit zur Kurzarbeit

Kurzarbeit ist ein bewährtes Instrument, das Unternehmen und Beschäftigte in schwierigen Zeiten unterstützt. Es bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, Arbeitsplätze zu sichern und finanzielle Belastungen zu reduzieren, während Arbeitnehmern durch das Kurzarbeitergeld abgesichert werden.

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit, dem Betriebsrat und den Beschäftigten unerlässlich. Kurzarbeit kann nicht nur wirtschaftliche Krisen abfedern, sondern auch die Grundlage für eine langfristige Stabilität schaffen. Arbeitgeber sollten die rechtlichen Vorgaben und Voraussetzungen genau beachten, um von den Vorteilen dieses flexiblen Instruments zu profitieren.

Abschließend bleibt festzuhalten: Kurzarbeit ist eine Win-Win-Situation, die in unsicheren Zeiten sowohl Unternehmen als auch Beschäftigten eine wichtige Perspektive bietet.