Aufbauorganisation: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Struktur

Was ist eine Aufbauorganisation?

Diese Definition beschreibt die grundlegende hierarchische aufbauorganisation oder eines Unternehmens. Sie erklärt, wie die Organisation die Arbeit verteilt, um ihre Ziele zu erreichen, und wie das Unternehmen folglich strukturiert ist, um diese Ziele zu erreichen.

Der Schwerpunkt liegt auf folgenden Fragen:

• Welche Abteilungen und Positionen gibt es im Unternehmen?
• Welches Amt oder welche Abteilung ist wofür zuständig?
• Wer hat Befugnisse und welche Art von Befugnissen?
• Wo fließen Informationen und Befehle von einer Stelle zur anderen?
  
  

Sie bildet die Grundlage für die zukünftige Gestaltung der internen Abläufe und die Koordination der täglichen Arbeit. In diesem Sinne stellt sie einen organisatorischen Rahmen für die Erreichung der unternehmerischen Ziele dar.

Beschreiben Sie die Ziele der Aufbauorganisation

Die Struktur des Unternehmens muss klar und übersichtlich sein, um eine effiziente Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu ermöglichen. Andernfalls herrscht Chaos: Die Mitarbeiter müssen selbst herausfinden und streiten, wer was macht oder wer etwas entscheiden darf oder muss.

In einer Organisation werden Aufgaben und Aufgabenbereiche den Mitarbeitern zugewiesen, wodurch Konflikte verringert, Prozesse effizienter gestaltet und unnötige Kosten reduziert werden.

Ihre Mitarbeiter fühlen sich wohler und sicherer, wenn sie genau wissen, für welche Aufgaben sie zuständig sind - und für welche nicht. Sie wissen, welche Ergebnisse sie erwarten und an wen sie sich wenden können, wenn sie Entscheidungen treffen müssen.

Insbesondere für neue Mitarbeiter ist die Unternehmensstruktur entscheidend. Sie hilft ihnen nicht nur, sich in das Team zu integrieren und sich schnell zu orientieren, sondern zeigt ihnen auch, welche Karrierewege ihnen offen stehen und welche Möglichkeiten sie in der Zukunft haben. Eine Mappe mit einem Organigramm, einer Einführungsveranstaltung mit dem Team und wichtigen Anspre chpartnern im Unternehmen ist für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter unerlässlich.

Warum ist die aufbauorganisation wichtig?

Die aufbau organisation ist wichtig, weil sie das Unternehmen in die Lage versetzt, erfolgreich zu sein. Sie hilft dem Unternehmen zu definieren, wer es ist und welche Rolle es auf dem Markt spielen will. Die Struktur stellt auch sicher, dass das Unternehmen eine definierte Mission hat, die ihm helfen kann, seine strategischen Ziele zu bestimmen.

Darüber hinaus ermöglicht eine effektive aufbauorganisation eine klare Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften sowie zwischen den Abteilungen innerhalb einer Abteilung. Sie kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und anerkannt fühlen, was wiederum zu zufriedeneren Mitarbeitern führt, die weniger geneigt sind, ihren derzeitigen Arbeitsplatz zu verlassen oder sich nach anderen Möglichkeiten umzusehen.

Eine gut definierte Organisationsstruktur kann einem Unternehmen auch helfen, schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren. Wenn ein Unternehmen seine Organisationsstruktur genau kennt, kann es Änderungen an seinen Abläufen schneller und effizienter vornehmen, was ihm helfen kann, einen Wettbewerbsvorteil zu behalten.

Arten von Aufbauorganisationen

Es gibt verschiedene en, die ein Unternehmen annehmen kann. Die gebräuchlichsten aufbauorganisationen sind funktionale Strukturen, Abteilungsstrukturen und Matrixstrukturen.

Funktional:

Diese Art der Organisation basiert auf den Funktionen des Unternehmens. Die Grundeinheit dieser Organisationsform ist die Abteilung, die für die Erfüllung bestimmter organisatorischer Aufgaben zuständig ist. Die Abteilungen dieser Organisationsform sind in Sparten gegliedert, die innerhalb der gesamten Organisationsstruktur bestimmte Aufgaben wahrnehmen. So ist z. B. eine Verkaufsabteilung in einem Unternehmen für alle verkaufsbezogenen Aktivitäten zuständig, während eine Fertigungsabteilung für alle fertigungsbezogenen Maßnahmen verantwortlich ist.

Vorteile der funktionale aufbauorganisation:

• Es gibt eine transparente Befehlskette, die dazu beiträgt, dass alle Mitarbeiter wissen, wer ihre Vorgesetzten sind und an wen sie berichten.
• Da alle Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen eingeteilt sind, ist es für die Führungskräfte einfacher, den richtigen Mitarbeiter für die richtige Aufgabe einzusetzen. Sie erhöht die Effizienz und Produktivität.
• Eine funktionale Organisation führt in der Regel zu niedrigeren Kosten, da alle Mitarbeiter auf ihren jeweiligen Bereich spezialisiert sind und keine doppelten Anstrengungen unternommen werden müssen.
  
  

Nachteile der funktionalen Organisation:

• Da alle Mitarbeiter nach ihren Fähigkeiten und Kenntnissen eingeteilt sind, können sie sich zu sehr spezialisieren und nicht mehr in der Lage sein, das große Ganze zu sehen. Dies kann zu einer schlechten Entscheidungsfindung führen.
• Die klare Befehlskette kann auch zu Inflexibilität führen, da alle Entscheidungen die richtigen Kanäle durchlaufen müssen. Dies kann zu Verzögerungen führen, die in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt kostspielig sein können.

Divisionale aufbauorganisation:

Diese Organisationsform ähnelt der funktionalen Organisation, da sie ebenfalls über Abteilungen verfügt, die innerhalb einer übergeordneten Organisationsstruktur bestimmte Aufgaben wahrnehmen. Im Gegensatz zur funktionalen Organisation hat jedoch jede Abteilung ihren eigenen Leiter, der ihre Leistung überwacht; daher ist diese Organisationsform auch als Matrixorganisation oder sternförmige Organisation bekannt, bei der es keine klare Trennlinie zwischen der zentralen Leitung und den einzelnen Abteilungen gibt.

Vorteile der divisionale aufbauorganisation:

Die Spartenorganisation führt zu einer höheren Flexibilität, da jede Abteilung unabhängig geleitet werden kann. Sie ermöglicht es den Führungskräften, schnell auf Veränderungen im Umfeld zu reagieren.

• Jede Abteilung hat ihren eigenen Leiter, der für ihre Leistung verantwortlich ist. Sie schafft ein Gefühl der Eigenverantwortung bei den Mitarbeitern, was zu höherer Motivation und Produktivität führt.
• Es ist einfacher, Probleme zu erkennen und zu beheben, da jede Abteilung für ihre Leistung verantwortlich ist.
  
  

Nachteile der divisionale Abteilungsorganisation:

• Da jede Abteilung ihren eigenen Leiter hat, kann es zu Doppelarbeit kommen, was zu höheren Kosten führt.
• Es kann auch zu Konflikten zwischen den Abteilungen kommen, was zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung führt.
  
  

Matrix:

Bei dieser Organisationsform arbeitet ein Vorgesetzter mit jedem Mitarbeiter zusammen und legt dessen arbeitsbezogene Ziele fest. Der Vorgesetzte überwacht auch die Leistung der Mitarbeiter, gibt ihnen Feedback und sorgt dafür, dass sie über alle Änderungen von Richtlinien und Verfahren auf dem Laufenden sind. Diese Art der aufbauorganisationeignet sich am besten für große Unternehmen mit mehreren Abteilungen innerhalb der Organisation oder für Unternehmen, in denen jeder Mitarbeiter auf einen Bereich spezialisiert ist.

Vorteile der Matrixorganisation:

• Matrixaufbauorganisation schaffen ein flexibleres Arbeitsumfeld, da jeder Mitarbeiter seinem Funktions- und Projektleiter unterstellt ist. Dadurch können die Mitarbeiter problemlos zwischen Projekten wechseln, was die Flexibilität erhöht und die Kosten senkt.
• Matrixaufbauorganisation fördern auch die Kommunikation und Zusammenarbeit, da Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen an Projekten zusammenarbeiten müssen. Dies kann zu mehr Innovation und Kreativität führen.
• Matrixfaufbauorganisation ühren in der Regel zu einer besseren Entscheidungsfindung, da alle Beteiligten in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.
  
  

Nachteile der Matrixorganisation:

• Matrix aufbauorganisation können komplex und verwirrend sein, was zu Kommunikationsschwierigkeiten führt.
• Matrix-aufbauorganisation können auch eine Menge Bürokratie schaffen, was zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung führt.
• Matrix aufbauorganisationen können auch für die Mitarbeiter stressig sein, da sie ihren Funktions- und Projektleitern Bericht erstatten müssen.
  
  

Was sind die Vorschriften zur Organisationsstruktur?

Die Aufbauorganisation eines Unternehmens bezieht sich auf die Struktur und Funktionsweise der Organisation. Eine Organisation mit einer Ablauforganisation konzentriert sich auf die Ausführung einer Aufgabe zu einer bestimmten Zeit und an einem bestimmten Ort. Eine Aufbauorganisation befasst sich hauptsächlich mit den folgenden drei Aspekten:

Die Aufgabenteilung

In einer Aufbauorganisation ist klar definiert, wer welche Aufgaben erledigt. Mit Hilfe eines Organigramms können Sie die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Bereichen darstellen. Mit Hilfe eines Organigramms können Sie die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Abteilungen und bestimmten Positionen oder Personen ermitteln.

Entscheidungsfindung im Unternehmen

Organisationsstrukturen legen klar fest, welche Themen behandelt werden. Klar definierte Zuständigkeiten erleichtern Verwaltungsabläufe, aber auch Fehler lassen sich leichter vermeiden oder korrigieren, wenn klare Zuständigkeiten festgelegt sind. Ein Organigramm sollte auch die Entscheidungsbefugnisse der einzelnen Personen enthalten.

Weisungen und Kommunikation

Die Organisatoren müssen Führungskräfte benennen, die gegenüber ihren Mitarbeitern weisungsbefugt sind, und Manager, die mit ihren Vorgesetzten über bestimmte Berichtswege kommunizieren.

Organisation der Abläufe

Eine Struktur für eine Organisation wird in folgenden Schritten erstellt:

Die Aufgabenanalyse ist der erste Schritt bei der Gestaltung der Struktur einer Organisation. Es geht darum, die Rollen und Zuständigkeiten derjenigen zu ermitteln, die an dem Prozess beteiligt sein sollen, und zu bestimmen, wie diese ausgeführt werden sollen. Es ist wichtig zu verstehen, dass Sie diese Rollen und Zuständigkeiten klar definieren müssen, bevor irgendeine Maßnahme ergriffen werden kann.

Bei der Aufgabensynthese werden alle Aufgaben zu einem zusammenhängenden Ganzen zusammengefasst. Das Endprodukt sollte einen vollständigen Satz von Verfahren für Ihre Unternehmensstrategie darstellen. So können Sie "sehen", wie alles zusammenpasst und als Ganzes einen Sinn ergibt.

Unterschiedliche aufbauorganisatioen haben andere Ziele. Wie kann man sie unterscheiden?

Organisationen sind hierarchische Strukturen mit Menschen, die für andere Menschen verantwortlich sind. Die Struktur der Organisation besteht aus vier Prinzipien:

Hierarchie:

Eine Hierarchie ist eine Anordnung, bei der die Verantwortung auf mehrere Personen, Gruppen oder Ebenen verteilt ist. Hierarchien haben in der Regel klare Zuständigkeiten, wobei jede Ebene klare Verantwortlichkeiten hat und es zu Überschneidungen zwischen den Ebenen kommen kann.

Zentralisierung:

Zentralisierung bedeutet, dass die Führungskräfte der unteren Ebenen nicht unabhängig von ihren Vorgesetzten sind (sie arbeiten nicht für sich selbst). Zentralisierte Organisationen sind stabiler als dezentralisierte, da sie leichter zu kontrollieren und zu verwalten sind.

Eine (weite oder enge) Kontrollspanne:

Dies ist die Anzahl der Personen, die einander direkt unterstellt sind. Die Spanne ist groß, wenn die Mitarbeiter große Entfernungen zwischen ihren Büros zurücklegen müssen, und klein, wenn sie in unmittelbarer Nähe zu ihren Kollegen arbeiten können.

Spezialisierung (spezialisiert oder differenziert):

Sie bezieht sich auf die Aufteilung der Arbeit in kleinere Einheiten, die sich auf Hauptaufgaben, wie Marketing und Produktion, spezialisieren. Eine spezialisierte Organisation weist einen hohen Grad an Spezialisierung auf, während eine differenzierte Organisation mehr Flexibilität in ihrer Tätigkeit bietet, da sie mehrere Funktionen innerhalb einer Organisation zulässt.

Formalisierung (formell oder informell):

Die Formalisierung bezieht sich darauf, wie formell oder informell die Kommunikation innerhalb einer Organisation abläuft; dazu gehören sowohl formelle Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefonanrufe als auch informelle Kommunikationskanäle wie persönliche Treffen und Teambesprechungen. Informalität bezieht sich im Allgemeinen auf die unstrukturierte Interaktion zwischen den Mitarbeitern bei Brainstorming-Sitzungen oder bei der persönlichen Besprechung wichtiger Entscheidungen und nicht auf E-Mails oder Telefonate.

Abteilungsbildung (starr oder lose):

Bei einer starren Abteilungsstruktur gibt es feste Abteilungen und Positionen. Die Befugnisse, Verantwortlichkeiten und Funktionen sind klar definiert. In einer losen Abteilungsstruktur gibt es keine klare Abgrenzung zwischen Abteilungen und Positionen. Die Rollen sind daher sowohl auf individueller als auch auf Gruppenebene nicht klar definiert.

Funktionale Aufbauorganisation

Bei einer funktionalen Organisationsstruktur wird die Verwendung von Funktionen, Abteilungen oder Untereinheiten als grundlegende Organisationseinheit betont. Eine aktive Organisation wird oft als "hierarchische" oder "pyramidale" Struktur bezeichnet, bei der die höchste Ebene an der Spitze steht und die Führungskräfte an der Spitze die meisten Entscheidungen treffen. Die untersten Entscheidungsebenen werden in der Regel unten angesiedelt, wobei die Mitarbeiter auf diesen Ebenen weniger Macht haben als die über ihnen.

Abteilungsbezogene Aufbauorganisation

Bei der divisionalen Organisationsstruktur sind Konzerne in Abteilungen oder Tochtergesellschaften gegliedert, deren Leiter jeweils direkt der oberen Führungsebene unterstellt sind. Bei dieser Art von Organisationsstruktur gibt es in der Regel mehr als eine Abteilung pro Unternehmen, die jedoch bei Bedarf zu einer einzigen Einheit zusammengefasst werden können.

Liniensysteme mit Personal

Bei diesem System werden Zeitarbeitskräfte anstelle von festen Vollzeitbeschäftigten eingestellt; einige Unternehmen nutzen dieses System für bestimmte Projekte oder Aufgaben. Wenn ein Unternehmen beispielsweise für einige Wochen zusätzliche Arbeitskräfte benötigt, kann es über Personalvermittlungsagenturen Zeitarbeitskräfte einstellen, die für ihre Arbeit an diesem bestimmten Projekt nach Stück- oder Stundensätzen bezahlt werden.

Matrixorganisation

In Matrixorganisationen arbeiten die Mitarbeiter in Zweier- oder Dreierteams zusammen. Die Manager der einzelnen Teams sind direkt einer Person unterstellt, die alle Teams innerhalb ihrer Abteilung oder Funktion koordiniert. Dies kann hilfreich sein, wenn verschiedene Arten von Fachwissen benötigt werden, um bestimmte Aufgaben innerhalb eines Projekts oder einer Abteilung zu erledigen, oder wenn mehrere Teams Informationen und Ressourcen gemeinsam nutzen müssen.

Was sind die Vorteile einer Organisationsstruktur?

Die Organisationsstruktur hat mehrere Vorteile, unter anderem:

• Sie trägt dazu bei, dass jeder in der Organisation seine Rolle und seine Aufgaben kennt.
• Sie hilft, eine klare Befehlskette zu schaffen, ohne Verwirrung darüber, wer Entscheidungen treffen sollte.
• Sie kann dazu beitragen, die Effizienz zu steigern, indem sie sicherstellt, dass die Aufgaben rechtzeitig und effizient erledigt werden.
• Sie kann zur Verbesserung der Kommunikation beitragen, indem sie den reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Ebenen und Abteilungen innerhalb der Organisation sicherstellt.
• Sie kann zur Steigerung der Motivation beitragen, indem sie den Mitarbeitern einen klaren Weg zum beruflichen Aufstieg bietet.
  
  

Was sind die Nachteile der aufbauorganisation?

Es gibt mehrere Nachteile der aufbauorganisationr, darunter:

• Sie kann zu Bürokratie und Verwaltungsaufwand führen, wenn es zu viele Management- oder Entscheidungsebenen gibt.
• Sie kann Kreativität und Innovation unterdrücken, wenn die Mitarbeiter Angst haben, Risiken einzugehen oder den Status quo in Frage zu stellen.
• Sie kann zu Konflikten zwischen verschiedenen Abteilungen oder Funktionen führen, wenn nicht klar ist, wer für was zuständig ist.
• Sie kann unflexibel und schwer zu ändern sein, wenn die aufbauorganisation schlecht konzipiert ist.
• Sie kann kostspielig sein, wenn es zu viele Management- oder Entscheidungsebenen gibt.
  
  

Fazit

Die aufbauorganisation ist von grundlegender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, daß jeder im Unternehmen seine Rolle und seine Zuständigkeiten kennt, eine klare Befehlskette schafft und zur Steigerung von Effizienz und Motivation beitragen kann. Eine schlecht konzipierte aufbauorganisation kann jedoch zu Bürokratie führen, die Kreativität hemmen und Konflikte hervorrufen.