Empfehlungsschreiben: Alle wichtigen Informationen

Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben, auch bekannt als Referenzschreiben, ist ein Dokument, das von einer Person verfasst wird, die mit Ihren Fähigkeiten, Ihrem Können und Ihrem Charakter vertraut ist. Es wird in der Regel von Personen angefordert, die sich um eine Stelle, ein Praktikum, ein Stipendium oder die Zulassung zu einem Bildungsprogramm bewerben.

Empfehlungsschreiben bestätigen und unterstützen die empfohlene Person. Es zeugt von den Qualifikationen, Leistungen und persönlichen Qualitäten der Person. Das Empfehlungsschreiben wird in der Regel von einem ehemaligen Arbeitgeber, Vorgesetzten, Lehrer, Professor oder einer anderen Person verfasst, die eine berufliche oder akademische Beziehung zu der Person hatte.

Es ist wichtig zu wissen, dass das Verfassen eines Empfehlungsschreibens völlig freiwillig ist. Die Unternehmen sind nicht verpflichtet, ausscheidenden Mitarbeitern ein solches Dokument zur Verfügung zu stellen. Es wird in Deutschland nicht als wesentlicher Bestandteil einer schriftlichen Bewerbung angesehen. Dieser freiwillige Aspekt macht es jedoch umso wertvoller. Bei der Bewerbung um eine begehrte Stelle erhöht ein Empfehlungsschreiben die Chancen, sich von den Mitbewerbern abzuheben, erheblich.

Für wen ist das Empfehlungsschreiben geeignet?

Empfehlungsschreiben haben einen hohen Wert und sind für bestimmte Personen besonders vorteilhaft:

Berufseinsteiger: Berufsanfänger wie Hochschulabsolventen, Auszubildende oder Studenten haben es auf dem Arbeitsmarkt schwer, da sie nur über begrenzte Berufserfahrung und Referenzen verfügen. Empfehlungsschreiben erweisen sich in solchen Fällen als äußerst hilfreich.

Freiberufler: Für Freiberufler sind Empfehlungsschreiben unerlässlich. Da sie in keinem Unternehmen fest angestellt sind, benötigen sie traditionelle Arbeitszeugnisse. Zeugnisse oder Referenzschreiben sind für Freiberufler entscheidend, um ihre Kompetenz und die Qualität ihrer Arbeit zu belegen.

Bewerber für Führungspositionen: Personen, die eine Führungsposition anstreben oder sich um eine Beförderung bemühen, profitieren sehr von den Empfehlungen anderer. Hochrangige Positionen sind in der Regel Personen vorbehalten, die sich durch ihre beruflichen Fähigkeiten auszeichnen und ein positives Image haben.

Studenten und Stipendiaten: Bewerber müssen ihr Engagement und ihre hervorragenden Leistungen unter Beweis stellen, wenn sie sich für wettbewerbsfähige Studiengänge oder Stipendien bewerben. Empfehlungsschreiben von Professoren, Arbeitgebern oder Praktikumsbetreuern können ihre Eignung für solche Möglichkeiten deutlich hervorheben.

Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen?

Jeder kann ein Empfehlungsschreiben verfassen. Es ist jedoch wichtig, die Glaubwürdigkeit und den Rang der Person zu berücksichtigen, die das Schreiben verfasst. Hochrangige Führungskräfte, Geschäftsführer und Abteilungsleiter sind ideale Kandidaten, da sie über Erfahrung in der Beurteilung von Fachkräften verfügen und als objektiv gelten. Vermeiden Sie unbedingt Schreiben, die voreingenommen oder übermäßig schmeichelhaft erscheinen, da sie nicht beachtet werden.

Bestimmte Arten von Empfehlungsschreiben können nachteilig sein, insbesondere wenn sie von negativ eingestellten Personen verfasst werden. Weitere Aspekte, wie:

• Empfehlungen von Personen, die Ihre Fähigkeiten nicht einschätzen können
• Briefe, die klischeehafte Formulierungen enthalten
• übertriebene und ungenaue Superlative
• Briefe, die unaufrichtig oder förmlich wirken

Ein Beispiel für den zweiten Punkt ist der wachsende Trend zu Online-Empfehlungen auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing. Diese sind für Personalverantwortliche von geringem Wert, da es sich um eine virtuelle Bewertung von Fähigkeiten handelt und häufig ein Gegenseitigkeitsverhältnis zu beobachten ist. Hier werden Anfragen gestellt, um im Gegenzug eine Empfehlung zu erhalten.

Können Empfehlungsschreiben auch elektronisch eingereicht werden?

Ja, bei vielen Bewerbungen können Empfehlungsschreiben inzwischen auch elektronisch eingereicht werden. Dies kann über Online-Plattformen, E-Mail-Anhänge oder andere, im Bewerbungsverfahren angegebene Methoden erfolgen. Es ist wichtig, dass Sie die spezifischen Anweisungen der Organisation oder Einrichtung zur Einreichung von Empfehlungsschreiben befolgen.

Anforderung Empfehlungsschreiben vom aktuellen Arbeitgeber

Wenn Sie Ihren derzeitigen Arbeitgeber um ein Empfehlungsschreiben bitten, sollten Sie die Situation vorsichtig angehen. Es ist nicht ratsam, Ihren unmittelbaren Vorgesetzten um ein Angebot zu bitten, insbesondere wenn Sie noch eine neue Stelle suchen. Diese Bitte könnte den Eindruck erwecken, dass Sie sich aktiv um eine andere Stelle bemühen. Dies könnte sich auf Ihre betrieblichen Aussichten, z. B. auf Beförderungen, auswirken.

Ziehen Sie stattdessen in Erwägung, sich an eine andere angesehene Person innerhalb des Unternehmens zu wenden, die eine Empfehlung aussprechen kann. Das kann ein ehemaliger Vorgesetzter sein, der jetzt in einer anderen Abteilung arbeitet, oder ein Projektleiter, dem Sie in der Vergangenheit unterstellt waren. Die Wahl einer vertrauenswürdigen Person ist wichtig, damit Ihre Stellensuche vertraulich bleibt. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie eng mit dieser Person zusammengearbeitet haben und eine positive Arbeitsbeziehung zu ihr besteht.

Denken Sie daran, sich kurz zu fassen und respektvoll zu sein, indem Sie klar darlegen, warum Sie die Empfehlung wünschen, und sich für ihre Berücksichtigung bedanken.

Persönliche Ansprache

Wenn Sie um ein Empfehlungsschreiben bitten, tun Sie dies am besten persönlich. Vereinbaren Sie einige Wochen im Voraus einen Termin mit der Person, die die Dienstleistung erbringt. Es empfiehlt sich, vorher telefonisch Kontakt aufzunehmen, um den Zweck des Treffens zu erläutern. Vermeiden Sie die Anforderung des Schreibens per E-Mail, da dies unpersönlich und distanziert wirken kann. Denken Sie daran, dass der Dienstleister nicht verpflichtet ist, ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Außerdem können E-Mail-Anfragen dokumentiert und möglicherweise gegen den Mitarbeiter verwendet werden.

Grund für das Empfehlungsschreiben angeben

Bei der Kommunikation mit dem Dienstleister ist es wichtig, eine eindeutige Erklärung für das Empfehlungsschreiben abzugeben. Hervorzuheben sind persönliche Leistungen, wie erfolgreich abgeschlossene Projekte und bemerkenswerte Erfolge im Unternehmen. Darüber hinaus ist die Erwähnung spezifischer Stärken und Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung, um den Empfehlungsgeber bei der Abfassung des Empfehlungsschreibens zu unterstützen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Empfehlungsgeber die gewünschte Ausrichtung des Empfehlungsschreibens versteht.

Ausreichend Vorlaufzeit einplanen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie bei der Anforderung eines Empfehlungsschreibens genügend Vorlaufzeit einplanen. Die Erstellung eines gut formulierten Schreibens erfordert viel Zeit und Mühe. Daher ist es sehr vorteilhaft, sich frühzeitig an den potenziellen Empfehlungsgeber zu wenden. So bleibt genügend Zeit, um die Leistung des Mitarbeiters, seine Arbeitsmoral und andere relevante Eigenschaften gründlich zu beurteilen. Auf diese Weise kann der Empfehlungsgeber ein persönliches und erstklassiges Empfehlungsschreiben verfassen, in dem die Stärken und Leistungen des Mitarbeiters hervorgehoben werden.

Vorlagen anbieten

Diejenigen, die die Leistungen und abgeschlossenen Projekte wirklich verstehen, sind die Mitarbeiter selbst. Die Mitarbeiter sollten ein umfassendes Dokument zusammenstellen, das die wichtigsten Projekte, Leistungen und andere relevante Informationen zusammenfasst, um den Empfehlungsprozess zu erleichtern. Durch die Bereitstellung dieser konsolidierten Ressource für den Empfehlungsgeber kann dieser ein klares Verständnis und eine klare Orientierung gewinnen. Das Ergebnis ist ein Empfehlungsschreiben, das sich eng an den Zielen des Mitarbeiters orientiert.

Tipps zum Empfehlungsschreiben: Aufbau und Inhalt

Ein Empfehlungsschreiben hat keinen Rechtsanspruch, daher gibt es auch keine gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an seinen Inhalt. Generell kann der Verfasser das Schreiben nach eigenem Ermessen strukturieren und priorisieren. Es hat sich jedoch eine typische Struktur herausgebildet, die den einzelnen Abschnitten bestimmte Aufgaben zuweist.

Briefkopf für ein Empfehlungsschreiben

Der Briefkopf sollte Folgendes enthalten:

• Ihren vollständigen Namen
• Den Namen des Unternehmens
• Die vollständige Postanschrift
• Die Kontakttelefonnummer für eventuelle Rückfragen

Zusätzlich müssen der vollständige Name und die Adresse des Empfängers angegeben werden. Das Schreiben sollte mit einem Datum versehen sein.

Damit der Zweck und die Bedeutung des Schreibens sofort erkennbar sind, empfiehlt es sich, die Titelzeile "Empfehlungsschreiben" und den Namen der empfohlenen Person anzugeben.

Beziehung zwischen der empfohlenen und der ausstellenden Person

Im einleitenden Absatz des Schreibens sollten Sie sich kurz vorstellen und Ihr berufliches Verhältnis zum Bewerber erläutern. Es ist wichtig, die triftigen Gründe für die Ausstellung des Empfehlungsschreibens zu erläutern. Es ist wichtig, die Absicht zu betonen, die berufliche Entwicklung der Person aktiv zu unterstützen, anstatt dies als lästigen Gefallen anzusehen.

Das Schreiben sollte in der ersten Person verfasst werden und einen sachlichen sowie professionellen Ton beibehalten. Gleichzeitig sollte eine persönliche und emotionale Note eingeführt werden.

Hinweis: Ein origineller Schreibstil kann zwar überzeugend sein, sollte aber auf den Empfehlungsgeber und die jeweilige Situation abgestimmt sein.

Stellenbeschreibung

Der zweite Absatz des Schreibens sollte auf die bisherige Zusammenarbeit, die spezifischen Verantwortlichkeiten und die bemerkenswerten Leistungen des Bewerbers eingehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, die relevanten Aspekte der angestrebten Stelle hervorzuheben. Es ist wichtig, eine überzeugende Begründung dafür zu liefern, warum Sie glauben, dass die Person für die neue Herausforderung geeignet ist. Dies erfordert eine wertende Beurteilung und nicht nur eine Auflistung der Fähigkeiten, der Ausbildung oder der Berufsbezeichnung.

Bewertung der zwischenmenschlichen Beziehung

Der dritte Absatz konzentriert sich auf die Soft Skills, die die Eigenschaften und den Charakter des Bewerbers beschreiben. Implizit wird hier bewertet, ob sich die empfohlene Person reibungslos integrieren und gut an die Teamdynamik anpassen kann. Die Bewertung dieser Qualitäten ist entscheidend für die Förderung eines kohäsiven Arbeitsumfelds.

Die Grundlage für ein nachhaltiges und beständiges Unternehmenswachstum liegt in der Organisationsentwicklung. Sie ist der Schlüssel zur Förderung einer gesunden und florierenden Organisation. Wenn Unternehmen der Organisationsentwicklung Priorität einräumen, können sie sicherstellen, dass sie über die notwendigen Strukturen und Strategien verfügen, um Wachstumsinitiativen zu unterstützen. Dazu gehört es, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter hervorragende Leistungen erbringen können, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern und die Unternehmensziele mit den individuellen Wünschen in Einklang zu bringen.

Hervorhebung der Eignung für die gewünschte Stelle

In einem Empfehlungsschreiben müssen Sie Ihre persönliche Wertschätzung für die zu beurteilende Person zum Ausdruck bringen, insbesondere für die gewünschte Stelle. Wenn Sie sich als Bewerber um ein Empfehlungsschreiben bemühen, ist es ratsam, sich an eine "bekannte" Person zu wenden, vorzugsweise an einen Vorgesetzten und nicht an einen Gleichrangigen. Die ausgewählte Person sollte über unbestreitbare Fachkenntnisse verfügen und eng mit der beurteilten Person zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann die Übereinstimmung zwischen den Qualifikationen des Bewerbers und den Anforderungen der neuen Stelle klar und verständlich erläutert werden.

Es ist erwähnenswert, dass Mitarbeiter, wenn sie Kandidaten für eine freie Stelle empfehlen, oft interne und externe Bewerber in Betracht ziehen. Mitarbeiter verfügen über ein umfangreiches Netzwerk in verschiedenen Unternehmen und können bei der Beurteilung geeigneter Kandidaten wertvolle Einblicke aus der Insider-Perspektive geben.

Formale Anforderungen beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Beim Verfassen eines Empfehlungsschreibens ist es wichtig, formale Anforderungen einzuhalten, um die Wirksamkeit und Professionalität des Schreibens zu gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Richtlinien:

• Länge: Beschränken Sie das Schreiben auf eine Seite im Format DIN A4 (oder Standardbriefgröße). Es sollte prägnant, aber dennoch umfassend sein, sich auf die Qualifikationen des Bewerbers konzentrieren und konkrete Beispiele zur Untermauerung der Vorschläge anführen.

• Formatierung: Verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens oder offizielles Briefpapier, um ein gepflegtes Erscheinungsbild zu gewährleisten. Achten Sie auf eine gute Strukturierung des Briefes mit klaren Absätzen und angemessenen Abständen.

• Fehlerfrei: Lesen Sie das Schreiben gründlich Korrektur, um Rechtschreib-, Grammatik- und Zeichensetzungsfehler zu vermeiden. Fehler können die Glaubwürdigkeit der Empfehlung untergraben.

• Platzierung: Fügen Sie ein Empfehlungsschreiben unmittelbar nach dem Lebenslauf in die Bewerbungsunterlagen ein. Erwähnen Sie es im Anschreiben und führen Sie es als Anlage auf.