Was ist eine Gehaltsumwandlung?
Die Gehaltsumwandlung – auch als Entgeltumwandlung bezeichnet – ist ein freiwilliges Modell, bei dem ein Teil des Bruttogehalts der Arbeitnehmer in eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) oder andere zweckgebundene Leistungen umgewandelt wird. Es handelt sich um eine sogenannte Barlohnumwandlung, bei der der Mitarbeitende auf einen Teil seines Entgelts verzichtet, um später von steuer- und sozialabgabenfreien Vorteilen zu profitieren.
Kurz gesagt: Die Gehaltsumwandlung ermöglicht es Unternehmen, durch clevere Entgeltoptimierung einen Beitrag zur Mitarbeiterbindung zu leisten – und gleichzeitig den Lebensstandard im Rentenalter für die Belegschaft zu sichern.
Was passiert bei einer Gehaltsumwandlung konkret?
-
Ein Teil des Bruttogehalts (z. B. vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze) wird für eine bAV oder andere Leistungen (z. B. Fahrräder, E-Bike, Jobrad, etc.) verwendet.
-
Dieser Betrag ist steuer- und sozialabgabenfrei – bis zur gesetzlich definierten Beitragsbemessungsgrenze.
-
Das bedeutet: Weniger Netto, aber deutlich mehr Rente oder Sparmittel später.
-
Die Beiträge fließen meist in eine Direktversicherung, Pensionskasse oder Unterstützungskasse – geregelt im bAV Vertrag.
🧾 Wichtig für HR-Teams: Welche Formen der Gehaltsumwandlung gibt es?
-
Betriebliche Altersversorgung (bAV)
➤ Klassisch & gesetzlich abgesichert durch das Betriebsrentengesetz
➤ Besonders relevant, wenn die gesetzliche Rente allein nicht ausreicht -
Sachbezug statt Barlohn
➤ Umwandlung in Sachleistungen wie Firmenwagen, E-Bike, Fahrräder, Essenszuschüsse oder Tankkarten -
Vergütungsmodelle mit Zusatzleistungen
➤ Zusätzliche Optionen wie Weiterbildung, Gesundheitsleistungen oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung
Wer hat Anspruch auf die Gehaltsumwandlung?
Die Gehaltsumwandlung ist kein Luxus für wenige – sie ist ein gesetzlich verbrieftes Recht für nahezu alle Arbeitnehmer. Das bedeutet: Unternehmen sind verpflichtet, ihren Mitarbeitenden diese Möglichkeit zur betrieblichen Altersversorgung (bAV) im Rahmen der Entgeltumwandlung anzubieten.
Rechtlicher Rahmen: Was ist Pflicht für Arbeitgeber?
Laut § 1a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) gilt:
-
Alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten haben Anspruch auf Umwandlung von Teilen ihres Arbeitsentgelts in eine bAV.
-
Der Anspruch betrifft alle Angestellten – unabhängig davon, ob sie in Teilzeit oder Vollzeit arbeiten.
-
Auch neue Mitarbeitende oder langjährige Teammitglieder können die Gehaltsumwandlung beantragen – ein klarer Hebel für die Mitarbeiterbindung.
Wer konkret hat Anspruch?
| Anspruchsberechtigt | Bedingungen |
|---|---|
| Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer | Sozialversicherungspflichtig, unbefristet oder befristet angestellt |
| Teilzeitkräfte | Anspruch besteht anteilig gemäß Arbeitszeit |
| Werkstudenten | Wenn sie Sozialabgaben zahlen, ist eine Umwandlung möglich |
| Arbeitnehmer kurz vor dem Rentenalter | Umwandlung ist auch in späteren Berufsjahren attraktiv |
| Minijobber (unter 520 €) |
Nur bei Verzicht auf Pauschalbesteuerung & SV-Befreiung möglich |
| Auszubildende | Grundsätzlich möglich, aber eher selten praktikabel |
📌 Pflichtzuschuss: Arbeitgeber sind gefordert
Seit 2019 gilt: Arbeitgeber müssen 15 % Zuschuss auf die umgewandelte Vergütung zahlen – sofern durch die Gehaltsumwandlung Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden.
Beispiel: Wandelt ein Mitarbeitender 200 Euro seines Bruttogehalts in eine Direktversicherung um, ist der Arbeitgeber verpflichtet, mindestens 30 Euro (15 %) zusätzlich beizutragen.
🔍 Was HR beachten sollte:
-
Prüfen Sie bestehende bAV Verträge und passen Sie diese ggf. an die gesetzlichen Anforderungen an.
-
Schulen Sie Ihre HR-Teams, um Anfragen zur Entgeltumwandlung kompetent zu beantworten.
-
Erstellen Sie Informationsmaterialien für Ihre Belegschaft, um Transparenz zu schaffen und Vertrauen aufzubauen.
-
Dokumentieren Sie jede Vereinbarung zur Gehaltsumwandlung sorgfältig – schriftlich und rechtssicher.
Merke: Selbst wenn Mitarbeitende das Angebot aktuell nicht nutzen, haben sie dennoch einen gesetzlichen Anspruch darauf. Unternehmen, die hier proaktiv agieren, verbessern nicht nur ihr Employer Branding, sondern auch die Loyalität ihrer Rentner von morgen.
Vor- und Nachteile der Gehaltsumwandlung
Für Arbeitgeber bietet die Gehaltsumwandlung zahlreiche Vorteile – sowohl finanziell als auch strategisch. Insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel und demografischem Wandel ist die Entgeltumwandlung ein echter Hebel zur Mitarbeiterbindung.
Vorteile für Arbeitgeber
✅ Mitarbeiterbindung stärken
Ein gut kommuniziertes Modell zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV) zeigt Wertschätzung – das erhöht die Loyalität und reduziert Fluktuation im Team.
✅ Geringere Lohnnebenkosten
Durch die Umwandlung von Brutto- in Sachleistungen sinken ggf. die Sozialabgaben des Unternehmens.
✅ Imagegewinn & Employer Branding
Unternehmen mit nachhaltigen, sozialorientierten Vergütungsmodellen positionieren sich besser im Wettbewerb um Talente.
✅ Geringer Verwaltungsaufwand
Mit dem richtigen bAV Vertrag und digital unterstützter Entgeltabrechnung lässt sich die Umsetzung effizient gestalten.
Nachteile für Arbeitgeber
❌ Informations- und Beratungspflicht
Unternehmen müssen umfassend über das Modell informieren – fehlerhafte Kommunikation kann zu rechtlichen Risiken führen.
❌ Mehraufwand in der Abrechnung
Die Entgeltabrechnung muss angepasst werden, besonders bei Sachbezügen wie Fahrrädern oder E-Bikes.
❌ Potenzielle Unzufriedenheit bei Intransparenz
Wenn Vergütung nicht klar erklärt wird, kann das Vertrauen der Mitarbeiterin oder des Angestellten leiden.
Wann lohnt sich die Entgeltumwandlung?
Die Entgeltumwandlung lohnt sich nicht immer pauschal – aber unter den richtigen Bedingungen ist sie eine win-win-Situation für Arbeitgeber und Mitarbeitende. Entscheidend sind die individuelle Lebenssituation, das Bruttogehalt, die gewählte Form der bAV, sowie der Zeitpunkt im Berufsleben.
Für welche Mitarbeitenden lohnt sich die Gehaltsumwandlung?
Mitarbeitende mit mittlerem bis höherem Bruttoeinkommen
Wenn das Bruttogehaltsniveau oberhalb der Freibeträge liegt, können durch die Umwandlung deutliche Steuern und Sozialabgaben gespart werden.
Jüngere Beschäftigte und Berufseinsteiger
Je früher der Einstieg, desto größer der Effekt durch den Zinseszinseffekt bis zum Rentenalter. Schon kleine Beträge – etwa 50 bis 100 Euro pro Monat – wirken langfristig.
Arbeitnehmer kurz vor der Rente
Auch in späteren Jahren kann die bAV noch attraktiv sein, etwa um Lücken in der gesetzlichen Rente zu schließen – besonders mit Arbeitgeberzuschuss.
Angestellte mit Kindern oder Familienplanung
Gerade in Kombination mit anderen Vergütungsbausteinen (z. B. Zuschüsse, Jobrad, Kinderbetreuung) ist eine flexible Entgeltgestaltung möglich.
Für Arbeitgeber lohnt sich die Entgeltumwandlung besonders…
✔️ … wenn das Unternehmen nachhaltige Mitarbeiterbindung aufbauen will.
✔️ … bei hohen Lohnnebenkosten, die durch Umwandlung reduziert werden können.
✔️ … wenn ein modernes, sozialorientiertes Vergütungssystem aufgebaut werden soll.
✔️ … wenn man sich als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte positionieren möchte.
Rechenbeispiel: Gehaltsumwandlung mit 100 Euro
| Ausgangslage | Mitarbeitender | Arbeitgeber |
|---|---|---|
| Umwandlungsbetrag | 100 € brutto | 100 € brutto |
| Arbeitgeberzuschuss | – | 15 € verpflichtend |
| Steuer-/SV-Ersparnis | ca. 40 € netto weniger | ca. 20 € Einsparung |
| Effektive Belastung | ca. 60 € netto | ca. 95 € Aufwand inkl. Zuschuss |
| Vorteil | 115 € monatlich in bAV | Geringere SV-Kosten, erhöhte Bindung |
Wann lohnt sich die Entgeltumwandlung nicht?
-
Bei sehr niedrigem Bruttoeinkommen – wenn dadurch spätere gesetzliche Leistungen (z. B. Krankengeld, Rente) deutlich sinken.
-
Wenn kurzfristig Geld benötigt wird – umgewandelte Beiträge stehen nicht zur freien Verfügung.
-
Wenn keine ausreichende Transparenz über Verträge und Leistungen besteht – das kann zu Unzufriedenheit führen.
Gehaltsumwandlung bei Firmenwagen, E-Bike und Jobrad
Die Gehaltsumwandlung muss nicht nur für die Altersvorsorge genutzt werden – auch Sachleistungen wie Firmenwagen, E-Bikes oder ein Jobrad lassen sich steuerlich optimiert in die Vergütung integrieren. Das steigert nicht nur die Attraktivität für Angestellte, sondern eröffnet Unternehmen zusätzliche Spielräume in der Entgeltoptimierung.
🚗 Firmenwagen: Klassiker der Gehaltsumwandlung
Ein Firmenwagen, der auch privat genutzt werden darf, gilt als sogenannter geldwerter Vorteil. Durch eine Barlohnumwandlung wird ein Teil des Bruttogehalts in die Sachleistung umgewandelt.
Regelung:
-
Versteuerung erfolgt i. d. R. pauschal nach der 1-%-Regel pro Monat (1 % des Bruttolistenpreises).
-
Zusätzlich: 0,03 % pro Kilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
-
Der Sachbezug mindert das auszahlbare Netto, kann aber für viele Mitarbeitenden attraktiver sein als eine klassische Gehaltserhöhung.
🚴♂️ E-Bike & Jobrad: Nachhaltig, modern und beliebt
Die Nachfrage nach Jobrädern boomt – ob E-Bike oder klassisches Fahrrad. Auch hier greift die Gehaltsumwandlung durch Überlassungsvertrag und monatliche Leasingraten, die vom Bruttogehalt abgezogen werden.
Vorteile für Mitarbeitende:
-
0,25 %-Regelung: Nur 0,25 % des Listenpreises müssen monatlich versteuert werden.
-
Steuerliche Vorteile durch reduzierte Sozialabgaben und Nettoverzicht.
-
Flexible Nutzung für Arbeitsweg und Freizeit.
Vorteile für Arbeitgeber:
-
Geringe Kosten durch Rahmenverträge mit Leasinganbietern
-
Attraktive Zusatzleistung zur Mitarbeiterbindung
-
Verbesserung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Nachhaltigkeitsbilanz
Was HR beachten sollte
Vertragliche Regelung:
-
Klare Vereinbarung zur Gehaltsumwandlung als Zusatz zum Arbeitsvertrag
-
Definition von Nutzung, Rückgabe, Wartung und Versicherung des Fahrzeugs/Fahrrads
-
Optionale Regelung zur Versteuerung im Krankheitsfall oder bei Elternzeit
Auswirkungen auf Gehalt & Abrechnung:
-
Reduziertes Bruttogehalt → geringere Sozialversicherungsbeiträge
-
Sachleistungen müssen in der Entgeltabrechnung korrekt verbucht werden
-
Beitragspflichten zur gesetzlichen Rentenversicherung beachten
Die Integration von E-Bike, Jobrad oder Firmenwagen über die Gehaltsumwandlung ist ein starkes Mittel, um zusätzliche Leistungen bereitzustellen – ohne das Netto-Gehalt übermäßig zu belasten. Für HR-Abteilungen bedeutet das: clevere Gestaltungsspielräume, motivierte Mitarbeitende und ein echter Beitrag zum modernen Arbeitgeberprofil.
Änderungen in der Entgeltabrechnung
Die Einführung einer Gehaltsumwandlung wirkt sich direkt auf die Entgeltabrechnung aus. Für HR-Abteilungen und Lohnbuchhaltung bedeutet das: präzise Umsetzung, korrekte Dokumentation und eine enge Zusammenarbeit mit dem Payroll-Team oder externen Lohnabrechnungsdienstleistern.
Was ändert sich konkret in der Abrechnung?
Wenn ein Teil des Bruttogehalts in betriebliche Altersvorsorge (bAV) oder Sachleistungen wie ein E-Bike umgewandelt wird, verändert sich die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts:
| Bisher | Nach Gehaltsumwandlung |
|---|---|
| 100 % Bruttogehalt | z. B. 92 % Bruttogehalt + 8 % bAV |
| Volle Steuer- & SV-Pflicht | Reduzierte Steuer- & SV-Pflicht |
| Netto abhängig vom Bruttogehalt | Netto reduziert – aber bAV-Leistung wächst |
Neue Lohnbestandteile korrekt abbilden
📌 Bruttoreduzierung:
Der umgewandelte Anteil darf nicht mehr steuer- oder SV-pflichtig abgerechnet werden – wichtig für die korrekte Meldung an Sozialversicherungsträger.
📌 Sachbezüge (z. B. Jobrad):
Diese gelten als geldwerter Vorteil und müssen je nach Art pauschal oder individuell versteuert werden.
📌 Zuschusspflicht des Arbeitgebers:
Ab 2019 gilt: Bei Entgeltumwandlung muss der Arbeitgeber 15 % Zuschuss leisten, wenn er Sozialabgaben spart – dies ist ebenfalls als eigener Lohnbestandteil zu führen.
📌 Ausweis auf der Gehaltsabrechnung:
Für Transparenz und Nachvollziehbarkeit müssen alle Posten (bAV, Zuschuss, Sachbezug etc.) klar getrennt aufgelistet sein.
Was HR-Teams beachten sollten
-
Systemanpassung: Lohnbuchhaltungssoftware oder HR-Tools müssen so konfiguriert sein, dass Umwandlungen korrekt abgebildet werden.
-
Kommunikation mit Mitarbeitenden: Klar und verständlich erklären, was sich beim Netto ändert, und welche Leistungen im Gegenzug entstehen.
-
Vertragsmanagement: Alle Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung sollten schriftlich dokumentiert werden – idealerweise mit einer nachvollziehbaren Übersicht im bAV Vertrag.
-
Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt: Änderungen in der Beitragsbemessungsgrundlage müssen korrekt übermittelt werden – insbesondere bei der gesetzlichen Rentenversicherung.
Die Entgeltumwandlung bringt viele Vorteile – aber nur, wenn die Abrechnung professionell und rechtssicher gestaltet ist. Unternehmen, die hier sauber arbeiten, schaffen Vertrauen in ihre bAV-Angebote und sparen langfristig Zeit, Geld und Nerven.
Fazit: Gehaltsumwandlung als strategisches Instrument für Unternehmen
Die Gehaltsumwandlung – ob zur betrieblichen Altersvorsorge, für ein Jobrad, ein E-Bike oder andere Sachleistungen – ist weit mehr als nur ein Steuertrick. Sie ist ein wirkungsvolles Mittel zur Entgeltoptimierung, zur Stärkung der Mitarbeiterbindung und zur Verbesserung der Work-Life-Balance Ihrer Belegschaft.
Für Arbeitgeber bietet sie die Chance, moderne und sozial ausgerichtete Vergütungssysteme zu gestalten – mit messbarem Mehrwert für Arbeitnehmer, Unternehmen und das gesamte Team.
-
Richtig eingesetzt, schafft die Gehaltsumwandlung Zufriedenheit, Loyalität und Zukunftssicherheit – und das mit vergleichsweise geringem Aufwand.
-
Transparente Kommunikation, saubere Verträge und eine fehlerfreie Entgeltabrechnung sind dabei die wichtigsten Erfolgsfaktoren.
Kurz gesagt: Wer als Unternehmen in die betriebliche Altersversorgung investiert, investiert nicht nur in Renten, sondern in ein zukunftsfähiges, stabiles und attraktives Arbeitsumfeld.
Häufig gestellte Fragen
-
Bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung (West) können steuer- und sozialabgabenfrei umgewandelt werden. Das entspricht ca. 3.624 Euro pro Jahr (Stand 2025). Weitere 4 % steuerfrei, aber SV-pflichtig, sind zusätzlich möglich.
-
-
Betriebliche Altersvorsorge (bAV)
-
E-Bike / Jobrad
-
Firmenwagen
-
Sachleistungen (z. B. Tankkarten, Essenszuschuss)
-
Barlohnumwandlung in steuerlich optimierte Zusatzleistungen
-
-
Für Arbeitnehmer mit mittlerem oder höherem Bruttogehalt, Berufseinsteiger, Sparer, und Unternehmen, die Mitarbeiterbindung fördern wollen. Weniger geeignet ist sie bei geringem Einkommen oder kurz vor Rentenbeginn.
