Werkkostenregeling: bereken zelf de onkostenvergoeding

Het begrijpen van de werkkostenregeling en hoe deze van toepassing is op jouw organisatie kan een waardevol instrument zijn om de financiële gezondheid te verzekeren en tegelijkertijd werknemers te ondersteunen.

In dit artikel gaan we dieper in op de werkkostenregeling. We bespreken alles van hoe je de vergoedingen die erbij horen berekend tot maximale vergoedingen die werkgevers kunnen bieden.

Lees voordat we verder gaan dit artikel voor informatie over wat de WKR zelf precies inhoudt en meer uitleg over de begrippen die we hier gaan bespreken.

Welke kosten vallen onder de werkkostenregeling?

Door gerichte vrijstellingen kunnen werkgevers met precisie bepaalde vergoedingen belastingvrij gebruiken. Kennis over welke kosten onder de gerichte vrijstellingen vallen is onmisbaar. Dus hier volgt een overzicht van de vergoedingen die hieronder vallen:

• Reiskosten: Werkgevers kunnen reiskosten onbelast vergoeden, zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke reizen.

• Kerstpakketten: Het verstrekken van kerstpakketten aan werknemers kan binnen de WKR vallen, zolang het binnen de vrije ruimte past.

• Telefoons: Als een werkgever een zakelijke telefoon aan een werknemer verstrekt, kan dit ook onbelast zijn, op voorwaarde dat het aantoonbaar zakelijk gebruik betreft.

• Studiekosten: Kosten voor opleidingen en studiematerialen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Werkgevers kunnen met de werkkostenregeling ook andere kosten, zoals intermediaire kosten—de kosten die een werknemer maakt namens zijn werkgever—gunstig regelen.

Hoeveel onkostenvergoeding mag een werkgever besteden?

Hoeveel je onbelast mag vergoeden, hangt af van de vrije ruimte in de werkkostenregeling.

In 2026 is de vrije ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% over het bedrag daarboven. Gaat het totaal aan vergoedingen daarboven, dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.

Bij een fiscale loonsom van € 400.000 is de vrije ruimte in 2026 dus € 8.000. Met 8 werknemers is dat gemiddeld € 1.000 per werknemer aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

Het bedrag kan variëren afhankelijk van de totale fiscale loonkosten van de werknemers en de specifieke regels die van toepassing zijn in dat jaar.

Limieten

De werkkostenregeling verplicht werkgevers om de beschikbare vrije ruimte te besteden aan werknemers. Werkgevers moeten daarbij wel voorkomen dat ze te vaak onbelast vergoedingen aanbieden. In dit geval zijn ze een eindheffing verschuldigd over het bedrag dat de limiet overschrijdt.

In het kort

• De werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee werkgevers onkostenvergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen aanbieden.

• Werkgevers kunnen kosten belastingvrij vergoeden of verstrekken binnen de vrije ruimte van de WKR.

• Vergoedingen zijn geldelijke bedragen die belastingvrij kunnen zijn als ze binnen de WKR-grenzen blijven.

• Het begrijpen van het verschil tussen vergoedingen en verstrekkingen is essentieel voor fiscale planning en naleving van de WKR-regels.

• Werkgevers moeten de WKR goed beheren en de fiscale regels volgen om boetes en extra belastingheffing te voorkomen.