Payroll

Bij payroll, of payrolling, werf je zelf je medewerkers, maar wordt een payrollbedrijf officieel hun werkgever. Jij bepaalt het werk, het salaris en de dagelijkse leiding. Het payrollbedrijf sluit de arbeidsovereenkomst, doet de loonadministratie en draagt de werkgeverslasten. Sinds 2020 hebben payrollmedewerkers recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als je eigen personeel.

Wat is payroll?

In het Nederlands is payroll de gangbare naam voor deze constructie. Jij bent de functionele werkgever: je geeft opdrachten en stuurt aan. Het payrollbedrijf is de juridische werkgever: de medewerker staat op zijn loonlijst en ontvangt zijn loonstrook. In het Engels betekent payroll iets anders, namelijk de salarisadministratie zelf. Een zoekopdracht als "hr en payroll" gaat dus meestal over personeels- en salarisadministratie, niet over deze constructie.

Hoe werkt payroll?

Je vindt zelf een geschikte kandidaat en spreekt functie, uren en salaris af. Daarna geef je het payrollbedrijf door welke arbeidsvoorwaarden je eigen medewerkers hebben; dat is verplicht, omdat de payrollmedewerker daar recht op heeft. Het payrollbedrijf neemt de medewerker in dienst en meldt die aan bij de Belastingdienst. Vanaf dat moment werkt de medewerker gewoon bij jou: jij roostert in en stuurt aan. Elke periode lever je de gewerkte uren, toeslagen en het verlof aan. Het payrollbedrijf betaalt het loon uit, draagt de loonheffing en premies af en stuurt jou een factuur.

Verschil tussen payroll en uitzendbureau

Het verschil zit in wie werft. Bij payroll doe je dat zelf. Een uitzendbureau zoekt de mensen voor je en brengt zo vraag en aanbod bij elkaar. In beide gevallen is het bureau de juridische werkgever en stuur jij op de werkvloer aan. Wat dat voor een uitzendkracht betekent, staat in een eigen lemma.

Payrolling en Wet arbeidsmarkt in Balans (WAB)

Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans van 2020 is payroll geen manier meer om goedkoper uit te zijn op arbeidsvoorwaarden. Volgens Ondernemersplein krijgen payrollmedewerkers minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die bij jou in dienst zijn, met dezelfde ontslagbescherming en een pensioenregeling. Jij moet het payrollbedrijf vooraf vertellen welke arbeidsvoorwaarden je eigen mensen hebben. Het voordeel van payroll zit sindsdien alleen nog in het uitbesteden van het werkgeverschap en de administratie.

Verschil tussen juridisch werkgeverschap en functioneel werkgeverschap

Het payrollbedrijf sluit de arbeidsovereenkomst, doet de loonadministratie, draagt loonheffing en premies af en betaalt het loon door bij ziekte. Jij geeft de instructies, zorgt voor een veilige werkplek en beslist over het werk van elke dag. Voor de medewerker betekent dat twee aanspreekpunten: jij voor het werk, het payrollbedrijf voor salaris en contract.

Wat kost payrolling?

Je betaalt het payrollbedrijf het brutoloon, de werkgeverslasten en een opslag voor de dienstverlening, meestal uitgedrukt als factor over het brutoloon. Wat er in die factor zit, verschilt per bedrijf. Vraag daarom expliciet of vakantiegeld, pensioenpremie, het risico bij ziekte en de kosten van ontslag erin zitten. Payroll is meestal duurder dan zelf iemand in dienst nemen. Voor een stabiel team loont zelf in dienst nemen dan ook vaker. Voor een tijdelijke piek of een bedrijf zonder eigen loonadministratie kunnen de meerkosten het waard zijn.

De voordelen van payroll

Voor jou als werkgever vooral minder administratie en minder risico bij ziekte en ontslag, terwijl je wel zelf kiest wie er komt. Voor de medewerker een contract met minimaal dezelfde voorwaarden als vaste collega's en een netjes geregeld salaris en pensioen.

De nadelen van payroll

Het kost meer dan zelf iemand in dienst nemen, en je hebt minder grip op de contractuele kant. De medewerker werkt elke dag bij jou maar is niet bij jou in dienst. Dat kan voelen als minder binding. Met vragen over salaris moet die bij een ander bedrijf aankloppen.

Aansprakelijkheid als inlener

Draagt het payrollbedrijf de loonheffingen of de btw niet af, dan kan de Belastingdienst jou als inlener aansprakelijk stellen. Dat heet inlenersaansprakelijkheid. Je beperkt dat risico door het payrollbedrijf om een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst te vragen en door het deel van de factuur dat voor loonheffingen en btw bedoeld is op de g-rekening van het payrollbedrijf te storten. Over dat deel kun je dan niet meer aansprakelijk worden gesteld. Een payrollbedrijf met een g-rekening en een recente verklaring is dus ook de veiligere keuze.

Payroll voor zzp'ers en freelancers

Ook iemand die zelfstandig opdrachten zoekt, kan zich laten verlonen via een payrollbedrijf. Die persoon is dan werknemer van het payrollbedrijf, met loonheffingen en werknemersverzekeringen. Payrollbedrijven noemen dat vaak verloning. Voor de opdrachtgever lijkt het op het inhuren van een freelancer. Juridisch is het een gewone payrollconstructie: het payrollbedrijf is de werkgever en factureert jou de uren.

In dienst via payroll: wat betekent het voor de werknemer?

Je contract, je loonstrook en je salaris komen van het payrollbedrijf, je werk en je collega's van het bedrijf waar je werkt. Ziekmelden gaat volgens de afspraken met het payrollbedrijf. Je hebt recht op minimaal dezelfde arbeidsvoorwaarden als collega's die rechtstreeks in dienst zijn en op dezelfde ontslagbescherming. Voor tijdelijke contracten gelden de gewone regels van de ketenregeling.

Wanneer past payrolling wel en niet?

Payroll past vaak bij een klein bedrijf dat een paar mensen wil aannemen zonder zelf een loonadministratie op te zetten, of bij een buitenlands bedrijf dat in Nederland nog geen werkgever wil worden. Het past minder goed bij een groeiend team waarvan je de administratie toch al zelf doet, of als je veel waarde hecht aan een directe band met je mensen.

Hoe werken HR en payroll samen?

Jouw HR doet de werving, de functieomschrijving, de begeleiding op de werkvloer en de planning. Het payrollbedrijf doet het contract, de loonadministratie en de afdrachten. De verbinding tussen beide zijn de uren: wat in jouw rooster en urenregistratie staat, bepaalt wat het payrollbedrijf uitbetaalt. Klopt dat niet, dan klopt de loonstrook ook niet.

Payroll, salarisadministratie en je urenregistratie

Shiftbase registreert de gewerkte uren, toeslagen en het verlof die naar je payrollbedrijf of salarispakket gaan. De loonbetaling zelf doet het payrollbedrijf of je salarissoftware. De juiste toeslag gaat mee in het loonrapport, dat je exporteert voor je payrollbedrijf. Doe je de loonadministratie zelf, dan gaan de uren via een koppeling naar salarissoftware zoals Nmbrs, AFAS of Loket. Hoe je tijdregistratie en payroll koppelt, staat in een apart artikel.