Wat is payrolling? Betekenis, werking, voor- en nadelen

 Payroll, of payrolling, komt steeds vaker voor bij Nederlandse werkgevers, maar er is veel verwarring over wat het precies inhoudt. In dit artikel lees je wat payrolling betekent, hoe de constructie werkt, wat de voordelen, nadelen en kosten zijn, en wat het verschil is met een uitzendbureau. Zo weet je of payrolling past bij jouw bedrijf. 

Wat is payroll?

Payroll is een dienstverlening waarbij een bedrijf de personeels- en salarisadministratie van zijn medewerkers uitbesteedt aan een payrollbedrijf. Het bedrijf werft en selecteert zelf de medewerkers en bepaalt de arbeidsvoorwaarden, terwijl het payrollbedrijf de loonadministratie, de afdracht van sociale premies en de arbeidsovereenkomsten overneemt.

Het kenmerk van payroll is dat het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt, terwijl jij als bedrijf de functionele werkgever blijft: de medewerker werkt onder jouw leiding en toezicht, maar staat op de loonlijst van het payrollbedrijf.

Verschil tussen payroll en uitzendbureau

Payrolling en uitzenden zijn allebei vormen van flexibele arbeid, maar verschillen op één belangrijk punt: wie het personeel werft. Bij payrolling doe je dat zelf en regelt het payrollbedrijf alleen de juridische en administratieve kant. Bij een uitzendbureau zorgt het bureau ook voor de werving en selectie.

In beide gevallen is niet jij, maar het payroll- of uitzendbureau de juridische werkgever die de loonadministratie, contracten en premies verzorgt. De dagelijkse aansturing op de werkvloer blijft bij jou.

De voordelen van payroll

Voor de werkgever:

• Minder administratie: het payrollbedrijf neemt loonadministratie en contracten over, zodat jij tijd houdt voor je kernactiviteiten.
• Minder risico: het juridisch werkgeverschap en de risico's bij ziekte en ontslag liggen bij het payrollbedrijf.
• Flexibiliteit: je kunt sneller op- en afschalen zonder zelf de administratieve lasten te dragen.

Voor de werknemer:

• Gelijke rechten: payrollmedewerkers hebben recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en cao als vaste medewerkers (WAB).
• Zekerheid: het loon wordt op tijd uitbetaald en het pensioen is geregeld via het payrollbedrijf.

De nadelen van payroll

Voor de werkgever:

• Hogere kosten: payrolling is doorgaans duurder dan zelf personeel in dienst nemen, vooral voor kleine bedrijven.
• Minder grip: je hebt minder directe controle over de administratieve en contractuele kant van het dienstverband.

Voor de werknemer:

• Minder binding: de medewerker is niet in dienst van het bedrijf waar hij werkt, wat de band met het team kan verzwakken.
• Soms minder secundaire voorwaarden: afhankelijk van het payrollbedrijf kunnen extra's zoals opleidingsbudget beperkter zijn.

Wat kost payrolling?

Bij payrolling betaal je het payrollbedrijf een vergoeding die bestaat uit het brutoloon van de medewerker, de werkgeverslasten en een opslag voor de dienstverlening. Die opslag wordt meestal uitgedrukt als een factor over het brutoloon.

De totale kosten liggen daardoor hoger dan wanneer je iemand zelf in dienst neemt. Wat je terugkrijgt: het payrollbedrijf neemt het juridisch werkgeverschap, de salarisadministratie, de loonheffingen en het risico bij ziekte en ontslag over. Voor werkgevers die snel willen op- of afschalen kan dat de meerkosten waard zijn; voor een stabiel personeelsbestand is zelf in dienst nemen meestal goedkoper. Vraag altijd offertes op bij meerdere payrollbedrijven en let op wat wel en niet in de factor zit (vakantiegeld, pensioen, verzuimrisico, reserveringen).

Verschil tussen juridisch werkgeverschap en functioneel werkgeverschap

Bij payrolling worden de twee kanten van het werkgeverschap gesplitst. Het payrollbedrijf is de juridische werkgever: het verzorgt de loonadministratie, draagt sociale premies af, stelt de arbeidsovereenkomst op en is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving. Het inlenende bedrijf is de functionele werkgever: het geeft instructies, stuurt aan op de werkvloer en houdt toezicht.

Binnen het juridisch werkgeverschap onderscheid je nog de formele werkgever (het payrollbedrijf) en de materiële werkgever (het inlenende bedrijf, waar de werknemer feitelijk werkt).

Payrolling en Wet arbeidsmarkt in Balans (WAB)

 Sinds de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) uit 2020 hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en dezelfde cao als medewerkers die rechtstreeks bij het inlenende bedrijf in dienst zijn. Het payrollbedrijf moet daarnaast een adequate pensioenregeling aanbieden en de loondoorbetaling garanderen bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. De WAB maakte zo een einde aan het verschil in rechtspositie tussen payrollkrachten en vaste medewerkers. 

Hoe werken HR en payroll samen?

Bij payrolling verdelen HR en het payrollbedrijf de taken. HR (bij het inlenende bedrijf) doet de werving en selectie, stelt functiebeschrijvingen op en begeleidt de medewerkers op de werkvloer. Het payrollbedrijf verzorgt de loonadministratie, de arbeidsovereenkomsten, de afdracht van sociale premies en het bijhouden van verlof- en ziektedagen. Goede afstemming tussen beide zorgt dat de payrollmedewerkers correct en op tijd worden betaald volgens de geldende cao.

Payroll, salarisadministratie en je urenregistratie

Of je nu met payrolling werkt of je personeel zelf in dienst hebt: de basis van een correcte loonverwerking is een kloppende urenregistratie. Shiftbase is geen payrollbedrijf en geen salarispakket, maar levert de gewerkte uren, toeslagen en verlofgegevens die naar je payrollbedrijf of salarispakket gaan. Werk je met een payrollconstructie, dan geef je de geregistreerde uren door aan het payrollbedrijf. Voer je de loonadministratie zelf of via een salarispakket, dan koppelt Shiftbase met onder andere Nmbrs, Loket, Exact en AFAS. Lees ook hoe je tijdregistratie en payroll koppelt.

Met Shiftbase:

• Registreer gewerkte uren, toeslagen en verlof op één plek in je Shiftbase-account
• Lever correcte uren aan je payrollbedrijf of exporteer ze naar je salarispakket

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen