Reiskostenvergoeding: Alles wat je moeten weten

Wat is een reiskostenvergoeding precies?

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding die je als werkgever aan je medewerkers kunt geven voor de kosten die zij maken om van huis naar werk te reizen. Of iemand nu met de eigen auto, fiets, OV-kaart, taxi of zelfs lopend reist – er kunnen kosten aan verbonden zijn. Denk aan benzine, treinabonnementen of parkeerkosten. Een deel van die kosten mag je belastingvrij vergoeden, tot een maximum van € 0,23 per kilometer (2025).

Wist je dat de vergoeding eerst €0,21 per kilometer was? Hij is met €0,02 cent omhoog gegaan!

Deze vergoeding voor woon-werkafstand is dus bedoeld om de medewerker tegemoet te komen in de uitgaven die hij of zij maakt om op de vaste werkplek te komen. Je kunt daarbij kiezen voor een vaste vergoeding of vergoeding op basis van declaraties, afhankelijk van het aantal reisdagen of de manier van reizen.

Hebben werknemers altijd recht op een reiskostenvergoeding?

Een reiskostenvergoeding is in veel gevallen gebruikelijk, maar niet automatisch wettelijk verplicht. Als werkgever ben je alleen verplicht om reiskosten te vergoeden wanneer dit expliciet is afgesproken in de cao, het arbeidscontract of een andere schriftelijke overeenkomst. Staat het daarin genoemd? Dan dient de werkgever deze vergoeding ook daadwerkelijk uit te keren.

Voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke reiskosten mag je in 2025 een onbelaste kilometervergoeding geven tot maximaal € 0,23 per kilometer. Dit geldt bijvoorbeeld voor reizen met een eigen vervoermiddel zoals een auto of fiets. Let op: kies je voor een hogere vergoeding, dan is het meerdere belastbaar loon.

Recht op een onbelaste reiskostenvergoeding? Zo check je het

Niet elke werknemer heeft standaard recht op een onbelaste reiskostenvergoeding. Of je er recht op hebt, hangt af van wat er binnen het bedrijf is afgesproken. Volg deze stappen om duidelijkheid te krijgen:

1. Check de cao of het arbeidscontract

Staat er in de collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidscontract iets over een reiskostenvergoeding? Dan dient je werkgever zich daaraan te houden. Vaak is de vergoeding gekoppeld aan het aantal reisdagen of een vaste werkplek.

2. Bekijk de bedrijfsregeling

Sommige bedrijven hebben eigen afspraken vastgelegd in een bedrijfsregeling of personeelsreglement. Daarin staat of reiskosten belastingvrij vergoed worden, en wat de voorwaarden zijn. Vraag de HR-afdeling om deze informatie, als je het niet zeker weet.

3. Maak afspraken tijdens het sollicitatiegesprek

Zijn er geen bestaande afspraken? Dan kun je tijdens het sollicitatiegesprek over de vergoeding van woon-werkafstand of zakelijke reiskosten onderhandelen. Zet de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast, bijvoorbeeld in je contract of per e-mail.

Wanneer heeft een werknemer géén recht op reiskostenvergoeding?

Niet elke werknemer komt automatisch in aanmerking voor een reiskostenvergoeding. In deze situaties hoef je als werkgever geen vergoeding uit te keren:

1. Geen afspraken in cao of arbeidscontract

Als er geen sprake is van een cao, bedrijfsregeling, of duidelijke schriftelijke afspraken tussen jou en je medewerker, ben je niet verplicht om reiskosten te vergoeden.

2. Korte woon-werkafstand

Bij een afstand van minder dan 10 kilometer tussen het huis van de medewerker en de vaste werkplek, is het gebruikelijk dat er geen vergoeding wordt verstrekt. Deze grens komt ook terug in de regels van de Belastingdienst.

3. Alternatief: reisaftrek bij openbaar vervoer

Ontvangt de medewerker geen vergoeding en reist hij of zij met een OV-kaart? Dan kan er onder bepaalde voorwaarden mogelijk gebruikgemaakt worden van de reisaftrek openbaar vervoer via de belastingaangifte. Dit geldt alleen als de reisafstand minimaal 10 kilometer is.

Reiskostenvergoedingen per vervoermiddel

Als werkgever kun je een reiskostenvergoeding geven ongeacht het vervoermiddel waarmee je medewerker naar het werk reist. Of het nu gaat om de eigen auto, fiets, OV jaarkaart, of zelfs carpoolen – in veel gevallen mag je deze kosten belastingvrij vergoeden tot € 0,23 per kilometer (2025). Hieronder lees je wat er per vervoersvorm geldt.

🚆 Openbaar vervoer

Reist je medewerker met de trein, bus, tram of metro? Dan kun je kiezen uit twee opties:

• Je vergoedt de werkelijk gemaakte kosten op basis van overgelegde reisbewijzen, of

• Je geeft een kilometervergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer, afhankelijk van de route en reistijd.

Let op: reisaftrek via de belastingaangifte is alleen van toepassing als er geen vergoeding wordt verstrekt en de afstand minimaal 10 kilometer bedraagt.

🚲 Fiets

Voor werknemers die fietsen, mag je tot € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden, ongeacht het soort fiets. Dit geldt ook voor een e-bike of speed pedelec. De woon-werkafstand wordt meestal berekend op basis van de kortste weg tussen huis en kantoor.

🚗 Auto

Bij reizen met een eigen auto geldt ook de gebruikelijke vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer. Dit bedrag geldt voor enkel de directe afstand tussen huis en de vaste werkplek. Rijdt iemand om, dan valt dat buiten de belastingvrije ruimte, tenzij dat zakelijk verantwoord is.

🤝 Carpoolen

Carpoolen is een populaire optie onder collega’s. Er zijn hierbij twee scenario’s:

1. In overleg met de werkgever:
   De chauffeur krijgt tot € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoed – inclusief de kilometers die worden omgereden om collega’s op te halen. De passagiers hebben dan geen recht op een aparte vergoeding van hun werkgever, omdat er al vervoer wordt aangeboden.

2. Zonder overleg met de werkgever:
   Iedereen kan dan een vergoeding krijgen, maar alleen voor de kilometers tussen huis en de werkplek. De extra kilometers voor omrijden zijn in dat geval niet vergoedbaar.

Let op: het is slim om dit goed vast te leggen in een bedrijfsregeling of per werknemer. Zo voorkom je vragen bij de loonbelasting of bij een controle van de rittenadministratie.

Maximale reiskostenvergoeding per afstand

Er bestaat geen wettelijk maximum voor de afstand waarover je als werkgever een reiskostenvergoeding mag toekennen. Je bepaalt dus zelf of je de volledige woon-werkafstand belastingvrij wilt vergoeden, of slechts een deel. Binnen de huidige regels mag je tot € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden, ongeacht het aantal kilometers.

Sommige werkgevers kiezen ervoor om alleen de kilometers boven de eerste 10 kilometer te vergoeden. Dit is geen wettelijke afspraak, maar eerder een keuze binnen de eigen bedrijfsregeling. Maak hierover duidelijke afspraken met je medewerker, zeker als er sprake is van hoge brandstofkosten, langere reistijd of andere omstandigheden die een hogere vergoeding rechtvaardigen.

Het uitgangspunt is: je mag vergoeden wat je wilt, zolang je binnen de grenzen van de werkkostenregeling blijft. Gaat de vergoeding daarbovenuit? Dan valt het extra bedrag onder het loon en betaal je er loonbelasting over.

Reiskostenvergoeding voor werkgevers: wat moet je weten?

Als werkgever wil je voldoen aan de regelgeving, onnodige loonbelasting vermijden en je medewerkers eerlijk tegemoetkomen. Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen én praktische tips voor het verwerken van reiskostenvergoeding binnen jouw organisatie.

Moet je als werkgever een reiskostenvergoeding uitbetalen?

Een reiskostenvergoeding is niet wettelijk verplicht, tenzij deze is vastgelegd in de cao, een arbeidscontract of interne bedrijfsregeling. Staat het erin? Dan dient de werkgever zich eraan te houden.

Is er geen regeling? Dan mag je als ondernemer zelf kiezen:

• Een vaste vergoeding per maand,

• Een vergoeding per gereden kilometer,

• Of géén vergoeding – zolang dat vooraf duidelijk is en juridisch houdbaar.

Let wel: belastingvrij vergoeden mag tot een maximum van € 0,23 per kilometer (2025), ongeacht het vervoermiddel.

Hoe bereken je hoeveel een werknemer reiskostenvergoeding krijgt?

De berekening hangt af van de gebruikelijke weg tussen de woon- of verblijfplaats en de vaste werkplek van je medewerker. Dit is niet per se de kortste route, maar de route die normaal gesproken het meest logisch is qua reistijd – bijvoorbeeld via de snelweg.

Gebruik onderstaande formule voor een vaste maandelijkse vergoeding bij een fulltime dienstverband:

Maandvergoeding = € 0,23 x woon-werkafstand (in km) x 2 x 214 / 12

Deze berekening gaat uit van een voltijdwerker met 214 werkdagen per kalenderjaar. Rijdt iemand maar een paar dagen per week of reist die gedeeltelijk met een ander vervoermiddel, dan moet je de vergoeding hierop aanpassen. Houd dit ook bij in de rittenadministratie.

Reiskostenvergoeding en de 128-dagenregeling

Wil je als werkgever een vaste reiskostenvergoeding belastingvrij uitkeren? Dan kun je gebruik maken van de zogeheten 128-dagenregeling van de Belastingdienst. Deze regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen zonder dat je elke rit hoeft bij te houden in een rittenadministratie.

De regeling werkt als volgt:
Reist een medewerker op minimaal 128 dagen per kalenderjaar tussen huis en de vaste werkplek? Dan mag je ervan uitgaan dat die medewerker ook op 214 werkdagen per jaar naar werk reist. Zo kun je dus een vaste maandelijkse vergoeding toekennen, gebaseerd op de gebruikelijke woon-werkafstand, zonder gedetailleerde rittenregistratie.

Praktisch voorbeeld:

Een medewerker die 3 dagen per week naar kantoor komt (en dus uitkomt op 156 dagen per jaar), valt binnen de regeling. Je mag hem of haar dan een vaste vergoeding geven alsof er 214 dagen zijn gereisd – zolang de afstand voldoet aan de voorwaarden.

Let op: gebruik je deze regeling, dan moet je dit goed vastleggen in je bedrijfsregeling en altijd dezelfde methode toepassen voor vergelijkbare situaties.

Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Werk je medewerker (gedeeltelijk) thuis? Dan kun je in plaats van een reiskostenvergoeding ook een thuiswerkvergoeding aanbieden. Sinds 1 januari 2022 geldt er een belastingvrije vergoeding voor thuiswerken. Deze is bedoeld om kosten te dekken zoals elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

In 2025 mag je maximaal € 2,35 per thuiswerkdag belastingvrij vergoeden. Wil je een hoger bedrag geven? Dat kan, maar het meerdere wordt dan aangemerkt als belastbaar loon, tenzij je het onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Let op: je mag niet op één dag én een reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding geven, tenzij de medewerker op een dag zowel naar kantoor reist als deels thuiswerkt. Maak daarom duidelijke afspraken per werkdag en leg deze vast in je bedrijfsregeling of in het arbeidscontract.

Gratis reiskostenvergoeding berekenen: zo doe je dat eenvoudig

Wil je weten hoeveel reiskostenvergoeding je jouw medewerkers kunt geven? Dan is het slim om een handige rekentool te gebruiken. Met zo’n calculator bereken je het maandelijkse bedrag op basis van het aantal reisdagen, de woon-werkafstand in kilometers en het maximale belastingvrije tarief van € 0,23 per kilometer (2025).

Zo voorkom je dat je te veel of te weinig vergoedt, en zorg je ervoor dat je binnen de regels van de belastingvrije ruimte blijft. Bovendien helpt het je om de vergoeding per medewerker op een eerlijke en consistente manier toe te passen.

Er zijn verschillende tools die je hiervoor kunt gebruiken:

• De rekenhulp van de Belastingdienst voor een snelle berekening

Conclusie

Een reiskostenvergoeding is een praktische én vaak belastingvrije manier om werknemers tegemoet te komen in de kosten die zij maken voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Of het nu gaat om reizen met de auto, trein of fiets: goede afspraken voorkomen verrassingen en misverstanden.

Zorg dat je de hoogte van de vergoeding duidelijk vastlegt in het arbeidscontract of een bedrijfsregeling, en houd waar nodig een rittenadministratie bij. Zo voldoe je aan de fiscale regels en voorkom je vragen achteraf.

Werk je met een systeem voor urenregistratie, personeelsplanning of verlofregistratie zoals Shiftbase? Dan kun je eenvoudig per medewerker de reisdagen registreren, vaste vergoedingen instellen en alles netjes administreren.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen