Reiskostenvergoeding

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding van de werkgever voor de kosten die een medewerker maakt om naar zijn werk te reizen, of voor zakelijke reizen. In 2026 mag je € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden. Verplicht is een reiskostenvergoeding alleen als het in de cao of de arbeidsovereenkomst staat. Voor winkels onder de cao retail non-food wordt hij dat per 1 januari 2027.

Wat is een reiskostenvergoeding precies?

De reiskostenvergoeding dekt de kosten van woon-werkverkeer en van reizen voor het werk. Tot € 0,25 per kilometer betaal je er geen loonheffing over, ongeacht hoe de medewerker reist: met de auto, de fiets, te voet of met het openbaar vervoer. Reist iemand met het openbaar vervoer, dan mag je in plaats daarvan ook de werkelijke kosten van de vervoerbewijzen onbelast vergoeden. Rijdt een medewerker op een fiets van de zaak, dan vergoed je voor de ritten op die fiets geen kilometers.

Het bedrag was in 2025 nog € 0,23. Het kabinet verhoogde het met een beleidsbesluit van 21 mei 2026 naar € 0,25, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Wat je per kilometer meer betaalt, is loon, tenzij je het aanwijst in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Meer over het bedrag per kilometer lees je bij de wettelijke kilometervergoeding.

Hebben werknemers altijd recht op een reiskostenvergoeding?

Een wettelijk recht op reiskostenvergoeding bestaat niet. Je moet hem betalen als het in de cao, de arbeidsovereenkomst of een personeelsregeling staat. Geef je een vergoeding, dan moet een parttimer naar rato hetzelfde krijgen als een fulltimer, en een medewerker met een tijdelijk contract hetzelfde als een vaste collega.

Een minimumafstand voor een onbelaste vergoeding is er niet. Ook voor 3 kilometer mag je € 0,25 per kilometer geven. De grens van 10 kilometer die je vaak tegenkomt, komt uit twee andere regels: de reisaftrek voor openbaar vervoer in de aangifte inkomstenbelasting, en de drempel in de cao retail non-food.

Reiskostenvergoeding in de retail en de horeca

De cao retail non-food 2026–2027 maakt de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer verplicht vanaf 1 januari 2027. De medewerker krijgt dan € 0,19 per kilometer. Je telt vanaf 10 kilometer enkele reis en tot maximaal 40 kilometer enkele reis, en je bepaalt de afstand bij indiensttreding met de routeplanner van de ANWB, via de kortste route. Het vervoermiddel maakt niet uit.

Heeft je bedrijf al een eigen regeling, dan mag je die houden. Is die op 1 januari 2026 minder gunstig dan de cao, dan vraag je dispensatie aan bij de Sociale Commissie Retail Non-Food. Omdat € 0,19 onder de fiscale grens van € 0,25 ligt, is het hele cao-bedrag onbelast. Meer over deze cao lees je bij cao retail non-food.

De horeca-cao 2025–2026 regelt geen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. In de horeca heeft een medewerker er alleen recht op als het in zijn arbeidsovereenkomst of in een regeling van het bedrijf staat.

Reiskostenvergoedingen per vervoermiddel

Bij carpoolen hangt het af van wie het regelt. Laat jij als werkgever een medewerker collega's ophalen, dan mag je de bestuurder € 0,25 per kilometer geven over de hele rit, ook de omrijkilometers, en krijgen de meerijders geen onbelaste vergoeding. Carpoolen medewerkers op eigen initiatief, dan mag je iedereen € 0,25 per kilometer geven over zijn eigen woon-werkafstand, maar niet over de kilometers die de bestuurder omrijdt.

Hoe bereken je hoeveel een werknemer reiskostenvergoeding krijgt?

Je kunt per gereisde dag vergoeden of een vaste vergoeding per maand geven. Per dag is het eenvoudigst: het aantal gereisde dagen maal de woon-werkafstand heen en terug maal het bedrag per kilometer. Een vaste vergoeding scheelt administratie, maar dan moet je met de regels van de Belastingdienst rekenen.

Voor een vaste vergoeding reken je bij een vijfdaagse werkweek met 214 reisdagen per jaar:

Maandvergoeding = € 0,25 × woon-werkafstand × 2 × 214 ÷ 12

Bij 15 kilometer enkele reis is dat € 0,25 × 15 × 2 × 214 ÷ 12 = € 133,75 per maand.

Reiskostenvergoeding en de 128-dagenregeling

Een vaste vergoeding op basis van 214 dagen mag alleen als de medewerker op minstens 128 dagen per jaar naar dezelfde vaste werkplek reist. Die getallen gelden voor een vijfdaagse werkweek. Werkt iemand minder dagen, dan gaan beide getallen naar rato omlaag:

Een medewerker die 3 dagen per week reist, krijgt dus een vaste vergoeding over 128,4 dagen, niet over 214. Is iemand langer dan zes weken achter elkaar afwezig, bijvoorbeeld door ziekte, verlof of thuiswerken, dan mag de vaste vergoeding tot die zes weken doorlopen en moet je hem daarna aanpassen. Hetzelfde geldt als de woon-werkafstand of het aantal reisdagen per week verandert.

Reiskostenvergoeding bij wisselende roosters

Voor medewerkers met een wisselend rooster, zoals oproepkrachten en flexwerkers in de horeca en de retail, past een vaste vergoeding slecht. Het aantal reisdagen schommelt per maand, en wie het ene kwartaal vier dagen per week werkt en het volgende één, haalt de grens van de 128-dagenregeling niet altijd. Vergoed daarom per dag waarop iemand werkelijk heeft gewerkt.

Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Voor een thuiswerkdag mag je in 2026 € 2,45 onbelast vergoeden. Per dag kies je één van de twee: reiskosten of thuiswerken. Werkt iemand 's ochtends thuis en reist hij daarna naar kantoor, dan geef je voor die dag ook maar één vergoeding, en je mag per dag kiezen welke. Beide mag alleen als de medewerker die dag naar een ander adres reist dan zijn vaste werkplek, bijvoorbeeld naar een klant.

Belasting over de reiskostenvergoeding

Tot € 0,25 per kilometer is de reiskostenvergoeding onbelast. Betaal je meer, dan is het meerdere loon waarover de medewerker loonheffing betaalt. Je kunt het meerdere ook aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, kost dat niets extra. Hoe groot je vrije ruimte is, staat bij werkkostenregeling berekenen.

Reisdagen bijhouden in Shiftbase

Voor een vergoeding per gewerkte dag heb je per medewerker het aantal diensten nodig, en voor een vaste vergoeding moet je kunnen laten zien dat iemand de 128 dagen haalt. In Shiftbase staan de gewerkte diensten per medewerker in de urenregistratie. Je exporteert de loongegevens als Excel of CSV, inclusief eigen velden uit de urenregistratie, of laat Nmbrs, AFAS of Loket ze via de koppeling uitlezen. De vergoeding zelf rekent je salarispakket uit. Meer over de aanlevering lees je bij salarisadministratie.