Onkostennota template: grip op werkgeversuitgaven

Wat zijn onkosten?

Onkosten zijn uitgaven die gemaakt worden bij het uitvoeren van werkzaamheden. Voorbeelden van onkosten zijn "normale kosten", zoals de aanschafprijs van kantoorbenodigdheden en standaard zakelijke uitgaven. Daarnaast kunnen andere onkosten, zoals kosten voor technologische upgrades en trainingssessies voor werknemers, ook onderdeel zijn van de onkosten die bedrijven vergoeden.

Soorten onkostenvergoedingen

Binnen onkosten zelf zijn er verschillende categorieën:

• Vaste (forfaitaire) onkostenvergoedingen
• Per diem vergoedingen
• Vergoedingen van gemaakte kosten

Vaste vergoedingen

Bij vaste vergoedingen—ook wel forfaitaire vergoedingen genoemd—dekt de werkgever verschillende kosten in één keer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een vast bedrag voor verblijf en maaltijden gedurende een specifieke periode.

Het handige van vaste vergoedingen is dat de werknemer niet alle bonnetjes hoeft te bewaren, en de werkgever niet alle bonnetjes hoeft te controleren, wat iedereen een hoop tijd en moeite bespaard. Dit neemt niet weg dat het alsnog handig is om deze bedragen netjes bij te houden voor je administratie.

Per diem vergoedingen

Dit is wanneer een werkgever ervoor kiest om vergoedingen op dagelijkse basis uit te keren. Dit is ideaal voor werknemers die vaak reizen voor hun werk. Er zijn bepaalde regels voor per diem vergoedingen vastgesteld door CAO-Rijk, met betrekking tot verschillende reismethoden. Over deze regels kun je hier meer lezen.

Vergoedingen van gemaakte kosten

Het kan gebeuren dat werknemers kosten maken en alleen die specifieke kosten declareren. Stel dat een van je administratieve medewerkers zelf—op eigen kosten—kantoorbenodigdheden heeft aangeschaft. In dat geval kan de werknemer de bonnetjes aan de werkgever overleggen, en een vergoeding krijgen voor de gemaakte kosten.

Een ander voorbeeld is wanneer een werknemer een treinkaartje koopt voor een externe zakelijke bijeenkomst. In zo'n geval kan de werknemer de factuur van het treinkaartje indienen om de gemaakte kosten vergoed te krijgen.

Hoe zit het met belasting?

Onkostenvergoedingen worden in termen van belastingen opgedeeld in belaste en onbelaste vergoedingen.

Belaste onkostenvergoedingen

Bij belaste onkostenvergoedingen worden er premies voor de volks- en werknemersverzekeringen ingehouden. Dit type vergoeding wordt beschouwd als een alternatieve vorm van loon. Onbelaste onkostenvergoedingen zijn echter veel gebruikelijker.

Onbelaste onkostenvergoedingen

Onbelaste onkostenvergoedingen worden ook wel vrijgestelde vergoedingen genoemd. Deze zijn—zoals de naam al zegt— niet onderhevig aan loonbelasting en premies. Dit komt doordat deze vergoedingen niet worden meegerekend bij het loon, en als belangrijk worden beschouwd voor werknemers om hun taken uit te voeren.

Wanneer een werknemer bijvoorbeeld wordt vergoed voor een noodzakelijke dienstreis, zijn de kosten voor deze reis vrijgesteld van belasting. Ook kan het voorkomen dat een werknemer één dag per week thuis werkt om drukte op kantoor te vermijden. In dat geval kan de werknemer een vergoeding voor thuiswerk ontvangen, die ook onbelast is.

Deze vergoedingen vallen onder de werkkostenregeling (WKR). De vrije ruimte, oftewel het onbelaste bedrag dat mag worden besteed, is vastgesteld op maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Klik hier om de details van deze regeling te bekijken.

Onkostenvergoedingsbeleid

Om werknemers te ondersteunen en hen in staat te stellen deze onkosten te dekken, roepen veel werkgevers een onkostenvergoedingsbeleid in het leven. Dit beleid biedt richtlijnen en procedures voor de onkostenvergoeding die de werknemer krijgt, en de onkosten die ze maken tijdens de uitvoering van hun taken.

Het kan bijvoorbeeld een vastgesteld bedrag per gereisde kilometer omvatten of een vergoeding voor maaltijden tijdens zakenreizen.

Met een onkostenvergoedingsbeleid kunnen werknemer hun gemaakte uitgaven voldoen, wat bijdraagt aan een soepel verloop van hun werkzaamheden. Ook kan er in het beleid een maximumbedrag voor onkostenvergoedingen zijn vastgesteld.

Werknemers moeten weten welke kosten wel en niet worden gedekt, welke procedures moeten worden gevolgd bij het declareren van onkosten, en welke documentatie nodig is om de vergoeding te rechtvaardigen.

Het aanbieden van een helder en consistent onkostenvergoedingsbeleid bevordert transparantie en vertrouwen tussen werkgevers en werknemers.

Onkostenvergoeding in het kort

• Onkosten zijn uitgaven die door werknemers worden gedaan tijdens werkzaamheden—reiskosten, vergadermaaltijden, kantoorbenodigdheden, en meer.
  
  
• Onkosten zijn onder te verdelen in vaste (forfaitaire) vergoedingen, per diem vergoedingen, vergoedingen van gemaakte kosten.
  
  
• Onkostenvergoedingen zijn te verdelen in belaste vergoedingen met premies voor verzekeringen en onbelaste vergoedingen.
  
  
• In een goed onkostenbeleid staan richtlijnen voor werknemersvergoedingen. Een duidelijk beleid bevordert transparantie en vertrouwen tussen werkgever en werknemers.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen