Efficiënt werven met ATS (Applicant Tracking System)

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 20 oktober 2023
Efficiënt werven met ATS

Als HR-manager weet je waarschijnlijk hoe lastig het kan zijn om een groeiend aantal sollicitaties te beheren en te volgen. Het gebruik van een Applicant Tracking System ATS kan deze uitdaging aanzienlijk verminderen en tegelijkertijd het proces efficiënter en gestroomlijnder maken.

In dit artikel zullen we de voordelen van ATS voor bedrijven bespreken, en hoe ze je kunnen helpen om het wervingsproces te optimaliseren. We zullen ook kijken naar de beperkingen van deze systemen en hoe je het beste ATS voor jouw bedrijf kunt selecteren.

Verder zullen we enkele handige werkwijzen voor het implementeren van ATS-software bespreken, die je kunnen helpen om verder te denken dan traditionele vacaturesites en om nauwkeuriger en efficiënter te zoeken naar gekwalificeerde kandidaten.

Wat is een applicant tracking system (ATS)?

Een ATS systeem is recruitment software dat wordt gebruikt om het proces van het vinden, screenen en beheren van sollicitanten met een specifiek aantal jaar ervaring te vereenvoudigen. Het is ontworpen om HR-afdelingen en recruiters te helpen bij het stroomlijnen van het wervingsproces, waardoor het makkelijker wordt om kandidaten te vinden en te beoordelen.

ATS stelt bedrijven in staat om het volledige wervingsproces van begin tot eind te beheren, van het plaatsen van vacatures tot het bijhouden van sollicitaties en het screenen van kandidaten. Het kan ook nuttig zijn voor het beheren van interne vacatures, het bijhouden van de status van sollicitanten en het creëren van rapporten over het wervingsproces.

Een van de belangrijkste voordelen van ATS is dat het de tijd die nodig is om geschikte kandidaten te vinden en te screenen, aanzienlijk kan verminderen. De selectie software biedt ook een meer gestructureerd en geautomatiseerd proces, waardoor de kans op menselijke fouten wordt verkleind. Bovendien kunnen ATS-systemen helpen bij het efficiënt beheren van communicatie met kandidaten en het creëren van een positieve candidate experience.

ATS is geen CRM

Hoewel een ATS en Customer Relationship Management (CRM) systemen enkele overeenkomsten hebben, zijn ze ontworpen voor verschillende doeleinden. Een ATS is specifiek ontworpen om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. Aan de andere kant is een CRM gericht op het beheren van klantrelaties. Het helpt bedrijven om klantgegevens op één centrale locatie op te slaan en te organiseren, zoals contactinformatie, communicatiegeschiedenis, aankoopgeschiedenis en meer. 

Wie gebruikt een ATS?

Een ATS wordt voornamelijk gebruikt in verschillende industrieëen door HR-afdelingen van bedrijven en personeelsbureaus.

HR-afdelingen van bedrijven

Bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers moeten vaak een groot aantal sollicitaties verwerken. Het gebruik van ATS-software maakt het mogelijk om deze sollicitaties efficiënter te beheren en te screenen. Hierdoor kunnen HR-afdelingen zich richten op andere belangrijke taken, zoals het interviewen van kandidaten en het selecteren van de juiste persoon voor de baan.

Personeelsbureau

Personeelsbureaus maken ook veelvuldig gebruik van ATS systemen om het wervingsproces voor hun klanten te stroomlijnen. Deze bureaus kunnen vaak honderden sollicitaties per week ontvangen, en een ATS kan hen helpen om deze sollicitaties snel te beoordelen en de meest gekwalificeerde kandidaten voor te dragen aan hun klanten.

Door gebruik te maken van ATS-software kunnen HR-afdelingen van bedrijven en personeelsbureaus tijd en geld besparen en hun wervingsproces efficiënter en gestroomlijnder maken.

Hoe werkt een ATS?

Het ATS proces verloopt als volgt:

Vacatures plaatsen: Het proces begint met het plaatsen van vacatures op diverse kanalen, zoals jobboards, de bedrijfswebsite en social media.

Sollicitaties ontvangen: Kandidaten reageren op de vacatures door hun cv en sollicitatiebrief te versturen via een online sollicitatieformulier of door het te mailen naar de contactpersoon.

Sollicitatiescreening: Zodra de sollicitaties zijn ontvangen, wordt de ATS-software gebruikt om deze te screenen en te evalueren op basis van de vooraf gedefinieerde criteria. Dit proces helpt recruiters om de meest geschikte kandidaten voor de volgende ronde van het sollicitatieproces te selecteren.

Interviews plannen: ATS-software maakt het gemakkelijk om interviews te plannen door kandidaatgegevens te integreren met agenda's en e-mailsystemen.

Kandidaatbeoordeling: Na afloop van de interviews kan ATS-software worden gebruikt om de prestaties van kandidaten te beoordelen en te vergelijken met de vooraf gedefinieerde criteria.

Aanbod: Als een kandidaat wordt geselecteerd voor de functie, kan de ATS-software worden gebruikt om het aanbodproces te beheren en contracten op te stellen.

Het gebruik van ATS-software maakt het hele wervingsproces efficiënter en gestroomlijnder, waardoor bedrijven tijd en geld kunnen besparen. Bovendien stelt het hen in staat om een positieve candidate experience te creëren en de beste kandidaten voor de functie te selecteren.

De voordelen van ATS

Editor holding tablet and smiling as team works behind her against profile pictures-1

Een ATS biedt veel voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste voordelen van ATS.

Optimaliseert het wervingsproces

ATS-software kan het wervingsproces stroomlijnen en automatiseren, waardoor recruiters meer tijd hebben om zich te richten op andere belangrijke taken, zoals het interviewen van kandidaten en het selecteren van de juiste persoon voor de baan. ATS biedt ook krachtige functies voor het maken van rapporten en het analyseren van gegevens om het wervingsproces te optimaliseren.

Creert een positieve candidate experience

ATS maakt het mogelijk om sollicitaties snel en efficiënt te behandelen, waardoor bedrijven een positieve indruk maken op potentiële kandidaten. Hierdoor kunnen bedrijven zich onderscheiden van hun concurrenten en hun employer brand versterken.

Bespaard tijd en geld

Door gebruik te maken van ATS-software kunnen bedrijven tijd en geld besparen. Het stelt hen in staat om sollicitaties efficiënter te beheren en te screenen, waardoor het aantal uren dat besteed wordt aan handmatige taken en papierwerk wordt verminderd. Dit vermindert de personeelskosten en verbetert de efficiëntie van het wervingsproces.

Verbeterd interne en externe communicatie

ATS-software kan helpen bij het verbeteren van de communicatie tussen interne afdelingen, zoals HR en management, en externe partijen, zoals sollicitanten en wervingsbureaus. Dit verbetert de coördinatie van het wervingsproces en helpt bij het opbouwen van relaties met belangrijke stakeholders.

Geeft toegang tot overzichtelijke en gecentraliseerde data

ATS-software slaat sollicitantengegevens op een centrale locatie op, waardoor bedrijven gemakkelijk toegang hebben tot overzichtelijke en gecentraliseerde data. Dit maakt het gemakkelijker om gegevens te analyseren en trends te identificeren, waardoor het wervingsproces verder kan worden geoptimaliseerd. Bovendien helpt het bij het voldoen aan regelgeving rond gegevensbescherming en privacy.

De nadelen van ATS

Hoewel een ATS veel voordelen biedt, heeft het ook enkele beperkingen. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste beperkingen van ATS.

Het risico op automatische uitsluiting

ATS-software gebruikt vaak vooraf gedefinieerde criteria om sollicitaties te screenen. Dit kan leiden tot het automatisch uitsluiten van gekwalificeerde kandidaten die niet aan deze criteria voldoen. Het is belangrijk om de criteria regelmatig te herzien en aan te passen om dit te voorkomen.

Minder persoonlijk contact

Hoewel ATS-software kan helpen om sollicitanten snel en efficiënt te behandelen, kan het ook leiden tot minder interactie tussen recruiters en kandidaten. Dit kan een negatieve invloed hebben op de candidate experience en het employer brand.

Beperkingen in het gebruik van trefwoorden

ATS-software maakt vaak gebruik van trefwoorden om sollicitaties te screenen. Dit kan leiden tot het uitsluiten van gekwalificeerde kandidaten die bepaalde trefwoorden niet hebben gebruikt in hun cv of sollicitatiebrief.

Hoge kosten voor implementatie en onderhoud

ATS-software kan hoge kosten met zich meebrengen voor de implementatie en het onderhoud ervan. Bedrijven moeten deze kosten zorgvuldig afwegen tegen de voordelen die een ATS biedt.

Het is belangrijk om deze beperkingen te begrijpen en te beheersen bij het gebruik van ATS-software. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, het herzien van de criteria en het zoeken naar alternatieve screeningmethoden, kunnen bedrijven de nadelen van een ATS minimaliseren en de voordelen maximaliseren.

Het beste ATS uitkiezen voor jouw bedrijf

Het kiezen van het beste ATS voor jouw bedrijf kan een uitdagende taak zijn. Hieronder bespreken we enkele belangrijke factoren om te overwegen bij het selecteren van ATS-software.

Functionaliteit

Het is belangrijk om te kijken naar de functies en mogelijkheden van ATS-software. Kijk naar wat het kan bieden op het gebied van het wervingsproces, rapportage, analyses, en integratie met andere systemen.

Gebruiksvriendelijkheid

Het is belangrijk om te kiezen voor ATS-software die eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken is. Het moet intuïtief zijn en eenvoudige navigatie bieden om tijd te besparen en het gebruik te vergemakkelijken.

Kosten

Kijk naar de kosten voor implementatie, onderhoud, en upgrades. Kijk ook naar de flexibiliteit van het prijsmodel om te zorgen dat de kosten passen bij de grootte van het bedrijf.

Technische ondersteuning en klantenservice

Het is belangrijk om te kiezen voor een ATS-leverancier die een goede technische ondersteuning en klantenservice biedt voor jouw specifieke situatie. Dit kan helpen bij problemen en het biedt de benodigde hulp bij de implementatie en het gebruik.

Integratie met andere systemen

Kijk naar de integratie mogelijkheden van de ATS-software met andere systemen zoals HR-software, CRM, of personeelsplanning.

Beveiliging

Kijk naar de beveiligingsfuncties van de ATS-software en de bescherming van gevoelige persoonlijke gegevens.

Uiteindelijk is het aan jou om te bepalen wat de beste oplossing is voor je bedrijf. Door rekening te houden met deze factoren, kunnen bedrijven de beste ATS-software selecteren die past bij hun specifieke behoeften. Het is ook belangrijk om een grondige evaluatie te doen en eventuele demoversies uit te proberen om er zeker van te zijn dat de gekozen ATS-software geschikt is voor het bedrijf. Zorg ervoor dat uw bedrijf altijd up-to-date is met het laatste nieuws op het gebied van wervings- en selectietechnologieën door gebruik te maken van een geavanceerd ATS-systeem.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

Personeelsplanning en urenregistratie software!

  • Eenvoudige personeelsplanning
  • Overzichtelijke urenregistratie
  • Makkelijke verlofregistratie
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Overige
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.