Efficiëntie in Werving met Applicant Tracking System (ATS)

Wat is een applicant tracking system (ATS)?

Een ATS is een softwareprogramma dat wordt gebruikt om het proces van het vinden, screenen en beheren van sollicitanten te vereenvoudigen. Het is ontworpen om HR-afdelingen en recruiters te helpen bij het stroomlijnen van het wervingsproces, waardoor het makkelijker wordt om kandidaten te vinden en te beoordelen.

ATS stelt bedrijven in staat om het volledige wervingsproces van begin tot eind te beheren, van het plaatsen van vacatures tot het bijhouden van sollicitaties en het screenen van kandidaten. Het kan ook nuttig zijn voor het beheren van interne vacatures, het bijhouden van de status van sollicitanten en het creëren van rapporten over het wervingsproces.

Een van de belangrijkste voordelen van ATS is dat het de tijd die nodig is om geschikte kandidaten te vinden en te screenen, aanzienlijk kan verminderen. Het biedt ook een meer gestructureerd en geautomatiseerd proces, waardoor de kans op menselijke fouten wordt verkleind. Bovendien kunnen ATS-systemen helpen bij het efficiënt beheren van communicatie met kandidaten en het creëren van een positieve candidate experience.

Het verschil tussen een ATS en CRM

Hoewel een ATS en Customer Relationship Management (CRM) systemen enkele overeenkomsten hebben, zijn ze ontworpen voor verschillende doeleinden.

ATS

Een ATS is specifiek ontworpen om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren. Het helpt bedrijven om sollicitanten te beheren, van het plaatsen van vacatures tot het screenen van sollicitaties en het beheren van communicatie met kandidaten. Een ATS biedt ook krachtige functies voor het maken van rapporten en het analyseren van gegevens om het wervingsproces te optimaliseren.

CRM

Aan de andere kant is een CRM gericht op het beheren van klantrelaties. Het helpt bedrijven om klantgegevens op één centrale locatie op te slaan en te organiseren, zoals contactinformatie, communicatiegeschiedenis, aankoopgeschiedenis en meer. CRM systemen zijn ontworpen om bedrijven te helpen betere relaties met hun klanten op te bouwen en hun verkoopproces te verbeteren.

Wie gebruikt een ATS?

Een ATS wordt voornamelijk gebruikt door HR-afdelingen van bedrijven en personeelsbureaus.

HR-afdelingen van bedrijven

Bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers moeten vaak een groot aantal sollicitaties verwerken. Het gebruik van ATS-software maakt het mogelijk om deze sollicitaties efficiënter te beheren en te screenen. Hierdoor kunnen HR-afdelingen zich richten op andere belangrijke taken, zoals het interviewen van kandidaten en het selecteren van de juiste persoon voor de baan.

Personeelsbureau

Personeelsbureaus maken ook veelvuldig gebruik van een ATS om het wervingsproces voor hun klanten te stroomlijnen. Deze bureaus kunnen vaak honderden sollicitaties per week ontvangen, en een ATS kan hen helpen om deze sollicitaties snel te beoordelen en de meest gekwalificeerde kandidaten voor te dragen aan hun klanten.

Door gebruik te maken van ATS-software kunnen HR-afdelingen van bedrijven en personeelsbureaus tijd en geld besparen en hun wervingsproces efficiënter en gestroomlijnder maken.

Hoe werkt een applicant tracking system?

Een ATS is een softwareprogramma dat het wervingsproces kan automatiseren en optimaliseren. Hieronder bespreken we het proces van een ATS en hoe het werkt.

Het proces van het Applicant Tracking System (ATS)

Vacatures plaatsen: Het proces begint met het plaatsen van vacatures op diverse kanalen, zoals jobboards, de bedrijfswebsite en social media.

Sollicitaties ontvangen: Kandidaten reageren op de vacatures door hun cv en sollicitatiebrief te versturen via een online sollicitatieformulier of door het te mailen naar de contactpersoon.

Sollicitatiescreening: Zodra de sollicitaties zijn ontvangen, wordt de ATS-software gebruikt om deze te screenen en te evalueren op basis van de vooraf gedefinieerde criteria. Dit proces helpt recruiters om de meest geschikte kandidaten voor de volgende ronde van het sollicitatieproces te selecteren.

Interviews plannen: ATS-software maakt het gemakkelijk om interviews te plannen door kandidaatgegevens te integreren met agenda's en e-mailsystemen.

Kandidaatbeoordeling: Na afloop van de interviews kan ATS-software worden gebruikt om de prestaties van kandidaten te beoordelen en te vergelijken met de vooraf gedefinieerde criteria.

Aanbod: Als een kandidaat wordt geselecteerd voor de functie, kan de ATS-software worden gebruikt om het aanbodproces te beheren en contracten op te stellen.

Het gebruik van ATS-software maakt het hele wervingsproces efficiënter en gestroomlijnder, waardoor bedrijven tijd en geld kunnen besparen. Bovendien stelt het hen in staat om een positieve candidate experience te creëren en de beste kandidaten voor de functie te selecteren.

De voordelen van een applicant tracking system voor bedrijven

Een ATS biedt veel voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste voordelen van ATS.

Het optimaliseren van het wervingsproces met een Applicant Tracking System (ATS)

ATS-software kan het wervingsproces stroomlijnen en automatiseren, waardoor recruiters meer tijd hebben om zich te richten op andere belangrijke taken, zoals het interviewen van kandidaten en het selecteren van de juiste persoon voor de baan. ATS biedt ook krachtige functies voor het maken van rapporten en het analyseren van gegevens om het wervingsproces te optimaliseren.

Het creëren van een positieve candidate experience door efficiënte behandeling van sollicitanten

ATS maakt het mogelijk om sollicitaties snel en efficiënt te behandelen, waardoor bedrijven een positieve indruk maken op potentiële kandidaten. Hierdoor kunnen bedrijven zich onderscheiden van hun concurrenten en hun employer branding versterken.

Tijds- en kostenefficiëntie

Door gebruik te maken van ATS-software kunnen bedrijven tijd en geld besparen. Het stelt hen in staat om sollicitaties efficiënter te beheren en te screenen, waardoor het aantal uren dat besteed wordt aan handmatige taken en papierwerk wordt verminderd. Dit vermindert de personeelskosten en verbetert de efficiëntie van het wervingsproces.

Verbeterde interne en externe communicatie

ATS-software kan helpen bij het verbeteren van de communicatie tussen interne afdelingen, zoals HR en management, en externe partijen, zoals sollicitanten en wervingsbureaus. Dit verbetert de coördinatie van het wervingsproces en helpt bij het opbouwen van relaties met belangrijke stakeholders.

Toegang tot overzichtelijke en gecentraliseerde data

ATS-software slaat sollicitantengegevens op een centrale locatie op, waardoor bedrijven gemakkelijk toegang hebben tot overzichtelijke en gecentraliseerde data. Dit maakt het gemakkelijker om gegevens te analyseren en trends te identificeren, waardoor het wervingsproces verder kan worden geoptimaliseerd. Bovendien helpt het bij het voldoen aan regelgeving rond gegevensbescherming en privacy.

De beperkingen van een applicant tracking system

Hoewel een ATS veel voordelen biedt, heeft het ook enkele beperkingen. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste beperkingen van ATS.

Het risico op automatische uitsluiting: ATS-software gebruikt vaak vooraf gedefinieerde criteria om sollicitaties te screenen. Dit kan leiden tot het automatisch uitsluiten van gekwalificeerde kandidaten die niet aan deze criteria voldoen. Het is belangrijk om de criteria regelmatig te herzien en aan te passen om dit te voorkomen.

Minder persoonlijk contact: Hoewel ATS-software kan helpen om sollicitanten snel en efficiënt te behandelen, kan het ook leiden tot minder persoonlijk contact tussen recruiters en kandidaten. Dit kan een negatieve invloed hebben op de candidate experience en het employer brand.

Beperkingen in het gebruik van trefwoorden: ATS-software maakt vaak gebruik van trefwoorden om sollicitaties te screenen. Dit kan leiden tot het uitsluiten van gekwalificeerde kandidaten die bepaalde trefwoorden niet hebben gebruikt in hun cv of sollicitatiebrief.

Hoge kosten voor implementatie en onderhoud: ATS-software kan hoge kosten met zich meebrengen voor de implementatie en het onderhoud ervan. Bedrijven moeten deze kosten zorgvuldig afwegen tegen de voordelen die een ATS biedt.

Het is belangrijk om deze beperkingen te begrijpen en te beheersen bij het gebruik van ATS-software. Door de nadruk te leggen op persoonlijk contact, het herzien van de criteria en het zoeken naar alternatieve screeningmethoden, kunnen bedrijven de nadelen van een ATS minimaliseren en de voordelen maximaliseren.

Het beste applicant tracking systeem uitkiezen voor jouw bedrijf, hoe doe je dat?

Het kiezen van het beste ATS voor jouw bedrijf kan een uitdagende taak zijn. Hieronder bespreken we enkele belangrijke factoren om te overwegen bij het selecteren van ATS-software.

Functionaliteit:

Het is belangrijk om te kijken naar de functies en mogelijkheden van ATS-software. Kijk naar wat het kan bieden op het gebied van het wervingsproces, rapportage, analyses, en integratie met andere systemen.

Gebruiksvriendelijkheid:

Het is belangrijk om te kiezen voor ATS-software die eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken is. Het moet intuïtief zijn en eenvoudige navigatie bieden om tijd te besparen en het gebruik te vergemakkelijken.

Kosten:

Kijk naar de kosten voor implementatie, onderhoud, en upgrades. Kijk ook naar de flexibiliteit van het prijsmodel om te zorgen dat de kosten passen bij de grootte van het bedrijf.

Technische ondersteuning en klantenservice:

Het is belangrijk om te kiezen voor een ATS-leverancier die een goede technische ondersteuning en klantenservice biedt. Dit kan helpen bij problemen en het biedt de benodigde hulp bij de implementatie en het gebruik.

Integratie met andere systemen:

Kijk naar de integratie mogelijkheden van de ATS-software met andere systemen zoals HR-software, CRM, of personeelsplanning.

Beveiliging:

Kijk naar de beveiligingsfuncties van de ATS-software en de bescherming van gevoelige persoonlijke gegevens.

Door rekening te houden met deze factoren, kunnen bedrijven de beste ATS-software selecteren die past bij hun specifieke behoeften. Het is ook belangrijk om een grondige evaluatie te doen en eventuele demoversies uit te proberen om er zeker van te zijn dat de gekozen ATS-software geschikt is voor het bedrijf.

Aanbevolen werkwijzen voor voor een gestroomlijnd wervingsproces

Bij het implementeren van een ATS is het belangrijk om te zorgen voor een goede werkwijze. Hieronder bespreken we enkele aanbevolen werkwijzen voor het implementeren van ATS-software.

Kijk verder dan alleen vacaturesites bij het zoeken naar kandidaten

Het is belangrijk om verschillende kanalen te gebruiken om kandidaten te vinden, zoals LinkedIn, sociale media, evenementen en referrals van huidige medewerkers. Dit kan helpen om de diversiteit en kwaliteit van kandidaten te vergroten.

Blijf communicatielijnen openhouden gedurende het hele wervingsproces

Het is belangrijk om kandidaten op de hoogte te houden van het wervingsproces en hun sollicitatiestatus. Dit kan worden bereikt door regelmatige updates te sturen en open te staan ​​voor vragen en feedback.

Gebruik je website als hulpmiddel voor werving van kandidaten

Het is belangrijk om je bedrijfswebsite te gebruiken als middel om kandidaten te werven. Dit kan worden bereikt door duidelijke informatie te verstrekken over openstaande functies, sollicitatieprocedures en het bedrijf als geheel.

Automatiseer terugkerende taken om tijd en middelen te besparen

ATS-software biedt de mogelijkheid om terugkerende taken te automatiseren, zoals het beantwoorden van e-mails of het plannen van interviews. Dit kan tijd en middelen besparen en ervoor zorgen dat recruiters zich kunnen concentreren op belangrijkere taken.

Verfijn het zoekproces voor een betere match met kandidaten

ATS-software biedt krachtige zoekfuncties om kandidaten te vinden die voldoen aan de vereisten van een functie. Door zoekcriteria te verfijnen, kunnen recruiters betere matches vinden en het wervingsproces efficiënter maken.