Applicant Tracking System: Leitfaden für Personalvermittler

Die Definition eines Applicant Tracking System

Ein Applicant-Tracking-System (ATS) ist eine Software, die den Rekrutierungs- und Einstellungsprozess verwaltet, einschließlich Stellenausschreibungen und Bewerbungen. Es organisiert Informationen über Arbeitssuchende und macht sie durchsuchbar. Wie der Name schon sagt, verfolgt ein ATS Kandidaten durch den Einstellungsprozess. Es hilft bei der Planung von Vorstellungsgesprächen, gibt Benachrichtigungen und Warnungen aus und sendet automatisierte E-Mails an Kandidaten und Mitarbeiter, z. B. Personalvermittler und Personalchefs.

Doch diese Systeme sind weit mehr als Organizer. Ein ATS wird auch verwendet, um Bewerber auszuwählen und die besten Kandidaten zu empfehlen. Es kann eine vorläufige Analyse der Bewerber durchführen, um die beste Eignung für eine Stelle zu finden. Es kann auch nach Schlüsselwörtern suchen oder KI-artige Algorithmen verwenden, die eine tiefere Analyse des Stellenbewerbers durchführen. Ziel ist es, die Prüfung von Bewerbungen und Lebensläufen durch die Personalabteilung zu beschleunigen.

Bedeutung von ATS bei der Rekrutierung und Einstellung

Der Einsatz eines ATS ist in vielerlei Hinsicht wichtig, auch für kleine Unternehmen. Erstens erwarten Kandidaten von Unternehmen, dass sie eine positive Candidate Experience und einen benutzerfreundlichen Bewerbungsprozess bieten, was die meisten Applicant-Tracking-System bieten. Zweitens automatisiert und rationalisiert ein ATS den Einstellungsprozess für die am Einstellungsprozess beteiligten Mitarbeiter, wie z. B. Personalvermittler, Einstellungsmanager und Genehmiger. Schließlich bietet ein ATS einen Datenspeicher für zukünftige Referenzen, beispielsweise wenn sich ein ehemaliger Kandidat auf eine neue Stelle bewirbt, oder kann verwendet werden, um in Bewerbungen für frühere Stellenausschreibungen nach potenziellen Kandidaten zu suchen.

Der Begriff "Applicant-Tracking-System" ist weit verbreitet, und ein ATS wird als Teilmenge eines Rekrutierungsmanagementsystems betrachtet. Letzteres fungiert als Überbegriff für alle Technologien, die sich mit der Personalbeschaffung befassen, einschließlich Candidate Relationship Management-Systemen. Kandidaten im ATS, die jedoch nicht für eine sofortige Stelle ausgewählt wurden, können als Teil der Talentpipeline betrachtet werden und für zukünftige Stellenangebote zur Verfügung stehen. Das Candidate-Relationship-Management-System hält die Verbindung zu diesen Interessenten aufrecht.

Wie funktioniert ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem ist in der Regel vielschichtig. Es kann all diese bemerkenswerten Leistungen nur vollbringen, weil es den gesamten Rekrutierungsprozess rationalisiert, von der Erstellung von Stellenausschreibungen und Stellenanzeigen bis zur Veröffentlichung auf mehreren Jobbörsen, dem Screening und der Suche nach Kandidaten, der Verfolgung des Bewerbungsstatus usw.

Einige der wichtigsten Funktionen, die Sie bei einer guten Rekrutierungssoftware bemerken werden, sind:

• Setzen Sie das Parsen fort
• Erweiterte Suche
• Kandidatensuche
• Eingebaute CRM-Software
• E-Mail-Vorlagen
• Erweiterte Berichte
• Verschiedene Integrationen

Lassen Sie uns nun herausfinden, wie ein ATS funktioniert:

1) Es ahmt einen menschlichen Geist nach und durchsucht einen Lebenslauf nach Schlüsselwörtern

Es gibt mehrere Missverständnisse darüber, wie der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) bei der Personalbeschaffung den gesamten Einstellungszyklus entmenschlichen kann.

Das ist nicht wahr.

Die KI-Funktionalität in der Applicant Tracking Software wurde entwickelt und programmiert, um den menschlichen Denkprozess nachzuahmen.

Wenn ein Personalvermittler einen Lebenslauf manuell scannen würde, hätte er/sie auf dieselbe Weise auch nach Schlüsselwörtern gesucht. Ein ATS beschleunigt diesen Prozess durch zusätzliche Funktionalitäten und spart Zeit und Geld bei geringerer Fehlerquote.

Wenn Sie beispielsweise die Stelle eines Vertriebsassistenten einstellen, sucht Ihr ATS nach Lebensläufen mit demselben Schlüsselwort „Vertriebsassistent“.

2) Quellen für die richtigen Kandidaten

Zweifellos kann die Applicant Tracking System die qualifiziertesten Kandidaten für eine offene Stelle ausfindig machen. Es macht Ihren ersten Schritt in Richtung Einstellung viel zugänglicher.

Sie werden keine geeigneten Kandidaten finden, wenn Ihre Stellenbeschreibung falsch ist und Sie die richtigen Keywords verpassen.

ATS verwendet auch eine Reihe von „Knock-out-Fragen“, die dabei helfen, jeden Kandidaten auszuschließen, der nicht richtig passt.

Diese Fragen haben in der Regel die Form eines Kontrollkästchens oder Fragen vom Typ Kurzantwort. Beantwortet ein Kandidat diese nicht, wird er vom System automatisch ausgeknockt. Das System geht zum nächsten Schritt des Einstellungszyklus über, sobald ein Kandidat die Fragen gemäß den Unternehmensstandards zufriedenstellend beantwortet.

Bestimmte Anbieter von Rekrutierungstechnologie haben sogar Chrome-Erweiterungen, die das LinkedIn-Profil eines Kandidaten automatisch scannen und es Ihrer Rekrutierungsdatenbank hinzufügen.

3) Scannt und sortiert Bewerber

Applicant-Tracking-System verfügen über integrierte Lebenslauf-Parsing-Funktionen, die wichtige Informationen aus dem Lebenslauf eines Kandidaten herausziehen und für Personalvermittler zur Kenntnis bringen.

Mehrere ATS ermöglichen es Personalvermittlern in der Regel, die Lebensläufe ihrer Lieblingskandidaten auf die Hotlist zu setzen und sogar kurze Notizen hinzuzufügen, wodurch die Einstellung zugänglicher und kooperativer wird.

Personalvermittler können sogar zuweisen, welche Schlüsselwörter die Software scannen soll, einschließlich Bildungshintergrund, spezifische Fähigkeiten oder sogar manuelle Filter, die nützlich sein könnten.

Mit dieser Scan- und Sortierfunktion können Personalvermittler Lebensläufe durchsehen und Vorstellungsgespräche entsprechend planen.

4) Bewerber verfolgen

Sobald Sie mit dem Scannen und Sortieren der Lebensläufe fertig sind, können Sie sie in jeder Phase des Einstellungszyklus verfolgen.

Beispiel: Wenn Sie zehn Kandidaten rekrutieren, zeigt Ihnen Ihr ATS, ob es sich bei jedem Kandidaten um einen neuen Bewerber handelt oder ob er sich in der ersten oder zweiten Phase des Vorstellungsgesprächs befindet.

Selbst wenn ein Kandidat in der Mitte eliminiert wird, bleibt er dennoch für zukünftige Positionen in Ihrer Rekrutierungsdatenbank.

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Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?

Wenn es um Recruiting-Software geht, gibt es zwei Haupttypen von Systemen:

• Bewerbermanagementsysteme (ATS)
• Candidate Relationship Management (CRM)-Systeme

Schauen wir uns schnell jedes System an.

Die ATS-Software wird in der Regel während der Einstellung verwendet und umfasst Funktionen wie das Parsen von Lebensläufen, Kandidatenscreening und Bewertungstools.

Der Nachteil der ATS-Software ist, dass sie nur Bewerber verfolgt, die sich bereits auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen beworben haben.

Top-Arbeitgeber stellen für mehrere Jobs gleichzeitig ein und erhalten Hunderte von Lebensläufen für jede offene Stelle. Da die Online-Bewerbung so einfach wie nie zuvor ist, sind viele Bewerber unqualifiziert und denken, „es war einen Versuch wert“.

Andererseits können CRM-Systeme gezielt eingesetzt werden, um potenzielle Kandidaten während des Rekrutierungsprozesses zu identifizieren, die sich noch nicht bei Ihrem Unternehmen beworben haben. Zu den CRM-Funktionen gehören E-Mail-Marketing, Terminplanung und Kommunikationstools, um Beziehungen zu möglichen Kandidaten aufzubauen.

Während Ihnen ATS nur Daten liefert, die Kandidaten selbst eingeben, können Sie mit CRMs Informationen über potenzielle Talente entdecken, die diese nicht eingeben. Mit anderen Worten: ATS ist reaktiver, während CRMs proaktiver sind.

Sie müssen sich nicht unbedingt zwischen den beiden Systemen entscheiden. Viele Unternehmen nutzen beides!

Vorteile eines Bewerber-Tracking-Systems

Ein Bewerber-Tracking-System dient als Rekrutierungsdrehscheibe und hilft Ihnen, den Einstellungsprozess zu rationalisieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1) Spart Zeit für wertschöpfende Arbeit

Der größte Vorteil eines automatisierten Bewerbermanagementsystems besteht darin, dass es im Vergleich zu herkömmlichen Bewerbungsbearbeitungs- und Einstellungsverfahren viel Zeit spart.

Durchschnittlich 75-88 % der Lebensläufe sind nicht für die Stelle geeignet. Durch den Wegfall der manuellen Veröffentlichung und Auflistung in Jobbörsen und das anschließende Herausfiltern der irrelevanten Bewerbungen ist dieser Vorgang in Sekunden erledigt, anstatt Stunden damit zu verbringen.

2) Flexibles System für Arbeitgeber und Agentur

Personalagenturen gewinnen viel durch den Einsatz eines ATS. Es ist sogar für den Kunden ein Segen, da Listings, Interview-Feedback und alle anderen Koordinationen nahtlos online abgewickelt werden können.

Stellen Sie sich die Effizienz vor, sich nicht mit Unmengen von E-Mails, Excel-Tabellen und Notizen oder Terminen auseinandersetzen zu müssen, die jetzt auf einer einzigen Plattform verwaltet werden!

3) Bessere Übersicht über Anwendungen

Wenn Sie alle Dokumente in Ihrer Recruiting-Datenbank aufbewahren, haben Sie alle notwendigen Details an einem Ort.

Sie können einfach zwischen Apps wechseln, Kandidaten vergleichen, den Kandidatenstatus ändern und Kandidaten auswählen und scannen, ohne das System zu verlassen.

Dadurch wird das Risiko beseitigt, dass eine Einreichung übersehen oder auf dem Schreibtisch eines Teammitglieds gefangen wird.

Nur wenige ATS haben nur eine einfache Kanban-Ansicht, um die Dinge zu vereinfachen.

4) Einfache Stellenausschreibung

Mit einer Bewerber-Tracking-Software können Sie Ihre Stellenangebote mit einem einzigen Klick auf mehreren Plattformen hochladen.

Sie müssen es nicht manuell einrichten, um sich bei einzelnen Konten von jeder sozialen Plattform anzumelden und den Job zu veröffentlichen. Sie müssen auch nicht jede Social-Media-Plattform und die von jedem Beitrag generierten Ergebnisse einzeln verfolgen.

Die Software sammelt die Analysen von jeder Plattform und stellt sie für Sie zusammen.Auch im Personalmarketing können Sie bares Geld sparen. Diese Jobbörsen sorgen automatisch für reichlich Traffic für Ihre offenen Stellen.

5) Verbesserte Cost-per-Hire

Die meisten Unternehmen können nicht jedes Mal, wenn sie neue Talente einstellen müssen, Hunderte von Dollar in den teuren Screening-Prozess investieren.

Ebenso siebenötigen einen effizienten Screening-Prozess, um es sich leisten zu können, die richtige Ressource einzustellen. Das würde sie später viel mehr kosten.

Tim Sackett, einer der berühmtesten Rekrutierungsexperten der Welt, sagt, dass ATS eine der erschwinglichsten und fantastischsten Rekrutierungstechnologien aller Zeiten ist!

Er glaubt, dass diese Technologie KMU in die Lage versetzt hat, einen wettbewerbsfähigen Rekrutierungs- und Personalbesetzungsprozess durchzuführen.

Seit der Einführung eines ATS auf dem Markt sind die Kosten pro Einstellung erheblich gesunken.

Die Mindestkosten für einen Personalvermittler pro Monat betragen 2000 bis 3000 US-Dollar, und die Kosten für ein Bewerber-Tracking-System liegen bei etwa 100 bis 150 US-Dollar pro Monat und Benutzer.

Glauben Sie wirklich, dass ein ATS die Sourcing-Effizienz Ihres Personalvermittlers nicht um mehr als 5 % pro Monat steigern und die Kosten kompensieren kann?

6) Verbesserte Einstellungsqualität

Der frühe Vogel fängt den Wurm!

Untersuchungen zufolge geben 80 % der Personalvermittler an, eine verbesserte Einstellungsqualität zu haben, seit sie ein Bewerber-Tracking-System in ihr Unternehmen integriert haben.

Eine andere Studie besagt, dass die Haltbarkeit einer Bewerbung eines qualifizierten Kandidaten ungefähr zehn Tage beträgt.

Indem Sie den Rekrutierungsprozess beschleunigen, können Sie diese talentierten Kandidaten schnell gewinnenIhre Konkurrenten könnten sonst abgeworben haben.

7) Verbesserte abteilungsübergreifende Kommunikation

Eines der Hauptprobleme während des Einstellungsprozesses sind unzureichende Informationen und schlechte Kommunikation zwischen den Abteilungen, beispielsweise Ihrer Agentur und dem Personalchef.

Ein ATS ermöglicht eine verbesserte Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Rekrutierungsteams und anderen Beteiligten. Es ermöglicht Ihnen auch, Nachrichten einfach zu senden, E-Mails in großen Mengen zu planen und Aufgaben in einer organisierten Zeitleiste zuzuweisen.

Alle Teammitglieder können teilnehmen und Notizen, Bewertungen und Feedback zu jedem Bewerber hinterlassen.

Die meisten ATS lassen sich heutzutage nahtlos in Google/Outlook-Kalender und andere E-Mail-Systeme integrieren. Am Ende haben Sie weniger Papierkram und einen besser organisierten Prozess.

8) Schnellere und bessere Entscheidungen

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter für Ihren Kunden besteht die Möglichkeit eines Fehlers, und eine einzige falsche Entscheidung kann sich nachteilig auf die Finanzlage des Unternehmens auswirken.

Ein Bewerber-Tracking-System bietet vollständigen Zugriff auf alle Bewerbungen und präsentiert sie auf derselben Front. Dies hilft dabei, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.

Sie können auch schnell die Eignung des Kandidaten für eine Stelle vergleichen, seine Bewerbungen miteinander vergleichen und den richtigen Kandidaten finden.

9) Fördert die kollaborative Einstellung

Die kollaborative Einstellung ermöglicht einem Unternehmen einen organisierten Ansatz zur Entwicklung eines vielfältigen und talentierten Teams.

ATS bietet Integrationen mit innovativen Apps, die die Zusammenarbeit erleichtern.

Personalabteilungen sowie interne und Agentur-Recruiter können Feedback und Bewertungen zu jedem Kandidaten effizient austauschen und einen gemeinsamen Entscheidungsprozess führen, bei dem jeder eine Stimme hat.

10) Der gesamte Rekrutierungszyklus wird beschleunigt

Durch die Zentralisierung und Organisation aller Bewerberinformationen auf einer einzigen Plattform können Sie den Einstellungsprozess optimieren.

Sobald die ATS-Software alles eingerichtet hat, vom Eingang von Bewerbungen bis zur Eingrenzung der besten Kandidaten, der Planung von Vorstellungsgesprächen und der Einstellung der richtigen Person für die Stelle, holt alles in einem Tempo auf, wodurch der gesamte Zyklus beschleunigt wird.

Massen-E-Mails, Anrufe und automatisierte E-Mail-Follow-ups verbessern den Rekrutierungsprozess und ermöglichen eine schnellere Kommunikation.

11) Verbesserte Kandidatenerfahrung

Ob eingestellt oder nicht, ein Kandidat wird zwangsläufig eine beeindruckende Erfahrung mit einem automatisierten Bewerber-Tracking-System machen.

Gepaart mit einer menschlichen Note kann dies den gesamten Prozess erheblich beeinflussen und dazu führen, dass Ihr Talentpool positiv über Ihr Unternehmen auf dem Markt spricht.

12) Verbessertes Employer Branding

Eine attraktive Arbeitgebermarke ist von entscheidender Bedeutung, da sie einem Unternehmen hilft, sich eine starke Position im Markt zu sichern.

Eine gute Arbeitgebermarke wird einen wesentlichen Unterschied machen, indem sie einen passiven Kandidaten ermutigt, sich Ihrem Kunden anzuschließen.

Mit der ATS-Software können Sie Ihre Markenstrategie evaluieren, bewerten und entwickeln, indem Sie sie in Ihre Karriereseite integrieren und ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis bieten.

13) Niedrigere Absprungraten bei Stellenanzeigen

Nichts ist frustrierender als eine Stellenanzeige, die gelegentlich zurückgewiesen wird. Das wirft all die harte Arbeit in den Mülleimer.

Bewerber-Tracking-Systeme sind eine einfache und verbesserte Lösung, um besser zu verstehen, wie Sie Stellenanzeigen veröffentlichen und durchführen und wie Sie bessere Ergebnisse erzielen können.

14) Optimierter Rekrutierungsprozess

Mit einer optimierten Entwicklung zwischen aufeinanderfolgenden Aufgaben kann die Personalabteilung problemlos mehrere Bewerbungen in wenigen Stunden verwalten und prüfen, was sonst Tage dauern könnte.

Dies hilft den Personalagenturen, schneller und effizienter zu arbeiten. Um genau zu sein, hilft Ihnen ein ATS dabei, Tabellenkalkulationen loszuwerden.

15) Befreiung von unnötigen Lebensläufen

Meistens bewerben sich Kandidaten blind auf Stellen, ohne darauf zu achten, was die Stellenanforderungen sind und ob sie alle erfüllen.

In solchen Fällen gibt es viel Frustration auf der Seite eines Personalvermittlers, der diese Bewerbungen sichten, die relevanten Bewerber herausfiltern und dann die besten für die Aufgabe auswählen muss.

Abschluss

Ein Bewerber-Tracking-System ist eine der effizientesten Möglichkeiten, die Personalbeschaffung für Personalvermittler, Personalabteilungen und Arbeitgeber zu optimieren. Es reduziert die Belastung durch Papierkram und bietet intelligente Tools zur besseren Bewertung von Kandidaten und lädt sie zu einem dynamischeren, schnellen und genauen Einstellungsprozess ein.

Darüber hinaus bietet ATS auch ein verbessertes Kandidatenerlebnis, was zu höheren Bindungsraten und einem besseren Employer Branding führt. Probieren Sie es aus und bringen Sie Ihren Rekrutierungsprozess auf die nächste Stufe!