Applicant-Tracking-System (ATS): Das Geheimnis erfolgreicher Rekrutierung!"

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 1 März 2024
Dashboard eines modernen Applicant Tracking Systems.

Als Personalvermittler ist die Kandidatensuche oft zeitaufwändig. Viele nutzen daher das Applicant Tracking System (ATS) zur Optimierung. Diese Software erleichtert den Rekrutierungsprozess und hilft, Top-Talente zu finden. Hier erfahren Sie mehr über ATS und dessen optimalen Einsatz.

Was ist ein Applicant Tracking System?

Ein Applicant-Tracking-System (ATS), auch Bewerbermanagementssystem genannt, ist eine Software zur Verwaltung des Rekrutierungs- und Einstellungsprozesses, einschließlich der Veröffentlichung von Stellenanzeigen und der Verarbeitung von Bewerbungen. Es organisiert Informationen über Bewerber und macht sie durchsuchbar. Wie der Name schon sagt, verfolgt ein ATS Bewerber durch den gesamten Einstellungsverlauf. Dies beinhaltet die Planung von Vorstellungsgesprächen, das Aussenden von Benachrichtigungen und automatischen E-Mails an Kandidaten und beteiligte Mitarbeiter.

Diese Systeme dienen jedoch nicht nur der Organisation. Ein ATS kann auch dazu verwendet werden, die passendsten Bewerber für eine Stelle zu identifizieren. Es ermöglicht eine erste Analyse von Bewerbungen, um die besten Kandidaten herauszufiltern. Hierbei können Schlüsselwortsuchen oder KI-basierte Algorithmen zum Einsatz kommen, die eine detaillierte Analyse der Bewerber ermöglichen. Das Hauptziel ist es, den Prozess der Sichtung von Bewerbungen und Lebensläufen für die Personalabteilung effizienter zu gestalten.

Wie funktioniert ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem, auch bekannt als Applicant-Tracking-System (ATS), ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, den Rekrutierungsprozess zu optimieren. Hier ist ein Überblick darüber, wie es funktioniert:

Stellenausschreibung

Der Prozess beginnt in der Regel mit der Erstellung und Veröffentlichung einer Stellenausschreibung. Innerhalb des Systems können Recruiter eine neue Position definieren, die Anforderungen festlegen und die Anzeige auf verschiedenen Plattformen und Jobbörsen veröffentlichen.

Eingang von Bewerbungen

Sobald die Stelle veröffentlicht ist, können Bewerber ihre Unterlagen über ein Online-Formular einreichen. Das System sammelt alle Bewerbungen zentral.

Filterung und Sortierung

Ein Hauptvorteil des Bewerbermanagementsystems ist die Möglichkeit, Bewerbungen automatisch zu filtern und zu sortieren. Basierend auf vordefinierten Kriterien, wie Schlüsselwörtern oder Qualifikationen, werden die Bewerbungen kategorisiert.

Kommunikation

Das System ermöglicht automatisierte Kommunikation mit den Bewerbern, beispielsweise durch Bestätigungsmails nach dem Eingang der Bewerbung oder Einladungen zu Vorstellungsgesprächen.

Vorstellungsgespräche und Bewertungen

Interviewtermine können über das System geplant und koordiniert werden. Nach den Gesprächen können Recruiter und Interviewer ihre Bewertungen und Kommentare im System hinterlegen.

Entscheidungsfindung

Auf Basis der gesammelten Informationen und Bewertungen können Personalverantwortliche Entscheidungen treffen. Das System kann auch dabei helfen, Vergleichsanalysen zwischen Kandidaten durchzuführen.

Onboarding

Nach der Auswahl eines Kandidaten kann das System auch im Onboarding-Prozess unterstützen, indem es beispielsweise die benötigten Unterlagen sammelt oder Schulungstermine koordiniert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Bewerbermanagementsystem den gesamten Rekrutierungsprozess digitalisiert und automatisiert, wodurch Zeit gespart und die Effizienz gesteigert wird. Es ermöglicht Unternehmen, den besten Talentpool aufzubauen und gleichzeitig sicherzustellen, dass kein vielversprechender Kandidat übersehen wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?

Mobile Version eines Applicant Tracking Systems auf einem Smartphone.

Sowohl ein ATS (Applicant Tracking System) als auch ein CRM (Customer Relationship Management) sind softwarebasierte Systeme, die dazu entwickelt wurden, bestimmte Prozesse zu optimieren. Trotz einiger Überschneidungen haben sie unterschiedliche Hauptfunktionen:

Zweck und Hauptfokus:

  • ATS: Ein ATS dient vor allem der Verwaltung und Automatisierung des Bewerbermanagementprozesses. Es unterstützt Unternehmen bei der Veröffentlichung von Stellenanzeigen, beim Sammeln und Filtern von Bewerbungen sowie beim Management des gesamten Einstellungsprozesses.

  • CRM: Ein CRM-System wurde entwickelt, um die Beziehungen zu Kunden und potenziellen Kunden zu verwalten. Es hilft Unternehmen, Kundeninformationen zu erfassen, Interaktionen mit ihnen zu verfolgen und den Verkaufs- und After-Sales-Prozess zu optimieren.

Zielgruppen:

  • ATS: Die primäre Zielgruppe sind Bewerber und Kandidaten.

  • CRM: Die primäre Zielgruppe sind Kunden, Interessenten und Geschäftspartner.

Funktionen und Merkmale:

  • ATS: Funktionen beinhalten oft die Veröffentlichung von Jobanzeigen, automatisierte E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern, Terminplanung für Vorstellungsgespräche und Analysetools für den Einstellungsprozess.

  • CRM: Funktionen umfassen oft das Lead-Management, Verkaufsprognosen, Marketing-Automation, Kundenservice-Tools und detaillierte Kundenanalysen.

Datentypen:

  • ATS: Fokussiert sich hauptsächlich auf Lebensläufe, Bewerbungsunterlagen, Interviewnotizen und andere rekrutierungsbezogene Daten.

  • CRM: Beinhaltet Kundendaten, Verkaufshistorie, Kommunikationsprotokolle, Kaufverhalten und andere kundenbezogene Informationen.

Obwohl es klar definierte Unterschiede zwischen ATS und CRM gibt, nutzen einige Unternehmen kombinierte Systeme, sogenannte Talent-CRMs, die Funktionen beider Systeme vereinen, um sowohl Bewerber- als auch Kundenbeziehungen zu pflegen und zu verwalten.

Bedeutung von ATS bei der Rekrutierung und Einstellung

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Ein Applicant-Tracking-System (ATS) spielt eine zentrale Rolle im modernen Rekrutierungs- und Einstellungsprozess, auch für kleinere Unternehmen. Hier sind die Hauptgründe, warum ein ATS so wichtig ist:

Positive Kandidatenerfahrung
Kandidaten erwarten heute einen reibungslosen und benutzerfreundlichen Bewerbungsprozess. Mit einem ATS können Unternehmen genau das bieten, was wiederum das Unternehmensimage verbessert und mehr qualifizierte Bewerber anzieht.

Automatisierung und Effizienz
Ein ATS optimiert den gesamten Einstellungsprozess, indem es manuelle Aufgaben reduziert und den Prozess für alle Beteiligten, wie Personalvermittler, Einstellungsmanager und Genehmigungsinstanzen, rationalisiert.

Datenarchivierung für zukünftige Referenzen
Mit einem ATS können Unternehmen Bewerberdaten effektiv speichern und bei Bedarf darauf zugreifen, sei es, um ehemalige Kandidaten erneut in Betracht zu ziehen oder um potenzielle Kandidaten aus vorherigen Bewerbungen zu identifizieren.

Während der Begriff "Applicant-Tracking-System" in der Rekrutierungsbereich weit verbreitet ist, wird er oft im Kontext eines umfassenderen Rekrutierungsmanagementsystems (RMS) gesehen. Ein RMS umfasst alle Technologien, die mit der Personalbeschaffung in Verbindung stehen, einschließlich der Systeme für das Candidate Relationship Management (CRM). Kandidaten, die im ATS erfasst, aber nicht sofort eingestellt werden, können in einer Talentpipeline gespeichert werden. Diese Kandidaten sind potenzielle Bewerber für zukünftige Stellen. Ein CRM-System pflegt dann den Kontakt zu diesen Kandidaten und hält sie für künftige Möglichkeiten im Blick.

Kriterien zur Auswahl des richtigen Applicant Tracking Systems

Ein Vergleich von Bewerbermanagementsystemen (auch als Applicant Tracking Systeme oder ATS bezeichnet) hängt von verschiedenen Kriterien ab, die für ein Unternehmen relevant sein können. Hier sind einige allgemeine Kriterien und Merkmale, die bei einem Vergleich von Bewerbermanagementsystemen berücksichtigt werden sollten:

#Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv und einfach ist das System in der Handhabung für Recruiter und Bewerber?

#Skalierbarkeit: Kann das System mit dem Unternehmen wachsen und sich an veränderte Bedürfnisse anpassen?

#Kosten: Welche Preismodelle werden angeboten? Gibt es monatliche Gebühren, Einmalkosten oder nutzungsabhängige Kosten?

#Integration: Lässt sich das System problemlos in andere HR-Software und Tools integrieren, z. B. in Personalinformationssysteme, Gehaltsabrechnungssysteme oder Assessment-Tools?

#Funktionsumfang: Welche Funktionen bietet das System? Dazu gehören u.a. automatisierte Stellenausschreibungen, Talent-Pipelines, Berichterstattungsfunktionen und Kommunikationstools.

#Mobilfreundlichkeit: Ist das System für mobile Geräte optimiert, sodass Bewerber auch über Tablets oder Smartphones darauf zugreifen können?

#Kundensupport: Wie gut und reaktionsschnell ist der Support des Anbieters?

#Datensicherheit: Welche Sicherheitsprotokolle und Datenschutzmaßnahmen hat der Anbieter implementiert?

#Anpassungsfähigkeit: Inwieweit lässt sich das System an spezifische Unternehmensbedürfnisse anpassen?

#Sprach- und Länderoptionen: Unterstützt das System mehrere Sprachen und kann es länderspezifische Rekrutierungsrichtlinien berücksichtigen?

Es gibt viele verschiedene Anbieter von Bewerbermanagementsystemen auf dem Markt, und die richtige Wahl hängt von den individuellen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab. Es ist ratsam, vor der Entscheidung für ein bestimmtes System gründliche Recherchen durchzuführen, Produktbewertungen zu lesen und Demoversionen auszuprobieren.

Vorteile eines Bewerbermanagementsystem

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Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung vieler Rekrutierungsprozesse, von der Stellenausschreibung bis zur Bewerberauswahl, sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen.

Zentralisierte Datenbank
Alle Bewerberinformationen werden an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch die Datenverwaltung und -suche erleichtert wird.

Verbesserte Kandidatenerfahrung
Ein einfacher und strukturierter Bewerbungsprozess erhöht die Zufriedenheit der Bewerber und kann das Image des Unternehmens verbessern.

Strukturierte Bewertung
Durch standardisierte Bewertungskriterien und -tools ermöglicht ein ATS einen konsistenten und objektiven Vergleich zwischen den Kandidaten.

Talent-Pipeline-Aufbau
Selbst wenn Bewerber nicht sofort eingestellt werden, können ihre Daten für zukünftige Stellenangebote gespeichert werden.

Reduzierung von Fehlern
Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können, z. B. verlorene Bewerbungen oder doppelte Einträge.

Berichterstattung und Analyse
Viele ATS bieten Analysetools, die es Recruitern ermöglichen, den Einstellungsprozess zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.

Kostenersparnis
Durch die beschleunigten und optimierten Prozesse können Unternehmen langfristig Rekrutierungskosten reduzieren.

Integration mit anderen Tools
Viele ATS lassen sich in andere HR-Systeme oder Tools für Hintergrundüberprüfungen, Videointerviews usw. integrieren.

Rechtliche Konformität
Ein ATS kann dabei helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Bewerbungsprozess sicherzustellen, indem es beispielsweise diskriminierungsfreie Praktiken unterstützt oder Datenspeicherungsfristen einhält.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Bewerber-Tracking-System Unternehmen dabei unterstützen kann, den Rekrutierungsprozess zu modernisieren, zu strukturieren und zu optimieren, um so die besten Talente effektiv und effizient zu gewinnen.

Applicant Tracking System Prozessflussdiagramm.

Fazit zu Applicant Tracking Systemen

Applicant Tracking Systeme (ATS) oder Bewerbermanagementsysteme sind in der heutigen digitalen Ära ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Sie optimieren nicht nur den Rekrutierungsprozess und erleichtern Personalverantwortlichen die Arbeit, sondern verbessern auch die Bewerbererfahrung, was wiederum das Employer Branding positiv beeinflusst.

Durch die Automatisierung verschiedener Rekrutierungsphasen, von der Stellenausschreibung bis zur Vorstellungsgesprächsplanung, ermöglichen ATS eine zeiteffiziente und konsistente Bewerberverwaltung. Mit integrierten Analysefunktionen können Unternehmen ihre Einstellungsstrategien kontinuierlich überprüfen und verbessern.

Trotz der offensichtlichen Vorteile ist es entscheidend, das richtige System für die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens auszuwählen. Hierbei sollten nicht nur Kosten und Funktionalität, sondern auch Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit und Kundensupport berücksichtigt werden.

Abschließend kann gesagt werden, dass ATS in der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken sind. Sie sind ein Schlüsselinstrument, um wettbewerbsfähig zu bleiben, Top-Talente zu gewinnen und den sich ständig ändernden Anforderungen des Rekrutierungsmarktes gerecht zu werden.

 

Recruiting
Diana Tran

Verfasst von:

Diana Tran

Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.

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