Kies het juiste personeelssysteem: waar moet je op letten?

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 20 november 2023
Collega's staan bij een bureau en zijn in overleg

Als ondernemer of HR manager weet je als geen ander hoe belangrijk het is om je personeelszaken op orde te hebben. Of het nu gaat om het registreren van gewerkte uren, het beheren van persoonlijke gegevens of het automatiseren van HR-processen, het is essentieel om een goed personeelssysteem te hebben.

In dit artikel gaan we dieper in op wat een personeelssysteem is, waarom het zo belangrijk is om er een te hebben en waar je op moet letten bij het kiezen van een geschikt systeem. Door gebruik te maken van een personeelssysteem kun je op een efficiƫnte en effectieve manier je HR-processen automatiseren en stroomlijnen, zodat je meer tijd en aandacht kunt besteden aan de groei van je organisatie.

Wat is een personeelssysteem?

Een personeelssysteem, ook wel HRM software, is een softwaretoepassing die wordt gebruikt voor het beheer van personeelsgegevens en het automatiseren van HR-processen. Het is een onmisbaar instrument geworden voor organisaties van alle soorten en maten, van kleine MKB-organisaties tot grote multinationals. Het systeem biedt een centrale locatie voor het opslaan van informatie zoals de naw-gegevens van werknemers, gewerkte uren, verlofaanvragen, persoonlijke ontwikkeling, gemaakte afspraken en verwachte personeelskosten.

Een goed personeelssysteem biedt niet alleen een overzichtelijke en gestructureerde manier om alle personeelsgegevens te beheren, maar maakt het ook mogelijk om HR-processen te automatiseren, zoals de salarisadministratie, het beheren van declaraties en het registreren van gewerkte uren. Dit bespaart niet alleen tijd en vermindert de administratieve lasten voor de HR-afdeling, maar zorgt ook voor een efficiƫnte en effectieve manier van werken.

Met goede software kun je niet alleen verschillende HR-processen in Ć©Ć©n systeem automatiseren, maar kun je ook gebruikmaken van employee self service en manager self service. Hierdoor kunnen werknemers hun eigen gegevens bijhouden, zoals adres- en bankgegevens, verlof aanvragen en declaraties indienen. Managers kunnen op hun beurt gemakkelijk verlofaanvragen en geregistreerde uren goedkeuren, waardoor HR-medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken.

HRM software kan in verschillende branches ingezet worden en biedt een compleet overzicht van alle HR-processen. Zo is het mogelijk om met behulp van personeelsplanning software effectief te plannen en de juiste HRM software te kiezen dat past bij de behoeften van jouw organisatie. Door processen te automatiseren en alles in ƩƩn overzichtelijke applicatie te beheren, zorg je ervoor dat de HR-processen binnen jouw organisatie efficiƫnt en effectief verlopen.

Waaraan voldoet een goed personeelssysteem?

Een goed personeelssysteem of HRM software voldoet aan een aantal belangrijke criteria. Hieronder benoemen we de belangrijkste:

Gebruiksvriendelijkheid en navigatie: Goede HRM software moet gebruiksvriendelijk zijn en gemakkelijk te navigeren. De interface van het systeem moet intuĆÆtief en overzichtelijk zijn, zodat gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Een goede gebruikerservaring is cruciaal om HRM software effectief te kunnen gebruiken.

Betrouwbaarheid: Goede HRM software moet betrouwbaar zijn en nauwkeurige en up-to-date informatie bieden. Gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gegevens die ze raadplegen correct zijn. Kies daarom voor een systeem dat regelmatig updates krijgt en waarvan de gegevens beveiligd zijn.

Automatisering van HR-processen: Goede HRM software biedt verschillende mogelijkheden voor het automatiseren van HR-processen. Zo kan het systeem bijvoorbeeld automatisch gewerkte uren registreren en verlofaanvragen goedkeuren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten en vermindert de administratieve lasten voor de HR-afdeling.

Aanpasbaarheid aan specifieke behoeften: Een belangrijk aspect van goede HRM software is dat het moet kunnen worden aangepast aan de behoeften van de organisatie. Dit betekent dat het systeem moet kunnen worden geconfigureerd om aan de specifieke eisen van de organisatie te voldoen, bijvoorbeeld door het toevoegen van specifieke velden voor persoonlijke ontwikkeling of door het instellen van workflows voor declaraties.

Goede ondersteuning: Goede HRM software moet ook goede ondersteuning bieden. De aanbieder van het systeem moet goede klantenservice bieden en voldoende documentatie beschikbaar stellen om gebruikers te helpen bij het gebruik van het systeem. Dit is met name belangrijk bij het kiezen van een systeem dat wordt gebruikt door organisaties in verschillende branches. Een goede ondersteuning kan ervoor zorgen dat je het maximale uit het systeem haalt en dat je de HR-processen binnen jouw organisatie optimaal kunt automatiseren.

Mobiele app: Een gecombineerd systeem biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een mobiele app, waardoor werknemers en managers overal toegang hebben tot de HR- en salarisgegevens. Dit maakt het gemakkelijker om op de hoogte te blijven van belangrijke ontwikkelingen en om snel actie te ondernemen indien nodig.

Mobile Mockup

Hoe kun je alle HR-processen in Ć©Ć©n personeelssysteem automatiseren?

Stap 1: Inventariseer de huidige HR-processen

Om alle HR-processen in Ć©Ć©n personeelssysteem te automatiseren, is het belangrijk om eerst de huidige HR-processen in kaart te brengen. Inventariseer welke processen er zijn en welke informatie daarbij wordt gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van gewerkte uren, verlofaanvragen, declaraties en personeelsplanning.

Stap 2: Kies het juiste personeelssysteem

Kies vervolgens het juiste personeelssysteem dat past bij de behoeften van jouw organisatie. Kijk naar de functionaliteiten die het systeem biedt en of deze aansluiten bij de HR-processen die je wilt automatiseren. Let daarbij ook op de mogelijkheid om het systeem aan te passen aan de specifieke behoeften van de organisatie.

Stap 3: Zorg voor goede integratie

Om alle HR-processen in Ć©Ć©n personeelssysteem te automatiseren, is het belangrijk dat het systeem goed geĆÆntegreerd kan worden met andere systemen die worden gebruikt binnen de organisatie, zoals de salarisadministratie. Zo voorkom je dat er dubbele invoer nodig is en wordt de kans op fouten verkleind.

Stap 4: Maak gebruik van workflows

Maak gebruik van workflows om HR-processen te automatiseren. Een workflow is een gestructureerd proces dat automatisch wordt uitgevoerd op basis van vooraf bepaalde regels en procedures. Zo kunnen verlofaanvragen automatisch worden goedgekeurd of afgewezen en kunnen declaraties automatisch worden verwerkt.

Stap 5: Bied Employee Self Service en Manager Self Service

Bied Employee Self Service en Manager Self Service aan om HR-processen verder te automatiseren. Met Employee Self Service kunnen medewerkers zelf hun gegevens bijhouden, verlofaanvragen indienen en hun salarisstrookjes bekijken. Manager Self Service biedt managers de mogelijkheid om bijvoorbeeld het verlof van medewerkers goed te keuren en personeelsplanningen te maken.

Stap 6: Automatiseer rapportages

Automatiseer rapportages om inzicht te krijgen in HR-gegevens. Met rapportages kun je bijvoorbeeld inzicht krijgen in het verzuimpercentage of het aantal openstaande vacatures. Door deze rapportages te automatiseren, kun je snel en gemakkelijk inzicht krijgen in belangrijke HR-gegevens en kun je daarop anticiperen.

Door alle HR-processen in Ć©Ć©n personeelssysteem te automatiseren, kun je tijd besparen en de kans op fouten verminderen. Daarnaast kun je met behulp van rapportages beter inzicht krijgen in belangrijke HR-gegevens en daarop anticiperen. Het kiezen van de juiste HRM software en goede integratie met andere systemen zijn daarbij van groot belang.

HRM software kiezen: hier moet je op letten

Bij het kiezen van de juiste HRM software zijn er een aantal zaken waar je op moet letten. Om het juiste systeem te kiezen dat past bij de behoeften van jouw organisatie, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:

Functionaliteiten

Kijk naar de functionaliteiten die het systeem biedt en of deze aansluiten bij de HR-processen die je wilt automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan gewerkte uren registreren, verlofaanvragen goedkeuren en declaraties verwerken. Het is belangrijk dat de HRM software deze functionaliteiten biedt, zodat je alle HR-processen kunt automatiseren.

Gebruiksvriendelijkheid

Een gebruiksvriendelijk systeem is essentieel om het maximale uit de HRM software te halen. Let daarbij op de interface van het systeem, deze moet intuĆÆtief en overzichtelijk zijn zodat gebruikers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben. Daarnaast moet het systeem gemakkelijk te navigeren zijn.

Flexibiliteit

Het is belangrijk dat de HRM software flexibel is en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw organisatie. Zo moet je bijvoorbeeld velden kunnen toevoegen voor persoonlijke ontwikkeling of workflows kunnen instellen voor declaraties. Het systeem moet dus kunnen worden geconfigureerd om aan de specifieke eisen van de organisatie te voldoen.

Integratie

Goede HRM software kan worden geĆÆntegreerd met andere systemen die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals de salarisadministratie. Dit voorkomt dubbele invoer en vermindert de kans op fouten. Let er daarom op dat het systeem goed kan worden geĆÆntegreerd met andere systemen binnen de organisatie.

Ondersteuning

Een goede ondersteuning is essentieel bij het kiezen van HRM software. Zorg ervoor dat de aanbieder goede klantenservice biedt en dat er voldoende documentatie beschikbaar is om gebruikers te helpen bij het gebruik van het systeem. Dit is met name belangrijk bij het kiezen van een systeem dat wordt gebruikt door organisaties in verschillende branches.

Door rekening te houden met deze punten bij het kiezen van de juiste HRM software, kun je het systeem vinden dat past bij de behoeften van jouw organisatie. Let daarbij op de functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit, integratie en ondersteuning die het systeem biedt. Zo haal je het maximale uit het systeem en kun je de HR-processen binnen jouw organisatie optimaal automatiseren.

Probeer het zelf

Goede HRM software kan veel voordelen bieden voor organisaties, zoals het automatiseren van HR-processen, het stroomlijnen van salarisadministratie en het effectief plannen van personeel en het beheren van de verwachte personeelskosten. Het kiezen van de juiste HRM software is daarbij essentieel.

Shiftbase biedt een software oplossing voor personeelsplanning, urenregistratie en verlofregistratie die aan alle belangrijke criteria voldoet. Met Shiftbase kun je alle HR-processen automatiseren en heb je een volledig en up-to-date overzicht van alle HR- en salarisgegevens.

Wil je Shiftbase zelf ervaren en ontdekken hoe het jouw organisatie kan helpen bij het automatiseren van HR-processen? Probeer dan nu onze software 14 dagen gratis uit.

Shiftbase

Personeelsplanning en urenregistratie software!

  • Eenvoudige personeelsplanning
  • Overzichtelijke urenregistratie
  • Makkelijke verlofregistratie
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Overige
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.