Beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is een formeel gesprek waarin de leidinggevende een oordeel geeft over hoe een medewerker in een afgesloten periode heeft gewerkt, meestal het afgelopen jaar. Het oordeel staat op een beoordelingsformulier en kan gevolgen hebben voor salaris, contract of promotie. De leidinggevende voert het woord; de medewerker reageert.

In het Engels heet het een performance appraisal. Vooral in België spreekt men ook van een evaluatiegesprek.

Wat er van een beoordeling afhangt

Na een beoordelingsgesprek verandert er soms iets aan de arbeidsvoorwaarden, en daarin verschilt het van andere gesprekken. Welke gevolgen mogelijk zijn, staat in de cao, de personeelsregeling of het contract. Vaak gaat het om:

• een periodiek: een trede hoger in de schaal van het salarishuis, of juist niet

• een bonus of eenmalige uitkering

• het wel of niet verlengen van een tijdelijk contract

• een promotie of een andere functie

• een verbetertraject als het oordeel onvoldoende is

Koppelt je cao een jaarlijkse loonsverhoging aan voldoende functioneren, dan is het beoordelingsgesprek het moment waarop dat besluit valt. Zonder zo'n koppeling is een beoordeling geen voorwaarde voor een periodiek.

Beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek?

In een functioneringsgesprek praten leidinggevende en medewerker op gelijke voet over het werk en maken ze afspraken; er valt geen oordeel. Het beoordelingsgesprek kijkt later terug op die afspraken en sluit af met een oordeel. In een vaste gesprekscyclus komt het functioneringsgesprek dus eerst. Een eindejaarsgesprek is meestal een beoordelingsgesprek dat aan het eind van het kalenderjaar valt.

Is een beoordelingsgesprek verplicht?

Geen wet verplicht een werkgever om beoordelingsgesprekken te voeren. De plicht staat soms in een cao of personeelsregeling, en dan meestal ook hoe de beoordeling verloopt. Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht op een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling (artikel 27 lid 1 onder g Wet op de ondernemingsraden). Een nieuw beoordelingsformulier met een puntenschaal leg je dus eerst aan de OR voor.

Voer je beoordelingsgesprekken, dan moet een medewerker in de regel komen: een uitnodiging voor een gesprek in werktijd is een voorschrift over het werk, en daaraan moet de werknemer zich houden (artikel 7:660 BW).

Het beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier legt vooraf vast waarop je beoordeelt en hoe je het oordeel uitdrukt. Zo beoordeel je iedereen in dezelfde functie op dezelfde punten. Het formulier bevat meestal de criteria per kerntaak of competentie, een schaal, ruimte voor een toelichting met voorbeelden, een totaaloordeel, het gevolg daarvan en een vak voor de reactie van de medewerker.

Een voorbeeld voor een medewerker bediening in een restaurant, met een schaal van onvoldoende tot uitstekend:

Schrijf bij elk oordeel een feit dat je kunt aanwijzen. "Kassaverschil in maart, april en juni" kan een medewerker controleren en weerleggen; "slordig" niet.

Een beoordelingsgesprek voorbereiden en voeren

Het belangrijkste werk gebeurt voor het gesprek. Niets in de beoordeling mag de medewerker voor het eerst horen: wat niet goed ging, heb je in de loop van het jaar al besproken, bijvoorbeeld in het functioneringsgesprek. Vul het formulier vooraf in, verzamel per criterium de feiten en kijk welke afspraken er vorige keer zijn gemaakt. Plan het gesprek een week of twee vooruit, in werktijd en op een rustig moment.

Een beoordelingsgesprek loopt meestal zo:

1. De leidinggevende zegt waar het gesprek over gaat en hoe lang het duurt.

2. Het totaaloordeel komt meteen, niet aan het eind.

3. Per criterium licht de leidinggevende het oordeel toe, met de feiten erbij.

4. De medewerker reageert en mag vragen stellen.

5. De leidinggevende zegt welk gevolg het oordeel heeft, zoals een periodiek of een verbetertraject.

6. Samen leggen ze de afspraken voor de volgende periode vast.

Eerlijk beoordelen in een team met diensten

Een leidinggevende in de horeca of retail ziet een medewerker maar een deel van de diensten. Wie vooral overdag werkt, ziet de avondploeg nauwelijks, en een parttimer met acht uur per week draait in een jaar soms minder dan honderd diensten. Een oordeel dat alleen leunt op wat jij zelf zag, is dan vooral een oordeel over jouw diensten.

Vraag daarom per criterium input van de shiftleiders die met de medewerker werkten, en vraag om voorbeelden met een datum erbij. Kijk naar het hele jaar en niet alleen naar de laatste weken: een fout van vorige week weegt in je hoofd zwaarder dan een sterke zomer. En beoordeel een parttimer op dezelfde criteria als een fulltimer, maar weeg mee dat er minder momenten waren om het te laten zien.

Vragen in een beoordelingsgesprek

Ook in een gesprek met een oordeel stel je vragen, vooral na de toelichting per criterium:

• Herken je dit oordeel, en welk voorbeeld zou jij erbij noemen?

• Wat had je nodig gehad om op dit punt hoger uit te komen?

• Welke afspraak voor de komende periode helpt je het meest?

Een medewerker kan zelf vragen welk feit achter een oordeel zit, wat er nodig is voor een hogere score en wanneer een besluit over salaris valt.

Rechten van de werknemer bij een beoordeling

Een werkgever moet zich als goed werkgever gedragen (artikel 7:611 BW). Voor een beoordeling betekent dat in de praktijk: een oordeel dat steunt op criteria die de medewerker vooraf kende en op feiten, niet op een indruk. Daarnaast heeft de medewerker recht op inzage in het beoordelingsverslag en de andere stukken in het personeelsdossier (artikel 15 AVG).

Een negatieve beoordeling is niet meteen een ontslaggrond. Wie een arbeidsovereenkomst wil laten ontbinden wegens ongeschiktheid, moet laten zien dat de werknemer tijdig is gewezen op wat er niet goed ging en voldoende gelegenheid kreeg om te verbeteren (artikel 7:669 lid 3 onder d BW). Meestal volgt na een onvoldoende daarom eerst een verbetertraject. Hoe je dat vastlegt, lees je bij dossieropbouw.

Niet eens met de beoordeling

Laat de medewerker het formulier tekenen voor gezien. Daarmee staat vast dat de beoordeling is besproken, ook als de medewerker het er niet mee eens is. Is dat zo, dan schrijft de medewerker een eigen reactie die bij het formulier in het dossier komt. De wet kent geen aparte bezwaarprocedure tegen een beoordeling; staat er een in de cao of personeelsregeling, dan volg je die, met de termijnen die daarin staan.

Beoordelingen bewaren in Shiftbase

In Shiftbase staan gegevens, contract, loon en documenten in het personeelsdossier van de medewerker. Het ingevulde beoordelingsformulier bewaar je daar, naast het uurloon waar een periodiek op ingaat. Bij de volgende beoordeling heb je het oordeel en de afspraken van vorig jaar bij de hand. Probeer Shiftbase 14 dagen gratis.