De vraag die iedereen stelt: Hoe kan ik mijn vakantiedagen inzien?

Wil je jouw vakantiedagen inzien? Dan moet je weten waar je moet kijken en dat begint bij een goed systeem voor tijdregistratie. Of het nu gaat om wettelijke vakantiedagen, bovenwettelijke vakantiedagen of openstaande vakantie-uren, zonder duidelijk overzicht loop je al snel achter de feiten aan. Zeker als je meerdere contractvormen, verschillende soorten verlof of bovenwettelijke vakantie-uren hebt rondzwerven in je administratie.

In dit artikel lees je hoe je grip krijgt op het aantal vakantiedagen, waar je als werkgever op moet letten én waarom tijdregistratie verplicht eerder een zegen dan een last is.

Vakantiedagen inzien: waar begin je?

Je vakantiedagen inzien begint bij een systeem dat alles overzichtelijk registreert. Medewerkers willen weten hoeveel vakantiedagen ze nog hebben, welke dagen zijn opgenomen en of er nog openstaande vakantiedagen zijn. Als werkgever moet je dat inzicht niet alleen bieden, je wilt ook zelf niet telkens handmatig berekeningen maken.

Zonder een vorm van tijdregistratie wordt het bijhouden van vakantie-uren al snel onoverzichtelijk, vooral wanneer medewerkers parttime werken of te maken hebben met bovenwettelijke vakantie-uren. Een digitale tool helpt je om dit proces helder én foutloos te maken zowel voor werknemer als werkgever.

Tijdregistratie verplicht

Waarom dit niet je vijand is

“Tijdregistratie verplicht” klinkt misschien als een administratieve hobbel, maar in werkelijkheid helpt het jou én je medewerkers vooruit. Door werktijden en vakantie-uren automatisch bij te houden, krijg je direct inzicht in hoeveel vakantiedagen iemand heeft opgebouwd en wanneer er vakantiedagen worden opgenomen. Ook bovenwettelijke vakantie-uren worden netjes geregistreerd, inclusief vervaltermijnen. En dat zonder Excel-blunders of vergeten aantekeningen in een papieren agenda.

Bovendien: als werkgever ben je wettelijk verantwoordelijk voor het correct bijhouden van wettelijke vakantiedagen. Doe je dat niet, dan kun je bij conflicten niet aantonen wat is opgenomen of niet. Met een goed systeem maak je het jezelf makkelijk, voldoe je aan de arbeidsovereenkomst of cao, en geef je medewerkers vertrouwen dat hun verlofrechten kloppen.

Hoeveel vakantiedagen bouw je eigenlijk op?

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het juiste aantal vakantiedagen per werknemer. Maar hoeveel vakantiedagen iemand opbouwt, hangt af van meerdere factoren. De basisregel? Iedere werknemer heeft recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan wettelijke vakantiedagen per jaar. Werkt iemand 32 uur per week, dan komt dat neer op 128 vakantie-uren.

Naast de wettelijke opbouw zijn er vaak ook bovenwettelijke vakantiedagen of extra vakantie-uren die worden toegekend via de arbeidsovereenkomst of cao. Deze dagen kun je extra inzetten, soms meenemen naar het volgende jaar of bij uitdiensttreding laten uitbetalen. Let wel op: wettelijke vakantie-uren vervallen standaard na zes maanden in het daaropvolgende jaar, tenzij andere afspraken zijn gemaakt.

Met een slim systeem houd je precies bij hoe de opbouw van vakantiedagen verloopt — automatisch, per medewerker.

Berekeningstabel ‘Hoeveel vakantiedagen bouw je op?’

Bovenwettelijke vakantiedagen: een extraatje met spelregels

Naast het minimum aantal vakantiedagen waar elke werknemer wettelijk recht op heeft, kun je ook bovenwettelijke vakantiedagen toekennen. Deze extra dagen worden vaak vastgelegd in een cao of individuele arbeidsovereenkomst. Je geeft hiermee extra ruimte voor rust, wat goed is voor werkgeluk én retentie.

Maar let op: bovenwettelijke vakantie-uren kennen andere regels dan de wettelijke variant. Zo kunnen ze een langere geldigheidsduur hebben (soms zelfs vijf jaar), of onder voorwaarden worden uitbetaald. En dat brengt ons bij het volgende punt:

Bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen

In sommige gevallen kun je bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding of wanneer het opnemen ervan niet haalbaar is. Dit kan een aantrekkelijke optie zijn voor medewerkers die liever loon dan verlof ontvangen. Als werkgever is het slim om hier duidelijke afspraken over te maken en deze vast te leggen in het systeem.

Gebruik je een tijdregistratie-oplossing zoals Shiftbase, dan worden zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen automatisch apart geregistreerd inclusief de vervaldata.

Wanneer kun je bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen?

• ✅ Bij uitdiensttreding

• ✅ Wanneer vastgelegd in cao of arbeidsovereenkomst

• ✅ Als het opnemen van dagen niet mogelijk is

• ✅ Bij wederzijds akkoord

Let op de kalender: 1 juli en het vervallen van vakantiedagen

Veel werkgevers en werknemers vergeten het elk jaar weer: op 1 juli kunnen wettelijke vakantiedagen uit het vorige jaar vervallen. Volgens de wet zijn deze dagen maar zes maanden geldig na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dus: neem je je wettelijke vakantie-uren van 2024 niet op vóór 1 juli 2025? Dan ben je ze kwijt tenzij andere afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld in de cao.

Soms kan je er ook voor kiezen dat werknemers vakantiedagen meenemen.

Daarom is het belangrijk om je medewerkers tijdig te informeren over openstaande vakantiedagen én om het zelf overzichtelijk bij te houden. Vooral in organisaties waar mensen zowel bovenwettelijke als wettelijke dagen hebben staan, kan het verwarrend worden. Digitale registratie helpt je daarbij om per medewerker precies te zien: wat is opgebouwd, wat is opgenomen, en wat vervalt wanneer?

Extra vakantiedagen en vrije dagen: wanneer mag het meer zijn?

Naast de standaard wettelijke vakantiedagen kun je medewerkers ook extra vakantiedagen of extra vrije dagen aanbieden. Denk aan een extra dag bij een jubileum, een verhuizing of zelfs een collectieve vrije dag rondom kerst. Deze dagen zijn meestal onderdeel van de cao, het contract of individuele afspraken die binnen jouw organisatie gelden.

Sommige bedrijven hanteren ook een vaste vakantieperiode, bijvoorbeeld tijdens een zomerstop. In zo’n periode worden dagen automatisch ingepland, wat handig kan zijn voor planning én rustmomenten. Zorg er wel voor dat de verdeling van verlofdagen duidelijk gecommuniceerd wordt, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.

Met een tijdregistratiesysteem kun je deze verschillende regels per medewerker makkelijk instellen, inclusief uitzonderingen. Geen gedoe meer met losse Excel-bestanden of misverstanden over wie nu eigenlijk recht heeft op wat.

Je vakantie geregeld met een goed systeem (ja, dat helpt echt)

Vakantiedagen bijhouden hoeft geen gedoe te zijn. Met een systeem voor tijdregistratie regel je niet alleen de registratie van gewerkte uren, maar ook van vakantie-uren, verlofdagen, ziektedagen en aanvragen. Alles overzichtelijk in één dashboard, met automatische berekening van het aantal vakantiedagen, zowel wettelijk als bovenwettelijk.

Voor werkgevers betekent dit: minder vragen van medewerkers, geen discussies over hoeveel dagen er nog openstaan, en vooral geen stress bij verlofaanvragen vlak voor de bouwvak. Voor werknemers is het fijn dat ze gewoon kunnen inloggen en precies zien hoeveel ze hebben opgenomen, wat nog resteert, en wanneer hun dagen vervallen.

• ✔️ Automatische opbouw van vakantiedagen

• ✔️ Direct inzicht voor werknemer én werkgever

• ✔️ Meldingen bij vervaldata

• ✔️ Eén plek voor aanvragen, goedkeuring en overzicht

Vakantie uren bijhouden met Shiftbase

Overzicht in je broekzak

Tegenwoordig wil niemand meer mailen of bellen om te vragen hoeveel vakantie-uren er nog over zijn. Medewerkers willen direct zien wat ze hebben staan en jij wilt geen tijd kwijt zijn aan losse Excel-overzichten. Met de Shiftbase app hebben je medewerkers altijd en overal toegang tot hun openstaande vakantiedagen, het aantal vakantiedagen dat ze nog kunnen opnemen, en de status van hun verlofaanvraag.

Alles is gekoppeld aan de actuele planning en wordt automatisch bijgewerkt. Heeft iemand nieuwe dagen opgebouwd? Dan staat dat realtime in de app. Wordt er verlof aangevraagd? Jij krijgt meteen een melding, en met één klik keur je het goed. Ook handig: je kunt het onderscheid zien tussen wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantie-uren, inclusief vervaldata.

Conclusie

Vakantiedagen inzien hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Als je werkt met een systeem waarin tijdregistratie verplicht netjes is geregeld, voorkom je verwarring, vergeten dagen en frustraties bij zowel werkgever als werknemer. Of het nu gaat om wettelijke vakantiedagen, bovenwettelijke vakantie-uren of een vergeten verlofaanvraag het staat allemaal overzichtelijk bij elkaar.

Beheer eenvoudig verlof en verzuim

• Automatisch vakantie-uren opbouwen
• Eenvoudig verlof aanvragen
• Verlofregistraties zichtbaar in planning

Gratis uitproberen Demo aanvragen