Bezettingsgraad

Wat is bezettingsgraad?

Bezettingsgraad is het percentage van de beschikbare capaciteit dat je werkelijk gebruikt. Die capaciteit kan van alles zijn: de uren van je personeel, de draaitijd van een machine, de werkplekken op kantoor of de palletplaatsen in een magazijn. In de bedrijfseconomie heet het ook benuttingsgraad en reken je het uit als de werkelijke productie gedeeld door de productiecapaciteit. In het Engels heet het occupancy rate of utilization rate.

Een bezettingsgraad van 75% betekent dat een kwart van wat beschikbaar was ongebruikt bleef. Of dat erg is, hangt af van wat je meet. Een lege stoel in de kantine kost niets, een uur van een medewerker die op klanten staat te wachten wel. Over de kwaliteit van het werk zegt het getal niets: iemand kan de hele dienst bezig zijn en toch weinig afkrijgen. Dat meet de productiviteit.

Bezetting en bezettingsgraad lijken op elkaar. De bezetting is een aantal, namelijk hoeveel mensen er op een dagdeel werken. Hoe je dat aantal vooraf vaststelt, staat bij operationele personeelsplanning. De bezettingsgraad is de verhouding die je achteraf meet: liep die bezetting gelijk op met het werk?

Bezettingsgraad berekenen: de formule

De formule is voor elke toepassing dezelfde:

Bezettingsgraad = (gebruikte capaciteit ÷ beschikbare capaciteit) × 100%

Een machine die per week 1.000 stuks kan maken en er 850 maakt, heeft een bezettingsgraad van (850 ÷ 1.000) × 100% = 85%. Met tijd kom je op hetzelfde uit: draait de machine 68 van de 80 uur die in het ploegenrooster beschikbaar zijn, dan is ze ook voor 85% bezet.

De rekensom zelf is eenvoudig. Het werk zit in twee keuzes die je vooraf maakt en daarna vasthoudt. Wat telt als beschikbaar: de uren volgens rooster, de openingstijden of alle uren van de week? En wat telt als gebruikt: alleen productief werk, of ook omstellen, schoonmaken en overleg? Wie die keuze per maand verandert, vergelijkt cijfers die niets met elkaar te maken hebben.

De bezettingsgraad van personeel

Bij personeel worden twee verschillende verhoudingen allebei bezettingsgraad genoemd. Ze beantwoorden een andere vraag, dus kies er eerst één.

In een callcenter is de tweede vorm de gangbare. Daar deel je de tijd in gesprek plus het nawerk door de tijd dat een medewerker ingelogd is.

Rekenvoorbeeld: een winkel met zes medewerkers

Een winkel heeft zes medewerkers met samen 168 contracturen per week. In een gewone week staan er 152 uur op het rooster. De inzet van contracturen is dan (152 ÷ 168) × 100% = 90,5%. De 16 uur die niet op het rooster staan, betaal je in de regel toch: het loon loopt door als de werkgever geen werk geeft, tenzij dat in redelijkheid voor rekening van de werknemer komt (art. 7:628 lid 1 BW). Betaalde uren waarin niets te doen is, heten ook leegloopuren.

Voor de bezetting op de vloer telt de winkel het werk aan de kassa en bij klanten, omdat dat met de drukte meebeweegt. Vakken vullen telt niet mee, dat kan naar een rustig uur. De winkel rekent met gemiddeld 3 minuten per klant.

Op dinsdagmiddag is een derde van de ingeroosterde uren niet nodig voor het werk aan de kassa. Op zaterdag is er meer werk dan uren. Een bezettingsgraad boven 100% betekent dat klanten wachten of dat ander werk blijft liggen. Een vijfde medewerker brengt de zaterdag op 90%, een zesde op 75%. Of vijf genoeg is, hangt af van hoe lang een klant mag wachten.

Waarom 100% niet het doel is

Werk dat kan wachten, zoals een stapel orders in een fabriek, kun je tot dicht bij 100% plannen. Bij klanten die op willekeurige momenten binnenkomen lukt dat niet. Hoe dichter de bezettingsgraad bij 100% komt, hoe harder de wachttijd oploopt. Het eenvoudigste wachtrijmodel laat zien hoe snel. Neem één kassa, klanten die op willekeurige momenten komen en gemiddeld 2 minuten afrekenen:

Van 80 naar 90% wordt de wachttijd ruim twee keer zo lang, van 90 naar 95% nog eens. Met meer kassa's naast elkaar wacht een klant bij dezelfde bezettingsgraad korter, maar de knik blijft. Een gezonde bezettingsgraad op de vloer ligt daarom lager naarmate klanten minder geduld hebben: aan de kassa en de telefoon lager dan in een magazijn waar een order een uur kan blijven liggen.

Voor de inzet van contracturen werkt het andersom. Contracturen die je niet inroostert, betaal je toch, dus daar wil je dicht bij 100% uitkomen. Lukt dat week na week niet, dan passen de contracten niet bij het werk. Dat los je op bij een contractverlenging of een nieuwe vacature, want met het rooster alleen kom je er niet. Een vaste norm die voor elk bedrijf geldt, bestaat dus niet. Het doel hangt af van wat je meet en hoe lang het werk kan wachten.

Bezettingsgraad in andere sectoren

Dezelfde formule wordt in veel vakgebieden gebruikt, steeds met een eigen teller en noemer:

In de bouwregels betekent het woord iets anders. Daar gaat bezettingsgraad over de verhouding tussen vloeroppervlak en het aantal mensen dat je in een gebouw verwacht, onder meer om de ventilatie te bepalen. Dat is geen percentage van gebruik en heeft met deze formule niets te maken.

De bezettingsgraad bijsturen met je rooster

Meet per dagdeel. Tel je de dinsdagmiddag en de zaterdagmiddag uit het voorbeeld bij elkaar op, dan komt de winkel uit op (26 ÷ 28) × 100% = 93%. Dat ziet er prima uit en verbergt twee problemen.

Schuif eerst met begin- en eindtijden voordat je diensten schrapt of toevoegt. Een dienst die op dinsdag een uur later begint, haalt een stil uur weg zonder dat iemand een dienst kwijtraakt. Pieken vang je op met een korte dienst van vier uur in plaats van een extra volle dag. Kijk na vier tot zes weken opnieuw, want één week zegt weinig door weer, feestdagen en ziekte.

Wie het rooster in Shiftbase maakt, stelt per afdeling, team en dienst de gewenste bezetting in, als minimum, maximum of exact aantal. Tijdens het roosteren laat een teller zien hoeveel diensten er al staan en hoeveel er nog ontbreken.

Achteraf zet het rapport Rooster vs. urenregistratie per dag en afdeling de geplande uren naast de goedgekeurde gewerkte uren. Vul je per dag de verwachte omzet in, dan zie je bij het plannen welk deel daarvan naar personeelskosten gaat. Het werk op de vloer, zoals het aantal klanten of orders per uur, haal je uit je kassa of je eigen administratie.