Overuren

Overuren zijn de uren die een medewerker werkt boven de arbeidsduur uit het contract of de cao, op verzoek van de werkgever of met diens medeweten. Een kok met een contract van 38 uur die in een week met een zieke collega 43 uur in de keuken staat, maakt 5 overuren.

Die uren betaal je uit of de medewerker neemt ze later op als betaalde vrije tijd, wat tijd voor tijd heet. Welke van de twee geldt en wanneer, staat in de cao of het contract. Zakt het loon over alle gewerkte uren, de overuren meegeteld, onder het minimumloon, dan stelt de Wet minimumloon grenzen. Je betaalt de uren dan uit in de loonperiode na die waarin ze zijn gewerkt. Tijd voor tijd mag in dat geval alleen als jullie dat vooraf schriftelijk hebben afgesproken en de cao het toestaat (artikel 13a Wml). Zolang de uren niet zijn opgenomen, staan ze op een saldo.

Overuren en meeruren

In het dagelijks taalgebruik zijn overuren alle uren boven het contract. Veel cao’s maken een onderscheid dat geld scheelt. Werkt een parttimer meer dan zijn contract, maar blijft hij onder de fulltime arbeidsduur, dan heten die uren meeruren en betaal je meestal het gewone uurloon. Pas boven de fulltime arbeidsduur spreken die cao’s van overwerk en komt er een eventuele overwerktoeslag bij.

Een verkoper met een contract van 24 uur, in een winkel waar 38 uur fulltime is, werkt in de decemberdrukte 40 uur. Volgens zo’n cao zijn dat 14 meeruren tegen het gewone uurloon en 2 overuren met toeslag.

Wat telt mee als overuur?

Twee dingen bepalen of een extra uur meetelt. Het eerste is of iemand erom vroeg. Uren die een medewerker op eigen initiatief maakt, zonder dat de leidinggevende ervan weet, hoef je niet altijd te vergoeden. Weet de leidinggevende het wel en laat die het gebeuren, dan tellen ze mee.

Het tweede is de manier van tellen. Sommige cao’s tellen per dienst, andere per week of per periode. Dat scheelt flink. Stel dat een medewerker met een contract van 38 uur vier diensten van 10 uur draait. Per week geteld zijn dat 2 overuren. Telt de cao elk uur boven 8 uur per dienst als overuur, dan zijn het er 8.

Leg daarom in het contract of het personeelsreglement vast welke telling geldt en wie de overuren goedkeurt voordat ze naar de salarisadministratie gaan. Een aparte wettelijke grens voor overuren is er niet. Ze tellen mee in de totale werktijd, die de Arbeidstijdenwet begrenst per dienst, per week en gemiddeld over langere periodes.

Overuren bijhouden

Een werkgever moet de arbeids- en rusttijden deugdelijk registreren (artikel 4:3 Arbeidstijdenwet) en die gegevens minstens 52 weken bewaren (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). De overuren volgen uit die registratie: gewerkte uren min contracturen, volgens de telling uit de cao.

Voor het saldo heb je per medewerker meer nodig. Je houdt bij welke uren als overuren zijn goedgekeurd, welke daarvan zijn uitbetaald en welke als vrije tijd zijn opgenomen. Wat overblijft, is het overurensaldo. Zo ziet dat er over drie maanden uit voor een medewerker met 38 uur die tijd voor tijd heeft afgesproken:

Bij elke loonrun moet vaststaan hoeveel uren naar de salarisadministratie gaan en hoeveel er op het saldo blijven. In Excel lukt dat voor een klein team, met een rij per medewerker per week. Elke correctie doe je dan wel met de hand. Een verkeerde formule zie je pas als iemand over zijn loonstrook belt. Wie zo begint, kan onze template voor urenregistratie in Excel gebruiken.

Kunnen overuren vervallen?

Overuren vervallen niet zomaar. Zakt het loon over alle gewerkte uren onder het minimumloon, dan geeft de Wet minimumloon een uiterste termijn: uren die als tijd voor tijd op het saldo staan, zijn opgenomen vóór 1 juli van het jaar nadat ze zijn gemaakt. Wat dan nog openstaat, betaal je uit, minstens tegen het minimumuurloon van dat moment (artikel 13a lid 4 Wml). Een overuur uit maart 2026 is in dat geval uiterlijk op 30 juni 2027 opgenomen, of het wordt daarna uitbetaald.

Buiten dat geval bepaalt de cao of het contract hoe lang het saldo mag blijven staan. Een kortere termijn afspreken mag in beide gevallen. Hoe ver medewerkers hun saldo in de praktijk doorschuiven en wat je daarover vastlegt, lees je in de blog over hoe lang je tijd voor tijd mag meenemen.

Overuren bij uit dienst gaan

Gaat een medewerker uit dienst, dan komt het saldo in de eindafrekening. Openstaande overuren kan de medewerker vóór de laatste werkdag nog opnemen als het rooster dat toelaat. Wat op de laatste dag nog op het saldo staat, betaal je uit. Voor uren waarvoor de Wet minimumloon geldt, schrijft artikel 13a lid 4 dat voor, tegen minstens het minimumuurloon van dat moment.

Staan er juist minuren open, dan ligt het anders. Of je die met het laatste loon mag verrekenen, hangt af van wat er is afgesproken.

Wat als overuren niet worden uitbetaald?

Overuren die niet op tijd zijn uitbetaald, zijn achterstallig loon. De medewerker kan ze opeisen, ook nadat het dienstverband is geëindigd. Een loonvordering verjaart pas na vijf jaar. Een medewerker die overuren mist, vraagt ze het best eerst schriftelijk op, met een overzicht van de data en de uren.

Betaal je te laat en ligt dat aan jou, dan kan de medewerker ook de wettelijke verhoging eisen. Die begint op de vierde werkdag na de dag waarop het loon betaald had moeten zijn: 5% per werkdag tot en met de achtste dag, daarna 1% per dag, tot maximaal de helft van het achterstallige bedrag. De rechter kan de verhoging matigen (artikel 7:625 BW).

In zo’n geschil gaat het om bewijs. Heeft de medewerker een eigen lijstje en jij geen registratie, dan sta je zwak. Met goedgekeurde uren per dienst laat je zien wat er gewerkt is en wat al is verrekend.

Toeslag en minimumloon bij overuren

Een wettelijke toeslag op overuren bestaat niet. Of er een overwerktoeslag bij komt en hoe hoog die is, staat in de cao of het contract. Wel levert elk gewerkt uur minstens het minimumuurloon op. Staat in het contract dat overwerk bij het salaris is inbegrepen, dan mag het loon per gewerkt uur daardoor niet onder het minimumloon zakken.

Uitbetaalde overuren zijn gewoon loon, met loonheffing en vakantiegeld erover. Hoe je het bedrag berekent en wat er netto van overblijft, rekent de blog over overuren uitbetalen voor.

Vakantiedagen, vakantiegeld en pensioen over overuren

Over overuren bouwt een medewerker geen extra wettelijke vakantie op. De wettelijke vakantie is vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week (artikel 7:634 BW). Een paar drukke weken veranderen die arbeidsduur niet. Een cao kan wel bepalen dat overuren meetellen.

Werkt iemand maandenlang structureel meer, dan kan dat veranderen. Na drie maanden geldt het rechtsvermoeden dat de arbeidsduur gelijk is aan het gemiddelde van die drie maanden (artikel 7:610b BW). Wordt het contract daarop aangepast, dan bouwt de medewerker vanaf dat moment vakantie op over de nieuwe arbeidsduur.

Het vakantiegeld is minstens 8% van het loon. Ook uitbetaalde overuren tellen daarvoor mee (artikel 15 Wml), tenzij de cao overwerkloon uitzondert of minder laat meetellen (artikel 16 Wml). Of overuren pensioen opbouwen, bepaalt het pensioenreglement. Daarin staat welk loon pensioengevend is. Dat verschilt per regeling.

Overuren in Shiftbase

Overuren ontstaan meestal in het rooster. Bij het maken van de personeelsplanning in Shiftbase zie je de contracturen van elke medewerker, zodat je ziet wie al aan zijn uren zit voordat je een extra dienst uitdeelt. Medewerkers klokken in en uit met de app of op de Kiosk, die in de browser van een pc of tablet draait.

Na de dienst verwerkt Shiftbase de gewerkte tijd volgens het overwerkbeleid dat je instelt. Uren boven een grens per dag of per week gaan met toeslag naar de uitbetaling of komen op het plus-minussaldo. In de urenregistratie zie je per medewerker dat saldo. De medewerker ziet in de app het beginsaldo van het jaar en het saldo van vandaag. Een correctie voer je in met een datum. Het rapport met plus- en minuren laat zien bij wie het saldo oploopt.