Workforce planning: zo maak je het makkelijker voor jezelf

Workforce planning betekent dat je vooraf bedenkt hoeveel mensen je nodig hebt om je organisatie soepel te laten draaien, en dat is precies waar dit artikel over gaat. Als je goed plant, voorkom je stressmomenten, onverwachte onderbezetting en dure lastminuteroosters. Je ziet sneller wat er aankomt, je maakt betere keuzes en je team voelt zich gehoord omdat hun beschikbaarheid en talenten echt meetellen.

Veel bedrijven ontdekken dat dit eenvoudiger wordt wanneer je werkt met één centrale plek, zoals Shiftbase, waar je planning, uren en verlof samenkomen. In deze blog leer je hoe workforce planning werkt, waarom zoveel organisaties ermee worstelen en hoe jij het zelf slimmer aanpakt.

Hoe werkt workforce planning?

Workforce planning werkt door te kijken naar wat jouw organisatie nodig heeft en wie je daarvoor beschikbaar hebt. Je vergelijkt de verwachte drukte met de contracturen, vaardigheden en wensen van je team, zodat je altijd genoeg mensen op de juiste plek hebt. Wanneer je dit combineert met actuele gegevens, zoals urenregistratie, beschikbaarheid en verlof met Shiftbase, ontstaat er een planning die niet alleen klopt op papier, maar ook in de praktijk. Je hoeft minder te improviseren, je ziet problemen eerder aankomen en je team weet waar het aan toe is.

Welke onderdelen horen bij workforce planning?

Workforce planning bestaat uit verschillende onderdelen die samen zorgen voor een kloppende personeelsbezetting. Je begint vaak met forecasting, waarbij je inschat hoeveel werk er komt. Vervolgens koppel je dit aan roosters, contracturen en de vaardigheden van je team. Ook kijk je naar verlof, ziekte en eventuele flexkrachten, zodat je een realistisch beeld hebt van wat haalbaar is. Als je dit doet met Shiftbase, kun je deze gegevens direct meenemen in je planning en zie je snel waar er gaten vallen of waar je juist te ruim plant.

Waarom worstelen veel organisaties met workforce planning?

Veel organisaties worstelen met workforce planning omdat de praktijk bijna nooit precies loopt zoals je vooraf bedenkt. Drukte kan onverwacht stijgen, mensen worden ziek, medewerkers willen ruilen en prioriteiten veranderen tussendoor. Als je planning verspreid staat over Excel-bestanden, losse briefjes of groepsapps, raak je al snel het overzicht kwijt. Je ziet niet altijd waar de knelpunten ontstaan, waardoor je te laat ingrijpt. In branches zoals horeca, retail, transport, logistiek en zorg merk je dat extra snel, omdat het werk sterk schommelt.

Hoe herken je dat jouw planning niet meer werkt?

Je merkt dat je planning niet meer werkt wanneer je steeds vaker last-minutewijzigingen moet doen of wanneer je team aangeeft dat roosters weinig voorspelbaar zijn. Onderbezetting komt vaker voor, je hebt regelmatig mensen te veel ingepland en je verliest tijd doordat je steeds moet schuiven. Ook zie je soms dat verlof niet goed wordt meegenomen of dat dezelfde medewerkers steeds extra moeten bijspringen. Als dit herkenbaar is, helpt het om te werken met heldere data voor contracturen, beschikbaarheid en gewerkte uren, bijvoorbeeld met Shiftbase, zodat je sneller ziet waar het misgaat.

Hoe pak je workforce planning aan als je net begint?

Als je begint met workforce planning, helpt het om te starten met een simpel overzicht van wat je nu hebt en wat je straks nodig hebt. Je bepaalt eerst de drukte in een gemiddelde week, je bekijkt welke taken er gedaan moeten worden en hoeveel mensen daarvoor nodig zijn. Daarna leg je dit naast de contracturen, beschikbaarheid en vaardigheden van je team. Wanneer je dit combineert met actuele gegevens, zoals gewerkte uren, verlof en beschikbaarheid met Shiftbase, zie je sneller of je planning haalbaar is. Hierdoor maak je beslissingen op basis van feiten in plaats van gevoel, wat rust geeft in je planning en bij je medewerkers.

Hoe helpt technologie je workforce planning te verbeteren?

Technologie helpt je workforce planning te verbeteren omdat je sneller ziet wat er gebeurt en waar je moet bijsturen. Als je werkt met realtime gegevens, zoals gewerkte uren, beschikbaarheid en verlof met Shiftbase, hoef je minder te gokken en kun je sneller reageren op veranderingen. Wijzigingen in het rooster worden meteen zichtbaar, medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid doorgeven en je voorkomt dat je belangrijke informatie mist. Hierdoor werkt je planning niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder.

Wat levert workforce planning software je concreet op?

Workforce planning software geeft je vooral meer duidelijkheid en minder gedoe. Je maakt sneller roosters, je voorkomt dubbele communicatie en je ziet precies hoeveel mensen je nodig hebt. Als je dit doet met Shiftbase, krijg je inzicht in contracturen, beschikbaarheid, gewerkte uren en personeelskosten op één plek. Je maakt minder fouten, je team weet eerder waar het aan toe is en je houdt tijd over voor andere taken. Dat is prettig voor jou en voor je medewerkers.

Hoe bereken je de juiste personeelsbezetting?

Je berekent de juiste personeelsbezetting door te kijken naar hoeveel werk er verwacht wordt en hoeveel tijd elke taak kost. Daarna vergelijk je dit met de beschikbare uren van je team. Een eenvoudige manier om te beginnen is door het aantal benodigde werkuren te delen door het aantal beschikbare medewerkers. Als je dit combineert met actuele gegevens over contracturen, beschikbaarheid en gewerkte uren met Shiftbase, zie je sneller of je genoeg mensen hebt voor een bepaalde dienst. Zo voorkom je dat je structureel te veel of te weinig plant.

Wat doe je bij onverwachte drukte of uitval?

Bij onverwachte drukte of uitval helpt het om flexibel te kunnen schuiven. Je kunt werken met een kleine flexibele schil of duidelijke afspraken maken over wie eventueel kan invallen. Als je realtime werkt met beschikbaarheid en roosterwijzigingen in Shiftbase, zie je snel wie er beschikbaar is en kun je direct een wijziging doorvoeren. Hierdoor blijft je planning stabiel, ook wanneer de dag anders loopt dan je had verwacht.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij workforce planning?

Veelgemaakte fouten ontstaan vaak doordat je planning te veel op gevoel wordt gedaan of omdat informatie verspreid staat over verschillende plekken. Een veelvoorkomend probleem is dat je te laat begint met plannen, waardoor je sneller moet improviseren. Ook wordt de beschikbaarheid van medewerkers soms niet goed bijgehouden, waardoor je mensen inplant die eigenlijk niet kunnen. Daarnaast zie je dat contracturen en gewerkte uren niet altijd kloppen met de planning, wat zorgt voor frustratie bij zowel jou als je team. Als je werkt met één overzichtelijke plek, zoals Shiftbase, zie je sneller waar het misgaat en kun je deze fouten voorkomen.

Hoe voorkom je deze fouten op de lange termijn?

Je voorkomt veel fouten door te werken met actuele gegevens en door je planning regelmatig te controleren. Begin met een vast ritme, bijvoorbeeld elke week op dezelfde dag, zodat je altijd vooruitkijkt. Verzamel informatie over beschikbaarheid, contracturen en verlof op één centrale plek, zodat je niets mist. Als je dit doet met Shiftbase, worden veel gegevens automatisch bijgewerkt, waardoor je minder handmatig hoeft te corrigeren. Hierdoor werk je rustiger en blijft je planning betrouwbaar voor jou en je team.

Conclusie

Workforce planning helpt je om rust en overzicht te creëren, zodat je precies weet hoeveel mensen je nodig hebt en wanneer. Wanneer je werkt met actuele gegevens, maak je betere keuzes en voorkom je lastminutegedoe. Je ziet sneller waar je moet bijsturen, je team weet eerder waar het aan toe is en je planning sluit beter aan op de werkelijkheid. Als je dit doet met Shiftbase, heb je alle belangrijke informatie op één plek, waardoor je minder tijd kwijt bent aan zoeken en corrigeren. Zo bouw je stap voor stap aan een planning die voor iedereen werkt.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen