Workforce planning: een strategische aanpak voor succes

  • Geschreven door: Carin Vreede
  • Bijgewerkt op: 4 december 2023
ecruitment belang organisaties klanten, functie bedrijven kloof strategie werk stemmen

In de steeds meer concurrerende markt van vandaag is het essentieel om je organisatie zo efficiënt mogelijk te laten draaien. Om dit te bereiken, is er een belangrijke bedrijfsonderdeel die je niet mag negeren: workforce planning.

Een goed geplande en strategisch gerichte workforce kan het verschil betekenen tussen succes en falen.

In dit artikel gaan we dieper in op deze cruciale managementtechniek, inclusief de verschillende soorten en hoe je deze kunt inzetten om je bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Wat is workforce planning

Workforce planning, oftewel personeelsplanning, is meer dan alleen een kwestie van het inplannen van je medewerkers. Het is een strategisch proces dat ervoor zorgt dat je organisatie altijd over de juiste mensen beschikt, met de juiste vaardigheden, op de juiste plaatsen, en op het juiste moment.

Personeelsplanning stelt je in staat om proactief te reageren op veranderingen in klantbehoeften, marktontwikkelingen en technologische trends.

Het helpt je tevens bij het ontdekken en ontwikkelen van nieuw talent, en bij het creëren van een flexibele en aanpasbare workforce die kan inspelen op veranderende zakelijke behoeften.

In het hart van personeelsplanning ligt het principe van 'mapping': het in kaart brengen van de huidige vaardigheden binnen je personeelsdossier, het identificeren van skills gaps, en het plannen van trainingen en recruitment om deze gaten te dichten.

Happy Employee

Het doel van workforce planning

Het uiteindelijke doel van workforce planning is simpel: het succes van je organisatie waarborgen door ervoor te zorgen dat je altijd over de juiste mensen beschikt om je bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Maar hoe vertaalt zich dat in de praktijk?

  • Huidig personeelsbestand

    Ten eerste draait personeelsplanning om het in kaart brengen van je huidige personeelsbestand. Wie zijn je medewerkers? Welke rollen vervullen zij? Welke competenties hebben zij? Door deze vragen te beantwoorden, krijg je een helder beeld van de huidige staat van je workforce.

  • Kijk naar de toekomst

    Het tweede doel is toekomstgericht. Het gaat over het analyseren van de behoeften van je organisatie in de toekomst, en het identificeren van mogelijke skills gaps. Door vooruit te denken en te plannen, kun je je voorbereiden op veranderingen en ervoor zorgen dat je organisatie flexibel en veerkrachtig blijft.

  • Belang van talentmanagement

    Daarnaast dient personeelsplanning ook als een effectief instrument voor talentmanagement. Door de behoeften en wensen van je medewerkers te identificeren en te begrijpen, kun je ze de juiste trainingen en ontwikkelingsmogelijkheden bieden, waardoor ze groeien en bijdragen aan het succes van je bedrijf.

  • Recruitment stroomlijnen

    Personeelsplanning helpt je ook om je recruitmentproces te stroomlijnen. Door duidelijk te identificeren welke vaardigheden en rollen nodig zijn, kun je je recruitment inspanningen richten op de juiste kandidaten en je inzetten voor een kwalitatief hoogwaardig personeelsdossier.

3 niveau's van workforce planning

Workforce planning is geen eenmalige taak, maar een continu proces dat op verschillende niveaus binnen je organisatie plaatsvindt.

Deze niveaus – strategisch, tactisch en operationeel – helpen je om een volledig beeld te krijgen van je workforce en je voor te bereiden op toekomstige uitdagingen. Laten we elk niveau in meer detail bekijken.

performance,

Strategische workforce planning

Strategische workforce planning richt zich op de lange termijn. Het gaat over het in kaart brengen van de toekomstige behoeften van je organisatie en het identificeren van mogelijke tekortkomingen.

Het doel is om te zorgen dat je over de juiste mensen beschikt om je strategische doelstellingen te bereiken, rekening houdend met trends en ontwikkelingen in je branche.

Dit niveau vraagt om een grondige analyse van je huidige personeelsbestand, de verwachte veranderingen in je organisatie en de invloed van externe factoren.

Tactische workforce planning

Tactische workforce planning heeft een middellange termijn focus. Het gaat om het vertalen van de strategische plannen naar concrete acties en doelen.

Dit niveau van planning houdt rekening met de huidige staat van je personeelsdossier en de verwachte veranderingen in de nabije toekomst.

Het doel is om te zorgen voor flexibiliteit in je personeelsplanning, zodat je snel kunt reageren op veranderingen en je organisatie efficiënt kunt laten draaien.

Operationele workforce planning

Operationele personeelsplanning is gericht op de korte termijn. Het gaat over het dagelijks beheer van je personeelsdossier en zorgt ervoor dat je altijd de juiste mensen op de juiste plek hebt.

Dit niveau richt zich op het inzetten van je medewerkers op basis van hun vaardigheden en competenties, en zorgt ervoor dat ze de tools en training hebben die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.

Elk niveau van personeelsplanning speelt een belangrijke rol in het succes van je organisatie. Door strategisch, tactisch en operationeel te plannen, kun je je voorbereiden op de toekomst en ervoor zorgen dat je organisatie altijd klaar is voor succes.

Strategische personeelsplanning in stappen

Strategische personeelsplanning is een essentieel proces om je organisatie voor te bereiden op toekomstige uitdagingen. Hier zijn de stappen die je moet volgen om een effectieve strategische personeelsplanning op te zetten:

Bepaal je bedrijfsdoelstellingen

De eerste stap is om duidelijk je bedrijfsdoelstellingen te bepalen. Dit omvat het begrijpen van de strategische richting van je organisatie, het identificeren van je lange termijn doelen en het definiëren van de sleutelindicatoren voor succes. Deze doelstellingen vormen de basis voor je personeelsplanning.

Analyseer de actuele workforce

De volgende stap is het analyseren van je huidige personeelsdossier. Dit omvat het begrijpen van de competenties en ervaringen van je medewerkers. Je moet ook rekening houden met factoren zoals leeftijd, geslacht, en functie binnen de organisatie.

Door je huidige personeelsdossier te bestuderen, krijg je een helder beeld van de staat van je workforce en ontwikkelingen.

Signaleer toekomstige skills gaps

Nadat je je huidige personeelsdossier hebt geanalyseerd, is de volgende stap het identificeren van toekomstige skills gaps. Dit betekent dat je moet voorspellen welke competenties je in de toekomst nodig zult hebben, en hoe deze zich verhouden tot de huidige vaardigheden van je medewerkers.

Dit zal je helpen te bepalen waar je moet focussen op training en ontwikkeling, en waar je mogelijk nieuwe mensen moet werven.

Werf mensen met populaire vaardigheden

Met het inzicht in de toekomstige skills gaps, kun je je recruitmentproces richten op het aantrekken van mensen met de vaardigheden die je nodig hebt.

Dit betekent niet alleen het werven van nieuw talent, maar ook het hertrainen of bijscholen van je huidige medewerkers om ervoor te zorgen dat ze de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn voor toekomstig succes.

Monitoren en aanpassen

Tot slot is het belangrijk om je personeelsplanning regelmatig te monitoren en aan te passen. Het is geen statisch proces, maar iets dat continu moet worden bijgewerkt en aangepast op basis van aanpassingen in je organisatie, de markt, en de behoeften van je medewerkers.

Door deze stappen te volgen, kun je een effectieve strategische personeelsplanning opzetten die je organisatie voorbereidt op toekomstig succes.

Tips voor het opstellen van een workforce planning

strategic workforce planning

Het opstellen process kan een ontmoedigende taak lijken, maar met de juiste aanpak en focus kan het een krachtig instrument zijn voor het succes van je organisatie. Hier zijn enkele tips om je op weg te helpen:

Begrijp je organisatie: Voordat je begint met het plannen, is het essentieel om je organisatie grondig te begrijpen. Wat zijn de doelstellingen van je organisatie? Wat is je huidige personeelsdossier? Welke vaardigheden hebben je medewerkers? Deze inzichten zullen je helpen bij het maken van een effectieve personeelsplanning.

Kijk naar de toekomst: Personeelsplanning gaat niet alleen over het heden, maar ook over de toekomst. Kijk naar trends en ontwikkelingen in je branche en probeer te voorspellen hoe deze je organisatie zullen beïnvloeden. Door vooruit te denken, kun je je voorbereiden op toekomstige uitdagingen.

Gebruik de juiste tools: Er zijn veel tools beschikbaar die je kunnen helpen bij workforce planning. Deze tools kunnen je helpen bij het bestuderen van je huidige personeelsdossier, het identificeren van skills gaps, en het plannen voor de toekomst. Denk hierbij aan tools zoals Shiftbase.

Betrek je stakeholders: personeelsplanning is een teaminspanning. Betrek je stakeholders - inclusief je medewerkers, management, en klanten - in het proces. Hun input en feedback kunnen waardevolle inzichten bieden.

Wees flexibel: De behoeften van je organisatie zullen veranderen, en je personeelsplanning moet in staat zijn om zich hier op aan te passen. Wees flexibel en bereid om je plannen indien nodig bij te stellen.

Monitor en pas aan: personeelsplanning is een continu proces. Monitor je plannen regelmatig en maak aanpassingen waar nodig. Dit zal je helpen om ervoor te zorgen dat je altijd over de juiste mensen en vaardigheden beschikt om je doelen te bereiken.

Door deze tips in gedachten te houden, kun je een effectieve personeelsplanning opstellen die je organisatie helpt om voorbereid te zijn op zowel huidige als toekomstige uitdagingen.

  • Snel roosters maken
  • Inzicht in loonkosten
  • Plannen op basis van vaardigheden
Gratis uitproberen Demo aanvragen
Werkrooster
Carin Vreede

Geschreven door:

Carin Vreede

Met jaren ervaring in het HR-vakgebied heeft Carin veel ervaring met HR-processen. Als content marketeer zet zij deze kennis om in boeiende en informatieve content die bedrijven helpt om hun HR-processen te optimaliseren en hun medewerkers te motiveren en te ontwikkelen.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.