Einde dienstverband: dit moet je als werkgever allemaal regelen

Op welke manieren kan een arbeidsovereenkomst eindigen?

Er zijn verschillende manieren om een dienstverband te laten eindigen. Soms gebeurt dat van rechtswege: de afgesproken periode loopt af en het dienstverband eindigt automatisch. Je kunt ook kiezen voor opzegging, waarbij jij als werkgever of de werknemer de overeenkomst opzegt met inachtneming van de opzegtermijn. In urgente situaties is ontslag op staande voet of een ontbindende voorwaarde mogelijk, bijvoorbeeld vanwege bedrijfseconomische redenen.

Wil je de beëindiging soepel regelen, dan is wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst vaak de beste route; zo leg je schriftelijk vast hoe het contract eindigt. Lukt onderhandelen niet of is de proeftijd al voorbij, dan kun je naar de kantonrechter stappen voor formele beëindiging. Kortom: kies de route die past bij jouw situatie en zorg dat elk contract correct wordt afgerond.

Einde van een tijdelijk contract: hoe zit dat?

Een tijdelijk contract eindigt in principe automatisch op de afgesproken einddatum. Toch moet je als werkgever alert zijn. Volgens de regels moet je de werknemer tijdig schriftelijk informeren als je het dienstverband niet wilt verlengen. Doe je dat niet minimaal één maand van tevoren, dan ben je mogelijk een aanzegvergoeding verschuldigd.

Let ook op de proeftijd—als die is overeengekomen, geldt ook hier dat je op tijd moet aangeven dat je niet doorgaat. Een tijdelijke arbeidsovereenkomst mag je niet onbeperkt verlengen. Na een bepaalde periode of aantal contracten ontstaat mogelijk een vast contract, met andere rechten en verplichtingen. Zorg dus dat je het overzicht bewaart en de afspraken goed vastlegt, bij voorkeur met een heldere schriftelijke bevestiging.

Regels en termijnen bij het beëindigen van het contract

Als werkgever moet je bij een einde contract de geldende regels en termijnen strak volgen. Bij een tijdelijk dienstverband van bepaalde tijd moet je de werknemer tevoren schriftelijk laten weten dat de arbeidsovereenkomst eindigt—doe dit uiterlijk twee maanden vóór de afgesproken einddatum, anders volgt een aanzegvergoeding.

Tussentijds opzeggen kan alleen als die mogelijkheid in de overeenkomst staat. Voor een vast contract geldt een gestaffelde opzegtermijn: één maand tot vijf jaar, twee maanden tot tien jaar, drie maanden tot vijftien jaar en vier maanden daarboven.

Houd rekening met uitzonderingen zoals ontslag nemen door de werknemer of ontslag om bedrijfseconomische redenen. Na elk einde arbeidsovereenkomst controleer je of een transitievergoeding verschuldigd is—zo voorkom je extra kosten wanneer iemand onverwacht krijgt ontslag of uit dienst gaat na zes maanden proeftijd.

Beëindiging van het dienstverband bij vast contract

Bij een vast contract kun je het dienstverband alleen beëindigen als er een geldige reden is. Speelt er een dossier met bedrijfseconomische redenen, dan vraag je eerst toestemming bij het UWV en respecteer je de wettelijke opzegtermijn. Bij disfunctioneren ga je naar de kantonrechter voor formele beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Soms staat er een ontbindende voorwaarde in het contract; treedt die in, dan eindigt het dienstverband van rechtswege en is er geen extra opzegging nodig.

Wil je samen snel tot een oplossing komen, sluit dan met de werknemer een vaststellingsovereenkomst en leg alles schriftelijk vast. Check altijd of een transitievergoeding verschuldigd is zodra het contract eindigt, behalve wanneer de medewerker zelf ontslag neemt. Zo voldoe je als werkgever aan alle regels en voorkom je discussies over de overeenkomst en het uiteindelijke einde.

Recht op transitievergoeding

Zodra het dienstverband eindigt op initiatief van jou als werkgever, ben je in de meeste gevallen verplicht een transitievergoeding te betalen. Dit geldt zowel bij een tijdelijk contract als bij een vast contract, zolang de arbeidsovereenkomst minimaal één dag heeft geduurd. Ook bij ontslag met wederzijds goedvinden, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, is het slim vooraf afspraken te maken over een vergoeding.

De hoogte wordt bepaald op basis van het brutosalaris en het aantal dienstjaren. Let erop dat deze vergoeding ook verschuldigd kan zijn bij ontslag om bedrijfseconomische redenen of het niet verlengen van een contract na zes maanden. Alleen als de werknemer zelf ontslag neemt of bij ontslag op staande voet, hoef je meestal niets te betalen. Leg de afspraken altijd schriftelijk vast, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan.

WW-uitkering na einde dienstverband

Na het einde van het dienstverband heeft een werknemer mogelijk recht op een WW-uitkering. Dat geldt alleen als jij als werkgever het initiatief neemt tot ontslag of als een tijdelijk contract niet wordt verlengd. Bij ontslag nemen of verwijtbaar gedrag is er meestal geen recht op een uitkering.

Sluit je een vaststellingsovereenkomst, let er dan op dat het dossier klopt—een verkeerde formulering kan gevolgen hebben voor het UWV. Zorg altijd voor een correcte schriftelijke bevestiging van het einde contract en lever de benodigde gegevens tijdig aan. Denk aan loonstroken, de arbeidsovereenkomst, en het exacte moment waarop het dienstverband eindigt. Een slordige afronding leidt niet alleen tot frustratie bij de medewerker, maar kan ook vragen oproepen bij het UWV.

Administratieve afhandeling & communicatie

Bij het einde van een dienstverband komt meer kijken dan alleen de mededeling dat iemand vertrekt. Zorg voor een duidelijke schriftelijke bevestiging van de beëindiging, inclusief de afgesproken einddatum. Stuur ook de eindafrekening, met openstaande vakantiedagen en eventuele vergoedingen. Bij een tijdelijke arbeidsovereenkomst of contract van bepaalde tijd informeer je de werknemer tijdig schriftelijk over het niet verlengen van het contract.

Vergeet niet de benodigde documenten aan te leveren voor een eventuele WW-uitkering. Denk aan een kopie van de arbeidsovereenkomst, loonstroken en het formulier ‘opgave beëindiging dienstverband’. Gebruik altijd dezelfde datum en formulering in al je communicatie, zodat er geen misverstanden ontstaan met het UWV of de werknemer.

Checklist einde dienstverband

Wat moet je als werkgever geregeld hebben bij het einde van een dienstverband?

Als een dienstverband eindigt, wil je niets over het hoofd zien. Gebruik daarom deze checklist:

• ✅ Controleer het contract: gaat het om een tijdelijk contract, een arbeidsovereenkomst van bepaalde tijd of een vast contract?

• ✅ Check de afgesproken einddatum en leg de opzegging altijd schriftelijk vast.

• ✅ Informeer de werknemer op tijd, zeker bij tijdelijke overeenkomsten. Denk aan de aanzegtermijn van één of twee maanden.

• ✅ Beoordeel of je een transitievergoeding verschuldigd bent.

• ✅ Zorg voor een correcte eindafrekening en lever documenten voor een eventuele WW-uitkering aan.

• ✅ Gebruik een vaststellingsovereenkomst bij wederzijds goedvinden en controleer of alles juridisch klopt.

Conclusie

Een einde van het dienstverband brengt verplichtingen met zich mee. Of het nu gaat om een tijdelijk dienstverband dat eindigt, een vast contract dat wordt opgezegd of een overeenkomst die via wederzijds goedvinden wordt beëindigd—jij moet als werkgever de juiste stappen zetten. Denk aan de opzegtermijn, de schriftelijke bevestiging, de eventuele transitievergoeding en de documenten voor een WW-uitkering.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen