Vast contract

Overweeg je als werkgever een vast contract aan te bieden? Dit artikel is speciaal geschreven voor werkgevers die willen weten wat er allemaal komt kijken bij het aanbieden van een vast contract. Het is essentieel om de regels en risico's van een vast contract te kennen, omdat je als werkgever te maken krijgt met wettelijke verplichtingen, financiële risico’s en belangrijke keuzes die invloed hebben op je personeelsbeleid. Een vast contract is een contract voor onbepaalde tijd, zonder afgesproken einddatum.

Wat is een vast contract?

Juridisch noemen we dit een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De kern is simpel: er is geen einddatum afgesproken. Waar een tijdelijk contract automatisch stopt op een specifieke datum, loopt een vast contract door totdat een van de partijen actie onderneemt.

Voor werknemers biedt dit zekerheid voor de toekomst, bijvoorbeeld voor het afsluiten van een hypotheek. Voor jou als werkgever betekent het dat het strenge ontslagrecht geldt. Je kunt de samenwerking niet zomaar beëindigen. Dit kan alleen via een vaststellingsovereenkomst, toestemming van het UWV, de kantonrechter of als de werknemer zelf opzegt. Daarbij heb je altijd te maken met een wettelijke opzegtermijn.

Wanneer ben je verplicht een vast contract aan te bieden?

Er zijn twee momenten waarop een tijdelijk contract automatisch verandert in een vast contract. Dit noemen we de ketenbepaling. Als werkgever heb je hier geen keuze in; de wet bepaalt dat de werknemer op dat moment recht heeft op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

De regels zijn als volgt:

1. Na 3 jaar: De totale duur van de tijdelijke contracten (inclusief tussenpozen van maximaal 6 maanden) overschrijdt de termijn van 36 maanden.

2. Vanaf het 4e contract: Je hebt al 3 tijdelijke contracten gegeven. Het vierde contract is automatisch vast, zelfs als de termijn van 3 jaar nog niet voorbij is.

Een groot risico is de stilzwijgende verlenging. Loopt een tijdelijk contract af, maar blijft de werknemer gewoon doorwerken zonder dat jullie iets op papier hebben gezet? Dan wordt het contract automatisch verlengd onder dezelfde voorwaarden. Was dit het moment dat de ketenbepaling werd overschreden? Dan zit je onbedoeld vast aan een contract voor onbepaalde tijd, met alle ontslagbescherming van dien.

Wat zijn de voor- en nadelen voor jou als werkgever?

Het aanbieden van zekerheid is een strategische keuze. Zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt van 2026 is een vast contract vaak de manier om goed personeel niet aan de concurrent te verliezen. Toch kleven er financiële risico's aan.

Wat moet er in een vast contract staan?

Hoewel een mondelinge afspraak juridisch rechtsgeldig is, is het zakelijk gezien onverstandig om niets op papier te zetten. Volgens de wet (en de richtlijn Transparante en Voorspelbare Arbeidsvoorwaarden) heb je bovendien een informatieplicht: je moet de werknemer binnen een week tot een maand na aanvang schriftelijk informeren over de kernpunten.

Zorg dat deze punten in ieder geval zwart-op-wit staan:

• De basis: Naam en woonplaats van beide partijen, en de plek waar gewerkt wordt.

• De functie: Een heldere omschrijving van de functie of de aard van het werk.

• De duur: Expliciet vermelden dat het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (en de ingangsdatum).

• Arbeidsomvang en tijden: Hoeveel uur werkt iemand per week en zijn de tijden vast of wisselend?

• Salaris: De hoogte van het loon, de uitbetalingstermijn en eventuele toeslagen.

• Vakantie en verlof: Het aantal vakantiedagen en hoe verlof wordt opgenomen.

• Opzegtermijn: De wettelijke termijn of een afwijkende termijn (indien schriftelijk overeengekomen).

• Pensioen: Of er een pensioenregeling is en zo ja, welke.

Van contractbeheer naar personeelsplanning

Het tekenen van het contract is slechts het startschot. Daarna verdwijnt de overeenkomst vaak in een digitale map of – erger nog – een fysieke archiefkast. Hier ontstaat voor veel organisaties een 'blinde vlek'.

Een vast contract bevat namelijk cruciale data voor je dagelijkse operatie. Denk aan het aantal contracturen (32, 36 of 40 uur?), het saldo aan vakantiedagen en de afspraken over overuren. Als je roostering en urenregistratie los staan van je contractbeheer, maak je het jezelf onnodig moeilijk. Je bent dan constant aan het schakelen tussen Excel-sheets, het contractarchief en je roosterpakket.

De risico's van handmatig beheer:

• Gemiste signalen: Je vergeet dat de proeftijd van 2 maanden bijna afloopt en je nog een gesprek wilde voeren.

• Scheve urenbalans: Je roostert iemand met een vast contract structureel te veel of te weinig in, omdat het roosterprogramma niet 'weet' wat de contracturen zijn.

• Verlof-chaos: Medewerkers vragen vrij, maar je hebt geen actueel inzicht of hun verlofsaldo dat wel toelaat.

Conclusie

Het aanbieden van een vast contract is in 2026 meer dan alleen een juridische verplichting na drie tijdelijke contracten. Het is een instrument om rust en stabiliteit in je organisatie te brengen. Je spreekt vertrouwen uit naar je medewerkers, en dat vertrouwen krijg je vaak terug in de vorm van loyaliteit en inzet.

De kunst is om de lasten van dat vaste contract – de administratie, het verlofbeheer en de urenregistratie – zo licht mogelijk te maken. Als je dat proces automatiseert, houd je als ondernemer of HR-manager tijd over voor wat echt telt: zorgen dat die medewerker met plezier aan het werk blijft.