Evaluatiegesprek

Een evaluatiegesprek is een kort gesprek waarin leidinggevende en medewerker samen terugkijken op een afgebakende periode: de eerste maanden in een nieuwe baan, een tijdelijk contract, een seizoen of het afgelopen kwartaal. Jullie bespreken wat goed ging, wat beter kan en wat er de volgende periode nodig is. Het is een gesprek in twee richtingen; de medewerker evalueert ook de werkgever.

In België heet het jaarlijkse gesprek waarin de leidinggevende een oordeel geeft meestal ook evaluatiegesprek. In Nederland heet dat een beoordelingsgesprek; het evaluatiegesprek staat hier dichter bij het functioneringsgesprek, maar is korter en gaat over één periode.

Wanneer plan je een evaluatiegesprek?

Je plant zo'n gesprek op een moment waarop er iets af te sluiten of te beslissen valt. In de praktijk zijn dat meestal deze momenten:

• na de eerste weken of maanden van een nieuwe medewerker, ruim voordat de proeftijd afloopt

• voor het einde van een tijdelijk contract, zodat je op tijd weet of je verlengt

• na een seizoen, met seizoenskrachten die je volgend jaar graag terugziet

• na een verandering, zoals een nieuwe functie, een andere vestiging of een ander rooster

• elk kwartaal of halfjaar, als tussenstap tussen de grotere gesprekken in het jaar

Bij een tijdelijk contract van zes maanden of langer moet je de medewerker uiterlijk een maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of je het contract voortzet, en zo ja, onder welke voorwaarden (artikel 7:668 BW). Vergeet je dat, dan ben je een maandloon verschuldigd; ben je te laat, dan een deel daarvan. Plan het evaluatiegesprek daarom zes tot acht weken voor de einddatum. Dan is er tijd om na te denken voordat de beslissing op papier moet. Hoe vaak je mag verlengen, lees je bij contract verlengen.

Een evaluatiegesprek in vier stappen

1. Opening: zeg wat voor gesprek het is. Een medewerker die een beoordeling verwacht, zegt minder.

2. Terugblik: welke afspraken waren er voor deze periode, en wat is ervan gekomen? Eerst de medewerker, dan jij.

3. Vooruitblik: wat moet er de komende periode anders, en wat heeft de medewerker daarvoor van jou nodig?

4. Afspraken: schrijf ze samen op, elk met een naam en een datum, en spreek af wanneer jullie ze nakijken.

Reken op een half uur. Een evaluatie na een seizoen met een vakantiekracht kan in een kwartier; een evaluatie voor het einde van een contract duurt langer, omdat er een beslissing aan vastzit. Spreek je iets af over diensten of uren, verwerk het dan meteen in je personeelsplanning, anders blijft de afspraak bij het gesprek.

Evalueren met seizoens- en vakantiekrachten

In de horeca, de recreatie en de retail werken in de zomer en rond de feestdagen veel mensen voor een paar weken of maanden. Juist met hen wordt het minst geëvalueerd, terwijl een goede seizoenskracht die volgend jaar terugkomt geen inwerktijd meer kost. Plan de evaluatie in de laatste week, niet op de laatste dag, en houd hem kort: hoe ging het, wat kan beter, en wil je terugkomen?

Vraag bij een ja meteen wanneer de medewerker volgend jaar beschikbaar is en noteer het. Een contract korter dan zes maanden valt niet onder de aanzegplicht, maar het is netjes om ook dan op tijd te laten weten of er een vervolg komt.

Een evaluatiegesprek voorbereiden als medewerker

Als medewerker zoek je eerst de afspraken van het begin van de periode op: wat werd er van je verwacht? Schrijf bij elke afspraak in een zin hoe het ging, met een voorbeeld. Bedenk wat je de volgende periode anders wilt, zoals meer of andere diensten of een taak erbij, en wat je daarvoor van je leidinggevende nodig hebt. Krijg je vooraf een evaluatieformulier, vul het dan eerlijk in; het verschil tussen jouw antwoorden en die van je leidinggevende is precies waar het gesprek over gaat.

Vragen voor een evaluatiegesprek

Na de eerste maanden van een nieuwe medewerker:

• Is het werk zoals je had verwacht toen je begon?

• Wat had je in je eerste weken nodig gehad dat je niet kreeg?

• Met wie werk je het prettigst samen, en waarom?

• Past het aantal uren en diensten bij wat we hadden afgesproken?

Voor het einde van een tijdelijk contract of een seizoen:

• Wil je hier blijven werken, en onder welke voorwaarden?

• Wat moet er veranderen om volgend seizoen terug te komen?

• Welk deel van het werk zou je willen overnemen als je blijft?

Het evaluatieformulier

Vergeleken met een beoordelingsformulier is een evaluatieformulier korter, met open vragen in plaats van scores. Laat de medewerker het vooraf zelf invullen en vul jij dezelfde vragen in; de verschillen tussen de twee kolommen zijn het beste gespreksonderwerp. Een voorbeeld voor een nieuwe kassamedewerker in een supermarkt, na drie maanden:

Leg het ingevulde formulier vast bij de medewerker, zodat je bij de volgende evaluatie ziet wat er is afgesproken. Wil je een formulier met scores dat tot een oordeel leidt, dan hoort dat bij het beoordelingsgesprek.

Is een evaluatiegesprek verplicht?

In Nederland verplicht geen wet je tot een evaluatiegesprek; soms schrijft een cao of personeelsregeling het voor. De aanzegplicht bij een tijdelijk contract geldt wel, ook als je geen gesprek voert. Een evaluatiegesprek is de eenvoudigste manier om die beslissing goed voor te bereiden.

Waar het misgaat

Het vaakst gaat het mis bij de timing. Wie de evaluatie van een tijdelijke kracht plant in de week voor de einddatum, heeft de aanzegtermijn al gemist en moet beslissen zonder gesprek. Zet daarom bij elk tijdelijk contract een evaluatiemoment in de agenda op het moment dat je het contract tekent.

De tweede valkuil is een evaluatie zonder afspraken. Een fijn gesprek van een half uur zonder één concrete afspraak levert bij de volgende evaluatie niets op om naar terug te kijken. En noem pas punten die je in de periode zelf al had kunnen noemen als je ze toen ook hebt genoemd: een medewerker die in de evaluatie voor het eerst hoort dat iets al maanden niet goed ging, voelt zich overvallen.

Evaluatiemomenten bijhouden in Shiftbase

In Shiftbase staan contractvorm, looptijd en notities bij de medewerker, en je krijgt een melding voordat een contract afloopt. Stel die melding zo in dat je ruim voor de aanzegtermijn een evaluatiegesprek kunt plannen. De afspraken uit het gesprek bewaar je als notitie in het personeelsdossier. Shiftbase houdt daarnaast bij hoe medewerkers het werk ervaren, zodat je een patroon ziet voordat iemand opzegt. Probeer Shiftbase 14 dagen gratis.