Waar moet je op letten bij een eigen bedrijf starten?

Droom je ervan om je eigen bedrijf te starten? Spannend! Maar zodra je van werknemer naar werkgever gaat, verandert er meer dan alleen je functietitel. Je krijgt er ineens een heleboel petten bij: planner, boekhouder, recruiter én regelneef. En dat terwijl je het liefst gewoon bezig bent met je idee, je klanten en je groei.

In deze blog neem ik je mee in alles waar je op moet letten als je een onderneming opzet: van de eerste inschrijving bij de Kamer van Koophandel tot het aannemen van je eerste medewerker. We duiken in kosten, verplichtingen, roosters en tools die het allemaal nét wat makkelijker maken.

De sprong van loondienst naar eigen baas

Van elke maand een vast salaris naar zelf je inkomen verdienen — het klinkt als vrijheid, en dat ís het ook. Maar als je besluit om je eigen bedrijf te starten, stap je ook in een compleet nieuw speelveld. Je bent ineens verantwoordelijk voor álles: van het opzetten van een bedrijfsstructuur, tot het aantrekken van je eerste potentiële klanten.

Als werkgever heb je meer op je bord dan een goed idee. Je moet nadenken over bedrijfsactiviteiten, administratieve taken, het kiezen van een rechtsvorm en misschien zelfs het zoeken naar bedrijfsruimte. En hoewel dat misschien overweldigend klinkt, is het juist ook een kans om iets op te bouwen dat écht bij jou past.

Je eerste stappen? Je ondernemingsdroom concretiseren, de kamer van koophandel inplannen en ontdekken of je gebruik kunt maken van een ww-uitkering of andere financieringsvormen.

Begin met een goed bedrijfsidee

Zonder een goed idee geen goed bedrijf. Dat klinkt logisch, maar veel startende ondernemers vergeten om écht scherp te krijgen wat ze willen gaan doen en voor wie. Begin daarom niet met je website of je logo, maar met het beantwoorden van een simpele vraag: welk probleem los jij op?

Een sterk idee is vaak het resultaat van een combinatie van je interesse, je ervaring uit loondienst, en slim marktonderzoek. Kijk naar wat je concurrenten doen, maar vooral naar wat zij niét doen. Daar zit jouw kans.

Bedenk ook hoe schaalbaar je idee is. Richt je je op een breder publiek of ga je voor een specifieke niche, zoals als personal trainer of freelance webdesigner? En heb je intellectuele eigendom die je moet beschermen? Je bedrijfsidee hoeft niet groots te zijn, als het maar klopt — en past bij jou.

Wat kost het om een bedrijf te starten?

Voordat je je eerste product verkoopt of je eerste medewerker aanneemt, moet je vaak eerst in de buidel tasten. Een eigen bedrijf starten vraagt namelijk om meer dan alleen een goed idee. Je hebt te maken met lage opstartkosten (zoals je website en KvK-inschrijving), maar ook met minder zichtbare kosten: denk aan je zakelijke rekening, marketing, een boekhouder of zelfs een bedrijfsruimte als je niet vanuit huis werkt.

Ga je een kleine onderneming beginnen of droom je van iets groters? Het maakt verschil in wat je nodig hebt. Denk aan software, verzekeringen, een laptop, en ja — zelfs bureaustoelen. En dan hebben we het nog niet over de kosten die komen kijken bij het aannemen van je eerste medewerker of het regelen van een degelijke personeelsplanning.

Verlies ook je eigen tijd niet uit het oog: hoeveel uur kun je investeren zonder direct inkomen? Gelukkig zijn er manieren om dat slim op te vangen.

Maak gebruik van een ww-uitkering of potentiële investeerders

Als je uit loondienst komt, bestaat de kans dat je recht hebt op een ww-uitkering. Wat veel ondernemers niet weten: je mag in veel gevallen deze uitkering behouden tijdens de opstartfase van je bedrijf. Dit geeft je financiële lucht om je onderneming op te zetten zonder direct afhankelijk te zijn van inkomsten.

Een andere optie is het aantrekken van potentiële investeerders. Denk hierbij aan familie, vrienden, informele investeerders of zelfs platforms waar je jouw verhaal pitcht aan een breder publiek. Je hebt geen miljoenen nodig — maar wel een overtuigend ondernemingsplan dat laat zien dat jij weet waar je heen wilt.

Ben je meer van het zelfstandig regelen? Denk dan aan een lening via Qredits of andere financiers. Er zijn talloze manieren om aan startkapitaal te komen — als je maar durft te vragen, goed voorbereid bent en je cijfers scherp hebt.

Rechtsvorm kiezen: hoe bepaal je wat bij je past?

Een van de eerste keuzes die je maakt bij het bedrijf opzetten, is het bepalen van je rechtsvorm. En geloof me, dat is meer dan een vakje aanvinken op een formulier. De rechtsvorm die je kiest, bepaalt je aansprakelijkheid, je belastingafdracht, hoe je wordt gezien door investeerders, en zelfs of je personeel kunt aannemen.

Ga je voor een eenmanszaak, of past een besloten vennootschap beter bij je ambities? Heb je meerdere partners, dan kun je ook denken aan een VOF. De rechtsvorm bepaalt onder andere hoeveel je moet investeren, hoe je je winst verdeelt, en welke verplichtingen je hebt richting de belastingdienst.

Je keuze hangt af van je bedrijfsmodel, je risico’s, en hoe snel je verwacht dat je bedrijf groeit. En: je kunt later altijd nog wijzigen als je onderneming verandert.

Inschrijven en regelen: van Kamer van Koophandel tot gemeente

Je hebt je bedrijfsnaam, je idee en je rechtsvorm op orde — tijd om je onderneming officieel te maken. Bij de Kamer van Koophandel schrijf je je bedrijf in, en wordt je inschrijving automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst. Makkelijk, toch?

Toch zijn er vaak meer regels dan je denkt. Start je bijvoorbeeld een horecaonderneming of werk je vanuit huis? Dan heb je mogelijk toestemming van de gemeente nodig. Soms moet je voldoen aan branche-specifieke eisen, of moet je bepaalde vergunningen aanvragen.

Denk ook aan praktische zaken: je hebt een zakelijke rekening nodig, moet je administratie opzetten, en je voorbereiden op je eerste btw-aangifte. Vergeet bovendien je juridische vorm niet goed te documenteren — zeker als je met partners werkt.

💡Tip: neem een halve dag de tijd om dit rustig uit te zoeken en direct te regelen. Je zult jezelf later dankbaar zijn.

Een goed ondernemingsplan als basis

Een bedrijf zonder plan is als een auto zonder stuur: je komt wel ergens, maar waarschijnlijk niet waar je wilt zijn. Als je een eigen bedrijf wilt starten én personeel gaat aannemen, heb je houvast nodig. Een duidelijk ondernemingsplan helpt je keuzes maken, prioriteiten stellen én overtuigt potentiële investeerders of de bank van jouw idee.

Wat staat er dan in? Denk aan je bedrijfsidee, je bedrijfsactiviteiten, de manier waarop je klanten bereikt (denk aan je online aanwezigheid) en natuurlijk je verdienmodel. Heb je een fysieke aanwezigheid nodig, of kun je alles regelen vanuit huis? En hoe ziet je ideale team eruit als je straks wilt gaan uitbreiden?

Vergeet ook je concurrentie niet. Een goede concurrentieanalyse maakt inzichtelijk waar jij het verschil kunt maken. En hoe je dat gaat laten zien aan een breder publiek.

Administratie en belastingen: regel het vanaf dag één

Het klinkt misschien saai, maar een overzichtelijke administratie is goud waard. Zeker als je gaat groeien en personeel aanneemt. Wacht dus niet tot de Belastingdienst op de stoep staat, maar zorg dat je het vanaf het begin goed regelt.

Dat begint bij het kiezen van een systeem voor je boekhouding. Werk je met een boekhouder of liever met een tool die je zelf beheert? Denk ook aan je btw-aangifte, inkomstenbelasting en — als je personeel in dienst hebt — je salarisadministratie.

Maak daarnaast tijd voor het vastleggen van je bedrijfsstructuur en de documenten die je nodig hebt bij groei of subsidieaanvragen. Veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd dit kost — maar het bespaart je later uren werk.

💡Kleine tip: hou werk en privé altijd gescheiden met een aparte zakelijke rekening. Je zult blij zijn dat je dit direct goed hebt opgezet.

Je eerste personeel aannemen

Je hebt je onderneming draaiende, de aanvragen stromen binnen en je agenda zit voller dan je lief is. Dat moment waarop je denkt: “Ik kan dit niet meer alleen.” Gefeliciteerd — je bedrijf groeit, en het is tijd om na te denken over je eerste medewerker.

Het aannemen van personeel is spannend én leerzaam. Je wordt werkgever, met alles wat daarbij hoort: van administratieve taken tot juridische verplichtingen, en van het opstellen van een contract tot het bijhouden van een correcte urenregistratie.

Je zult merken: personeel biedt ruimte om te groeien, maar vraagt ook om structuur, communicatie en overzicht. Gelukkig zijn er tools én praktische tips om dat soepel te laten verlopen.

Wanneer is het juiste moment?

Twijfel je of je al iemand in dienst moet nemen? Dat is heel normaal. Veel startende ondernemers wachten te lang, waardoor werk blijft liggen of kwaliteit onder druk komt te staan. Een goede vuistregel: als je structureel taken uitstelt die omzet opleveren, dan is het tijd om werk te gaan overdragen.

Ook groeiende kleine bedrijven lopen hier snel tegenaan. Of je nu personal trainer bent, een webshop runt of een dienst levert: als je “nee” zegt tegen nieuwe opdrachten, kost dat je uiteindelijk geld.

Een medewerker hoeft trouwens niet meteen fulltime te zijn. Denk ook aan parttimers, freelancers of een tijdelijke kracht via een detacheringsbureau.

Wat zijn je verplichtingen?

Zodra je iemand aanneemt, komt daar meer bij kijken dan alleen een loonbetaling. Je hebt als werkgever wettelijke eisen waar je aan moet voldoen. Denk aan het opstellen van een arbeidsovereenkomst, het bijhouden van verlof- en ziektedagen, en het afdragen van belastingen en premies aan de overheid.

Daarnaast moet je zorgen voor een veilige werkplek, eventueel een bedrijfsruimte, en moet je goed nadenken over hoe je iemand inwerkt en begeleidt. Zeker als je team groeit, wordt een goed onboardingproces onmisbaar.

Contractvormen en salarisadministratie

De ene medewerker is de andere niet. Daarom is het goed om vooraf na te denken over contractvormen. Ga je voor een tijdelijk contract of toch liever onbepaalde tijd? Laat je je adviseren door andere ondernemers of vertrouw je op een juridisch specialist?

Wat je ook kiest: zorg dat je salarisadministratie vanaf het begin klopt. Dit voorkomt gedoe met de belastingdienst, je boekhouder én je medewerkers. Een foutje in de loonstrook kan het vertrouwen meteen onder druk zetten.

Er zijn slimme tools die je hierbij helpen, bijvoorbeeld geïntegreerd met je personeelsplanning of urenregistratie. Daarmee houd je grip op kosten én tijd — wel zo prettig als je nog volop aan het bouwen bent.

Personeelsplanning: meer dan een rooster opstellen

Een beetje plannen? Dat deed je als werknemer nog op de achterkant van een bierviltje. Maar nu je werkgever bent, is personeelsplanning iets dat écht impact heeft. Het bepaalt of je bedrijf soepel draait of dat je elke week gaten loopt te dichten in de bezetting.

Goede planning gaat verder dan “wie werkt wanneer”. Je houdt rekening met beschikbaarheid, verlof, verzuim, wettelijke regels, piekmomenten én natuurlijk je begroting. Zeker bij een kleine onderneming merk je het meteen als één collega uitvalt of je dubbele uren moet uitbetalen door een fout in het rooster.

En het mooiste? Een doordachte personeelsplanning bespaart je geld, vergroot de tevredenheid van je team én zorgt dat je klanten krijgen wat je belooft.

Waarom goede planning loont

Een goede planning geeft je grip. Het voorkomt stress op maandagochtend, boze medewerkers die pas last minute hun diensten krijgen én het helpt je aan tevreden klanten. Maar er is nog iets: als je bedrijf groeit, kun je niet alles meer zelf doen — en dan wordt structuur je beste vriend.

Voor startende ondernemers voelt het misschien als veel gedoe, maar zodra je de eerste planning maakt, zie je hoeveel rust het oplevert. Je krijgt overzicht in wie wanneer werkt, waar je eventueel mensen tekort komt en hoe je dit op tijd kunt oplossen.

⚡En voor je het weet, ben je niet meer aan het overleven — maar aan het sturen.

Fouten voorkomen met slimme tools

Een Excelletje kan best handig zijn… totdat je er eentje vergeet op te slaan of iemand zijn rooster per ongeluk overschrijft. Gelukkig leven we in een tijd waarin je met een paar klikken een volledige planning maakt én deelt met je team.

Slimme tools voor personeelsplanning maken het makkelijker om diensten in te roosteren, verlofaanvragen goed te keuren, en te koppelen aan je urenregistratie. Zo zie je meteen wat de planning kost én wat het oplevert.

Werk je met wisselende diensten, parttimers of mensen op meerdere locaties? Dan wordt het helemaal interessant om iets te kiezen dat zich aanpast aan jouw type bedrijf. Er zijn genoeg oplossingen die speciaal zijn gebouwd voor kleine bedrijven — en die je helpen om schaalbaar te plannen.

Voorbeelden van misplanning

Stel je voor: je restaurant opent om 10:00, maar er staat niemand achter de bar. Of je bent personal trainer met drie klanten tegelijk — terwijl je dacht dat er maar één kwam. Dat soort situaties gebeuren sneller dan je denkt. En meestal ligt de oorzaak in een slechte planning.

Veelvoorkomende fouten zijn: vergeten wie wanneer verlof heeft, dubbele diensten geven, of helemaal niet plannen voor piekdrukte. Ook het niet op tijd communiceren van wijzigingen leidt tot verwarring en frustratie. Je team is geen machine — en mensen houden van duidelijkheid.

Daarom loont het om te leren van je fouten, én om een systeem te gebruiken dat je helpt die fouten te voorkomen.

Uren registreren en roosters maken: hoe pak je dat aan?

Zodra je personeel hebt, draait je werkweek niet alleen meer om ondernemen, maar ook om registreren, plannen en controleren. Klinkt misschien saai, maar het is een van de slimste dingen die je kunt doen om je bedrijf soepel te laten lopen.

Urenregistratie helpt je niet alleen met het uitbetalen van salarissen, maar ook met het voldoen aan de arbeidstijdenwet, het monitoren van overuren en het signaleren van knelpunten in je planning. En je bespaart er serieus tijd mee, zeker als je niet alles meer handmatig hoeft bij te houden.

Als werkgever ben je verplicht om inzicht te hebben in wie wanneer werkt. Niet alleen omdat het de belastingdienst fijn vindt, maar ook om jezelf — en je team — te beschermen tegen overbelasting.

Wettelijke verplichtingen (arbeidstijdenwet)

De arbeidstijdenwet is geen lichte kost, maar wel belangrijk als je personeel in dienst hebt. Het bepaalt onder andere hoeveel uur je medewerkers per dag en per week mogen werken, hoe lang pauzes moeten duren, en hoeveel rusttijd er moet zitten tussen twee diensten.

Vooral in sectoren waar fysieke aanwezigheid vereist is, zoals horeca, logistiek of de zorg, is dit een aandachtspunt. En heb je jonge werknemers in dienst? Dan gelden er weer andere regels.

Niet naleven kan leiden tot boetes of waarschuwingen van de arbeidsinspectie. Maar nog belangrijker: je toont ermee dat je goed werkgeverschap serieus neemt.

Efficiëntie en overzicht behouden

Uren registreren is één ding, maar hoe houd je overzicht als je meerdere medewerkers, diensten en locaties hebt? Het antwoord ligt in efficiëntie. Hoe minder handmatig werk, hoe minder kans op fouten — en hoe meer tijd jij overhoudt voor dingen die wél geld opleveren.

Een overzichtelijke urenregistratie laat je in één oogopslag zien wie waar werkt, wat de kosten zijn en of je binnen je begroting blijft. Dat is niet alleen handig voor je eigen administratie, maar ook richting je boekhouder of potentiële investeerders.

Voor kleine bedrijven is het vaak dé stap van chaotisch naar professioneel. En ja: zelfs als je nog maar twee mensen in dienst hebt, loont het om hier goed in te investeren.

Tools die dit makkelijk maken

Je hoeft het gelukkig niet allemaal zelf te doen. Er zijn tegenwoordig slimme tools die je helpen bij zowel urenregistratie als roosterplanning. Met een paar klikken stel je diensten in, koppel je verlof, houd je realtime bij wie er aanwezig is én exporteer je alles direct naar je boekhouding.

De meeste tools werken ook op mobiel — handig als je team niet de hele dag achter een bureau zit. Bovendien zijn er systemen die direct koppelen met je loonadministratie, wat weer scheelt in fouten én tijd.

Of je nu werkt met flexwerkers, oproepkrachten of vaste medewerkers: een goed systeem groeit mee met je bedrijf. En zeg nou zelf — als het makkelijker kan, waarom zou je het dan moeilijker maken?

Checklist eigen bedrijf starten

1. ☑️Heb je een goed bedrijfsidee uitgewerkt?
2. ☑️Heb je je doelgroep en markt onderzocht?
3. ☑️Heb je je concurrentie in kaart gebracht?
4. ☑️Heb je jouw persoonlijke motivatie helder?
5. ☑️Ondernemingsplan geschreven (doelgroep, aanbod, verdienmodel)
6. ☑️Startkapitaal en investeringsbehoefte berekend
7. ☑️Marketingstrategie bepaald (website, SEO, online aanwezigheid)
8. ☑️Financieringsopties onderzocht (lening, investeerders, ww-uitkering)
9. ☑️Rechtsvorm gekozen (bv, eenmanszaak, vof…)
10. ☑️Inschrijving bij Kamer van Koophandel geregeld
11. ☑️Zakelijke rekening geopend
12. ☑️Boekhouding en btw-/inkomstenbelasting opgezet
13. ☑️Verzekeringen afgesloten (AVB, arbeidsongeschiktheid…)
14. ☑️Eerste medewerker ingepland of aangenomen
15. ☑️Arbeidsovereenkomst opgesteld
16. ☑️Salarisadministratie geregeld
17. ☑️Verplichtingen richting Belastingdienst en overheid in beeld
18. ☑️Urenregistratie en verlofbeheer ingericht
19. ☑️Rooster- en personeelsplanning opgezet
20. ☑️Tools gekozen die tijd besparen (zoals Shiftbase)
21. ☑️GDPR/privacyregels in kaart gebracht

Kies Shiftbase, want…

Je weet nu hoeveel er op je afkomt als je een eigen bedrijf start: van het kiezen van een rechtsvorm tot het aannemen van je eerste medewerker, en van het schrijven van een ondernemingsplan tot het bijhouden van je urenregistratie. Maar dat betekent niet dat je alles zelf hoeft te doen.

Met Shiftbase kies je voor een slimme manier van werken. Je hebt één systeem voor personeelsplanning, roosters, verlofregistratie én realtime urenregistratie. Of je nu werkt vanuit huis of een fysieke bedrijfsruimte hebt, Shiftbase is altijd bereikbaar — via desktop of app.

Voor kleine bedrijven én ambitieuze ondernemers die willen groeien is het een ideale oplossing: schaalbaar, overzichtelijk en makkelijk in gebruik.

Of je nu net begint of al een team hebt: met Shiftbase heb je grip op je planning, je mensen én je administratie.

➡️ Maak gebruik van de gratis proefperiode en ontdek wat het jou oplevert.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen