FTE

Fte staat voor fulltime-equivalent: één volledige werkweek. Iemand met een contract van 24 uur in een bedrijf waar 40 uur voltijds is, werkt 0,6 fte. Twee medewerkers die elk een halve week werken, zijn samen 1 fte. Met fte meet je dus capaciteit in uren, los van het aantal mensen.

Hoeveel uur is 1 fte?

1 fte is één voltijdse werkweek zoals die in jouw organisatie of cao geldt. Dat is lang niet altijd 40 uur. Veel cao's rekenen met 36 of 38 uur. In de zorg is 36 uur gebruikelijk. In een organisatie met een werkweek van 36 uur is iemand met een contract van 40 uur dus 1,11 fte.

De fte van één medewerker heet ook wel werktijdfactor of deeltijdfactor. In Vlaanderen zeggen ze vte, voltijdsequivalent. En de formatie is het aantal fte dat een afdeling volgens de begroting mag hebben.

Hoe bereken je fte?

Deel de contracturen door de uren van een voltijdse werkweek:

Fte = contracturen per week ÷ uren van een voltijdse werkweek

Bij een werkweek van 40 uur is een contract van 24 uur 0,6 fte. Is de voltijdse week 36 uur, dan is hetzelfde contract 0,67 fte. Voor een heel team tel je de fte van iedereen op:

Vier mensen, 2,8 fte. Voor het rooster en de begroting telt de 2,8. Rond pas aan het eind af. Tien medewerkers met 28 uur zijn bij een week van 36 uur samen 7,78 fte. Zet je ieder eerst op 0,8, dan kom je op 8,0.

Hoeveel uur is 0,6, 0,7 of 0,8 fte?

Vermenigvuldig de fte met het aantal uren van een voltijdse week. Bij 40 uur is 0,8 fte 32 uur, bij 36 uur is het 28,8 uur. 0,7 fte is 28 uur bij een week van 40 uur en 25,2 uur bij 36 uur.

Hoeveel fte is 24, 32 of 36 uur?

Andersom deel je de uren door de voltijdse week. Een contract van 32 uur is 0,8 fte bij 40 uur en 0,89 fte bij 36 uur. Hoe korter de voltijdse week, hoe hoger de fte bij hetzelfde contract. Wie 36 uur werkt, is fulltime in een zorginstelling met een voltijdse week van 36 uur en 0,9 fte in een bedrijf met een 40-urige week.

Hoeveel uur is 1 fte per maand en per jaar?

Op jaarbasis is 1 fte 52 keer de voltijdse week. Bij een 40-urige werkweek is dat 2.080 uur, bij 38 uur 1.976 en bij 36 uur 1.872. Dat zijn contracturen. Wil je weten hoeveel uur iemand echt inzetbaar is, dan gaan vakantie, feestdagen en ziekte er nog af.

Voor de maand reken je met gemiddeld 4,33 weken (52 ÷ 12). Hoe je dat voor een parttimer of een maand met feestdagen uitrekent, staat bij werkuren per maand.

Fte in het onderwijs

In het primair onderwijs is een voltijdbaan 40 uur per week en hoort daar een jaartaak van 1.659 uur bij (cao PO 2025–2027, artikel 1.1 en 6.1). De werktijdfactor is het aantal uren per week gedeeld door 40. Een leerkracht wordt benoemd in hele uren, met een minimum van 8 uur per week. Dat is 0,2 fte.

Een leerkracht met 0,6 fte werkt dus gemiddeld 24 uur per week en heeft een jaartaak van 995,4 uur. Die jaartaak is meer dan lesgeven: voorbereiden, nakijken, overleg en professionalisering horen er ook bij.

Het voortgezet onderwijs en het mbo werken ook met een jaartaak. Kijk voor de uren in de cao van je eigen sector.

Contract-fte en gewerkte fte

Tel je de uren uit de contracten, dan krijg je de contract-fte: wat je volgens de begroting hebt. Tel je de uren die echt zijn gewerkt, met overuren, oproepkrachten en uitzendkrachten erbij, dan krijg je de gewerkte fte. Ligt die laatste maand na maand hoger, dan draait het team structureel op extra uren en flexkrachten. Dat is het moment om contracten uit te breiden of iemand aan te nemen.

Niet elk contract heeft een vaste omvang. Bij een min-max-contract tel je voor de fte de minimumuren. Wat daarboven wordt gewerkt, hoort bij de gewerkte fte en niet bij de contractomvang.

Een nulurencontract of oproepcontract heeft helemaal geen vaste omvang en dus ook geen fte. Wil je weten hoeveel capaciteit je oproepkrachten leveren, neem dan het gemiddelde aantal gewerkte uren over een paar maanden. Houd dat getal apart van de formele fte, anders lijkt de formatie groter dan wat je contractueel hebt vastgelegd.

Fte en koppen

Koppen tel je per persoon, fte per uur. Rooster en begroting reken je in fte. Voor alles wat per persoon gaat, zoals werkplekken, laptops, opleidingen of de omvang van HR, tel je koppen. Een bedrijf met veel parttimers heeft veel meer koppen dan fte en dus ook meer roosterwensen dan het aantal fte doet vermoeden.

Personeelsbezetting berekenen in fte

Hoeveel fte je nodig hebt, reken je uit vanuit het werk. Een restaurant moet per week 300 uur aan diensten vullen. De voltijdse week is 38 uur, maar door vakantie, feestdagen en ziekte is iemand gemiddeld 15 procent van de tijd afwezig. Eén fte levert dus 38 × 0,85 = 32,3 inzetbare uren per week. Het restaurant heeft 300 ÷ 32,3 = 9,3 fte nodig. Wie zonder afwezigheid rekent, komt op 7,9 fte uit en zit het hele jaar twee mensen te kort.

Met het tabblad Benodigde fte in de rekenhulp bovenaan reken je dit uit met je eigen uren en je eigen afwezigheid. Hoe capaciteit en vraag zich over de week verhouden, staat bij bezettingsgraad.

Fte berekenen in de zorg

De zorg drukt formatie vrijwel altijd uit in fte, vaak met 36 uur als voltijdse week. Een zorgmedewerker met 24 uur is dan 0,67 fte. Bij een afdeling die dag en nacht open is, telt ook de bezetting per dienst. Voor één plek die altijd bezet is, heb je 168 uur per week nodig. Met dezelfde 15 procent afwezigheid is dat 168 ÷ (36 × 0,85) = 5,5 fte, voor één stoel aan het bed.

Kosten en omzet per fte

Fte is ook de noemer van veel bedrijfscijfers. Deel je de totale personeelskosten door het aantal fte, dan kun je vestigingen of jaren met elkaar vergelijken, ook als de ene vestiging veel meer parttimers heeft dan de andere. Gebruik voor een jaarcijfer het gemiddelde aantal fte over het jaar en niet de stand op 31 december, anders telt iemand die in november begon voor een heel jaar mee.

Omzet per fte is de jaaromzet gedeeld door het gemiddelde aantal fte. Hoe je daarmee de arbeidsproductiviteit berekent, lees je in een aparte uitleg met een rekenhulp voor je eigen cijfers. Bij de HR-ratio tel je juist vaak koppen, omdat HR-werk per persoon ontstaat.

Veelgemaakte fouten

De meest gemaakte fout is overal met 40 uur rekenen terwijl de cao 36 of 38 uur voltijds noemt. Ook wordt de benodigde bezetting vaak uitgerekend zonder vakantie en ziekte, waardoor het rooster structureel tekortkomt. En in rapportages lopen koppen en fte nog weleens door elkaar.

Fte en contracturen bijhouden

Voor fte heb je per medewerker de contracturen nodig en voor de gewerkte fte de uren die echt zijn gewerkt. In Shiftbase leg je het contract van iedere medewerker vast en rekent Shiftbase de plus- en minuren uit op basis van dat contract. Zo zie je wie structureel meer of minder werkt dan afgesproken, en waar de gewerkte fte afwijkt van wat er in de begroting staat.

Wie nog in een spreadsheet plant, kan beginnen met de personeelsplanning in Excel. Wie verder wil, maakt de personeelsplanning in Shiftbase. Daar stel je per afdeling een doel voor je personeelskosten en zie je tijdens het roosteren met groen, geel en rood of je daarbinnen blijft.