De nieuwe thuiswerkregeling met Duitsland betekent dat jij als Nederlandse werkgever in 2026 tot 34 thuiswerkdagen kunt toestaan aan werknemers die in Duitsland wonen zonder dat hun belastingplicht verschuift naar Duitsland. Dit geeft je direct duidelijkheid als je grenswerkers in dienst hebt die normaal in Nederland werken en af en toe thuiswerken vanuit hun woonadres in Duitsland. Je voorkomt onverwachte loonopsplitsingen, je behoudt fiscale rust in je salarisadministratie en je weet precies waar je aan toe bent wanneer een medewerker hybride werkt.
Tegelijkertijd vraagt de regeling om een betrouwbare registratie, omdat je moet kunnen aantonen hoeveel dagen een werknemer daadwerkelijk thuiswerkt. Met heldere afspraken en een overzichtelijke registratie houd jij grip op deze nieuwe fiscale kaders.
Wat houdt de thuiswerkregeling met Duitsland precies in
De thuiswerkregeling bepaalt dat je werknemer die in Duitsland woont tot 34 dagen per jaar vanuit zijn woonadres mag thuiswerken zonder dat de belastingplicht verschuift naar Duitsland. Dit betekent dat het volledige loon binnen de Nederlandse belastingheffing blijft zolang je medewerker binnen deze grens blijft. Een thuiswerkdag telt vanaf het moment dat er minimaal 30 minuten is gewerkt vanuit het Duitse woonadres. Minder dan dat telt niet mee, waardoor incidentele of administratieve handelingen niet direct gevolgen hebben voor de fiscale situatie.
De regeling is vooral bedoeld om hybride werken gemakkelijker te maken voor grenswerkers die normaal in Nederland werken. Voor jou als werkgever geeft dit kaders waar je op kunt bouwen. Je hoeft niet bij iedere losse thuiswerkdag na te denken over mogelijke fiscale gevolgen. Zolang je de 34 dagen goed bewaakt en kunt aantonen hoeveel dagen er thuis is gewerkt, blijft de belastingplicht stabiel en voorkom je loonsplitsing.
|
Regel |
Uitleg |
|---|---|
|
Aantal thuiswerkdagen |
Maximaal 34 per kalenderjaar |
|
Wat telt als dag |
Vanaf 30 minuten thuiswerken |
|
Effect op belasting |
Belasting blijft in Nederland |
|
Voor wie |
Werknemers die in Duitsland wonen en in Nederland werken |
Voor welke werknemers geldt de nieuwe thuiswerkregeling?
De thuiswerkregeling geldt voor werknemers die in Duitsland wonen en normaal in Nederland werken bij een Nederlandse werkgever. Dit zijn de zogenoemde grenswerkers. Zij reizen meestal meerdere dagen per week naar hun Nederlandse werkplek, maar werken af en toe thuis vanuit hun Duitse woonadres. Zodra je werknemer in Duitsland woont en vanuit daar werkt, valt hij onder deze regeling. Werknemers die in Nederland wonen vallen hier dus niet onder, ook niet als ze soms in Duitsland verblijven.
De regeling is vooral relevant als je medewerker hybride werkt en zowel thuis als op kantoor actief is. Het maakt niet uit of iemand fulltime of parttime werkt, de locatie van het woonadres bepaalt of de regeling geldt. Zolang je werknemer in Duitsland woont en door jou wordt verloond vanuit Nederland, kun je gebruikmaken van de 34 dagen thuiswerkvrijstelling. Het is daarbij wel belangrijk om deze dagen goed te registreren, bijvoorbeeld om discussie te voorkomen bij een controle.
Wat betekent de regeling voor jou als werkgever
De regeling geeft je duidelijkheid over de fiscale situatie van werknemers die in Duitsland wonen en af en toe thuiswerken. Je weet nu precies dat je tot 34 thuiswerkdagen kunt toestaan zonder dat de belastingplicht verschuift naar Duitsland. Dit voorkomt onverwachte correcties in je salarisadministratie en maakt hybride werken voor grenswerkers een stuk overzichtelijker. Je hoeft niet langer voor elke losse thuiswerkdag te onderzoeken of het loon in Duitsland belast moet worden, wat je tijd en onzekerheid bespaart.
Daarnaast helpt deze regeling je om beleid te maken dat past bij de manier waarop je medewerkers tegenwoordig willen werken. Je biedt flexibiliteit, maar je weet ook waar de grenzen liggen. Het enige waar je goed op moet letten is dat je thuiswerkdagen bewaakt. Als je dat netjes doet, blijft het fiscale risico beperkt en houd je grip op de afspraken die je met je medewerkers maakt. Met een betrouwbaar registratiesysteem, zoals Shiftbase, kun je dit proces eenvoudig controleren.
Wat zijn de grootste risico’s als je de 34 dagen niet goed registreert
Als je de 34 thuiswerkdagen niet goed bijhoudt, loop je het risico dat een medewerker onbewust boven de limiet komt. Zodra dat gebeurt, kan een deel van het loon ineens in Duitsland belast worden. Dit zorgt voor onverwachte veranderingen in het nettoloon van je medewerker, wat vaak leidt tot vragen en onduidelijkheid. Bovendien kan de Belastingdienst vragen om bewijs van het aantal thuiswerkdagen, omdat jij moet kunnen aantonen dat je binnen de regeling bent gebleven.
Als je geen duidelijke registratie hebt, bijvoorbeeld omdat thuiswerkdagen alleen mondeling worden doorgegeven, ontstaat er snel ruis. De kans op fouten wordt groter en het wordt moeilijker om te bepalen wanneer iemand de grens nadert. Bij een eventuele controle kan dit tot correcties of naheffingen leiden. Dat kost tijd en kan invloed hebben op het vertrouwen van je medewerkers. Met een goed registratiesysteem kun je dit risico eenvoudig voorkomen, omdat je altijd precies ziet hoeveel dagen er al zijn gebruikt.
Hoe beïnvloedt deze regeling je salarisadministratie
De regeling maakt je salarisadministratie overzichtelijker, omdat je bij maximaal 34 thuiswerkdagen het volledige loon in Nederland kunt blijven belasten. Je hoeft dan geen complexe loonopsplitsing te maken tussen Nederland en Duitsland, wat normaal gesproken veel tijd en afstemming kost. Dit betekent minder kans op fouten en minder onverwachte nettoloonverschillen voor je medewerker.
Je salarisadministratie moet wel kunnen aantonen hoeveel thuiswerkdagen er daadwerkelijk zijn gebruikt. Zonder betrouwbare registratie kun je niet bewijzen dat je onder de limiet bent gebleven en dat kan bij een fiscale controle problemen geven. Zodra een medewerker de grens overschrijdt, moet je mogelijk een deel van het loon in Duitsland belasten. Daarbij komt extra administratie kijken, omdat je andere belastingregels en tarieven moet toepassen. Door thuiswerkdagen centraal en actueel vast te leggen, kun je dit eenvoudig voorkomen.
Hoe kun je thuiswerkdagen betrouwbaar registreren en controleren
Je kunt thuiswerkdagen het beste registreren op één centrale plek zodat je altijd weet hoeveel dagen een medewerker heeft gebruikt. Mondeling doorgeven of losse notities zorgen snel voor verwarring, omdat niemand precies weet waar iemand staat ten opzichte van de 34 dagen. Het is belangrijk dat je registratie duidelijk, actueel en makkelijk toegankelijk is voor zowel HR als payroll, omdat beide afdelingen afhankelijk zijn van dezelfde informatie.
Als je medewerkers hybride werken, kan het aantal thuiswerkdagen sneller oplopen dan je verwacht. Daarom helpt het als je registratie automatisch wordt bijgewerkt op basis van iemands rooster of ureninvoer. Zo zie je meteen wanneer iemand in de buurt komt van de limiet en kun je tijdig afspraken maken of het werk anders inplannen. Met Shiftbase registreer je thuiswerkdagen direct wanneer een medewerker deze inplant of aanmeldt, waardoor je altijd een volledig en correct overzicht hebt.
|
Registratiemethode |
Risico |
Voordeel |
|---|---|---|
|
Mondeling afspreken |
Kans op fouten |
Geen |
|
Losse spreadsheets |
Onvolledige telling |
Lage drempel |
|
Registratie in Shiftbase |
Actueel en compleet |
Altijd inzicht |
Wat kun je als werkgever doen om onder de 34 dagen limiet te blijven
- 📅 Plan vaste kantoordagen zodat thuiswerk niet onnodig oploopt.
- 🗂 Bundel teamtaken op kantoor, zoals overleggen of gezamenlijke werksessies.
- 📘 Maak per medewerker duidelijke thuiswerkafspraken, zodat iedereen weet waar hij aan toe is.
- 📊 Gebruik realtime inzicht in tellingen in Shiftbase, zodat je direct ziet hoe ver iemand is.
- 🔔 Stel reminders in voor leidinggevenden, omdat zij vaak het eerste aanspreekpunt zijn.
- 💬 Bespreek aan het begin van elke maand de stand van zaken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
- 🧭 Plan thuiswerkdagen vroeg in het jaar, omdat je dan ruimte overhoudt voor onverwachte situaties.
- ✔ Laat medewerkers thuiswerkdagen vooraf registreren, niet achteraf.
- 👀 Check halverwege het jaar de tussenstand, zodat je tijdig kunt bijsturen.
- 📝 Gebruik één centrale plek voor registratie, bijvoorbeeld Shiftbase, zodat niemand met losse lijstjes werkt.
Conclusie
De nieuwe thuiswerkregeling met Duitsland geeft je duidelijke regels voor grenswerkers die hybride werken. Als je de 34 thuiswerkdagen goed bewaakt en thuiswerk netjes registreert, voorkom je fiscale verrassingen en blijft het loon gewoon in Nederland belast. Met duidelijke afspraken en een centraal registratiesysteem, zoals Shiftbase, houd je eenvoudig overzicht en kun je medewerkers zonder gedoe binnen de limiet begeleiden. Zo ga je goed voorbereid richting 2026 en blijft hybride werken voor jouw organisatie praktisch en overzichtelijk.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
