Kloksysteem

Kloksysteem voor urenregistratie in Nederland en België

Een geavanceerd kloksysteem geeft werknemers de mogelijkheid om hun werktijden eenvoudig te registreren door in- en uit te klokken via een mobiele app, online platform of een klokkastje op locatie. Deze systemen berekenen automatisch de gewerkte uren, waardoor je administratieve taken kunt vereenvoudigen. Het resultaat is een nauwkeurige registratie van gewerkte uren en een accurate administratie.

Door gebruik te maken van een geautomatiseerd kloksysteem kunnen bedrijven efficiënter plannen, overuren verminderen en de communicatie tussen werkgevers en werknemers verbeteren. Hieronder lees je wat een kloksysteem is, wat het oplevert en hoe het werkt in Shiftbase.

Wat is een kloksysteem?

Een kloksysteem, ook wel bekend als een tijdregistratiesysteem of prikklok, is een instrument voor het nauwkeurig bijhouden van gewerkte uren en aanwezigheid van werknemers. Dit systeem zorgt voor een geautomatiseerde en gestroomlijnde manier om de werktijden van werknemers vast te leggen en te registreren. Dit zorgt voor een accurate personeelsplanning en loonadministratie. In de basis bestaat een kloksysteem uit verschillende componenten, waaronder hardware zoals tijdklokken of biometrische scanners, en software die de geregistreerde gegevens verwerkt en analyseert.

Met een kloksysteem kun je de gewerkte uren van je werknemers moeiteloos volgen en beheren, waardoor je altijd een nauwkeurig overzicht hebt van de arbeidstijden. Zo zie je of de gewerkte uren passen bij de arbeidsregels en de afspraken in het contract. Voor werknemers biedt dit systeem een heldere kijk op gewerkte uren, waardoor de verwerking van salarissen en overuren vlotter verloopt.

Een groot voordeel voor werknemers is dat ze met een kloksysteem real-time inzicht hebben in hun geregistreerde uren. Ze hoeven niet te wachten tot het einde van de maand om alle uren te controleren, maar kunnen direct na elke dienst zien of de uren goed zijn geregistreerd. Dit betekent dat eventuele fouten veel sneller ontdekt en gecorrigeerd kunnen worden, wat leidt tot meer nauwkeurigheid en minder onenigheid over de urenregistratie.

Moderne kloksystemen gaan veel verder dan het simpelweg registreren van uren en aanwezigheid. Ze bieden uitgebreide functionaliteiten zoals het genereren van rapporten, het beheren van verlofaanvragen en de integratie met andere bedrijfssystemen zoals de loonadministratie en personeelsplanning. Deze geïntegreerde aanpak verbetert niet alleen de efficiëntie van je organisatie, maar optimaliseert ook de bedrijfsprocessen, waardoor de algehele bedrijfsvoering soepeler verloopt.

7 voordelen van een digitaal kloksysteem

Voor MKB-werkgevers met ploegendiensten of wisselende uren zijn dit de zeven concrete voordelen ten opzichte van papieren of Excel-gebaseerde urenregistratie.

1. Minder administratief werk

Gewerkte uren, pauzes en overuren worden automatisch berekend op basis van de in- en uitkloktijden. HR en administratie hoeven uren niet meer handmatig over te typen of te verzamelen.

2. Lagere loonkosten door minder fouten

Met een digitaal prikklok-systeem worden pauzes en overuren volgens vaste regels berekend, en vallen afwijkingen van het rooster op voordat je de uren goedkeurt.

3. Minder discussie tussen werkgever en werknemer

Werknemer en werkgever zien dezelfde geregistreerde uren in realtime. Wie te laat is, wie eerder vertrok, wie pauze nam: alles staat vast in het systeem. Discussies achteraf over uren en toeslagen worden hierdoor zeldzaam.

4. Realtime inzicht in bezetting en loonkosten

Als werkgever zie je op elk moment wie er aan het werk is, hoeveel uren er deze week zijn gemaakt en wat de loonkosten op dit moment zijn. Dit maakt het mogelijk om tussentijds bij te sturen, bijvoorbeeld door diensten te verschuiven of overuren af te remmen.

5. Meer grip op de Arbeidstijdenwet

De Arbeidstijdenwet stelt grenzen aan werktijden, pauzes en rustperiodes. Voor 16- en 17-jarigen gelden strengere regels (geen nachtdiensten, geen oproepdiensten). Shiftbase controleert het rooster op de Arbeidstijdenwet, zoals de rust tussen twee diensten, en waarschuwt je als een dienst daar niet aan voldoet. Een digitaal prikklok-systeem legt alle gewerkte uren en pauzes vast, zodat je een controleerbare administratie hebt voor een eventuele controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie of Belastingdienst.

6. Voldoen aan de bewaarplicht

Je loonadministratie bewaar je zeven jaar voor de Belastingdienst. De registratie van arbeids- en rusttijden die de Arbeidstijdenwet verplicht (artikel 4:3), bewaar je ten minste 52 weken (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). Met een digitaal kloksysteem heb je daarvoor geen fysiek archief nodig.

7. Betere personeelsplanning door cijfer-onderbouwing

Door koppeling van prikklok-data aan personeelsplanning zie je hoe vaak diensten worden over- of onderbezet, en bij welke diensten overuren ontstaan. Dat maakt de volgende roosters realistischer en de loonkosten beter voorspelbaar.

Lees hier hoe de Nederlandse organisatie Tomingroep 30% tijdsbesparing realiseert met de online urenregistratie.

Gewerkte uren bijhouden

De implementatie van een geavanceerd kloksysteem is een belangrijke stap voor bedrijven die streven naar efficiëntie en nauwkeurigheid in hun urenregistratie. Deze systemen bestaan ​​uit diverse modules die zijn ontworpen om verschillende aspecten van de werktijdregistratie te ondersteunen. Denk hierbij aan in- en uitklokken, pauzes registratie en het bijhouden van overuren. Het gebruik van een kloksysteem geeft je de mogelijkheid om een centrale plek te creëren waar alle gewerkte uren en aanwezigheidsgegevens worden vastgelegd en geanalyseerd. Het resultaat is een gestroomlijnde en geïntegreerde aanpak van de urenregistratie.

Door de verschillende modules van een kloksysteem te integreren in één platform verbeter je de efficiëntie van urenregistratie. Maar dit is niet het enige voordeel van een kloksysteem. Je kunt ook aspecten van de bedrijfsvoering optimaliseren, zoals personeelsplanning, salarisadministratie en kassasysteem.

Analoog versus digitaal: de verschillen

Hoe werkt een digitaal kloksysteem in Shiftbase?

Een prikklok-systeem in je Shiftbase-account kent drie manieren van inklokken:

• Prikklok op locatie: een tablet bij de ingang die je als prikklok gebruikt, waarop medewerkers in- en uitklokken. Geschikt voor horeca, retail en productie waar medewerkers fysiek op één locatie werken

• Mobiele app: medewerkers klokken in via hun smartphone, eventueel met een kloklocatie, zodat inklokken op de telefoon alleen binnen de werklocatie lukt. Geschikt voor buitendienst, multi-locatie of thuiswerk-medewerkers

• Browser: in- en uitklokken via je computer of laptop. Geschikt voor kantoorpersoneel

Geklokte tijden worden automatisch gekoppeld aan het rooster. Pauzes worden volgens je instellingen toegepast en overuren en toeslagen worden berekend volgens de toeslagregels die je in Shiftbase hebt ingesteld. Goedgekeurde uren exporteer je als CSV of via een koppeling naar je salarispakket, zoals Loket, Nmbrs, Exact of AFAS. De salarisverwerking zelf doet je salarisadministratie.

Integratie met andere systemen

Een belangrijke voorwaarde van een geavanceerd kloksysteem is de mogelijkheid om naadloos te integreren met andere systemen binnen een organisatie. Dit omvat onder meer het koppelen van het kloksysteem met salarisadministratie, personeelsplanning en kassasoftware. Door deze integratie wordt een centrale plek gecreëerd waar alle relevante gegevens worden samengebracht en geanalyseerd. Dit zorgt ervoor dat verschillende bedrijfsprocessen naadloos in elkaar overlopen.

Door het kloksysteem te koppelen aan de salarisadministratie gaan goedgekeurde uren zonder overtypen naar je salarispakket, waar de loonberekening plaatsvindt. Je kunt daarom van tevoren inschatten wat de loonkosten zijn en hierop anticiperen.

Daarnaast maakt integratie met kassasoftware het mogelijk om gewerkte uren naast de omzet te zetten. Zo zie je hoe je personeelskosten zich verhouden tot je omzet.

Gebruiksvriendelijkheid van het kloksysteem

Een van de belangrijkste kenmerken van een geavanceerd kloksysteem is de gebruiksvriendelijkheid en mobiliteit. Met een kloksysteem kunnen werknemers hun gewerkte uren eenvoudig registreren via een mobiele app, waardoor ze niet langer gebonden zijn aan fysieke klokken op locatie. Dit maakt het registreren van gewerkte uren een stuk gemakkelijker en vermindert de kans op fouten die gepaard gaan met handmatige registratie.

Het gebruik van een mobiele app voor urenregistratie biedt werknemers ook meer flexibiliteit in waar en wanneer ze hun uren kunnen registreren. Of ze nu onderweg zijn naar een afspraak, thuis werken of op locatie zijn bij een klant, met een mobiele app kunnen werknemers hun werktijden eenvoudig bijhouden. Dit is ook een erg handige functie voor bedrijven met meerdere vestigingen in Nederland en Vlaanderen.

Voor werkgevers biedt een mobiele app voor urenregistratie ook voordelen in termen van efficiëntie en toegankelijkheid. Werkgevers kunnen in realtime de gewerkte uren van hun werknemers bekijken en beheren, waardoor ze snel kunnen reageren op eventuele wijzigingen in de planning of urenregistratie. Bovendien kunnen werkgevers met een mobiele app communiceren met hun werknemers over zaken als planning, overuren en beschikbaarheid. Een handige app maakt de communicatie tussen managers en werknemers dus ook eenvoudiger.

Inklokken met de mobiele app, maar toch gebonden aan een vaste locatie? Met Shiftbase kun je met een kloklocatie per vestiging bepalen waar er ingeklokt mag worden.

Kostenbesparing door slimme en eenvoudige urenregistratie

Samengevat geeft de implementatie van een kloksysteem je flinke voordelen op het gebied van efficiëntie en kostenbesparing voor bedrijven. Door het gebruik van een kloksysteem wordt de urenregistratie gestroomlijnd, waardoor handmatige processen die voorheen een tijdrovende klus waren, worden geautomatiseerd. Dit zorgt voor een flinke tijdsbesparing voor zowel werknemers als werkgevers, wat op zijn beurt leidt tot een verhoogde productiviteit en lagere administratieve kosten.

Een belangrijk aspect van efficiëntie is de nauwkeurigheid van de urenregistratie. Met een kloksysteem worden gewerkte uren automatisch berekend op basis van de in- en uitkloktijden van werknemers, waardoor je minder rekenfouten maakt. Dat scheelt discussie over gewerkte uren en kan ook leiden tot een vermindering van het aantal overuren dat wordt uitbetaald. Op de lange termijn kan dit flinke kostenbesparingen opleveren voor het bedrijf.

Ons kloksysteem legt gewerkte uren vast naast je rooster en zet goedgekeurde uren klaar voor je salarisadministratie. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Probeer Shiftbase gratis.