Declarabiliteit

Declarabiliteit is het deel van de beschikbare uren dat een medewerker aan klanten kan factureren. Schrijft een consultant van 144 beschikbare uren er 108 op klantopdrachten die op de factuur komen, dan is de declarabiliteit 75 procent. Factureerbaarheid en facturabiliteit betekenen hetzelfde. In Vlaanderen hoor je vooral factureerbaarheid, in internationale bureaus billability. Bij dienstverleners is het een van de belangrijkste cijfers, omdat alleen declarabele uren omzet opleveren.

Wat is declarabiliteit?

Declarabiliteit zet de uren die je kunt doorberekenen af tegen de uren dat iemand er is. Accountantskantoren, advocaten, ingenieurs- en marketingbureaus en IT-dienstverleners sturen er actief op, omdat personeelskosten bij hen de grootste kostenpost zijn. Een uur dat niet wordt gefactureerd, kun je later niet alsnog verkopen.

Declarabele en niet-declarabele uren

Declarabele uren, ook wel facturabele of factureerbare uren, zijn alles wat je bij een klant in rekening brengt: werk binnen een opdracht, advies, een implementatie, het overleg dat in de offerte staat. Niet-declarabel zijn de uren die nodig zijn om het bedrijf te laten draaien, zoals acquisitie, offertes schrijven, intern overleg en opleiding. Vakantie, feestdagen en ziekte vallen daar los van, als afwezigheid. Wat precies declarabel is, hangt af van wat je met klanten afspreekt. Reistijd is bij het ene bureau declarabel en bij het andere niet. Leg die keuzes één keer vast, anders zijn de cijfers van twee teams niet te vergelijken.

Hoe bereken je declarabiliteit?

De formule is eenvoudig:

Declarabiliteit (%) = declarabele uren ÷ beschikbare uren × 100

De discussie gaat altijd over de noemer. De meeste bureaus nemen de beschikbare uren: de contracturen min vakantie, feestdagen en ziekte. Dan meet je alleen de tijd dat iemand er was. Wie de contracturen als noemer neemt, ziet het percentage dalen in elke maand met veel vakantie. Met de gewerkte uren als noemer tellen overuren mee, waardoor het percentage stijgt als mensen langer doorwerken.

Een consultant heeft een contract van 40 uur. In een maand met 168 contracturen neemt die 16 uur vakantie en valt er een feestdag van 8 uur. Er blijven 144 beschikbare uren over, waarvan 108 op klantopdrachten.

Hetzelfde werk, twee percentages. Zet de noemer daarom altijd bij het cijfer.

Declarabele uren per jaar berekenen

Reken terug vanuit het contract. Een fulltimer met 40 uur per week heeft 2.080 contracturen per jaar. Daar gaan 25 vakantiedagen af (200 uur), ongeveer zeven feestdagen op werkdagen (56 uur) en bijvoorbeeld 4 procent ziekte (83 uur). Er blijven 1.741 beschikbare uren over. Met een norm van 75 procent zijn dat ruim 1.300 declarabele uren. Werk je met parttimers, reken dan per persoon of in fte.

Wat is een gezonde declarabiliteit?

Een algemene norm bestaat niet. Wat gezond is, hangt af van je tarief, je kosten en de rol van de medewerker. Een junior die vooral uitvoert, haalt makkelijker een hoog percentage dan een manager die ook klanten werft en een team leidt. Daarom werken veel bureaus met een norm per functie.

Je kunt het minimum zelf uitrekenen. Kost een medewerker 85.000 euro per jaar, inclusief werkgeverslasten, werkplek en een deel van de overhead, en is het uurtarief 95 euro, dan heb je bijna 895 declarabele uren nodig om quitte te spelen. Op 1.741 beschikbare uren is dat ongeveer 51 procent. Alles daarboven is marge. Wat een medewerker precies kost, staat bij personeelskosten.

Richtwaarden per functie

Aanbieders van bureausoftware als Simplicate en Timewax noemen vrijwel dezelfde bandbreedtes per functie. Ze vermelden niet met welke noemer gerekend is. Leg ze daarom naast je eigen break-evenberekening voordat je er een norm van maakt.

Een gemiddelde over het hele bureau verbergt die spreiding. Vier junioren op 85 procent en een partner op 35 procent komen samen uit op 75 procent, een cijfer dat voor geen van de vijf klopt.

Hoger is ook niet altijd beter. Wie structureel geen tijd heeft voor overleg en opleiding, raakt op of stopt met leren. Blijft de declarabiliteit hoog, kijk dan ook naar overuren en verzuim.

Declarabiliteit en productiviteit: twee rekenwijzen

Wie de cijfers van twee bureaus of twee softwarepakketten naast elkaar legt, loopt vaak vast op het woord productiviteit. In Nederland zijn twee rekenwijzen in omloop.

In de eerste, die ook op deze pagina staat, deel je de declarabele uren direct door de beschikbare uren. Productiviteit gaat dan over iets anders: wat de gewerkte uren opleveren, bijvoorbeeld omzet per uur.

Veel urenregistratiepakketten voor bureaus rekenen in twee stappen. Productiviteit is daar het deel van de beschikbare uren dat iemand op klanten schrijft, de productieve uren. Declarabiliteit is vervolgens het deel van die productieve uren dat je echt factureert. Een klantoverleg buiten de offerte telt dan wel als productief, maar niet als declarabel.

Neem de consultant van hierboven: 144 beschikbare uren, waarvan 120 op klanten geschreven en 108 op de factuur.

Een declarabiliteit van 90 procent in het ene pakket kan dus hetzelfde werk zijn als 75 procent in het andere. Vraag bij elk cijfer welke uren in de teller en in de noemer staan.

De bezettingsgraad meet weer iets anders: welk deel van de capaciteit wordt gebruikt, ook voor intern werk. Een medewerker kan volledig bezet zijn en toch laag declarabel, als veel werk intern blijft.

Declarabiliteit als KPI

Als stuurcijfer werkt declarabiliteit pas als je het per maand en per functie volgt, tegen de norm die bij die functie hoort. Een week met veel intern overleg is geen probleem. Blijft iemand drie maanden onder de norm, dan is het tijd voor een gesprek over de planning of de taken. Bij accountantskantoren ligt het percentage rond de aangifteperiode en de jaarafsluiting hoger dan in de zomer, dus vergelijk een maand liever met dezelfde maand vorig jaar.

Kijk ook naar wat er van de geschreven uren overblijft. Uren die als declarabel zijn geschreven en later worden afgeboekt, omdat de klant ze niet accepteert of het budget op is, tellen mee in de declarabiliteit en komen nooit op een factuur. Veel bureaus volgen daarom ook de realisatie: het deel van de geschreven uren dat echt is gefactureerd.

Twee vergissingen komen vaak voor. Teams worden vergeleken terwijl ze met een andere noemer rekenen, en overuren tellen mee zonder dat iemand het zegt. Tel alleen wat je echt factureert en zet de noemer bij het cijfer.

Declarabiliteit in de zorg

In de zorg heet het vaak productiviteit of cliëntgebonden tijd: het deel van de uren dat zorgverleners direct aan of voor een cliënt werken en dat de financier vergoedt. Of overleg, scholing en reistijd meetellen, hangt af van de afspraken met de zorgverzekeraar of de gemeente. De rekensom is dezelfde: cliëntgebonden uren gedeeld door beschikbare uren.

Declarabele uren en het urencriterium voor zzp'ers

Zoekt een zzp'er naar declarabele uren, dan gaat het vaak om het urencriterium. Dat is een andere telling. Voor de zelfstandigenaftrek moet je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden, en daarvoor tellen alle uren voor de onderneming mee, ook offertes, administratie en je website. Niet-declarabele uren helpen je dus wel aan het urencriterium, maar leveren geen omzet op. Met 1.000 declarabele uren en 300 uur acquisitie en administratie haal je het criterium, terwijl je je uurtarief op die 1.000 uur baseert.

Werk je daarnaast in loondienst, dan moet je meer tijd aan je onderneming besteden dan aan ander werk. Was je in de vijf jaar daarvoor geen ondernemer, dan geldt die voorwaarde niet. De volledige voorwaarden voor het urencriterium staan bij de Belastingdienst.

Hoe verbeter je de declarabiliteit?

Meestal begint het bij het schrijven van uren. Wie pas op vrijdag invult wat er die week gebeurde, vergeet het halfuurtje voor die ene klant, en dat halfuur komt dan ook niet op de factuur. Daarna loont het om eerlijk te kijken waar de niet-declarabele tijd heen gaat; administratie en intern overleg zijn vaak korter te maken. Laat seniors geen werk doen dat een junior kan, en spreek scope en budget vooraf scherp af, zodat uitloop declarabel blijft of op tijd met de klant wordt besproken. Verlof vooruit plannen helpt ook: dan weet je hoeveel beschikbare uren er echt zijn.

De basis: kloppende uren en afwezigheid

Voor declarabiliteit heb je twee bronnen nodig: de declarabele uren per klant of opdracht, die in je project- of facturatiesoftware staan, en de beschikbare uren per medewerker. Voor dat tweede deel registreer je in Shiftbase gewerkte uren, verlof en ziekte per medewerker. Shiftbase rekent de plus- en minuren uit op basis van het contract, en de uren exporteer je of stuur je via een koppeling door. Hoe die urenregistratie werkt, staat op de productpagina.