Declarabiliteit is het percentage van de gewerkte uren dat een medewerker rechtstreeks aan een klant kan factureren. Het is een belangrijke maatstaf voor dienstverlenende bedrijven, omdat het direct laat zien hoeveel van de gewerkte tijd omzet oplevert. In dit artikel lees je wat declarabiliteit precies betekent, hoe je het berekent, wat een gezonde benchmark is, het verschil met productiviteit en hoe je de declarabiliteit van je team verbetert.
Wat is declarabiliteit?
Declarabiliteit is de verhouding tussen de uren die een medewerker aan een klant kan factureren en het totaal aantal uren dat hij beschikbaar of productief is. Hoe hoger de declarabiliteit, hoe groter het deel van de tijd dat omzet oplevert.
Voor dienstverlenende organisaties is declarabiliteit een belangrijke graadmeter, omdat de personeelskosten daar vaak de grootste kostenpost zijn. Sectoren als consultancy, IT, marketing en juridische dienstverlening sturen er actief op. Een uur dat niet wordt gefactureerd, kun je niet bewaren: het is omzet die je misloopt.
Declarabele en niet-declarabele uren
Het verschil tussen declarabele en niet-declarabele uren bepaalt je declarabiliteit:
- Declarabele uren zijn uren die je direct aan een klant kunt doorberekenen: klantprojecten, advies, implementaties en uitvoerend werk binnen een afgesproken opdracht.
- Niet-declarabele uren zijn uren die nodig zijn maar geen directe omzet opleveren: interne administratie, sales, overleg, training en acquisitie.
Welke uren wel en niet declarabel zijn, verschilt per branche. Een projectmanager schrijft een klantoverleg vaak wel op de factuur, terwijl intern teamoverleg meestal niet-declarabel is.
Hoe bereken je declarabiliteit?
De formule voor declarabiliteit is:
Declarabiliteit (%) = (declarabele uren ÷ productieve uren) × 100
Daarvoor moet je eerst de productieve uren weten. Die bereken je door van de totale gewerkte uren de tijd voor niet-productieve activiteiten (zoals verlof en feestdagen) af te trekken.
Rekenvoorbeeld: Een medewerker werkt 40 uur in een week. Daarvan is 30 uur productief (besteed aan werk, exclusief intern overleg en pauzes). Van die 30 productieve uren zijn er 24 declarabel (direct aan een klant te factureren).
Declarabiliteit = 24 ÷ 30 × 100 = 80%
Let op het verschil met productiviteit. Productiviteit is het aandeel van de totale uren dat aan werk wordt besteed (30 ÷ 40 = 75%), terwijl declarabiliteit kijkt naar het aandeel van de productieve uren dat daadwerkelijk factureerbaar is. Een medewerker kan dus productief zijn én toch een lage declarabiliteit hebben, bijvoorbeeld door veel intern werk.
Wat is een gezonde declarabiliteit?
Er bestaat geen wettelijke norm, maar er zijn gangbare benchmarks in de zakelijke dienstverlening:
| Declarabiliteit | Beoordeling |
|---|---|
| 0% - 50% | Verlieslatend |
| 50% - 70% | Minder winstgevend dan gewenst |
| 70% - 100% | Gezond en winstgevend |
Een declarabiliteit tussen de 70% en 80% geldt als een gangbare, gezonde KPI. Structureel boven de 80% is niet altijd wenselijk: dan lopen medewerkers het risico op overbelasting, wat ten koste gaat van de kwaliteit. Het juiste percentage hangt af van je branche en functie.
Hoe verbeter je de declarabiliteit?
Een hogere declarabiliteit betekent meer omzet uit dezelfde uren. Een paar manieren om erop te sturen:
- Houd uren nauwkeurig bij. Zonder goede urenregistratie weet je niet welk deel van de tijd declarabel is, en kun je niet bijsturen.
- Breng niet-declarabele tijd in kaart. Maak inzichtelijk hoeveel tijd naar administratie, overleg en interne taken gaat, en kijk waar dat efficiënter kan.
- Plan op de juiste persoon. Koppel de juiste expertise aan het juiste project, zodat uren effectief worden ingezet.
- Maak realistische afspraken over scope en budget. Zo voorkom je onbetaalde overuren door projecten die uitlopen.
- Stuur tijdig bij. Bespreek bij dreigende budgetoverschrijding op tijd met de klant, in plaats van achteraf uren af te boeken.
Declarabiliteit begint bij een accurate urenregistratie
Je kunt declarabiliteit alleen betrouwbaar meten als je weet hoeveel uren je medewerkers werken en waaraan. Houd je dat handmatig of in losse spreadsheets bij, dan is de kans groot dat de cijfers niet kloppen en je niet kunt sturen.
In je Shiftbase-account registreer je de gewerkte uren per medewerker overzichtelijk op één plek. Dat geeft je de betrouwbare basis die je nodig hebt om declarabiliteit en productiviteit te berekenen en te volgen.
Met Shiftbase:
- Registreer gewerkte uren per medewerker nauwkeurig op één plek
- Houd grip op de verhouding tussen gewerkte en beschikbare uren als basis voor je declarabiliteit
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
