HR-checklist voor het mkb, met zelfscan

Een HR-checklist voor het mkb hoeft geen handboek van veertig pagina's te zijn. Wat telt, is dat een paar afspraken vastliggen en dat iedereen ze op dezelfde manier uitvoert: wie eigenaar is van welk beleid, hoe een ziekmelding loopt, wie uren goedkeurt en wat er gebeurt als iemand begint of vertrekt.

Met de zelfscan hieronder zie je in tien minuten waar je staat. Daarna volgt de checklist per onderdeel, in de volgorde die voor de meeste bedrijven met diensten werkt: eerst wat bij een controle op tafel moet komen, dan wat elke week terugkomt.

De HR-checklist per onderdeel

Beleid en HR-documenten

Begin met wat je op papier hebt. Een verzuimprotocol, afspraken over urenregistratie, een gedragscode en een privacyverklaring voor personeelsgegevens zijn de HR-documenten die de meeste kleine werkgevers nodig hebben. Schrijf je het HR-beleid voor het eerst, begin dan bij verzuim en uren: die afspraken gebruik je elke week.

• Elk beleidsstuk begint met drie regels: eigenaar, laatst bijgewerkt, volgende herziening. Dan is nooit de vraag welke versie klopt.

• Besluiten, waarschuwingen en uitzonderingen leg je steeds op dezelfde plek en op dezelfde manier vast. Bij een officiële waarschuwing is dat het verschil tussen een sterk en een zwak dossier.

• Je hebt een RI&E. Elke werkgever met personeel legt schriftelijk vast welke risico's het werk meebrengt (Arbeidsomstandighedenwet, artikel 5).

• Trainingen die voor een functie nodig zijn, hebben een eigenaar, een deadline en een status. Een simpele lijst in Excel is genoeg om te beginnen.

• Voor uitdiensttreding is er een vaste lijst: toegang intrekken, eindafrekening, spullen terug, gegevens archiveren.

Verzuim en verlof: één route

Een ziekmelding via WhatsApp bij de ene leidinggevende en een verlofaanvraag op een briefje bij de andere: zo ontstaan de gaten. Leg één route vast van melding tot salarisverwerking. Daarin noteert elke leidinggevende dezelfde gegevens: datum, soort, goedkeuring en een korte notitie. Meldt iemand zich ziek, dan volgen de stappen bij een ziekmelding een vaste volgorde.

• Leg vast tot wanneer een afmelding voor een dienst op tijd is.

• Goedkeuringen lopen via de route en niet via losse appjes of berichten.

• Met verlofregistratie in hetzelfde systeem als het rooster zie je een gat in de planning meteen, in plaats van op de dag zelf.

Rooster en urenregistratie

Hier ontstaan de meeste discussies en de meeste correcties in de salarisadministratie. Het doel is geen perfect rooster, maar een vast ritme waar het team op kan rekenen.

• Publiceer het rooster op een vast moment, een vast aantal dagen of weken vooruit.

• Leg vast wie een roosterwijziging goedkeurt, tot wanneer dat kan en hoe het team het hoort.

• Spreek af wie diensten mag ruilen en wie de ruil goedkeurt, zodat een ruil geen ongemerkte overuren oplevert.

• Bepaal of medewerkers hun eigen uren mogen aanpassen, wanneer een reden verplicht is en wie goedkeurt.

• Leg vast hoe pauzes worden geregistreerd en wat er gebeurt als iemand een pauze overslaat.

• Spreek een grens af voor overuren: wanneer vooraf toestemming nodig is en vanaf wanneer je een melding wilt zien.

• Rond je uren af, doe dat dan altijd op dezelfde manier en laat het team weten hoe.

Staan het rooster en de gewerkte uren in twee systemen, dan blijf je verschillen herstellen. Houd ze in één systeem of koppel de systemen aan elkaar. Werk je nog in Excel, dan is de urenregistratie-template een begin.

Werving en inwerken

Werving wordt eerlijker en sneller als elke kandidaat dezelfde vragen krijgt en op dezelfde punten wordt beoordeeld. Kies vooraf drie tot vijf criteria uit de functie en noteer per gesprek de score. Welke vragen in een sollicitatiegesprek iets opleveren, verschilt per functie. Een vaste lijst per functie scheelt je bij elke ronde werk.

• Een vacaturetekst per functie die je bij elke ronde hergebruikt.

• Een scorekaart voor gesprekken, dezelfde voor elke kandidaat.

• Contract en persoonsgegevens zijn binnen vóór de eerste dienst.

• Een inwerkprogramma met een schema voor de eerste 30, 60 en 90 dagen.

Medewerkers houden

Voor het welzijn van je team is voorspelbaarheid vaak de goedkoopste investering: een rooster dat op tijd staat, een werkdruk die past bij de bezetting en duidelijke verwachtingen. Wacht niet tot het exitgesprek om te horen wat er speelt. Een kort gesprek met medewerkers die blijven, een stay-interview, laat eerder zien waar het knelt.

• Functioneringsgesprekken staan in de agenda en het verslag komt in het dossier.

• Let op signalen als veel ruilverzoeken, vaker kort verzuim of iemand die week na week overuren maakt.

• Houd bij hoeveel mensen vertrekken. Met de calculator voor personeelsverloop reken je het percentage per jaar uit.

Rond de jaarwisseling

De laatste weken van het jaar zijn een goed moment om de checklist door te lopen, omdat je dan toch al afsluit. Drie dingen kosten in januari het meeste uitzoekwerk als je ze laat liggen.

• Verlofsaldo's: wie heeft nog uren open en welke vervallen er?

• Overuren: worden ze uitbetaald, gecompenseerd of meegenomen naar volgend jaar? Leg het besluit vast, want of en wanneer overuren vervallen hangt af van je afspraken.

• Contracten die aflopen: wie krijgt een verlenging en wie moet je op tijd laten weten dat het contract stopt?

Maandelijkse HR-controle in 30 minuten

Een volledige HR-audit doe je eens per jaar. Daartussen houdt een korte controle per maand de basis op orde. Pak tien willekeurige registraties uit de afgelopen maand en kijk naar vier dingen:

• uren die met de hand zijn aangepast, met of zonder reden;

• pauzes die ontbreken of een vreemd patroon hebben;

• overuren zonder goedkeuring;

• een roosterprobleem dat elke week terugkomt.

Een voorbeeld: een lunchroom met 18 medewerkers vindt bij 10 registraties 4 handmatige correcties, waarvan 3 zonder reden. Dat is 40 procent. Daalt dat percentage de maand erna niet, dan zit het probleem in de afspraak over correcties en niet bij de medewerkers. Een probleem dat elke week terugkomt, is een systeemprobleem.

Van checklist naar de dagelijkse praktijk

Een checklist werkt alleen als de afspraken in het dagelijkse werk zitten. In Shiftbase staan het rooster, de urenregistratie en verlof op één plek. Medewerkers klokken in, leidinggevenden keuren uren en verlof goed en de gewerkte uren gaan klaar voor verwerking naar je salarispakket.

Ook contracten en personeelsdossiers staan in Shiftbase: contract, ID-bewijs, documenten en notities bij de medewerker zelf. Een nieuw contract maak je vanuit je eigen template en de medewerker ondertekent het op de telefoon.

Benieuwd hoe dat er voor jouw team uitziet? Probeer Shiftbase gratis.