Verzuimprotocol: Regels, rechten en plichten

Wat is een verzuimprotocol precies?

Een verzuimprotocol is een document dat beschrijft hoe een organisatie omgaat met de afwezigheid van werknemers als gevolg van ziekte of andere redenen. Het is een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid en heeft als doel om de afwezigheid van werknemers op een gestructureerde en georganiseerde manier te managen.

Het protocol bevat informatie over de stappen die moeten worden genomen wanneer een werknemer zich ziek meldt, inclusief de verplichtingen van de werknemer en de werkgever. Het beschrijft hoe en wanneer de werknemer de directe leidinggevende moet informeren over zijn of haar ziekte, en welke informatie de werkgever nodig heeft om het verzuim goed te kunnen managen.

Wat is het doel van het verzuimbeleid?

Het doel van het verzuimbeleid is om de afwezigheid van werknemers door ziekte of andere redenen op een georganiseerde en gestructureerde manier te managen, om zo de continuïteit van het werk en de productiviteit van de organisatie te waarborgen.

Het verzuimprotocol is een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid en bevat specifieke richtlijnen en procedures voor het omgaan met verzuim. Het protocol beschrijft de verplichtingen van de werkgever en werknemer bij ziekmelding, hoe langdurig verzuim moet worden aangepakt en hoe de re-integratie van de werknemer verloopt.

Een ander doel van het verzuimbeleid is om de kosten van verzuim te beheersen. Ziekteverzuim kan een aanzienlijke financiële last vormen voor een organisatie, vooral als het langdurig is. Een goed verzuimprotocol kan helpen om verzuim te voorkomen en te verminderen, en kan helpen bij het minimaliseren van de kosten die gepaard gaan met het vervangen van afwezige werknemers.

Het belang van een verzuimprotocol

Het hebben van een goed verzuimprotocol is van cruciaal belang voor elke organisatie, ongeacht de omvang of de aard van de activiteiten. Het belang van een verzuimprotocol kan worden samengevat in de volgende punten:

Duidelijke en gestructureerde richtlijnen: Een verzuimprotocol zorgt voor duidelijke en gestructureerde richtlijnen voor het omgaan met verzuim. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat de werkgever en werknemer weten wat er van hen wordt verwacht bij ziekmelding en langdurig verzuim.

Voorkomen van verzuim: Een goed verzuimprotocol kan helpen bij het voorkomen van verzuim door middel van preventieve maatregelen, zoals het bevorderen van een gezonde werkomgeving en het aanbieden van trainingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Kostenbeheersing: Verzuim kan leiden tot hoge kosten voor een organisatie, zoals het inhuren van vervangend personeel of het betalen van salaris door ziekteverlof. Een verzuimprotocol kan helpen bij het beheersen van deze kosten door het minimaliseren van verzuim en het bieden van duidelijke richtlijnen voor het omgaan met verzuimgevallen.

Voldoen aan wettelijke eisen: Het hebben van een verzuimprotocol zorgt ervoor dat een organisatie voldoet eisen en regels volgens de Wet Verbetering Poortwachter met betrekking tot verzuimbeleid en re-integratie. Dit voorkomt juridische problemen en zorgt voor een rechtvaardige behandeling van werknemers.

Goede communicatie: Een verzuimprotocol kan bijdragen aan goede communicatie tussen werkgever, werknemer en de bedrijfsarts. Het protocol biedt duidelijke richtlijnen voor het contact met zieke werknemers en de bedrijfsarts en kan bijdragen aan een effectieve en respectvolle communicatie.

Is een verzuimprotocol verplicht?

Nee, een verzuimprotocol is niet verplicht voor werkgevers in Nederland. Maar volgens de Wet Verbetering Poortwachteris een werkgever wel verplicht om beleid te voeren gericht op het voorkomen en beperken van ziekteverzuim. Een verzuimprotocol is een belangrijk onderdeel van dit beleid en beschrijft de stappen die moeten worden genomen bij ziekteverzuim, langdurig verzuim en re-integratie. Dus een verzuimprotocol opstellen is wel aan te raden.

Wat staat er in een verzuimprotocol ?

Een verzuimprotocol bevat specifieke richtlijnen en procedures voor het omgaan met verzuim, inclusief de volgende onderwerpen:

Regels bij ziekmelding

Het protocol beschrijft de procedures die moeten worden gevolgd wanneer een werknemer zich ziek meldt. Hierbij wordt ook beschreven hoe de ziekmelding moet worden doorgegeven en welke informatie de werkgever nodig heeft om het verzuim te kunnen managen.

Protocol bij langdurig verzuim

Het verzuimprotocol beschrijft de stappen die moeten worden genomen bij langdurig verzuim, waaronder het opstellen van een probleemanalyse en een plan van aanpak voor de re-integratie van de werknemer volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Bereikbaarheid tijdens ziekteverzuim

Het verzuimprotocol beschrijft de bereikbaarheid van de werknemer tijdens zijn of haar verzuimperiode en hoe er contact kan worden gehouden met de zieke werknemer.

Contact met zieke werknemer

Het protocol beschrijft hoe er contact kan worden gehouden met de zieke werknemer, welke informatie kan worden gedeeld en hoe de privacy van de werknemer wordt gewaarborgd.

Arbeidsconflict

Het verzuimprotocol beschrijft hoe een arbeidsconflict moet worden opgelost wanneer dit een oorzaak is van het verzuim.

Rechten en plichten een zieke werknemer

Het verzuimprotocol beschrijft de rechten en plichten van een zieke werknemer, inclusief het recht op privacy en het recht op begeleiding bij re-integratie.

Probleemanalyse en plan van aanpak

Het verzuimprotocol beschrijft de procedures voor het opstellen van een probleemanalyse en een plan van aanpak voor de re-integratie van de werknemer.

Aandachtspunten bij verzuimprotocol opstellen

Bij het opstellen van een verzuimprotocol zijn er verschillende aandachtspunten waar rekening mee moet worden gehouden. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten:

Leg het doel van het verzuimprotocol uit

Het is belangrijk om het doel van het verzuimprotocol te verduidelijken, zodat iedereen binnen de organisatie begrijpt waarom het protocol nodig is en wat er van hen wordt verwacht.

Ziekmelding informatie

Het verzuimprotocol moet specifieke informatie bevatten over hoe werknemers zich moeten ziekmelden en welke informatie zij moeten verstrekken. Dit omvat bijvoorbeeld hoe de ziekmelding moet worden doorgegeven en welke informatie de werkgever nodig heeft om het verzuim te kunnen managen.

Vangnetsituatie

Het verzuimprotocol moet beschrijven hoe de organisatie omgaat met vangnetsituaties, zoals wanneer een werknemer niet in staat is om zichzelf ziek te melden of wanneer de directe leidinggevende niet beschikbaar is.

Verantwoordelijkheid medewerker bij ziekteverzuim

Het verzuimprotocol moet duidelijk maken wat de verantwoordelijkheden zijn van de werknemer bij ziekteverzuim, inclusief de plicht om op tijd te melden en om mee te werken aan re-integratie.

Informatie arbodienst

Het verzuimprotocol moet beschrijven hoe de samenwerking met de arbodienst verloopt, wat hun rol is bij de begeleiding van zieke werknemers en hoe de communicatie met hen verloopt.

Spreekuur arbodienst

Het verzuimprotocol moet duidelijk maken wanneer het spreekuur van de bedrijfsarts is en hoe werknemers daarvoor kunnen worden aangemeld.

Re-integratiedossier en WIA-aanvraag

Het verzuimprotocol moet beschrijven hoe het re-integratiedossier moet worden bijgehouden en hoe de aanvraag voor een WIA-uitkering verloopt.

Besteed ook aandacht aan verzuimpreventie

Het verzuimprotocol moet aandacht besteden aan het voorkomen van verzuim, bijvoorbeeld door het bevorderen van een gezonde werkomgeving en het aanbieden van trainingen op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk.

Geef instructies aan leidinggevenden

Het verzuimprotocol moet duidelijke instructies bevatten voor leidinggevenden, zodat zij weten wat er van hen wordt verwacht bij ziekteverzuim en re-integratie.

Verzuim onder controle houden

Het is belangrijk voor werkgevers om het verzuim binnen hun organisatie onder controle te houden. Een hoog verzuim kan namelijk leiden tot hogere kosten en een negatieve invloed hebben op de bedrijfsvoering. Om verzuim onder controle te houden, zijn er verschillende maatregelen die werkgevers kunnen nemen:

Verzuim­kosten berekenen

Werkgevers kunnen de kosten van verzuim berekenen om inzicht te krijgen in de financiële gevolgen van verzuim. Zo kunnen zij gerichte maatregelen nemen om verzuim te verminderen en de kosten te beheersen.

Verzekering tegen verzuim

Werkgevers kunnen zich verzekeren tegen verzuimkosten. Dit kan bijvoorbeeld via een verzuimverzekering, waarbij de werkgever een vergoeding krijgt voor de kosten van loondoorbetaling bij ziekteverzuim.