Persoonlijke tijdregistratie zonder vingerafdruk

Persoonlijke tijdregistratie zonder vingerafdruk

Vingerafdrukken van medewerkers van een bedrijf gebruiken voor het registreren van uren. Dat klinkt als een inbreuk op de privacy van medewerkers, maar is dat ook in alle gevallen zo? In december 2019 kreeg een bedrijf een boete van 725.000 euro van de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegd vanwege deze manier van tijdregistratie. Het bedrijf had haar medewerkers niet specifiek om toestemming gevraagd en gebruikte de vingerafdrukken bovendien voor een niet-noodzakelijk doeleinde. Voor dit bedrijf was het misschien een praktische manier om de uren van medewerkers te registreren, maar het overtrad daarmee helaas de privacywetgeving.

Hoe kun je uren van medewerkers wel op een veilige manier registreren?

Biometrische gegevens zoals vingerafdrukken zijn unieke kenmerken van mensen en daarmee kun je dus met grote zekerheid iemands identiteit vaststellen. Daarnaast lukt het in- en uitklokken altijd, je vingers heb je immers altijd ‘bij je’. Dit in tegenstelling tot pasjes, tags en druppels; medewerkers kunnen deze vergeten of verliezen. Deze overwegingen hebben ongetwijfeld een rol gespeeld bij het bedrijf om voor het gebruik van vingerafdrukken te kiezen bij de registratie van uren. Helaas was dit dus geen goede zet. Om te voorkomen dat je als ondernemer in een bovenstaande situatie terechtkomt, zijn er een aantal aandachtspunten. Het eerste punt is de AVG. De afkorting AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zorg ervoor dat je als ondernemer aan de gestelde eisen binnen deze wetgeving voldoet. Je mag als ondernemer persoonsgegevens verzamelen, maar het liefst zo min mogelijk én alleen als het doel gerechtvaardigd is. Je medewerkers moeten op de hoogte zijn welke gegevens verzameld worden (in dit geval dus vingerafdrukken) en met welk doel de gegevens verzameld worden. Ten tweede is het belangrijk om de manier van in- en uitklokken goed met je medewerkers te bespreken. Wat vinden zij een fijne manier van uren registreren? In gesprek gaan met je medewerkers over dit soort onderwerpen, kan gedoe achteraf voorkomen en zorgt bovendien voor meer transparantie binnen je bedrijf over de achtergrond van genomen besluiten. Hoe kan zo’n veilige manier van tijdregistratie er dan uit zien?

Shiftbase: een veilige manier van tijdregistratie

Een veilige manier om tijd te registreren is in- en uitklokken met een tag of een pasje. Een voorbeeld hiervan is de software van Shiftbase. Met deze software kun je je medewerkers de wijze van in- en uitklokken laten kiezen. Zij kunnen daarvoor een tag van het bedrijf gebruiken, maar ook hun eigen bankpas of OV-chipkaart. Wil je toch gebruiken van de vingerafdruk, maar voldoen aan de AVG-wetgeving? Dan is Shiftbase ook een goede keuze! Het scannen van een vinger is mogelijk, maar de scan wordt in een terminal (van Datafox) opgeslagen en Shiftbase krijgt de vingerscan enkel door als een medewerkersnummer. Op deze manier wordt de vingerafdruk dus niet inzichtelijk voor de werkgever of de softwareproducent. Helemaal ‘AVG-proof’ dus! Met Shiftbase kun je als ondernemer zodoende een zeer praktische manier van in- en uitklokken toepassen zonder risico te lopen op een torenhoge boete.