De 10 meest gestelde vragen over urenregistratie software

Als werkgever wil je grip op uren, duidelijkheid voor je team én gemak voor jezelf. Maar zodra je gaat oriënteren op een goede urenregistratie software, komen er flink wat vragen op je af. In deze blog geven we je de 10 meest gestelde vragen — mét heldere antwoorden — zodat jij straks precies weet waar je op moet letten bij het maken van je keuze.

1. Is de software geschikt voor mijn type bedrijf of branche?

Als je op zoek bent naar een urenregistratiesysteem, vraag je je misschien af of het past bij de manier waarop jouw organisatie werkt. Niet elk bedrijf functioneert hetzelfde: de planningsbehoeften van een sportschool zijn heel anders dan die van een logistiek centrum of horecazaak. Toch wil je één oplossing die flexibel genoeg is om jouw realiteit te ondersteunen.

Moderne urenregistratie software past zich gelukkig steeds beter aan verschillende branches aan. Werk je met ploegendiensten, parttimers of oproepkrachten? Dan is het handig als het systeem moeiteloos met wisselende roosters omgaat. Heb je meerdere vestigingen of locaties? Dan moet je overzicht kunnen houden zonder aparte systemen per locatie.

Shiftbase is hierop ingericht: de software wordt gebruikt in uiteenlopende sectoren, zoals retail, horeca, productie, zorg, beveiliging en dienstverlening. Je kunt zelf instellen hoe je werktijden, pauzes en regels per team of locatie vastlegt. Of je nu werkt met vaste contracten of flexibele uren, je behoudt grip op de gewerkte tijd — zonder dat je moet inleveren op gebruiksgemak.

Denk dus niet te snel dat jouw bedrijf “te afwijkend” is. Grote kans dat er al andere organisaties binnen jouw branche zijn die met dezelfde uitdagingen werken — en daarvoor een werkbare oplossing hebben gevonden. Kijk tussen onze klantverhalen om meer te weten te komen!

2. Kan ik de uren koppelen aan loonadministratie of facturatie?

Niets is zo frustrerend als dubbele invoer. Je medewerkers vullen hun uren in, jij verwerkt ze handmatig in een Excelbestand, en vervolgens moet alles nog een keer worden overgenomen in je salarissoftware of facturatiesysteem. Niet alleen kost dat tijd, het verhoogt ook de kans op fouten — en fouten in lonen of facturen wil je liever voorkomen.

Een goede urenregistratie software maakt dit proces een stuk slimmer. Zo kun je gewerkte uren automatisch doorzetten naar de loonadministratie, en voor externe medewerkers of projecten kun je met één klik correcte facturen opstellen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook administratieve frustratie.

Shiftbase ondersteunt koppelingen met diverse salarispakketten en boekhoudtools. Denk aan Loket.nl, Nmbrs of Exact. Je stelt één keer in hoe de gegevensstromen moeten lopen, en daarna heb je er nauwelijks omkijken meer naar. De koppelingen zijn realtime, waardoor je minder handmatig werk hebt én meer controle behoudt over het hele proces.

3. Is het systeem gebruiksvriendelijk voor mijn medewerkers?

Een urenregistratiesysteem kan technisch gezien perfect in elkaar zitten, maar als je medewerkers er niet goed mee overweg kunnen, loop je alsnog tegen problemen aan. Uiteindelijk zijn zij degenen die hun uren invoeren, pauzes registreren of zich in- en uitklokken. Het moet dus eenvoudig zijn — ook voor medewerkers die niet dagelijks met digitale tools werken.

Gebruiksvriendelijkheid betekent dat medewerkers snel begrijpen wat ze moeten doen. Of dat nu via een mobiele app is, een tablet aan de muur of via een computer op kantoor. Het systeem moet intuïtief zijn, overzichtelijk en beschikbaar in de taal die ze spreken.

De app van Shiftbase is zo ingericht dat iedereen — van weekendkracht tot voorman — er direct mee aan de slag kan. In- en uitklokken kan bijvoorbeeld met één tik op je telefoon, inclusief locatiebepaling als je dat wilt. Medewerkers zien direct hun geplande diensten, hun gewerkte uren en eventueel het opgebouwde verlof. Geen gedoe, geen handleidingen nodig.

En als er wél vragen zijn, dan helpt het dat alles helder is ingericht en snel op te zoeken is. Want hoe makkelijker het voor je team is, hoe minder jij hoeft te controleren of corrigeren.

4. Wat zijn de kosten en hoe zit het met de prijsstructuur?

Kosten zijn natuurlijk een belangrijke factor bij het kiezen van een nieuwe tool. Zeker als je met meerdere medewerkers werkt, wil je vooraf weten waar je aan toe bent. Bij urenregistratie software verschilt de prijsopbouw per aanbieder, maar meestal betaal je per actieve medewerker, per maand.

Het grote voordeel van zo’n model is dat je alleen betaalt voor wat je écht gebruikt. Heb je seizoensdrukte of werk je veel met flexibele krachten? Dan wil je dat de kosten automatisch meebewegen. Geen vaste prijs per maand, maar een schaalbaar model dat aansluit op je personeelsbezetting.

Shiftbase werkt met transparante tarieven, gebaseerd op het aantal actieve medewerkers per maand. Je zit dus niet vast aan langdurige contracten of onverwachte extra’s. En het mooie: je kunt starten met een gratis proefperiode, zodat je de software eerst in je eigen organisatie kunt testen. Zo weet je precies wat het kost én wat je ervoor terugkrijgt — nog vóór je ergens aan vastzit.

5. Hoe zit het met dataveiligheid en AVG?

Zodra je gegevens van medewerkers registreert — zoals werktijden, locaties of verlofaanvragen — heb je te maken met privacywetgeving. Vooral onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) gelden er strikte regels. Je moet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, duidelijk maken wie toegang heeft tot welke informatie, en alles goed beveiligen tegen misbruik of datalekken.

Een goede online urenregistratie software helpt je hierbij, in plaats van dat het extra risico’s oplevert. Denk aan versleutelde gegevensopslag, beperkte toegang per rol of afdeling, automatische sessie-afsluitingen en beveiligde koppelingen met andere systemen.

Shiftbase voldoet aan de AVG en slaat gegevens op binnen streng beveiligde datacenters in Europa. Je kunt zelf instellen wie wat mag zien of bewerken — van teamleiders tot HR. Bovendien is er een auditlog beschikbaar waarin je terugziet wie wanneer iets heeft aangepast. Dat geeft vertrouwen en controle, zonder dat je daar zelf ingewikkelde maatregelen voor hoeft te treffen.

6. Kan ik rapportages maken per team, locatie of project?

Uren registreren is stap één. Maar echt inzicht krijg je pas als je die gegevens slim kunt analyseren. Je wilt bijvoorbeeld weten hoeveel uren een team per week maakt, hoe de inzet per locatie verschilt of welke projecten uitlopen qua planning of budget. Zonder goede rapportages blijf je blind sturen.

Een krachtig ourenregistratiesysteem biedt daarom meer dan alleen registratie: het geeft je grip met realtime inzichten. Je kunt selecties maken op team, afdeling, locatie, project of zelfs medewerker. Ideaal als je verschillende vestigingen hebt, met meerdere teams of uiteenlopende contractvormen.

In Shiftbase kun je rapportages eenvoudig aanmaken, exporteren en gewerkte uren bijhouden. Je bepaalt zelf welke gegevens je nodig hebt: gewerkte uren, overuren, absentie, kosten of vergeleken met het rooster. Zo heb je altijd de juiste data om bij te sturen, of het nu gaat om personeelskosten, planningsefficiëntie of loonkosten per project.

Geen handmatig rekenwerk meer in Excel, maar directe antwoorden op de vragen die jij jezelf als werkgever dagelijks stelt.

7. Ondersteunt het systeem ook verlof en personeelsplanning?

Als je met een aparte tool voor urenregistratie werkt, een andere voor verlofaanvragen en weer een andere voor de personeelsplanning, weet je hoe snel het overzicht verloren gaat. Het kost tijd, leidt tot fouten en medewerkers raken al snel het spoor bijster. Het is daarom logisch dat je op zoek bent naar één systeem waarin alles samenkomt.

Veel moderne tools combineren meerdere HR-processen, zodat je als werkgever één centrale plek hebt voor al je personeelszaken. Denk aan het registreren van verlof, het beheren van roosters en het realtime volgen van gewerkte uren — zonder steeds van scherm of platform te moeten wisselen.

Shiftbase is daar een voorbeeld van. Naast urenregistratie kun je er ook eenvoudig mee plannen en verlof beheren. Medewerkers kunnen via de app verlof aanvragen, je ziet direct wie wanneer beschikbaar is en bij het maken van roosters wordt rekening gehouden met afwezigheden en contracturen. Alles werkt naadloos samen.

8. Hoe kunnen medewerkers inklokken?

Inklokken is vaak het startpunt van de werkdag — letterlijk. Daarom moet dat proces snel, simpel en betrouwbaar zijn. Afhankelijk van jouw type organisatie werkt inklokken het best op een manier die past bij de werkvloer: via een app, een vaste terminal of een desktop.

Flexibiliteit is hierbij belangrijk. Misschien werk je met buitendienstmedewerkers die onderweg klokken via hun telefoon. Of heb je een productieomgeving waar personeel via een vaste prikklok in- en uitcheckt. Wat je situatie ook is, het systeem moet aansluiten bij jouw praktijk — en niet andersom.

Met Shiftbase kun je kiezen hoe medewerkers inklokken: via de mobiele app (met optionele GPS-locatie), een desktop op kantoor, of een aparte prikklok op locatie. Je bepaalt zelf welke methode per afdeling of locatie wordt gebruikt. Je kunt ook automatisch pauzes laten registreren of klokken beperken tot bepaalde IP-adressen of geografische zones.

Zo past het systeem zich aan jouw bedrijf aan — en niet andersom. En het mooiste: de geregistreerde uren stromen direct door naar de planning en urenregistratie, zonder tussenkomst.

9. Hoe snel kunnen we starten, en krijgen we ondersteuning?

Je wilt natuurlijk niet wekenlang bezig zijn met het opzetten van een nieuw systeem. Hoe sneller je live bent, hoe sneller je tijd bespaart en fouten voorkomt. Daarom is het belangrijk om te weten wat je kunt verwachten bij de overstap naar een nieuwe urenregistratie software.

In veel gevallen kun je binnen enkele dagen aan de slag. Zeker als je een systeem kiest dat intuïtief werkt en weinig technische installatie vereist. Het helpt ook als er goede documentatie beschikbaar is, of een team dat met je meedenkt bij het inrichten van je account.

Bij Shiftbase kun je zelf eenvoudig starten met een gratis proefperiode. Je richt je account in, nodigt je team uit en bouwt je eerste roosters of registraties op. Kom je ergens niet uit? Dan staat er een supportteam klaar dat je helpt via e-mail, telefoon of chat. Daarnaast zijn er uitgebreide handleidingen en video's beschikbaar om je stap voor stap op weg te helpen.

Of je nu een kleine organisatie bent of meerdere teams tegelijk wilt onboarden — je hoeft het niet alleen te doen.

10. Zijn er ervaringen van andere bedrijven?

Als je een nieuwe software overweegt, wil je natuurlijk weten of het ook voor anderen werkt. Niet alleen wát een systeem belooft, maar hóe het in de praktijk bevalt. Ervaringen van andere ondernemers of HR-managers geven vaak het laatste zetje richting een beslissing.

Het is prettig als je kunt lezen hoe bedrijven zoals het jouwe omgaan met urenregistratie. Hoe ze overstapten van handmatige registratie naar automatisering. Of hoe ze tijd bespaarden en minder fouten maken dankzij een systeem dat goed aansluit op hun werkwijze.

Shiftbase wordt gebruikt door organisaties in uiteenlopende sectoren, zoals retail, horeca, beveiliging, logistiek en dienstverlening. Klanten zoals Salsa Shop, Seabourne Logistics, Profit Gym en Eco Security deelden al hun ervaringen in uitgebreide klantverhalen. Daarin lees je hoe zij hun personeelsplanning, tijdregistratie en verlofbeheer hebben geoptimaliseerd — én welke concrete resultaten dat opleverde.

Zo krijg je niet alleen een beeld van wat de software kan, maar ook van wat het voor jóu kan betekenen.

Conclusie

Het kiezen van een urenregistratiesysteem is geen dagelijkse kost — maar het effect ervan merk je wél iedere dag. Door de juiste keuze te maken bespaar je tijd, voorkom je fouten en geef je je team een systeem dat echt werkt.

Heb je je antwoorden gevonden, en ben je benieuwd hoe dit er in jouw praktijk uitziet? Start vandaag nog je gratis proefperiode bij Shiftbase en ontdek zelf hoe eenvoudig urenregistratie, personeelsplanning en verlofbeheer kunnen zijn — op één centrale plek.

Vragen of behoefte aan advies? We denken graag met je mee.

Beheer makkelijk de gewerkte uren van je personeel

• Makkelijk in- en uitklokken
• Automatisch toeslagen berekenen
• Koppeling met salarisadministratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen