Tijdregistratie

Tijdregistratie is het vastleggen van de werkelijke werktijden van je personeel: per medewerker wanneer de dienst begon, wanneer die eindigde en hoe lang de pauze duurde. Elke werkgever in Nederland moet zo’n registratie bijhouden. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert er de werk- en rusttijden mee.

Het woord wordt ook gebruikt voor uren die je op een klant of project boekt om ze te factureren. Dat heet meestal urenverantwoording. Dit artikel gaat over de werktijden van medewerkers in diensten, zoals in de horeca en de retail.

Wat je bij tijdregistratie vastlegt

Per dienst leg je in de praktijk deze gegevens vast:

• wie er werkte, met naam of personeelsnummer;

• de werkelijke begin- en eindtijd;

• de pauzes;

• wat afwijkt van het rooster, zoals een dienst die uitliep of een ruil met een collega.

Het rooster is wat je plande, de tijdregistratie is wat er gebeurde. Wie achteraf het rooster overneemt als registratie, mist precies de uren waar het om draait, zoals de uitloop op een drukke avond.

Rekenvoorbeeld: een vrijdagavond in de bediening

Mehmet staat vrijdag van 16:00 tot 23:00 ingeroosterd in de bediening van een restaurant, met een half uur pauze. Op het rooster is dat 6,5 gewerkte uren. Het wordt druk. Hij klokt om 15:55 in, neemt om 19:30 zijn pauze en klokt pas om 23:50 uit.

Mehmet werkte 55 minuten langer dan gepland. Of hij die als overuren met toeslag uitbetaald krijgt of als plusuren op zijn saldo, bepalen de cao en zijn contract. Met 7 uur en 25 minuten werk had hij recht op minstens een half uur pauze (artikel 5:4 Arbeidstijdenwet), en die heeft hij genomen.

De uitloop werkt door in de volgende dag. Zaterdag staat Mehmet om 10:00 op het rooster. Tussen 23:00 en 10:00 zat 11 uur rust, precies wat de wet vraagt voor werknemers van 18 jaar en ouder. Tussen 23:50 en 10:00 blijft 10 uur en 10 minuten over. Dat mag één keer per zeven dagen, als het werk of de bedrijfsomstandigheden het vragen: de rust mag dan naar minimaal 8 uur (artikel 5:3). Alleen de klokking laat zien dat Mehmet die ene keer deze week al heeft gebruikt.

Is tijdregistratie verplicht?

Tijdregistratie is verplicht voor elke werkgever in Nederland. Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden, waarmee het toezicht op de wet mogelijk is. Een apparaat of systeem schrijft de wet niet voor. Een urenbriefje, Excel, een prikklok en een app kunnen allemaal, zolang de Arbeidsinspectie er per medewerker de werk- en rusttijden mee kan nagaan.

De registratie bewaar je minstens 52 weken (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). Voor werknemers van 18 jaar en ouder die minstens drie keer het minimumloon op jaarbasis verdienen, inclusief vakantiegeld, geldt de plicht niet (artikel 2.1:1 Arbeidstijdenbesluit). Die uitzondering vervalt onder meer voor wie in nachtdiensten werkt. In de bediening of achter de kassa komt ze zelden voor.

Wat de Arbeidsinspectie bij een controle opvraagt en wat het Europese Hof in 2019 over meetsystemen besliste, staat in het artikel over verplichte tijdregistratie in Nederland.

Handmatige en digitale tijdregistratie

Op papier of in Excel vult de medewerker zelf zijn tijden in, vaak aan het eind van de week. Het kost niets, maar wie op vrijdag terugrekent schrijft meestal het rooster over. Dan verdwijnen de 55 minuten van Mehmet. Kies je toch voor een spreadsheet, gebruik dan voor iedereen dezelfde template voor urenregistratie in Excel met vaste kolommen voor begin, einde en pauze.

Een prikklok of terminal bij de ingang legt het klokmoment vast met een pas, een sleutelhanger of een pincode. Het tijdstip komt van de klok zelf, dus schatten hoeft niemand. Dat werkt goed op een locatie waar iedereen door dezelfde deur binnenkomt.

Een vingerscan lijkt fraudebestendig, maar een vingerafdruk is een biometrisch gegeven en valt onder de strengste regels van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens zag het verplicht inklokken met een vingerafdruk als een privacyschending en beboette in 2020 een bedrijf dat dit van zijn medewerkers vroeg. Een pincode of pas registreert dezelfde tijd.

Met een tijdregistratie-app klokt het personeel in op de eigen telefoon. Dat past bij teams die op meer locaties werken of op pad beginnen. Werk je vanuit één zaak, dan is een gedeelde tablet bij de deur vaak handiger dan dertig telefoons.

Waar tijdregistratie in de praktijk misgaat

De pauze is de bekendste valkuil. Veel registraties trekken standaard een half uur af, ook op de avond dat er geen tijd was om te eten. Dan klopt het loon niet en laat de registratie een pauze zien die nooit is genomen. Leg vast wat er echt gebeurde en spreek af wat je doet als een pauze er niet in zat.

Afronden geeft discussie zolang de regel nergens staat. Rond je per minuut, per vijf minuten of per kwartier af? Geldt dat bij het inklokken, het uitklokken of allebei? Wie om 15:55 inklokt voor een dienst van 16:00, wil weten of die vijf minuten meetellen. Zet de afspraak in het personeelshandboek, dan hoeft niemand er per week over te onderhandelen.

Een correctie hoort een spoor achter te laten. Vergeet iemand uit te klokken, dan zet de leidinggevende de eindtijd na overleg goed en legt vast waarom. In een Excel-bestand overschrijft de nieuwe tijd de oude. Vraagt de medewerker of de Arbeidsinspectie er later naar, dan is niet meer te zien wat er veranderde.

Inklokken voor een collega is het laatste lek. Een gedeelde pas of een pincode die iedereen kent maakt het makkelijk. Een persoonlijke pincode, inklokken op de eigen telefoon en kloklocaties die een klokactie alleen laten meetellen op de werkplek maken het lastig, zonder dat je vingerafdrukken nodig hebt.

Van tijdregistratie naar salaris

Een registratie is pas bruikbaar als iemand hem heeft nagekeken. Elke week of periode leg je de geklokte tijden naast het rooster, los je de afwijkingen op en keur je de uren goed. Daarna gaan ze via de urenregistratie naar de salarisadministratie: gewerkte uren, overuren en de toeslagen voor avond-, nacht- en weekendwerk.

Typt iemand die uren over, dan komt elke tikfout terug in het loon. Met een koppeling naar je salarissoftware lopen de goedgekeurde uren door zonder overtypen.

Tijdregistratie in Shiftbase

Shiftbase regelt tijdregistratie voor je personeel op de eigen telefoon, in de browser of op een tablet bij de deur, waar iedereen inklokt met een persoonlijke pincode. Een prikklok aan de muur hoef je er niet voor aan te schaffen.

De geklokte tijd staat meteen naast de dienst uit de personeelsplanning. Loopt een dienst uit, zoals die van Mehmet, dan zie je dat dezelfde avond. Een vergeten uitklokking komt als conflict bovenaan te staan, zodat je hem oplost terwijl iedereen de dag nog weet. Bij het maken van het rooster waarschuwt Shiftbase als een dienst te weinig rust laat of het maximale aantal uren uit de Arbeidstijdenwet overschrijdt.

Pauzeregels stel je per afdeling in, op basis van de lengte of het tijdstip van de dienst. Avond-, nacht- en weekendtoeslagen leg je één keer vast en Shiftbase rekent ze bij elke klokactie mee. Medewerkers zien hun uren, pauzes en overuren in de app.

Wat klopt keur je in één keer goed. De uren gaan als bestand of via een salariskoppeling naar onder meer Nmbrs, Loket, AFAS, Exact Online en SD Worx. Terugkijken op de gewerkte uren per periode doe je in de rapportages.