Krankmeldung: Gesetzliche Pflichten, Fristen & Best Practices für Arbeitgeber

Krankmeldungen treffen Unternehmen in personalintensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege oft mitten im laufenden Betrieb – und bringen Schichtpläne, Servicequalität und Compliance schnell ins Wanken. Gleichzeitig müssen Arbeitgeber gesetzliche Vorgaben zur Krankmeldung und eAU zuverlässig erfüllen, um Fehlzeiten korrekt zu dokumentieren und die Lohnfortzahlung rechtssicher abzuwickeln.

Überblick: eAU Update 2025 – Das ist jetzt neu

Quelle: Bundesministerium für Gesundheit

Was versteht man unter Krankmeldung?

Eine Krankmeldung ist die Mitteilung eines Mitarbeiters, dass er arbeitsunfähig ist und seiner Tätigkeit vorübergehend nicht nachkommen kann. Für Unternehmen ist sie mehr als eine Formalität – sie beeinflusst:

• den laufenden Betriebsablauf,
• die Personalplanung im Schichtmodell,
• die korrekte Lohnfortzahlung,
• und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Gerade in Branchen mit hoher Kundenfrequenz oder pflegerischer Verantwortung ist eine schnelle Reaktion entscheidend, um Servicequalität oder Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Ab wann braucht man eine Krankmeldung?

Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden. Eine ärztliche Bescheinigung ist:

• ab dem 4. Krankheitstag erforderlich
• ab dem 1. Tag möglich, wenn der Arbeitgeber dies verlangt
  (BAG-Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11)

Branchenkontext

• Gastronomie: Frühschichten fallen oft spontan aus – eine AU am 1. Tag kann hier sinnvoll sein.
• Einzelhandel: Stoßzeiten wie Wochenenden oder Aktionen (z. B. Black Friday) erhöhen die Relevanz schneller Nachweise.
• Pflege: Ausfälle gefährden Patientensicherheit → Sofortmeldung und schnelle eAU-Abfrage sind Pflicht.

📞 Krankmeldung per Telefon

Besonders in Betrieben mit Schichtsystem ist die telefonische Krankmeldung der Standard.

Praktisches Beispiel aus der Pflege:
Eine Pflegekraft für den Nachtdienst meldet sich um 16:00 Uhr krank. Die Pflegedienstleitung muss noch am selben Tag Ersatz finden, um Unterbesetzung und Verstöße gegen Pflegepersonaluntergrenzen zu vermeiden.

HR-Workflow:

• Anruf wird entgegengenommen
• Abwesenheit in Shiftbase eintragen
• eAU später digital abrufen
• automatische Benachrichtigung an Bereitschaftsteam
• Überstunden- und Ruhezeitprüfung nach ArbZG

📧 Krankmeldung per Mail

Alternativ kann die Meldung auch per E-Mail erfolgen. Arbeitgeber sollten klar definieren:

• welche E-Mail-Adresse genutzt werden soll
• welche Angaben erforderlich sind
• bis wann die Meldung vorliegen muss

E-Mail bietet den Vorteil einer dokumentierten Kommunikation.

Wer muss was tun? – Arbeitgeber vs. Arbeitnehmer

Krankmeldung im Unternehmensalltag – typische Herausforderungen

🏩 Gastronomie & Hotellerie

• Krankmeldungen häufig vor dem Frühstücksservice
• Erhöhte Ausfallrate durch saisonale Belastung
• Minijobs erschweren schnelle Ersatzplanung

🏪 Einzelhandel 

• Krankmeldungen vor Stoßzeiten gefährden Umsätze
• Filialbetrieb erfordert schnelle interne Kommunikation
• Teilzeitmodelle & Studierende erhöhen Planungsaufwand

🚑 Pflege & Gesundheitswesen

• Personalausfälle führen zu Unterversorgung
• Dokumentationspflicht enorm hoch
• Dienste sind oft schwer ersetzbar

Praxisleitfaden für Arbeitgeber: So läuft eine korrekte Krankmeldung ab

1. Mitarbeiter meldet sich krank
HR oder Führungskraft dokumentiert:

• Uhrzeit
• Dauer
• Kommunikationsweg
• Schichtzugehörigkeit

2. eAU digital abrufen
Über Shiftbase oder integrierte Lohnsoftware.

3. Dienstplan anpassen
Vorgehen:

• Ersatzkräfte prüfen
• Ruhezeiten kontrollieren (ArbZG)
• automatische Benachrichtigung über Shiftbase
• Überstunden berücksichtigen
• ggf. MDK einschalten

Typische Fehler von Arbeitgebern

❌ Keine klare interne Richtlinie zur Krankmeldung

❌ eAU zu spät abgerufen

❌ Dokumentation fehlt oder ist unvollständig

❌ Schichten werden entgegen Arbeitszeitgesetz verlängert

❌ Keine digitale Übersicht über Abwesenheiten

Arbeiten trotz Krankmeldung

Grundsätzlich bedeutet eine Krankmeldung Arbeitsunfähigkeit, doch es gibt Ausnahmen.

--> Wann Mitarbeitende trotz AU arbeiten dürfen

Nur wenn:

• sie sich gesundheitlich in der Lage fühlen

• keine Ansteckungsgefahr besteht

• die Tätigkeit die Genesung nicht verschlechtert

• die Rückkehr freiwillig erfolgt

--> Wann Arbeiten trotz AU nicht erlaubt ist

• Ansteckungsgefahr (Noro, Grippe, COVID)

• erhöhte Unfallgefahr

• Tätigkeiten, die Heilung gefährden

• Verstöße gegen Arbeitszeitgesetz

--> Lohnfortzahlung

Arbeit wird regulär vergütet.
Wichtig: Arbeitgeber müssen dokumentieren, dass die Rückkehr freiwillig ist.

Sonderfälle der Krankmeldung – ausführlich erklärt

🤒 Krank im Urlaub

Wenn ein Mitarbeiter während seines Urlaubs erkrankt, gilt: Die Krankheitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet, sofern eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorliegt.
Rechtsgrundlage: § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

Was bedeutet das für Arbeitgeber?

• Die AU muss unverzüglich gemeldet werden — auch aus dem Ausland.
• Der Mitarbeiter muss sich arbeitsunfähig melden und die AU während der Reise einholen.
• Die Urlaubstage werden gutgeschrieben und können später neu genommen werden.
• Die eAU gilt auch im Ausland nur eingeschränkt → bei Auslandsaufenthalten werden weiterhin Papierbescheinigungen benötigt.

Branchenkontext:

• Gastronomie: Urlaubszeiten sind oft außerhalb der Saison; Krankmeldungen können Personalengpässe verschärfen.
• Einzelhandel: Während Aktionsphasen (z. B. Black Week) ist Ersatz schwer zu organisieren.
• Pflege: Patientensicherheit hat Vorrang – Ersatzschichten müssen umgehend besetzt werden.

Praxis-Tipp für Arbeitgeber:

• bis wann die Meldung erfolgen muss
• wie der Kommunikationsweg im Ausland aussieht
• wie Urlaubstage nach Krankheit neu geplant werden

🤒 Krank während der Probezeit

Erkrankt ein Mitarbeiter in der Probezeit, besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung nach vier Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis
(§ 3 Abs. 3 EFZG).

Was bedeutet das?

• In den ersten vier Wochen zahlt die Krankenkasse Krankengeld, nicht der Arbeitgeber.
• Nach Ablauf der vier Wochen ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet.
• Auch während der Probezeit gilt die Pflicht zur sofortigen Krankmeldung und zur Vorlage der AU.

🤒 Wiederholte Kurzzeit-Krankmeldungen

Melden sich Mitarbeitende häufiger für kurze Zeiträume krank, ist der Arbeitgeber nicht machtlos.

Mögliche Maßnahmen:

• AU ab dem 1. Tag verlangen (zulässig ohne Begründung, BAG-Urteil).
• Personalgespräch führen, um Gründe zu klären.
• MDK einschalten.
• Arbeitsbedingungen prüfen.

In Gastronomie und Pflege steigt die Wahrscheinlichkeit für wiederholte Kurzzeit-Krankmeldungen in Phasen hoher Arbeitsbelastung um 15–20 %.

Digitale Lösungen: Krankmeldung effizient managen mit Shiftbase

Warum Shiftbase?

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