Personalplanung

Personalplanung sorgt dafür, dass ein Betrieb zur richtigen Zeit genug Leute mit den passenden Fähigkeiten am richtigen Ort hat, und zwar zu Kosten, die er tragen kann. Sie vergleicht den künftigen Personalbedarf mit dem Personal, das da ist, und leitet daraus Maßnahmen ab: einstellen, schulen, versetzen, Arbeitszeiten anpassen oder, wenn Arbeit wegfällt, Personal abbauen.

Wie weit die Personalplanung in die Zukunft schaut, hängt von der Frage ab. Ob in drei Jahren eine zweite Filiale aufmacht, ist eine strategische Frage. Wer am Samstag die Frühschicht übernimmt, ist eine operative. Beides gehört zur Personalplanung, nur mit anderen Zahlen und anderen Werkzeugen.

Arten der Personalplanung

Die Personalplanung lässt sich auf zwei Arten einteilen: nach dem Zeithorizont und nach dem, was geplant wird.

Nach Zeithorizont: strategisch, taktisch, operativ

Die Grenzen zwischen den Ebenen sind in der Fachliteratur nicht einheitlich gezogen. Wichtiger als die genaue Jahreszahl ist, dass die Ebenen aufeinander aufbauen: Was strategisch beschlossen ist, wird taktisch in Stellen übersetzt und landet operativ im Dienstplan. Wie die kurzfristige Ebene im Detail funktioniert, steht im Beitrag zur operativen Personalplanung.

Nach Inhalt: quantitativ, qualitativ, zeitlich und räumlich

• Quantitativ: Wie viele Leute oder Arbeitsstunden werden gebraucht? Das ist die Rechenarbeit, die die quantitative Personalplanung im Detail beschreibt.

• Qualitativ: Welche Fähigkeiten und Nachweise müssen da sein, etwa eine Schichtleitung, eine Ersthelferin oder jemand, der die Kasse abschließen darf? Eine Qualifikationsmatrix macht das auf einem Blatt sichtbar.

• Zeitlich: Wann wird der Bedarf fällig, im Tagesverlauf, über die Woche und über das Jahr mit seinen Saisonspitzen?

• Räumlich: Wo wird gearbeitet, in welcher Filiale, Abteilung oder Station?

Teilbereiche der Personalplanung

Aus diesen Fragen ergeben sich die Teilbereiche, die in fast jeder Definition auftauchen. In einem kleinen Betrieb erledigt sie oft eine Person nebenbei, in größeren Unternehmen teilen sich Personalabteilung, Controlling und Filialleitungen die Arbeit.

• Personalbestandsplanung: Wer ist da, mit welchen Vertragsstunden und Fähigkeiten, und wer geht absehbar, etwa durch Rente, Elternzeit oder eine auslaufende Befristung?

• Personalbedarfsplanung: Wie viele Leute mit welchen Fähigkeiten werden wann gebraucht?

• Personalbeschaffungsplanung: Wie wird eine Lücke geschlossen, intern oder durch Neueinstellungen, und bis wann?

• Personaleinsatzplanung: Wer übernimmt welche Schicht? Im Alltag ist das der Dienstplan, mehr dazu unter Mitarbeitereinsatzplanung.

• Personalentwicklungsplanung: Welche Schulungen sind nötig, damit eine Fähigkeit nicht an einer einzigen Person hängt?

• Personalkostenplanung: Was kosten Bestand und Maßnahmen? Grundlage sind die Personalkosten pro Stelle.

• Personalfreisetzungsplanung: Wie wird ein Überhang abgebaut, möglichst über auslaufende Befristungen, natürliche Abgänge oder weniger Stunden statt über Kündigungen?

Personalbedarf berechnen: vom Einsatzbedarf zum Nettobedarf

Im Kern ist Personalplanung eine Rechnung in drei Schritten. Zuerst kommt der Einsatzbedarf: wie viele Arbeitsstunden oder Vollzeitkräfte der Betrieb braucht, wenn alle da wären. Dazu kommt der Reservebedarf für Urlaub, Krankheit und Schulungen. Beides zusammen ergibt den Bruttopersonalbedarf. Zieht man davon das Personal ab, das im Planungszeitraum voraussichtlich da ist, bleibt der Nettopersonalbedarf.

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − aktueller Personalbestand + absehbare Abgänge − feststehende Zugänge

Den Reservebedarf rechnest du am einfachsten über die Ausfallquote: Bruttobedarf = Einsatzbedarf ÷ (1 − Ausfallquote). Bei 18 % Ausfall brauchst du für 10 Vollzeitstellen rund 12,2 Vollzeitkräfte. Wer einfach 18 % aufschlägt, kommt auf 11,8 und plant zu knapp, weil auch die Reserve selbst Urlaub nimmt und krank wird.

Gezählt wird in Vollzeitäquivalenten, kurz VZÄ oder englisch FTE (Full-Time Equivalent). Zwei Teilzeitkräfte mit je 19,5 Stunden ergeben bei einer 39-Stunden-Woche zusammen 1,0 FTE. Für Teams mit vielen Teilzeitkräften und Minijobs lohnt sich eine eigene Tabelle, um FTE zu berechnen.

Die vier Arten von Personalbedarf

Zeigt die Rechnung eine Lücke, hilft es zu wissen, woher sie kommt. Üblich ist diese Einteilung:

• Einsatzbedarf: die Besetzung, die der laufende Betrieb braucht.

• Reservebedarf: die Leute, die zusätzlich nötig sind, weil nie alle gleichzeitig da sind, etwa für Urlaubsvertretungen und Krankheit.

• Ersatzbedarf: jemand geht durch Kündigung, Rente oder Elternzeit, und die Stelle muss wieder besetzt werden.

• Neubedarf, auch Zusatzbedarf: es entsteht mehr Arbeit, etwa durch eine neue Filiale, längere Öffnungszeiten oder ein neues Angebot.

Fällt Arbeit weg, spricht man von Minderbedarf oder Freisetzungsbedarf. Er gehört in dieselbe Rechnung, nur mit umgekehrtem Vorzeichen.

Beispiel: Personalplanung für eine Bäckerei mit drei Filialen

Eine Bäckerei mit drei Filialen plant das nächste Jahr. Jede Filiale hat montags bis samstags von 6 bis 19 Uhr geöffnet. Im Verkauf stehen durchgehend zwei Personen, in den Stoßzeiten von 6 bis 9 Uhr und von 16 bis 18 Uhr eine dritte. Eine Vollzeitstelle hat 39 Stunden pro Woche, und die Ausfallquote aus dem Vorjahr liegt bei 18 %.

Die Bäckerei muss also knapp drei Vollzeitstellen besetzen, zum Beispiel mit zwei Vollzeitkräften und zwei Teilzeitkräften mit 19,5 Stunden. Weil die Rente und die Elternzeit feste Termine haben, weiß sie auch, bis wann. Ohne Reservebedarf hätte die Rechnung −0,2 FTE ergeben, also scheinbar keinen Bedarf, und im Sommer hätte jede Urlaubswoche eine Lücke gerissen.

Die Jahresrechnung sagt, wie viele Leute die Bäckerei braucht. Ob am Samstagmorgen in Filiale zwei wirklich drei Personen im Verkauf stehen, entscheidet erst der Dienstplan. Deshalb wird die Besetzung pro Schicht aus der Rechnung zur Vorgabe für die Einsatzplanung.

Personalplanung erstellen: der Ablauf

1. Planungszeitraum und Ziele festlegen: Was ändert sich im nächsten Jahr, bei Öffnungszeiten, Standorten oder Angebot?

2. Bestand erfassen: Personen, Vertragsstunden, Fähigkeiten, Befristungen und absehbare Abgänge.

3. Bedarf berechnen wie im Beispiel, getrennt nach Bereichen wie Verkauf, Küche oder Lager, weil eine Stunde im Service keine Stunde in der Backstube ersetzt.

4. Bestand und Bedarf abgleichen und die Lücke nach Ersatzbedarf und Neubedarf aufteilen.

5. Maßnahmen festlegen: einstellen, intern versetzen, schulen, Stunden aufstocken oder Befristungen auslaufen lassen, jeweils mit Termin.

6. Umsetzen und nachsteuern: Prüf jeden Monat, ob Ausfallquote, Umsatz und Besetzung so eintreten wie geplant, und pass die Rechnung an.

Methoden der Personalbedarfsermittlung

Das Beispiel folgt der Arbeitsplatzmethode: Du gehst von den Plätzen aus, die zu jeder Zeit besetzt sein müssen. Sie passt zu Betrieben mit festen Öffnungszeiten. Daneben sind diese Methoden verbreitet:

• Kennzahlenmethode: Der Bedarf folgt einer Kennzahl wie Umsatz pro Arbeitsstunde oder Gäste pro Servicekraft. In Gastronomie und Handel ist sie oft genauer als die Arbeitsplatzmethode, weil sie mit dem Geschäft mitgeht.

• Stellenplanmethode: Ein Stellenplan legt fest, welche Stellen es gibt; der Bedarf ist die Differenz zu den besetzten Stellen. Üblich in Verwaltung und öffentlichem Dienst.

• Trendfortschreibung: Der Bedarf der Vorjahre wird hochgerechnet. Einfach, aber blind für Brüche wie eine neue Filiale.

• Schätzverfahren: Führungskräfte oder Fachleute schätzen den Bedarf, bei der Delphi-Methode in mehreren Runden. Sinnvoll, wenn es noch keine Zahlen gibt.

Was der Betriebsrat bei der Personalplanung mitreden darf

Gibt es einen Betriebsrat, muss der Arbeitgeber ihn über die Personalplanung rechtzeitig und umfassend anhand von Unterlagen unterrichten, vor allem über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf und die geplanten personellen Maßnahmen. Über Art und Umfang der Maßnahmen und darüber, wie sich Härten vermeiden lassen, muss er mit dem Betriebsrat beraten (§ 92 Abs. 1 BetrVG). Der Betriebsrat kann außerdem eigene Vorschläge für die Einführung und Durchführung einer Personalplanung machen (§ 92 Abs. 2 BetrVG).

Mitbestimmen darf der Betriebsrat bei der Personalplanung selbst nicht. Anders beim Dienstplan: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen und die Verteilung auf die Wochentage unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG der Mitbestimmung, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht.

Von der Jahresplanung zum Dienstplan

Für die Jahresrechnung reicht eine Tabelle mit Bestand, Bedarf, Abgängen und Zugängen pro Bereich. Schwierig wird es auf der operativen Ebene. Dort ändern sich Verfügbarkeiten, Urlaub und Krankmeldungen jede Woche, und eine Tabelle weiß nicht, wer am Samstag schon verplant ist oder wer die Kasse abschließen darf. Viele Betriebe erstellen den Schichtplan deshalb mit einem Online-Schichtplaner statt in Excel.

Eine Software für die Personaleinsatzplanung wie Shiftbase hält die Besetzung aus der Jahresrechnung als Vorgabe pro Schicht fest: Ein Zähler zeigt im Plan, wie viele Leute eingeteilt sind und wie viele gebraucht werden. Beim Einteilen siehst du Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen, und Vertragsstunden und Stundenlohn rechnen gegen ein Budget mit.

Den Plan machst du selbst oder lässt dir einen Entwurf vorschlagen, den du prüfst. Mit Shiftbase kannst du so den Dienstplan erstellen und ihn direkt an dein Team in der App schicken.