Was ist eine Personalplanung?
Personalplanung bezieht sich auf den Prozess, sicherzustellen, dass eine Organisation aktuellen und zukünftigen Zugang zu dem Humankapital hat, das sie benötigt, um effektiv zu arbeiten. Die Arbeitsplatzplanung umfasst die Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs und die Untersuchung der geeignetsten und kostengünstigsten Methoden zur Einstellung und Bindung dieser Personen. Dazu gehört auch die kontinuierliche Analyse der Mitarbeitereffektivität und die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen, wie z. B. Lern- und Entwicklungsinitiativen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter effizient bleiben.
Strategische Personalplanung ist eine Personalplanung, die an den allgemeinen Geschäftszielen und der langfristigen Vision des Unternehmens ausgerichtet ist. In dieser Hinsicht kann die strategische Personalplanung die Nachfolgeplanung betonen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse bei leitenden Mitarbeitern immer vorhanden sind.
Das Ziel der Personalplanung
Das Hauptziel der Personalplanung besteht darin, eine Strategie für Ihren Personalbedarf zu erstellen, die sicherstellt, dass Sie Ihre strategischen Ziele jetzt und in Zukunft erreichen können.
Um dieses Ziel zu erreichen, erfordert die Personalplanung ein tiefgreifendes Verständnis Ihrer vorhandenen Belegschaft, der Mitarbeiterfähigkeiten, der Erfahrung, der Belastbarkeit und potenzieller Talentlücken.
Durch Leistungsverfolgung und Mitarbeiterbewertung können Sie Ihre gesamte Belegschaft aus der Vogelperspektive betrachten und umsetzbare Pläne für die Zukunft erstellen.
Workforce Planning ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft effektiv und effizient mit langfristigen Zielen zu verstehen und zu gestalten. Es verhindert die Entwicklung von Problemen und ermöglicht es dem Management, Probleme frühzeitig zu erkennen und Pläne zu ihrer Behebung zu erstellen. Beispiele könnten sein:
- Identifizierung von unterbesetzten Abteilungen und potenziellen Engpässen
- Personalbedarf, um den Betrieb zu skalieren
- Überzählige Mitarbeiter für die Wiedereinstellung oder Kündigung
- Ermittlung des Schulungsbedarfs, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter kompetent bleiben
- Rekrutierungsstrategien, um den zukünftigen Bedarf zu decken
- Vergütungspläne, die Top-Talente anziehen und halten
Insgesamt trägt die Personalplanung dazu bei, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die produktiv, effizient und schlank ist. Es verbessert auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter, indem sichergestellt wird, dass Stellen schnell, genau und effizient besetzt werden, ohne Kompromisse einzugehen.
Was gehört zur Personalplanung?
Das Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD) identifiziert die kritischen Punkte der Personalplanung wie folgt.
1. Senkung der Arbeitskosten zugunsten des Personaleinsatzes und der Flexibilität
Arbeitskosten sind oft die höchsten Kosten für Unternehmen außerhalb der Fertigung. Einige Schätzungen beziffern die Arbeitskosten auf 60 % und sogar 70 % der Ausgaben. Angesichts dieser Kosten ist die Planung zur Kostensenkung bei gleichzeitiger Erhöhung der Flexibilität entscheidend für den anhaltenden Erfolg.
Dies ist keine Befürwortung von Low-Balling-Mitarbeitern oder die Bereitstellung von faulen Vorteilen für Mitarbeiter. Es geht darum, die richtigen Leute an die richtigen Stellen zu bringen. Ein engagierter, kompetenter und zufriedener Mitarbeiter kostet weniger als ein unzufriedener, unqualifizierter Mitarbeiter. Denken Sie daran, dass der Umsatz auch teuer ist.
2. Identifizieren und reagieren Sie auf sich ändernde Kundenbedürfnisse
Die klassische Fallstudie eines Unternehmens, das nicht auf Kundenbedürfnisse reagiert hat, ist Kodak. Als König des Films hatte Kodak früh digitale Technologie, entschied sich aber, sich auf Film zu konzentrieren, da er dachte, Digital sei eine Modeerscheinung. Das war nicht der Fall, und das Unternehmen kämpfte ums Überleben und schrumpfte von einem Höchststand von 145.000 auf 5.000 Mitarbeiter im August 2020.
Personalabteilungen müssen Wahrsager sein, um den Personalbedarf genau vorherzusagen. Da SHRM keine Kristallkugeln herausgibt, muss die Personalabteilung eng mit jeder Abteilung zusammenarbeiten, um den Bedarf vorherzusagen und Pläne zu erstellen, um diesen gerecht zu werden. Eine offene Kommunikation zwischen der Personalabteilung und jeder Abteilung ist von entscheidender Bedeutung.
3. Identifizieren Sie relevante Strategien für eine gezielte Personalentwicklung
Die Prämisse der Personalplanung ist, dass sich das Geschäft ändert, und weil sich das Geschäft ändert, müssen sich die Menschen ändern. Das Erkennen von Talentlücken und Plänen zum Schließen dieser Lücken ist eine Kernfunktion der Personalplanung.
Die Personalentwicklung muss stattfinden, bevor der Bedarf besteht. Denken Sie daran, dass Sie losziehen und nach dem „Einhorn“-Kandidaten suchen können, um einen Bedarf sofort zu decken, aber es ist oft besser zu handhaben, wenn Sie einen Mitarbeiter planen und entwickeln, der sich um diese bestimmte Qualifikationslücke kümmert – wenn Sie es richtig machen. Dies kann Schulungskurse, Graduiertenprogramme oder Stretch-Zuweisungen bedeuten.
4. Zielineffizienzen
Wenn Sie jemals als Erklärung „das haben wir schon immer so gemacht“ gehört haben, dann wissen Sie, dass das Geschäft Ineffizienzen aufweist, die verwurzelt sein können. Eine gute Personalabteilung wird fragen: „Womit sollen wir aufhören?“ und "Was sollen wir tun?". Sie können Ineffizienzen in allen Bereichen des Unternehmens finden.
5. Verbessern Sie die Mitarbeiterbindung
Fluktuation ist teuer – es kostet nicht nur Zeit und Geld, einen neuen Mitarbeiter zu finden, zu interviewen und einzuarbeiten, sondern es kann auch Monate dauern, ihn zu schulen. Gutes HR konzentriert sich darauf, Mitarbeiter mit Potenzial zu halten. (Sie sollten nicht behalten, um zu behalten – wenn jemand ein toxischer Mitarbeiter ist, wird es seine Toxizität nicht beseitigen, ihm mehr technische Fähigkeiten zu vermitteln.) Die Schaffung von Karrierepfaden innerhalb des Unternehmens kann ein hervorragendes Instrument zur Personalplanung sein, um die Mitarbeiterbindung zu unterstützen.
6. Verbessern Sie Produktivität und Qualitätsergebnisse
Während Manager bestimmen müssen, wie Produktivität und Qualität verbessert werden können, kann die Personalabteilung Unterstützung leisten. Gibt es beispielsweise Richtlinien und Verfahren, die Produktivität und Qualität steigern können? Welche Unterstützung bekommen Mitarbeiter, um ihre Ziele zu erreichen? Wenn die Personalabteilung die Belegschaft betrachtet, kann sie Probleme erkennen, die die Produktivität verringern. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der seine Kollegen schikaniert, die Produktivität in einer Abteilung zerstören.
Die Personalabteilung muss planen, solche Mitarbeiter zu finden, zu coachen oder zu entlassen, und Managern helfen, bessere Wege zu finden, um Dinge zu erledigen.
7. Verbessern Sie die Work-Life-Balance der Mitarbeiter
Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt der Personalplanung – ohne Mitarbeiter sind alle Pläne wertlos. Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie von allen verlangen, dass sie 80-Stunden-Wochen arbeiten, aber Ihr Umsatz wird durch die Decke schießen und Ihre Qualität wird einbrechen.
Indem Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter genügend Ausfallzeiten haben und bei der Arbeit unterstützt werden, wird Ihre Belegschaft viel stabiler.
8. Machen Sie Empfehlungen, um strategischen Wert durch Talent zu liefern
Manchmal können Manager Mitarbeiter unterschätzen – sie denken, wenn sie jemanden billiger bekommen können, sollten sie es tun. Aber eine gute Personalplanung zeigt, dass Sie für Top-Fähigkeiten bezahlen. Während wir in der Personalabteilung oft das Wort Talent verwenden, sollten Sie bei Fähigkeiten darüber nachdenken. Welche Fähigkeiten haben diese Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen einen Unterschied machen können?
Denken Sie daran, dass es viel einfacher ist, Mitarbeiter richtig zu behandeln, als zu versuchen, Werte aus erschöpften und ausgebrannten Menschen herauszuholen.
Wie sich die Personalplanung auf HR-Prozesse auswirkt
Rekrutierung und Mitarbeiterentwicklung
Die Personalplanung liefert den Spielplan für die Rekrutierung und Mitarbeiterentwicklung Ihres Unternehmens.
Mit einem klaren Verständnis Ihrer bestehenden Belegschaft und Ihrer zukünftigen Ziele können Sie die Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse profilieren, die erforderlich sind, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, und entsprechende Einstellungs- und Schulungsprozesse entwickeln.
Unternehmen konkurrieren ständig um die gleichen High-End-Talente. Mit einer geeigneten Personalplanung können Sie zukünftige Top-Mitarbeiter für Ihr Unternehmen besser identifizieren und Strategien zur Talentakquise entwickeln, um sie für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Darüber hinaus kann die Personalplanungsanalyse Unternehmen dabei helfen, eine angemessene Schulung und Mitarbeiterentwicklung zu formulieren, um Talentlücken zu schließen und gleichzeitig Personen zu finden, die sich durch die richtige berufliche Entwicklung auszeichnen können.
Nachfolgeplanung
Dies führt uns zur Nachfolgeplanung und stellt sicher, dass Sie in Ihrem Unternehmen erfolgreich führen.
Indem sie die derzeit offenen oder bald verfügbaren Führungspositionen erkennen, können Unternehmen damit beginnen, vorhandene Mitarbeiter für eine Beförderung zu bewerten oder externe Mitarbeiter mit der richtigen Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung einzustellen.
Personalplanung und Nachfolgeplanung schaffen einen reibungslosen Übergang für die kritischen Rollen in Ihrem Unternehmen, damit Sie Ihren Kunden einen ununterbrochenen, nahtlosen Service oder ein Produkt anbieten können.
Leistungsmanagement
Ein wesentliches Ergebnis der Personalplanung ist das Management der Leistung Ihrer Mitarbeiter, um Produktivität und Effizienz zu steigern.
Mit der Personalplanung können Sie Strategien verstehen und entwickeln, die das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen, um die Leistung zu steigern und eine höhere Kapitalrendite aus Ihren Personalausgaben zu erzielen.
Effektive Nachfolgeplanung
Indem Sie Mitarbeiter mit dem Potenzial für zukünftige Führungsrollen identifizieren und entwickeln, können Sie den Austritt von Mitarbeitern mit minimalen Unterbrechungen effektiv planen.
Auch die Nachfolgeplanung kann sich positiv auf das Mitarbeiterengagement auswirken. Umfragen zeigen:
- 62 % der Mitarbeiter wären „deutlich engagierter“, wenn sie in ihrem Unternehmen eine Nachfolgeregelung hätten.
- 94 % der Arbeitgeber gaben an, dass sich Nachfolgepläne positiv auf das Mitarbeiterengagement ausgewirkt haben.
Verbesserte Aufbewahrungsstrategien
Eine effektive Personalplanung gibt Ihnen ein klares Verständnis der Fähigkeiten der Mitarbeiter und zeigt, wo sie im Unternehmen am erfolgreichsten sein können.
Anstatt also Mitarbeiter zu kündigen, können Sie wertvolle Mitarbeiter durch gut geplante Umgruppierungen halten.
Flexibilität
Ein klarer Personalplan mit bestehenden Rekrutierungs- und Schulungsstrukturen kann Ihr Unternehmen agiler machen und Veränderungen effizienter antizipieren und darauf reagieren.
Sie können Ihre gesamten Personalkosten reduzieren, indem Sie Pläne entwickeln, um:
- Steigern Sie Ihre Produktivität und den ROI Ihrer Mitarbeiter
- Binden Sie Talente und reduzieren Sie die Kosten im Zusammenhang mit der Mitarbeiterfluktuation
- Entwickeln Sie eine flexible Belegschaft, die die Kundennachfrage unter verschiedenen Umständen erfüllen kann
Die Arbeitskosten können bis zu 70 % der gesamten Geschäftskosten ausmachen. Die Personalplanung ermöglicht es Ihnen, Talente dem Wert zuzuordnen und sicherzustellen, dass Sie die besten Kostenergebnisse erzielen.
So erstellen Sie einen Personalplan
Dies ist mehr als nur herauszufinden, wen Sie einstellen müssen. Es gibt viele Möglichkeiten, dies anzugehen, aber vier entscheidende Elemente machen Ihre Personalplanung zum Erfolg.
1) Verstehen Sie die Mission und Ziele des Unternehmens
Personalplanung existiert nicht im luftleeren Raum – sie muss die Unternehmensziele unterstützen. Möchten Sie in ganz Nordamerika expandieren? Nun, das ist ganz anders als bei einem Unternehmen, das zufrieden ist und von einem einzigen Standort aus operiert.
Auch die Mission des Unternehmens ist wichtig. Was ist CEO, Aktionären, Mitarbeitern und Kunden wichtig? Stellen Sie sicher, dass Sie diese Antwort haben, bevor Sie mit Schritt zwei fortfahren.
2) Führen Sie eine Bestandslückenanalyse durch
Dies ist eine systematische Methode, um die Lücken in der Organisation zu verstehen. Was fehlt? Während sich die Personalplanung auf die Personalseite des Unternehmens konzentriert, denken Sie daran, dass eine Gap-Analyse alle Geschäftsbereiche betrachtet, nicht nur Fähigkeiten und Talente.
Menschen sind nicht in Bestform, wenn sie nicht über die notwendige Ausrüstung, Schulung und Unterstützung verfügen. Das sieht man sich jetzt die Situation an. Denken Sie an alle oben genannten Punkte – Sie müssen in all diesen Bereichen nach Verbesserungen suchen.
3) Projekt für die Zukunft
Dazu gehört, mit der Unternehmensleitung zu sprechen und alle Einheiten des Unternehmens einzubeziehen. Sie suchen danach, wo das Wachstum sein wird und wo die Belegschaft schrumpfen wird. Sie wollen bestimmen, welche Fähigkeiten das Unternehmen in den kommenden Jahren braucht, nicht nur jetzt.
4) Führen Sie eine zukünftige Gap-Analyse durch
Wenn Sie wissen, was Sie in Bezug auf die aktuelle Beschäftigungssituation und die Ziele und den voraussichtlichen Weg des Unternehmens tun, stellen Sie zusammen, was die Belegschaft benötigen wird, und sehen Sie sich Ihre Lücken an:
- Was brauchen Sie, um diese Ziele zu erreichen?
- Sie brauchen mehr Mitarbeiter?
- Welche Art von Schulung benötigen Ihre derzeitigen Mitarbeiter?
- Können Sie diese Schulungen intern durchführen oder benötigen Sie Mitarbeiter, die formale oder sogar Abschlüsse erhalten?
- Haben Sie eine formelle Unternehmensrichtlinie für Mitarbeiterschulung und -entwicklung?
Achten Sie auch auf externe Trends. Im Jahr 2019 hätte niemand die massive Verlagerung hin zur Fernarbeit erwartet, aber jetzt wäre es nachlässig, nicht darüber nachzudenken, wo die Belegschaft sein wird. Werden die Mitarbeiter weiterhin remote arbeiten oder werden sie damit rechnen? Wenn ja, ist Ihr Unternehmen bereit, Menschen in anderen Bundesländern zu unterstützen? Oder möchten Sie die Einstellung auf Ihre Region beschränken, unabhängig davon, wo sie arbeiten?
Natürlich gibt es noch viele weitere Dinge, die Sie tun können, um die Zukunft Ihrer Belegschaft zu planen, aber diese geben Ihnen eine solide Grundlage. Und eine letzte Anmerkung: Denken Sie daran, flexibel zu sein. Pläne ändern sich und Ihre Personalplanungsdokumente müssen sich an die Veränderungen der Welt anpassen.
Häufige Herausforderungen der Personalplanung
Planung kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn es um die Personalplanung geht. Zu den häufig auftretenden Problemen gehören:
1) Unklares Verständnis der Geschäftsanforderungen
Sie müssen verstehen, welche Fähigkeiten und Erfahrungen Sie in Zukunft benötigen werden, um Ihre Ziele zu erreichen. Dies beinhaltet Gespräche mit Führungskräften und anderen Stakeholdern auf allen Ebenen.
2) Unvorhergesehene externe Faktoren
Niemand hätte die Pandemie und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt vorhersehen können. Märkte verschieben sich, Vorschriften ändern sich und die öffentliche Meinung kann Ihre Personalplanung erheblich beeinflussen.
3) Schlechte Ausrichtung auf die Unternehmensziele
Es ist leicht, in die Falle zu tappen, nur darauf zu schauen, was die Zahlen sagen. Aber denken Sie daran, dass es nicht nur um die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens geht, sondern auch um seine zukünftige Entwicklung.
4) Begrenztes Budget
Schulungen und die Einstellung neuer Mitarbeiter können teure Investitionen sein. Stellen Sie sicher, dass Sie ein klares Verständnis davon haben, was für den Erfolg notwendig ist; Manchmal ist es kostengünstiger, von Anfang an die richtigen Leute einzustellen, als vorhandenes Personal umschulen zu müssen.
5) Schlechte Datenerfassung und -analyse
Sie benötigen umfassende, genaue Daten über Ihr aktuelles Team und Ihren Kundenstamm, um fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können. Stellen Sie sicher, dass Sie über ein zuverlässiges System verfügen, das qualitativ hochwertige Einblicke in Ihre Anforderungen an die Personalplanung bietet.
Abschluss
Die Personalplanung ist ein kritischer Prozess für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Es kann Ihnen helfen, für die Zukunft zu planen, bei Bedarf reibungslose Übergänge zu gewährleisten und Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Mit umfassenden Daten und einem klaren Verständnis der aktuellen und zukünftigen Anforderungen und potenziellen externen Herausforderungen können Sie einen strategischen Plan erstellen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in den richtigen Rollen haben. Dies wirkt sich wiederum positiv auf das Endergebnis Ihres Unternehmens aus.
Mit einem gründlichen Personalplanungsprozess können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich ist. Es erfordert Engagement und etwas Arbeit im Voraus, aber die Ergebnisse werden es wert sein. Indem Sie Ihre aktuellen Bedürfnisse und zukünftigen Ziele verstehen, können Sie einen umfassenden Plan erstellen, der alle Ihre Bedürfnisse erfüllt und Sie für den Erfolg in der Zukunft rüstet. Viel Glück!
