Tijdens het hoogseizoen ben je vaak alleen maar brandjes aan het blussen: gewijzigde beschikbaarheid, ziekmeldingen, ruilverzoeken en last-minute updates die je hele planning overhoopgooien. Zelfs buiten de piekperiodes voelt een rooster nooit écht 'af', het is hooguit tijdelijk rustig.
Hieronder vind je drie korte praktijkvoorbeelden (2 minuten leestijd) uit de retail, horeca en recreatie. Ontdek wat er veranderde, wat het opleverde en welke kleine beslissingen de grootste impact maakten. Klinkt de situatie bekend? Dan weet je na het lezen precies wat je te doen staat.
Verhaal 1: Retail (2–25 medewerkers)
👉 “50% minder tijd kwijt aan de planning”
In de retail ontstaat chaos vaak door twee dingen: het maken van roosters kost te veel tijd en het verkrijgen van heldere rapportages is een gedoe.
Bij Blokker zorgde het oude systeem voor de nodige frictie. De juiste rapportages uitdraaien was complex en vereiste veel afstemming. Daarnaast werkten ze vaak nog met papieren roosters in de winkel, wat leidde tot verwarring en vragen bij het personeel. Managers waren hierdoor onnodig veel tijd kwijt aan administratief regelwerk in plaats van leidinggeven op de werkvloer.
Wat er veranderde:
Ze stapten over op Shiftbase om de planning en rapportages te automatiseren:
-
Zelfstandigheid: Filiaalleiders draaien nu zelf rapporten uit en hebben direct inzicht in de cijfers (zonder wachttijd).
-
Volledig digitaal: Het rooster en de communicatie zitten nu in één gestroomlijnd proces.
-
De app: Geen papieren lijstjes meer; medewerkers zien hun rooster en wijzigingen direct in de app.
Verhaal 2: Horeca-franchise (1000+ medewerkers)
👉 “Roosteren gaat 4x sneller op alle locaties”
Voor franchiseketens zit de grootste uitdaging niet in het maken van het rooster zelf, maar in het managen van beschikbaarheid, wijzigingen en loondata over meerdere vestigingen heen.
Bij New York Pizza verliep het doorgeven van beschikbaarheid vaak nog handmatig via WhatsApp. Dat is tijdrovend, onoverzichtelijk en foutgevoelig. Franchisenemers zochten een efficiënte, digitale oplossing om hun teams en planning centraal te beheren.
Wat er veranderde
Ze digitaliseerden het hele proces zodat franchisenemers alles op één plek hebben:
-
Centrale aanpak: Shiftbase werd de 'preferred supplier' voor de personeelsplanning van New York Pizza.
-
Weg met WhatsApp: Beschikbaarheid en planning zijn uit de losse appjes gehaald en in een strakke workflow gegoten.
-
Alles-in-één app: Medewerkers regelen alles zelf: rooster inzien, verlof aanvragen, diensten ruilen en gewerkte uren checken.
-
Slimme koppelingen: Onboarding verloopt soepel via de integratie met Nmbrs (loonadministratie) en managementdata wordt gebundeld via de koppeling met S4D.
Verhaal 3: Recreatie (25–50 medewerkers)
👉 “Van Excel-chaos naar digitaal overzicht”
Bij recreatiebedrijven met flexibele roosters ontstaat de stress vaak door een brij aan Excel-bestanden, mailtjes en vragen die maar blijven terugkomen.
Vakantiepark Delftse Hout werkte voorheen met een combinatie van Excel en losse e-mails. Ze omschreven deze werkwijze als rommelig en onoverzichtelijk, zeker gezien de constant wisselende diensten.
Wat er veranderde
Alle processen zijn gecentraliseerd in Shiftbase:
-
Alles in de app: Medewerkers zien hun rooster, geven hun beschikbaarheid door en vragen verlof aan via de app.
-
Urenregistratie: Ze maken nu gebruik van het kloksysteem, waardoor uren niet meer handmatig bijgehouden hoeven te worden. Dit versnelt de administratieve afhandeling enorm.
-
Goede support: Als bonus noemden ze de snelle en bereikbare support, wat de overstap een stuk makkelijker maakte.
Wat deze teams gemeen hebben
Ondanks de verschillen in grootte is het principe hetzelfde: structuur zorgt voor rust.
-
Deadlines & spelregels: Als iedereen weet wanneer het rooster definitief is (en hoe ruilen werkt), hoef je niet de hele week verrassingen te managen.
-
Bezetting eerst, namen later: Door eerst de benodigde bezetting te plannen, zie je gaten direct. Zo wordt het roosteren een puzzel die je vooraf oplost, in plaats van last-minute paniekvoetbal.
-
Grip op overuren: Krijg een seintje voordat iemand over zijn uren gaat, in plaats van schrikken als de salarisadministratie al gedaan is.
-
Alles in één workflow: Als beschikbaarheid, verlof en wijzigingen op één plek staan, houd je het overzicht. Zelfs als er dingen veranderen.
Wil jij ook meer rust in de planning?
De rode draad is simpel: met één centraal systeem wordt je werkweek direct rustiger. Shiftbase brengt die structuur terug door beschikbaarheid, roosters en urenregistratie samen te brengen op één plek. Probeer Shiftbase 14 dagen gratis en zorg voor een relaxte, strakke planning voordat de volgende drukte losbarst.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
