Abmahnung im Arbeitsrecht: Was Arbeitgeber wissen müssen

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung ist eine formale Aufforderung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, ein bestimmtes Fehlverhalten zu unterlassen – und dient gleichzeitig als Hinweis auf mögliche Konsequenzen, wie etwa eine Kündigung, falls sich das Verhalten wiederholt. Sie erfüllt im Arbeitsrecht eine doppelte Funktion: Warnung und Dokumentation.

Die Abmahnung als "gelbe Karte" im Arbeitsverhältnis
Wie im Fußball ist die Abmahnung ein klares Signal: Bis hierhin – und nicht weiter. Sie macht deutlich, dass eine Pflichtverletzung vorliegt, ohne gleich das ganze Arbeitsverhältnis zu beenden.

📌 Wichtige Inhalte einer Abmahnung:

• Beschreibung des konkreten Pflichtverstoßes (z. B. wiederholtes Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung, unentschuldigtes Fehlen)

• Hinweis auf den Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten

• Aufforderung zur Verhaltensänderung

• Androhung arbeitsrechtlicher Folgen bei Wiederholung (z. B. Kündigung)

Eine Abmahnung ist somit keine Strafe, sondern ein rechtliches Mittel zur Wahrung der Vertragsdisziplin. Sie schützt zugleich beide Seiten – denn sie schafft Transparenz, gibt dem Mitarbeiter eine Chance zur Besserung und dem Unternehmen eine rechtssichere Grundlage für weitere Maßnahmen.

Die Abmahnung wird meist schriftlich verfasst und in die Personalakte aufgenommen. In bestimmten Fällen kann sie auch wieder entfernt werden – etwa wenn sie veraltet, nicht gerechtfertigt oder unter bestimmten rechtlichen Umständen angezweifelt wird.

Wann ist eine Abmahnung ungültig?

Nicht jede Abmahnung ist automatisch wirksam. Damit sie im Arbeitsrecht Bestand hat – insbesondere vor dem Arbeitsgericht – muss sie bestimmten Formalien und rechtlichen Grundlagen entsprechen. Andernfalls kann der Arbeitnehmer ihr widersprechen oder die Entfernung aus der Personalakte verlangen.

📉 Typische Gründe, warum eine Abmahnung ungültig ist:

1. Fehlende Konkretisierung des Fehlverhaltens
Eine Abmahnung muss das konkrete Verhalten, Datum, Uhrzeit und den genauen Verstoß benennen. Allgemeine Aussagen wie „Sie verhalten sich unkollegial“ reichen nicht aus.

2. Keine Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen
Die Warnfunktion fehlt, wenn nicht deutlich gemacht wird, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht. Ohne diese Konsequenz verliert die Abmahnung ihren Zweck.

3. Formfehler oder falscher Absender
Eine Abmahnung muss von einer berechtigten Person kommen – etwa dem Vorgesetzten, Chef, der Rechtsabteilung oder dem Vertragspartner. Eine mündlich ausgesprochene Abmahnung ist zwar rechtlich möglich, aber nicht nachweisbar und somit riskant.

4. Verstoß liegt zu lange zurück
Wenn zwischen dem Vorfall und der Abmahnung zu viel Zeit vergangen ist, kann das den Anspruch auf Abmahnung verwirken – vor allem, wenn der Arbeitgeber lange untätig geblieben ist.

5. Kein Pflichtverstoß
Liegt kein tatsächlicher Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten vor, ist eine Abmahnung unzulässig. Beispiel: Der Mitarbeiter verweigert eine Aufgabe, die nicht in seinem Arbeitsvertrag geregelt ist.

Abmahnung im Arbeitsrecht

Im deutschen Arbeitsrecht ist die Abmahnung ein zentrales Instrument zur Wahrung von Ordnung und Pflichten im Arbeitsverhältnis. Sie dient als rechtlicher Hinweis auf ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers – mit der klaren Erwartung, dass sich dieses Verhalten künftig nicht wiederholt. Für Sie als Arbeitgeber ist die Abmahnung oft der erste notwendige Schritt, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung rechtlich wirksam ausgesprochen werden kann.

📘 Was regelt das Arbeitsrecht zur Abmahnung?

Das Arbeitsrecht schreibt keine bestimmte Form der Abmahnung vor, aber es stellt klare Anforderungen an Inhalt, Funktion und Zweck:

• Funktion: Die Abmahnung hat eine Warnfunktion – vergleichbar mit der gelben Karte im Fußball. Sie signalisiert: Ein Verhalten ist nicht akzeptabel, aber noch nicht kündigungswürdig.

• Inhalt: Die Abmahnung muss den Pflichtverstoß klar beschreiben, die Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten benennen und auf mögliche Konsequenzen bei Wiederholung hinweisen.

• Zweck: Ziel ist es, dem Arbeitnehmer eine faire Chance zur Besserung zu geben – und dem Arbeitgeber eine rechtssichere Grundlage für weitere arbeitsrechtliche Schritte zu schaffen.

📌 Wichtig für Arbeitgeber:

Ohne vorherige, ordnungsgemäße Abmahnung ist eine verhaltensbedingte Kündigung meist unwirksam.

Deshalb ist es so wichtig, dass die Abmahnung den rechtlichen Anforderungen entspricht. Fehlerhafte oder unvollständige Abmahnungen können später vom Arbeitsgericht kassiert werden – mit negativen Folgen für das Unternehmen.

Update 2025: Neue Entwicklungen bei der Abmahnung im Arbeitsrecht

Im Jahr 2025 haben sich im Arbeitsrecht einige rechtliche Rahmenbedingungen rund um das Thema Abmahnung weiterentwickelt – mit direktem Einfluss auf die Praxis in Unternehmen. Auch wenn keine tiefgreifende Gesetzesänderung erfolgt ist, gibt es neue gerichtliche Entscheidungen, die für Arbeitgeber relevant sind.

1. Stärkere Betonung der Dokumentationspflicht

Gerichte fordern immer häufiger eine saubere und transparente Nachweiskette. Arbeitgeber müssen bei einer Kündigung nachweisen können, dass eine Abmahnung zuvor konkret, nachvollziehbar und formell korrekt erfolgt ist – idealerweise mit digitaler Signatur oder Empfangsbestätigung.

2. Schnellere Reaktionszeiten gefordert

Immer mehr Arbeitsgerichte legen Wert darauf, dass die Abmahnung zeitnah nach dem Fehlverhalten ausgesprochen wird. Ein monatelanges Zuwarten kann als „stillschweigende Duldung“ gewertet werden – und macht die Abmahnung unwirksam.

Achten Sie daher auf kurze Fristen zwischen Vorfall und Aussprache!

3. Datenschutz & Personalakte

Nach Anpassung der DSGVO-Urteile 2025 gilt: Mitarbeiter haben weiterhin das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte – und können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung einer Abmahnung verlangen. Unternehmen müssen den Zweck der Speicherung konkret benennen und regelmäßig prüfen, ob Inhalte noch relevant sind.

Veraltete oder unrechtmäßige Abmahnungen sollten aus der Akte entfernt werden.

4. E-Mail-Abmahnung nur eingeschränkt gültig

Urteile in Köln und München (Frühjahr 2025) zeigen: Eine E-Mail allein reicht nicht mehr aus, wenn die Abmahnung nicht nachweislich empfangen und gelesen wurde. Der rechtssichere Zugang zählt – vor allem bei späterer Kündigung.

Bei E-Mail-Abmahnungen stets eine Empfangsbestätigung einholen oder zusätzlich ein Schriftstück übergeben.

Die Anforderungen an Klarheit, Nachweisbarkeit und Aktualität steigen weiter. Arbeitgeber sollten auf eine systematische Dokumentation achten und juristische Standards bei jeder Abmahnung einhalten – am besten mit digitaler Unterstützung durch HR-Software.

Was sind die Gründe für eine Abmahnung?

Eine Abmahnung ist immer an ein konkretes Fehlverhalten des Arbeitnehmers gebunden. Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht „ins Blaue hinein“ abmahnen – es braucht eine klare Grundlage und einen nachweisbaren Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten. Dabei unterscheidet das Arbeitsrecht zwischen verschiedenen Kategorien von Pflichtverletzungen.

Typische Abmahnungsgründe im Überblick:

🔸 Zuspätkommen oder unentschuldigtes Fehlen
Wiederholte Verspätungen oder das Nichterscheinen ohne Krankmeldung gehören zu den häufigsten Gründen für eine Abmahnung. Auch eine zu spät eingereichte AU kann ein Problem darstellen.

🔸 Arbeitsverweigerung
Wenn ein Mitarbeiter sich weigert, eine zugewiesene, arbeitsvertraglich geregelte Aufgabe zu erfüllen, liegt eine klare Vertragsverletzung vor.

🔸 3. Beleidigungen oder respektloses Verhalten
Ein unangemessener Umgangston gegenüber Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden – ob persönlich, per E-Mail oder über andere Kanäle – kann abgemahnt werden.

🔸 Verstöße gegen betriebliche Regeln oder Anweisungen
Zum Beispiel: Missachtung von Sicherheitsvorschriften, falsche Nutzung von Arbeitsmitteln, oder das Nichttragen vorgeschriebener Kleidung.

🔸 Private Internetnutzung während der Arbeitszeit
Auch wenn der Browser-Verlauf nicht lügt: Wer gegen IT-Richtlinien verstößt und wiederholt private Webseiten nutzt, riskiert eine Abmahnung – besonders bei sensiblen Daten.

🔸 Alkohol- oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz
Hier gilt null Toleranz – außer, es gibt medizinische Gründe und eine abgestimmte Lösung mit dem Arbeitgeber.

🔸 Störung des Betriebsfriedens
Dazu zählen z. B. aggressive Diskussionen, bewusste Desinformation, oder die Sabotage von Arbeitsabläufen.

🔸 Unerlaubte Nebentätigkeit oder Wettbewerbsverstoß
Wer ohne Zustimmung des Arbeitgebers nebenher in einem konkurrierenden Unternehmen arbeitet, verletzt seine Treuepflicht und kann abgemahnt werden.

Nicht jedes Fehlverhalten rechtfertigt sofort eine Abmahnung. Entscheidend sind immer der Einzelfall, die Umstände und ob eine vorherige Abmahnungspflicht besteht. In schwerwiegenden Fällen (z. B. Diebstahl) kann auch direkt gekündigt werden – doch auch hier empfiehlt sich eine rechtliche Prüfung durch einen Anwalt oder die interne Rechtsabteilung.

Beispiele für ungerechtfertigte Abmahnungen

Nicht jede Abmahnung ist rechtlich haltbar – auch wenn sie auf den ersten Blick plausibel klingt. Gerade wenn Arbeitgeber vorschnell reagieren oder keine eindeutige Vertragsverletzung vorliegt, kann eine Abmahnung als unwirksam gelten. Solche Fälle bergen Risiken: Sie belasten das Arbeitsverhältnis, schwächen Ihre rechtliche Position und können im schlimmsten Fall zur Entfernung aus der Personalakte führen.

Hier sind typische Beispiele für ungerechtfertigte Abmahnungen, die Arbeitgeber besser vermeiden sollten:

1. Persönliche Meinung statt objektiver Pflichtverstoß

Beispiel: „Sie wirken im Team nicht engagiert genug.“
✅ Warum ungerechtfertigt: Subjektive Einschätzungen sind kein legitimer Abmahnungsgrund. Es braucht konkrete, nachweisbare Fakten.

2. Kritik an der Führungskraft

Beispiel: Ein Mitarbeiter äußert sachliche Kritik an internen Prozessen oder der Unternehmensführung.
✅ Warum ungerechtfertigt: Solange die Kritik respektvoll und sachlich ist, fällt sie unter die Meinungsfreiheit – keine Grundlage für eine Abmahnung.

3. Fehlverhalten liegt zu lange zurück

Beispiel: Eine Abmahnung erfolgt sechs Monate nach dem Vorfall – ohne vorherige Reaktion.
✅ Warum ungerechtfertigt: Untätigkeit des Arbeitgebers kann als stillschweigende Duldung gewertet werden. Die Abmahnung wird damit angreifbar.

4. Kein Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten

Beispiel: Der Mitarbeiter lehnt eine Aufgabe ab, die nicht in seinem Vertrag geregelt ist.
✅ Warum ungerechtfertigt: Ohne klare arbeitsvertragliche Pflicht gibt es keine Grundlage für eine Abmahnung.

5. Private E-Mail-Nutzung ohne vorheriges Verbot

Beispiel: Ein Mitarbeiter wird für private E-Mails abgemahnt, obwohl keine betriebliche Regel dazu existiert.
✅ Warum ungerechtfertigt: Ohne klare Regelung oder Absprache liegt kein Verstoß vor.

6. Abmahnung wegen Krankheit oder Fehlzeit mit ärztlichem Attest

Beispiel: Ein Arbeitnehmer bleibt mit Attest zu Hause, wird aber dennoch wegen „häufigen Fehlens“ abgemahnt.
✅ Warum ungerechtfertigt: Arbeitsunfähigkeit mit Attest darf nicht abgemahnt werden.

Ungerechtfertigte Abmahnungen können vom Mitarbeiter schriftlich zurückgewiesen werden – oder durch einen Anwalt mit dem Ziel einer Entfernung aus der Personalakte angefochten werden.

Wie wirkt sich eine Abmahnung auf den Kündigungsschutz aus?

Eine Abmahnung kann direkten Einfluss auf den Kündigungsschutz eines Arbeitnehmers haben, besonders wenn es um eine verhaltensbedingte Kündigung geht. In der Regel dient die Abmahnung als notwendige Vorstufe – sie dokumentiert, dass der Arbeitgeber ein Fehlverhalten klar beanstandet hat und dem Arbeitnehmer die Chance zur Besserung gegeben wurde.

Fehlt eine Abmahnung vor einer verhaltensbedingten Kündigung, ist diese meist unwirksam. Das gilt insbesondere im Rahmen des Kündigungsschutzgesetzes, das Arbeitnehmer in Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern schützt. Die Abmahnung erfüllt hier die Funktion einer „gelben Karte“: Sie zeigt an, dass eine Wiederholung des Verhaltens zur Kündigung führen kann.

Wird das abgemahnte Verhalten erneut gezeigt, kann dies als Beleg für die Unbelehrbarkeit des Mitarbeiters gewertet werden – eine Voraussetzung für eine rechtssichere Kündigung. Allerdings muss auch bei wiederholtem Fehlverhalten stets geprüft werden, ob die Kündigung verhältnismäßig ist. Kleinere Verstöße rechtfertigen selten sofort die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wichtig ist außerdem: Eine einzelne Abmahnung allein begründet noch keinen Verlust des Kündigungsschutzes. Sie schafft lediglich eine Grundlage, auf der im Wiederholungsfall gehandelt werden kann. Bei langjährigen, bisher unauffälligen Mitarbeitern wird eine Kündigung trotz Abmahnung von den Gerichten oft sehr kritisch geprüft.

Fazit

Die Abmahnung ist ein zentrales Instrument im Arbeitsrecht – sie schafft Klarheit, setzt Grenzen und dokumentiert Pflichtverstöße rechtssicher. Für Arbeitgeber ist sie oft der erste Schritt, um arbeitsrechtlich korrekt auf Fehlverhalten zu reagieren, ohne sofort zum Mittel der Kündigung greifen zu müssen.

Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie konkret, begründet und verhältnismäßig sein. Ungerechtfertigte oder vorschnell ausgesprochene Abmahnungen können nicht nur das Arbeitsverhältnis belasten, sondern auch vor Gericht scheitern.

Nutzen Sie daher die Abmahnung als das, was sie ist: eine klare, aber faire Warnung mit der Chance auf Besserung. Und setzen Sie auf transparente Kommunikation, saubere Dokumentation und – wenn nötig – juristische Unterstützung.