Neue Arbeitsmethoden: Bereit für den Umbruch?

Arbeitsmethoden Definition

Arbeitsmethoden beziehen sich auf die spezifischen Prozesse, Praktiken und Systeme, die in einer Arbeitsumgebung angewendet werden, um Aufgaben zu erfüllen und Ziele zu erreichen. Diese Methoden können von traditionellen, hierarchischen Ansätzen bis hin zu modernen, flexiblen und agilen Praktiken reichen, die Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung fördern. In der sich schnell verändernden modernen Arbeitswelt werden adaptive Arbeitsmethoden immer wichtiger, um Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Was versteht man unter agilem Arbeiten?

Agiles Arbeiten, ein Ansatz, der Flexibilität und Kundenzentriertheit betont, hat sich von der IT auf diverse Branchen ausgeweitet. Dieser Wandel spiegelt sich in alternativen Arbeitsmethoden wider, die auf die Bedürfnisse der Gen Y und Gen Z eingehen. Während agile Methoden Kreativität fördern und an veränderliche Umstände anpassbar sind, sind sie nicht universell einsetzbar. Trotz ihrer Vorzüge erfordern sie eine sorgfältige Abwägung je nach Situation.

Entwicklung des Agilen Arbeitens

Agiles Arbeiten passt sich laufend an wechselnde Bedingungen an, indem es starre Methoden vermeidet und Fortschritte regelmäßig bewertet. Ursprünglich in der IT entwickelt, sind seine Prinzipien nun branchenübergreifend relevant, mit dem Ziel, Effizienz und Qualität zu steigern.

Agile Methoden

• Kanban: Optimiert Arbeitsabläufe durch Begrenzung laufender Aufgaben und Hervorhebung von Engpässen.

• Scrum: Fördert die schrittweise Aufgabenerledigung in selbstorganisierten Teams.

• Xtreme: Betont Anpassungsfähigkeit und Problemlösung über starre Prozesse.

Merkmale Agiler Arbeitsmethoden

• Effiziente Entscheidungsfindung: Hierarchien werden minimiert, um eine schnelle und agile Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

• Team-Befähigung: Mitglieder werden ermutigt, Verantwortung zu übernehmen und unabhängige Entscheidungen zu treffen.

• Initiative: Förderung der aktiven Beteiligung und des Strebens nach kontinuierlicher Verbesserung.

• Selbstverwaltung: Teams genießen Autonomie, was ihre Anpassungsfähigkeit und Produktivität steigert.

Agiles Arbeiten stellt eine Reaktion auf die dynamische Arbeitswelt dar und betont die Notwendigkeit von Flexibilität, Eigeninitiative und kontinuierlicher Anpassung an veränderte Umstände.

Welche Arbeitsmethoden gibt es?

Die Wahl der richtigen Arbeitsmethode ist entscheidend, um Effizienz und Effektivität zu maximieren. Das Hauptziel der meisten Unternehmen ist die Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe, die Förderung einer gesunden Kommunikation, die Klärung von Verantwortlichkeiten und die kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung der Arbeitsmethoden. Hier präsentieren wir Ihnen drei klassische Methoden, die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben effektiv zu organisieren:

1) ALPEN-Methode

Diese Methode ist zentral für effizientes und effektives Arbeiten, das stark von gut verwalteter Zeit abhängt. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer Arbeitsmethoden ist entscheidend. Die ALPEN-Methode bietet eine bewährte Technik, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, indem sie Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Aufgaben gibt:

A - Aufgaben: Hierbei geht es darum, alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, aufzulisten. Dies schafft Klarheit und Übersicht über die Arbeitslast und die spezifischen Dinge, die abgeschlossen werden müssen.

L - Länge schätzen: Dieser Schritt beinhaltet die Schätzung der Dauer jeder einzelnen Aufgabe. Durch die Vorhersage, wie lange jede Aufgabe dauern wird, kann man besser planen und sicherstellen, dass genügend Zeit für jede Aufgabe vorhanden ist.

P - Pufferzeiten einplanen: Es ist wichtig, zusätzliche Zeit einzuplanen, um unvorhergesehene Ereignisse oder Aufgaben, die länger dauern als erwartet, zu bewältigen. Diese Pufferzeiten helfen, realistisch zu bleiben und Überlastung zu vermeiden.

E - Entscheidungen treffen: Auf der Grundlage der vorherigen Schritte muss man Entscheidungen darüber treffen, wann und in welcher Reihenfolge die Aufgaben angegangen werden sollen. Dies beinhaltet die Priorisierung von Aufgaben basierend auf Fristen, Wichtigkeit oder anderen relevanten Faktoren.

N - Nachkontrolle: Schließlich ist es wesentlich, den Fortschritt zu überwachen und die Planung regelmäßig zu überprüfen. Dies ermöglicht es, Anpassungen vorzunehmen, wenn bestimmte Aufgaben mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als erwartet und stellt sicher, dass die Zeit effektiv genutzt wird.

2) "Eat-the-frog"-Methode

Inspiriert von Mark Twains berühmtem Zitat, empfiehlt dieser Ansatz, mit der schwierigsten oder unangenehmsten Aufgabe zu beginnen, oft als "den Frosch essen" bezeichnet. Indem Sie diese Aufgabe frühzeitig erledigen, können Sie die Prokrastination reduzieren, eine Dynamik erzeugen und die Gesamtproduktivität erhöhen.

3) Eisenhower-Methode

Diese Methode unterstützt Sie bei der Priorisierung von Aufgaben, indem sie diese in vier Gruppen einteilt:

• Wichtig und Dringend: Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, da sie bedeutend und zeitkritisch sind.

• Nicht dringend, aber wichtig: Diese Aufgaben sind bedeutend, erfordern aber nicht sofortiges Handeln. Sie sollten geplant und über die Zeit erledigt werden.

• Nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben sind zeitkritisch, aber nicht zentral. Sie können an andere delegiert werden.

• Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben können beiseitegeschoben werden, da sie weder Ihre Zeit noch Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

"Agiles Arbeiten" Methode: Zwei wichtige Voraussetzungen

Agile Arbeitsmethoden können sowohl in spezifischen Projekten als auch auf einer breiteren Organisationsebene eingesetzt werden. Es gibt zwei entscheidende Voraussetzungen, um dies zu ermöglichen:

• Flachere Hierarchien: Durch flachere Hierarchien und das Aufbrechen starrer Rollen können Organisationen mehr Flexibilität erreichen. Im Personalwesen wird eine stärkere Einbindung der Mitarbeiter in die Personalplanung möglich, was zu einer verbesserten Kommunikation und Rückkopplung führt.

• Persönliche Verantwortung: Die Ermutigung der Mitarbeiter zu selbständigerem Arbeiten entlastet die Führungskräfte. Mitarbeiter, die mehr Eigenverantwortung übernehmen, übernehmen auch mehr Verantwortung für ihre Aufgaben.

Positive Ergebnisse des agilen Arbeitens

Agiles Arbeiten, das sich durch seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit auszeichnet, bringt zwei wesentliche Vorteile mit sich, die für Personalverantwortliche, die einen wirtschaftlichen und zwischenmenschlichen Erfolg am Arbeitsplatz anstreben, unerlässlich sind. Dank der agilen Methoden wird die Arbeit:

• Schneller und kosteneffizienter: Agile Methoden fördern die Effizienz durch verbesserte Kommunikation und den Abbau hierarchischer Barrieren. Dies führt zu schnelleren und kostengünstigeren Ergebnissen.

• Höhere Qualität: Agile Ansätze beinhalten eine kontinuierliche Bewertung und Anpassung von Methoden und Strukturen anstelle von starrer Befolgung. Diese höhere Effektivität führt zu einer größeren Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Diese Arbeitsweise strafft Prozesse und verbessert die Gesamtleistung und die Zusammenarbeit.

Klassisches vs. Agiles Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement und agiles Projektmanagement sind zwei unterschiedliche Methoden zur Durchführung und Verwaltung von Projekten in einem beruflichen Umfeld. Hier ist ein kurzer Vergleich zwischen den beiden:

Klassisches Projektmanagement:

• Das klassische Projektmanagement folgt einem strukturierten und standardisierten Ansatz.
• Es nutzt einen linearen und sequenziellen Prozess mit deutlich definierten Phasen und Meilensteinen.
• Zu Beginn des Projekts werden Ziele, Kosten, Methoden, Zeitpläne und erwartete Ergebnisse festgelegt und dokumentiert.
• Änderungen werden im klassischen Projektmanagement oft vermieden, da sie zu zusätzlicher Komplexität, erhöhten Kosten und Verzögerungen führen können.
• Der Schwerpunkt liegt auf der Einhaltung des ursprünglichen Plans und der Minimierung von Abweichungen.

Agiles Projektmanagement:

• Agiles Projektmanagement ist für seine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bekannt.
• Es legt den Fokus auf kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Prozesse während des gesamten Projektzyklus.
• Im Gegensatz zum linearen Ansatz des klassischen Managements können sich agile Projekte entwickeln und anpassen, wenn neue Informationen verfügbar werden.
• Teamarbeit, Kollaboration und kurze Feedbackzyklen sind zentrale Elemente des agilen Projektmanagements.
• Agilität betont Selbstorganisation und die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren.

Zusammenfassend konzentriert sich das klassische Projektmanagement auf Struktur und Einhaltung eines vorgegebenen Plans, während das agile Projektmanagement Flexibilität, Zusammenarbeit und die Fähigkeit zur Anpassung an wechselnde Bedingungen priorisiert. Die Wahl zwischen diesen beiden Methoden hängt von der Art des Projekts sowie den Zielen und Vorlieben der Organisation ab.

Evolution der Arbeitsmethoden: Neue Arbeit zulassen

Die Evolution der Arbeitsmethoden in der heutigen Zeit ist stark von dem Konzept der "Neuen Arbeit" oder "Arbeit 4.0" geprägt. Dieser Ansatz steht für einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie Arbeit wahrgenommen wird – weg von der reinen Notwendigkeit hin zu einer Tätigkeit, die Selbstverwirklichung und persönliche Entwicklung ermöglicht.

Grundlagen von New Work

New Work hat seinen Ursprung in den Ideen eines amerikanischen Sozialphilosophen, der die traditionellen Arbeitsstrukturen in Frage stellte, die den Menschen oft auf eine funktionale Rolle reduzieren. Im Mittelpunkt von New Work steht die Vorstellung, dass Arbeit ein Mittel zur persönlichen Entfaltung und nicht nur zur reinen Produktivität sein sollte.

Förderung von Selbstbestimmung und Kreativität

Indem Arbeit als Möglichkeit gesehen wird, persönliches Wachstum und Kreativität zu fördern, verändert New Work die Art und Weise, wie Arbeit wahrgenommen wird. Dies führt zu einer Neubewertung der Rolle der Arbeit im Leben eines Individuums, bei der Autonomie und Sinnhaftigkeit im Vordergrund stehen.

Einfluss der Digitalisierung

Die rasante Digitalisierung, technologische Innovationen und der demografische Wandel haben die Arbeitswelt grundlegend verändert. Agile Arbeitsmethoden, die Flexibilität und kontinuierliche Anpassung betonen, werden immer relevanter. Zudem ermöglicht die Digitalisierung dezentrales Arbeiten und fördert globale Kollaboration, wodurch traditionelle Büroumgebungen und Arbeitszeiten hinterfragt werden.

Neue Arbeitsmodelle im Rahmen von New Work

New Work führt zu neuen Arbeitsmodellen und -praktiken, die darauf abzielen, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und eine bessere Integration der Arbeit in das individuelle Leben zu ermöglichen. Zu diesen neuen Modellen gehören:

• Fernarbeit: Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, gibt den Menschen mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Arbeitsumgebung und -zeiten.

• Sabbaticals: Eine Auszeit vom Berufsleben bietet Gelegenheit zur Erholung oder zur Verfolgung persönlicher Interessen und Projekte.

• Flexible Arbeitszeiten: Durch die Wahl der Arbeitszeiten können Individuen ihre Produktivität steigern und eine bessere Work-Life-Balance erreichen.

• Jobsharing: Diese Praxis ermöglicht es, Verantwortung zu teilen und bietet mehr Freiraum für andere Lebensbereiche.

• Selbstorganisiertes Arbeiten: Diese Methode gibt den Mitarbeitern mehr Autonomie und Verantwortung, was oft zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität führt.

Diese Entwicklungen zeigen einen Wandel hin zu einer Arbeitswelt, die individuelle Bedürfnisse und Lebensumstände stärker berücksichtigt und in der Flexibilität, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit zentrale Werte darstellen.

Crowdworking: Neue Konzepte für mehr Effizienz

Crowdworking ist ein innovatives Konzept, das die Art und Weise, wie Unternehmen Aufgaben verwalten und zuweisen, revolutioniert. Durch die Nutzung einer "Crowd" von Arbeitskräften, die nicht notwendigerweise zum Unternehmen gehören, können Unternehmen von einer größeren Flexibilität und Effizienz profitieren.

Funktionsweise von Crowdworking
Crowdworking basiert auf der Idee, dass eine Vielzahl von Personen - die "Crowd" - verschiedene kleine Aufgaben oder Projekte übernimmt, die zusammen ein größeres Ziel erfüllen. Diese Personen sind in der Regel Freiberufler oder Teilzeitbeschäftigte, die über spezielle Plattformen auf die ausgeschriebenen Aufgaben zugreifen.

Mikroaufgaben im Crowdworking
Die an die Crowd ausgelagerten Aufgaben werden oft als "Mikroaufgaben" bezeichnet. Sie erfordern normalerweise keine spezielle Qualifikation und können unabhängig und flexibel bearbeitet werden. Beispiele für solche Mikroaufgaben sind:

• Preisvergleiche: Crowdworker können beauftragt werden, Preise für Produkte oder Dienstleistungen zu recherchieren, was Unternehmen hilft, wettbewerbsfähig zu bleiben.

• Leistungsprüfung: Sie können beispielsweise die Qualität eines Service testen oder die Nutzererfahrung einer Website bewerten.

• Sammlung von Geodaten: Crowdworker, die sich an verschiedenen Orten weltweit befinden, können dabei helfen, standortspezifische Daten zu sammeln, die für Unternehmen von Wert sein können.

Vorteile von Crowdworking

• Flexibilität: Crowdworker können aus einer Vielzahl von Aufgaben wählen und diese entsprechend ihren Zeitplänen bearbeiten.

• Effizienz: Unternehmen können von der Fähigkeit profitieren, schnell eine große Anzahl von Arbeitern für zeitkritische oder umfangreiche Projekte zu mobilisieren.

• Kosteneffizienz: Die Bezahlung erfolgt in der Regel pro Aufgabe, was die Personal- und Betriebskosten für Unternehmen senken kann.

• Zugang zu einem globalen Talentpool: Unternehmen können auf Fachwissen und Fähigkeiten aus der ganzen Welt zugreifen, ohne räumliche Einschränkungen.

Obwohl Crowdworking viele Vorteile bietet, ist es wichtig, die Qualität der Arbeit zu überwachen und sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen fair sind. Unternehmen, die Crowdworking nutzen, müssen klare Richtlinien und Prozesse für die Zusammenarbeit mit Crowdworkern etablieren, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Ist Ihr Unternehmen bereit für agiles Arbeiten und Selbstorganisation?

Die Evolution hin zu agilen Arbeitsmethoden und Selbstorganisation ist ein signifikanter Schritt, der eine tiefgreifende Transformation in der Unternehmenskultur erfordert. Es ist entscheidend, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter bereit sind, sich auf diese Veränderungen einzulassen, bestehende Normen in Frage zu stellen und neue Wege der Zusammenarbeit zu erforschen. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen berücksichtigen sollten, um festzustellen, ob sie bereit für diese agile Transformation sind:

Bewusstsein und Offenheit für Veränderungen
Die Führungsebene muss die Vorteile agiler Methoden verstehen und bereit sein, die notwendigen Ressourcen für Schulungen und die Implementierung neuer Prozesse bereitzustellen. Diese Offenheit muss auf allen Ebenen des Unternehmens vorhanden sein.

Flexibilität in Strukturen und Prozessen
Agile Organisationen zeichnen sich durch weniger Hierarchie und mehr Team-Autonomie aus. Strukturen und Prozesse sollten flexibel genug sein, um schnelle Entscheidungen und Anpassungen zu ermöglichen.

Kommunikations- und Feedbackkultur
Transparente, offene Kommunikation und eine starke Feedbackkultur sind wesentliche Bestandteile agiler Arbeitsweisen. Mitarbeiter sollten ermutigt werden, ihre Meinungen offen zu äußern und konstruktives Feedback zu geben und zu erhalten.

Bereitschaft zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
Agiles Arbeiten erfordert kontinuierliches Lernen und Anpassung. Unternehmen sollten in die Weiterbildung ihrer Teams investieren und eine Kultur der persönlichen und beruflichen Entwicklung fördern.

Akzeptanz von Unsicherheit und Risikobereitschaft
Agilität bedeutet oft, Entscheidungen mit einem gewissen Maß an Unsicherheit zu treffen. Führungskräfte und Teams müssen komfortabel im Umgang mit Ambiguität sein und bereit sein, Risiken einzugehen und aus Fehlern zu lernen.

Bewertung von Team-Dynamiken
Selbstorganisierte Teams brauchen ein hohes Maß an Vertrauen und eine starke Dynamik. Die Bereitschaft der Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen, und die Fähigkeit, effektiv als Team zu arbeiten, sind entscheidend.

Unternehmen, die diese Faktoren berücksichtigen und aktiv fördern, positionieren sich positiv für den Übergang zu agileren und selbstorganisierten Arbeitsmethoden. Dieser Wandel ist zwar herausfordernd, aber die potenziellen Vorteile wie gesteigerte Produktivität, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserte Innovationsfähigkeit können für das Unternehmen von großem Wert sein. Letztendlich ist die erfolgreiche Implementierung agiler Methoden weniger eine technische Strategie als vielmehr eine Transformation der Unternehmenskultur und -denkweise.