Diensthandy nutzen: Vorteile für Ihr Unternehmen!

Was ist ein Diensthandy – und warum ist es für Arbeitgeber relevant?

Ein Diensthandy (auch Firmenhandy genannt) ist ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Mobiltelefon, das Mitarbeiter für berufliche Zwecke nutzen. Ob als reines Kommunikationsmittel, für mobile E-Mails, Telefonate, oder in Verbindung mit einer MDM-Software zur Absicherung – das Diensthandy ist aus dem Büroalltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken.

🔎 Warum ist das wichtig für Arbeitgeber?
Weil es um Erreichbarkeit, Datenschutz, Nutzungsrechte, aber auch um Kosten, Steuerfreiheit und Regelungen im Arbeitsvertrag geht.

Wie lässt sich die Nutzung arbeitsrechtlich korrekt gestalten?

Vertragliche Regelung im Arbeitsvertrag oder per Zusatzvereinbarung

Die Grundlage bildet eine eindeutige Regelung im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Diensthandy-Vereinbarung. Darin sollte geregelt sein:

• Zweck der Überlassung (ausschließlich dienstlich oder auch privat)

• Art des Geräts (z. B. Smartphone mit SIM-Karte)

• Pflichten des Arbeitnehmers (z. B. sorgsamer Umgang, Rückgabe bei Kündigung)

• Kostenübernahme bei Schaden oder Verlust

• Regelungen zur Rückgabe am Ende des Arbeitsverhältnisses

2. Klare Vorgaben zur Privatnutzung

Die private Nutzung sollte explizit erlaubt oder ausgeschlossen werden. Ist sie erlaubt, empfiehlt sich eine Begrenzung:

• Keine privaten Downloads oder kostenpflichtigen Dienste

• Keine Nutzung in der Arbeitszeit (wenn nicht dienstlich relevant)

• Einschränkungen bei der Nutzung von Social Media oder Streaming-Diensten

🛡️ Tipp: Die Privatnutzung sollte stets schriftlich dokumentiert werden, auch im Hinblick auf steuerliche Aspekte.

3. Einhalten der Datenschutz- und IT-Richtlinien

Ein Diensthandy enthält häufig sensible Daten (z. B. Kundendaten, E-Mails). Daher müssen folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Mobile Device Management (MDM) zum Schutz und zur Fernlöschung

• Zugriffsrechte und Passwörter

• Einschränkungen für Apps und Dienste

• Transparente IT-Richtlinien zur Nutzung

📌 Ein Datenschutzkonzept sollte vorhanden sein – idealerweise mit Zustimmung des Betriebsrats (sofern vorhanden).

4. Regelungen zur Erreichbarkeit und Arbeitszeit

Gerade im Hinblick auf Feierabend, Rufbereitschaft und Urlaub ist es wichtig, dass Arbeitgeber die Erreichbarkeit regeln:

• Kein Anspruch auf ständige Erreichbarkeit

• Klare Zeitfenster für dienstliche Kommunikation

• Rücksicht auf gesetzliche Ruhezeiten und Arbeitszeitgesetze

📅 Shiftbase unterstützt hier mit automatischer Arbeitszeiterfassung, um Grenzüberschreitungen zu vermeiden und rechtssicher zu dokumentieren.

5. Rückgabe und Datensicherheit bei Austritt

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollte das Gerät:

• zeitnah zurückgegeben werden

• alle geschäftlichen Daten gesichert und gelöscht werden

• private Daten (falls Privatnutzung erlaubt war) auf Wunsch übertragbar sein

Eine Übergabe- oder Rückgabe-Checkliste schafft hier Sicherheit und Transparenz.

Die Nutzung eines Diensthandys sollte arbeitsvertraglich und datenschutzrechtlich klar geregelt sein. Arbeitgeber sind gut beraten, alle Punkte schriftlich zu fixieren, technische Schutzmaßnahmen umzusetzen und die Nutzung transparent zu gestalten.

Darf ein Mitarbeiter das Diensthandy auch privat nutzen?

Das entscheidet der Arbeitgeber. Ob private Nutzung erlaubt ist, liegt im Ermessen des Unternehmens und sollte stets schriftlich geregelt werden – z. B. im Arbeitsvertrag oder per Zusatzvereinbarung.

Wird die private Nutzung erlaubt, spricht man oft von einem sogenannten „Dual-Use“. In diesem Fall dürfen Mitarbeiter das Handy auch außerhalb der Arbeitszeit nutzen – etwa für private Anrufe, Nachrichten oder Apps.

Shiftbase-Tipp: Mit einer digitalen Personalakte lässt sich die Nutzung des Diensthandys übersichtlich dokumentieren – inklusive aller Vereinbarungen zur Privatnutzung.

Wie sieht es mit der Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit aus?

Arbeitgeber dürfen keine ständige Erreichbarkeit verlangen, sofern keine Rufbereitschaft im Vertrag vereinbart wurde. Laut Arbeitsrecht gilt: Die Arbeitszeit endet mit Feierabend – auch wenn ein Diensthandy vorhanden ist.

💡 Empfehlenswert ist daher eine klar definierte Kommunikationsregel, etwa:

„Nach 18 Uhr erfolgt keine dienstliche Kommunikation, außer in Notfällen.“

Diensthandy und Steuer

Die steuerlichen Aspekte in Bezug auf ein Diensthandy sind ein wichtiger Faktor, den sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber beachten sollten.

Steuerliche Behandlung von Diensthandys

Grundsätzlich gilt: Ein Diensthandy, das einem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird, ist steuerlich gesehen ein geldwerter Vorteil. Das bedeutet, dass der Wert des Diensthandys in der Regel zu den steuerpflichtigen Einkünften des Arbeitnehmers hinzugerechnet wird.

Pauschalbesteuerung

Um die Besteuerung von Diensthandys zu vereinfachen, können Arbeitgeber die Pauschalbesteuerung nutzen. Dabei wird ein pauschaler Steuersatz auf den geldwerten Vorteil des Diensthandys angewendet. Diese Regelung kann für Arbeitnehmer vorteilhaft sein, da die Steuerbelastung in der Regel niedriger ist als bei der individuellen Besteuerung.

Privatnutzung und steuerliche Konsequenzen

Wenn ein Diensthandy auch für private Zwecke genutzt wird, kann dies steuerliche Konsequenzen haben. In diesem Fall muss der geldwerte Vorteil der Privatnutzung als geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Berechnung erfolgt in der Regel anhand eines festen Prozentsatzes des Listenpreises des Handys.

Nachweis der beruflichen Nutzung

Um die Steuerlast zu reduzieren, ist es wichtig, die berufliche Nutzung des Diensthandys nachzuweisen. Dies kann durch eine klare Trennung von beruflicher und privater Nutzung sowie die Dokumentation beruflicher Anrufe und Nachrichten erfolgen.

Steuerliche Vorteile für berufliche Nutzung

Arbeitnehmer können steuerliche Vorteile aus der beruflichen Nutzung des Diensthandys ziehen. Dies schließt die steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben für berufliche Anrufe, Nachrichten und mobiles Internet ein.

Berücksichtigung individueller Umstände

Es ist wichtig zu beachten, dass die steuerliche Behandlung von Diensthandys von individuellen Umständen abhängt und sich je nach Land und Gesetzgebung unterscheiden kann. Es ist ratsam, sich von einem Steuerberater oder Experten beraten zu lassen, um die besten steuerlichen Entscheidungen zu treffen.

Insgesamt ist die steuerliche Behandlung von Diensthandys ein komplexes Thema, das sorgfältige Überlegungen erfordert. Arbeitnehmer sollten sich über die steuerlichen Implikationen informieren und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass sie die bestmöglichen steuerlichen Entscheidungen treffen.

Fazit: Diensthandy im Unternehmen – klare Regeln, weniger Risiken

Ein Diensthandy ist in der heutigen Arbeitswelt ein wertvolles Arbeitsmittel – insbesondere für Außendienst, mobile Kommunikation und flexible Arbeitszeiten. Für Arbeitgeber bietet es viele Vorteile, bringt jedoch auch arbeitsrechtliche, steuerliche und datenschutzrelevante Pflichten mit sich.

Damit es nicht zu Missverständnissen, rechtlichen Problemen oder Datenschutzverstößen kommt, sollten folgende Punkte klar geregelt werden:

• Nutzungskonzept: ausschließlich dienstlich oder auch privat?

• Vertragliche Vereinbarung: schriftlich festhalten im Arbeitsvertrag oder per Zusatzdokument

• Erreichbarkeit & Arbeitszeit: keine ständige Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit ohne vertragliche Regelung

• Datenschutz & IT-Sicherheit: Absicherung über MDM-Systeme und interne Richtlinien

• Rückgabe & Haftung: eindeutige Vorgaben für Schadensfälle und bei Kündigung

Dein Dienstplan an einem zentralen Ort!

• Schnelle Erstellung von Dienstplänen
• Einsicht in die Arbeitskosten
• Zugriff von überall über die App

Kostenlos testen Eine Demo anfordern