Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag

Eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag ergänzt oder ändert einzelne Punkte eines bestehenden Arbeitsvertrags, zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsort, Gehalt oder Dienstwagen. Der übrige Vertrag gilt unverändert weiter. Wirksam wird sie, wenn du und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter zustimmen. Ändert sie eine wesentliche Vertragsbedingung, musst du die Änderung spätestens an dem Tag, an dem sie gilt, schriftlich mitteilen (§ 3 NachwG). Eine unterschriebene Zusatzvereinbarung erfüllt diese Pflicht.

Was ist eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag?

Der Arbeitsvertrag hält fest, was beim Start galt. Ändern sich später Stunden, Aufgaben oder Gehalt, schreibst du den Vertrag nicht komplett neu. Du vereinbarst den geänderten Punkt in einem eigenen Dokument, das auf den ursprünglichen Vertrag verweist. Im Alltag heißt es auch Nachtrag, Ergänzung zum Arbeitsvertrag oder Sideletter.

Eine Zusatzvereinbarung braucht die Zustimmung beider Seiten. Du kannst sie anbieten, die Person kann sie ablehnen. Was du ohne Zustimmung festlegen darfst, steht weiter unten bei der Frage, was passiert, wenn jemand nicht unterschreibt.

Zusatzvereinbarung oder Änderungsvertrag?

Die Begriffe werden oft gleich verwendet. Mit einer Zusatzvereinbarung kommt meist etwas hinzu, das der Vertrag noch nicht regelt, etwa ein Dienstwagen oder feste Homeoffice-Tage. Ein Änderungsvertrag ersetzt eine Klausel, die schon im Vertrag steht, etwa die Wochenstunden. Rechtlich gilt für beide dasselbe: Beide Seiten müssen zustimmen, und die Nachweispflicht gilt für beide.

Arten von Zusatzvereinbarungen im Arbeitsvertrag

Diese Anlässe kommen in Betrieben mit Schichten und wechselnden Teams am häufigsten vor.

Arbeitszeit und Stunden

Mehr oder weniger Wochenstunden, ein Wechsel von Vollzeit in Teilzeit, eine feste Verteilung auf bestimmte Tage, eine pauschale Abgeltung von Überstunden oder ein Wechsel in Gleitzeit. Wer länger als sechs Monate bei dir arbeitet, kann verlangen, die Arbeitszeit zu verringern. Den Antrag stellt die Person spätestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn in Textform (§ 8 TzBfG). Was ihr vereinbart, haltet ihr in einer Zusatzvereinbarung fest. Mehr dazu unter Recht auf Teilzeit.

In Shiftbase hinterlegst du die neuen Vertragsstunden ab dem Datum der Zusatzvereinbarung. Plant jemand die Person über diese Stunden hinaus ein, zeigt der Dienstplan einen Konflikt, bevor du ihn veröffentlichst.

Arbeitsort und Homeoffice

Ein anderer Standort, mobile Arbeit oder feste Homeoffice-Tage. Regle Erreichbarkeit, Ausstattung und wer welche Kosten trägt. Der Arbeitsort gehört zu den Angaben, die du nach dem Nachweisgesetz schriftlich festhalten musst.

Gehalt, Zulagen und Sonderzahlungen

Eine Gehaltsanpassung, ein Bonus, eine Zulage oder ein Sachbezug. Bei einem Bonus halte fest, wovon er abhängt, wie er berechnet wird und wann er fällig ist. Höhe und Zusammensetzung des Entgelts sind ebenfalls eine wesentliche Vertragsbedingung (§ 2 Abs. 1 NachwG).

Dienstwagen und Arbeitsmittel

Ob der Wagen privat genutzt werden darf, wer bei Schäden zahlt und wann er zurückgegeben wird. Soll die private Nutzung später entfallen können, gehört der Widerruf gleich mit in die Vereinbarung. Wie das geht, steht unter Kündigen.

Weiterbildung und Rückzahlung

Übernimmst du die Kosten einer Weiterbildung, kannst du eine Rückzahlung für den Fall vereinbaren, dass die Person kurz danach geht. In einem vorformulierten Vertrag ist eine solche Klausel unwirksam, wenn sie die Person unangemessen benachteiligt oder unklar formuliert ist (§ 307 BGB). Bindungsdauer und Staffelung lässt du vor der Unterschrift von einer Fachkraft für Arbeitsrecht prüfen.

Aufgaben und Versetzung

Eine neue Rolle, mehr Verantwortung, ein anderes Team. Beschreibe die neue Tätigkeit kurz und konkret, denn auch die Beschreibung der Tätigkeit zählt zu den wesentlichen Vertragsbedingungen (§ 2 Abs. 1 NachwG).

Braucht eine Zusatzvereinbarung die Schriftform?

Für die meisten Zusatzvereinbarungen schreibt das Gesetz keine Form vor. Sie gilt auch dann, wenn ihr sie per E-Mail oder mündlich getroffen habt. Nichtig ist eine Vereinbarung wegen fehlender Form nur, wenn ein Gesetz oder der Vertrag selbst eine Form verlangt (§ 125 BGB). Aufschreiben solltest du sie trotzdem, aus zwei Gründen:

• Nachweispflicht: Ändert sich eine wesentliche Vertragsbedingung wie Arbeitszeit, Gehalt, Arbeitsort oder Tätigkeit, teilst du die Änderung spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mit (§ 3 Abs. 1 NachwG). Bekommt die Person eine schriftliche Zusatzvereinbarung, entfällt diese Mitteilung (§ 3 Abs. 2 NachwG). Ein Verstoß kann ein Bußgeld bis 2.000 Euro kosten (§ 4 NachwG).

• Beweis: Kommt es zum Streit, zählt das, was du vorlegen kannst.

Textform reicht nicht in jeder Branche

Statt Papier mit Unterschrift darfst du die Vereinbarung auch in Textform schicken, etwa als PDF per E-Mail. Die Person muss das Dokument speichern und ausdrucken können, und du forderst einen Empfangsnachweis an (§ 2 Abs. 1 NachwG). Das gilt nicht in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Gastronomie und Hotellerie, Bau, Gebäudereinigung, Transport und Logistik, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe. Dort bleibt es beim unterschriebenen Papier.

Schriftformklausel im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge enthalten den Satz, dass Änderungen der Schriftform bedürfen. In einem vorformulierten Vertrag schützt dich das wenig, denn individuelle Absprachen haben Vorrang vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen (§ 305b BGB). Eine mündliche Zusage an eine einzelne Person kann also trotzdem gelten. Sag deshalb nichts zu, was du nicht schriftlich festhalten willst.

Wo die Schriftform Pflicht ist

Für das Ende des Arbeitsverhältnisses, also Kündigung und Aufhebungsvertrag, verlangt das Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Eine Zusatzvereinbarung, die das Ende des Arbeitsverhältnisses regelt, ist in Wahrheit ein Aufhebungsvertrag und braucht diese Form.

Was muss drinstehen?

1. Die Vertragsparteien mit Namen und Anschrift und der Verweis auf den Arbeitsvertrag, den du ergänzt („zum Arbeitsvertrag vom [Datum]“).

2. Der Gegenstand: was genau sich ändert, mit Zahlen statt Umschreibungen, zum Beispiel „30 statt 40 Wochenstunden, verteilt auf vier Tage“.

3. Der Beginn: ab welchem Datum die Regelung gilt, bei einer befristeten Regelung auch das Ende.

4. Ein Widerrufsvorbehalt mit Grund, falls du die Regelung später einseitig beenden können willst.

5. Der Satz, dass alle übrigen Regelungen des Arbeitsvertrags unverändert gelten.

6. Ort, Datum und die Unterschriften beider Seiten.

Lege die unterschriebene Zusatzvereinbarung beim Arbeitsvertrag ab. Mit HR Pro liegen beide in Shiftbase zusammen in der digitalen Personalakte der Person.

Rückwirkend vereinbaren

Ein Beginn in der Vergangenheit ist möglich, wenn beide zustimmen, etwa bei einer Gehaltserhöhung ab dem Vormonat. Gib deinem Lohnbüro rechtzeitig Bescheid, damit die Nachzahlung in der nächsten Abrechnung steht.

Mustervorlage: Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag

Dieses Muster regelt eine Änderung der Arbeitszeit mit angepasstem Gehalt. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern.

Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag vom [Datum]

zwischen [Firma, Anschrift] (Arbeitgeber) und [Vorname Name, Anschrift] (Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer)

§ 1 Arbeitszeit. Ab dem [Datum] beträgt die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit [30] Stunden. Sie verteilt sich auf [vier] Arbeitstage pro Woche nach dem Dienstplan.

§ 2 Vergütung. Ab dem [Datum] beträgt das monatliche Bruttogehalt [Betrag] Euro.

§ 3 Übrige Regelungen. Alle übrigen Regelungen des Arbeitsvertrags vom [Datum] gelten unverändert weiter.

[Ort, Datum], Unterschrift Arbeitgeber, Unterschrift Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer

Für Homeoffice, Dienstwagen oder Bonus tauschst du § 1 und § 2 gegen den passenden Gegenstand. Bei Rückzahlungsklauseln, Wettbewerbsverboten oder Kündigungsfristen nimm eine von einer Fachkraft für Arbeitsrecht geprüfte Vorlage, weil dort die Formulierung über die Wirksamkeit entscheidet.

Zusatzvereinbarung Arbeitsvertrag kündigen

Eine Zusatzvereinbarung ist Teil des Arbeitsvertrags. Einseitig beenden kannst du sie nur, wenn ihr das beim Abschluss vereinbart habt: als Befristung oder als Widerrufsvorbehalt mit Grund, etwa die private Dienstwagennutzung bei einem Wechsel in eine Rolle ohne Außendienst. Steht ein solcher Vorbehalt in einem vorformulierten Text, muss die Änderung für die Person zumutbar sein, sonst ist er unwirksam (§ 308 Nr. 4 BGB).

Gibt es keinen Vorbehalt, bleiben zwei Wege:

• Einvernehmlich aufheben: Beide unterschreiben, dass die Regelung ab einem bestimmten Datum endet.

• Änderungskündigung: Du kündigst das Arbeitsverhältnis und bietest gleichzeitig an, es zu geänderten Bedingungen fortzusetzen. Gilt das Kündigungsschutzgesetz, kann die Person das Angebot unter Vorbehalt annehmen und die Änderung gerichtlich prüfen lassen. Den Vorbehalt erklärt sie innerhalb der Kündigungsfrist, spätestens drei Wochen nach Zugang der Kündigung (§ 2 KSchG). Die Kündigung selbst braucht die Schriftform (§ 623 BGB).

Kündigungsfristen per Zusatzvereinbarung

Längere Kündigungsfristen als im Gesetz darfst du vereinbaren. Kürzer als vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Monatsende geht einzelvertraglich nur in zwei Fällen: bei einer vorübergehenden Aushilfe, solange sie nicht länger als drei Monate dauert, und in Betrieben mit in der Regel nicht mehr als 20 Beschäftigten, wenn die Frist vier Wochen nicht unterschreitet (§ 622 Abs. 5 BGB). Für die Kündigung durch die Person darf die Frist nicht länger sein als für deine (§ 622 Abs. 6 BGB). Ein Tarifvertrag kann andere Fristen festlegen. Wie du die Frist im Einzelfall ausrechnest, steht unter Kündigungsfrist berechnen.

Was passiert, wenn Mitarbeitende nicht unterschreiben?

Dann gilt der bisherige Arbeitsvertrag weiter. Eine Zusatzvereinbarung ist ein Angebot, und die Person darf es ablehnen. Willst du die Änderung trotzdem durchsetzen, bleibt die Änderungskündigung, mit den Grenzen des Kündigungsschutzes.

Manches brauchst du gar nicht zu vereinbaren. Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit bestimmst du per Weisung, soweit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Gesetz sie nicht festlegen, und nach billigem Ermessen (§ 106 GewO). Die Lage der Schichten innerhalb der vereinbarten Stunden gehört meist dazu. Die Zahl der Stunden, das Gehalt oder einen im Vertrag festgelegten Arbeitsort änderst du dagegen nur mit Zustimmung.