In personalintensiven Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder Pflege führen ungeplante Abwesenheiten schnell zu Überstunden, Mehrkosten und instabilen Dienstplänen. Die Fehlzeitenquote hilft Arbeitgebern dabei, Abwesenheiten systematisch zu analysieren, Trends frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. In Kombination mit Kennzahlen wie Krankenstand, Fluktuation oder Überstundenquote wird sie zu einem zentralen Steuerungsinstrument für Planung, Führung und Kostenkontrolle.
Was ist die Fehlzeitenquote?
Die Fehlzeitenquote beschreibt den prozentualen Anteil der ausgefallenen Arbeitstage eines Unternehmens im Verhältnis zur geplanten Gesamtarbeitszeit in einem definierten Zeitraum.
Als HR-Kennzahl beantwortet sie unter anderem folgende Fragen:
- Wie häufig fallen Mitarbeitende ungeplant aus?
- Wie stark wird der operative Betrieb beeinträchtigt?
- Gibt es strukturelle Probleme in Arbeitsorganisation, Belastung oder Führung?
Im Gegensatz zum reinen Krankenstand berücksichtigt die Fehlzeitenquote alle Arten von Abwesenheiten – unabhängig von der Ursache.
Welche Abwesenheiten fließen in die Fehlzeitenquote ein?
- krankheitsbedingte Ausfälle
- kurzfristige private Abwesenheiten
- unentschuldigtes Fehlen
- sonstige ungeplante Ausfälle
Je nach Unternehmensdefinition können geplante Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildungen ausgeschlossen werden. Wichtig ist eine konsistente Abgrenzung über alle Zeiträume hinweg.
Wie wird die Fehlzeitenquote berechnet?
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen hat:
- 20 Mitarbeitende
- 20 Arbeitstage pro Monat → 400 Soll-Arbeitstage
- 16 dokumentierte Fehltage
Berechnung: (16 ÷ 400) × 100 = 4 % Fehlzeitenquote
Das bedeutet: Vier Prozent der geplanten Arbeitszeit konnten nicht erbracht werden.
Hinweis zu Teilzeit und Schichtarbeit
In Betrieben mit Teilzeit, Minijobs oder wechselnden Schichten sollte die Berechnung auf Basis von geplanten Stunden oder FTE-Werten erfolgen. Dadurch wird die Fehlzeitenquote vergleichbar und aussagekräftig.
Fehlzeitenquote vs. Krankenstand
Der Krankenstand erfasst ausschließlich krankheitsbedingte Abwesenheiten. Die Fehlzeitenquote bildet alle Abwesenheiten ab.
- Krankenstand = Teilmenge der Fehlzeiten
- Fehlzeitenquote = ganzheitlicher Überblick
Für fundierte HR-Entscheidungen sollten beide Kennzahlen gemeinsam analysiert werden.
Wie lässt sich die Fehlzeitenquote interpretieren?
Richtwerte zur Einordnung
| Fehlzeitenquote | Einordnung |
|---|---|
| unter 2 % | sehr niedrig |
| 2–4 % | normal |
| 4–6 % | erhöht |
| über 6 % | kritisch |
Entscheidend ist weniger der Branchenvergleich als die Entwicklung im Zeitverlauf innerhalb des eigenen Unternehmens.
Typische Ursachen für hohe Fehlzeiten
Kurzfristige Ursachen
- akute Erkrankungen
- private Verpflichtungen
- kurzfristige Überlastung
Langfristige Ursachen
- chronische Erkrankungen
- psychische Belastung
- ineffiziente Arbeitsorganisation
- mangelnde Führung oder Kommunikation
Branchenspezifische Faktoren
In Schichtbetrieben sind Fehlzeiten häufig höher, da körperliche Belastung, unregelmäßige Arbeitszeiten und enge Mindestbesetzungen das Risiko für Ausfälle erhöhen.
Wie können Unternehmen die Fehlzeitenquote senken?
Eine nachhaltige Reduktion entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch bessere Planung, Transparenz und Prävention.
Bewährte Maßnahmen
- realistische und stabile Dienstpläne
- faire Schichtverteilung
- frühe Erkennung von Überlastung
- klare und einfache Abwesenheitsprozesse
Rolle digitaler HR-Software
Digitale Workforce-Management-Lösungen wie Shiftbase unterstützen Unternehmen durch:
- automatische Zeiterfassung
- zentrales Abwesenheitsmanagement
- Auswertung von HR-Kennzahlen in Echtzeit
So lassen sich Fehlzeiten nicht nur erfassen, sondern aktiv steuern.
Wie oft sollte die Fehlzeitenquote ausgewertet werden?
- monatlich für operative Planung
- quartalsweise für strategische HR-Analysen
- jährlich für Trend- und Ursachenanalysen
Welche Daten werden benötigt?
- geplante Arbeitszeiten oder Soll-Stunden
- dokumentierte Fehlzeiten nach Ursache
- einheitliche Zeiterfassung
Eine zentrale Datengrundlage reduziert Fehler und erhöht die Aussagekraft der Kennzahl.
Fazit
Die Fehlzeitenquote ist eine strategische HR-Kennzahl mit hoher Aussagekraft. Unternehmen, die ihre Fehlzeiten sauber definieren, regelmäßig auswerten und mit digitalen Lösungen wie Shiftbase arbeiten, schaffen Transparenz, senken Kosten und verbessern langfristig Stabilität, Planungssicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit.
