Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquote berechnest du, indem du alle ungeplanten Fehltage durch die Sollarbeitstage teilst und mit 100 multiplizierst. 19 Fehltage bei 198 geplanten Arbeitstagen ergeben 9,6 %. Im Unterschied zur Krankheitsquote zählen dabei auch Kinderkrankentage, kurzfristige private Ausfälle und unentschuldigtes Fehlen.

Was ist die Fehlzeitenquote?

Die Fehlzeitenquote ist der Anteil der Sollarbeitszeit, der durch ungeplante Abwesenheiten ausfällt, angegeben in Prozent. Sie zeigt, wie viel geplante Arbeit im Betrieb tatsächlich nicht stattfindet und wie oft der Dienstplan kurzfristig umgebaut werden muss. Damit ist sie eine Kennzahl für die Planung und für die Ausfallkosten, weniger für die Gesundheit im Team.

Drei Quoten werden oft verwechselt. Sie unterscheiden sich darin, welche Abwesenheiten im Zähler stehen:

Die Krankheitsquote ist also ein Teil der Fehlzeitenquote. Für den Personalbedarf inklusive Urlaub rechnest du die Abwesenheitsquote.

Welche Abwesenheiten fließen in die Fehlzeitenquote ein?

Eine gesetzliche Definition der Fehlzeitenquote gibt es nicht. Jeder Betrieb legt selbst fest, was er mitzählt. Üblich ist diese Abgrenzung:

Entscheidend ist, dass du die Abgrenzung einmal festlegst und dabei bleibst. Wer im Januar Kinderkrankentage mitzählt und im Juni nicht, vergleicht zwei verschiedene Kennzahlen. Für Sonderurlaub bietet sich eine eigene Abwesenheitsart an, dann kannst du ihn später noch hinzunehmen oder herausrechnen.

Fehlzeitenquote berechnen: Formel, Beispiel und Rechner

Die Formel lautet: Fehlzeitenquote = Fehltage ÷ Sollarbeitstage × 100. In Stunden: Fehlstunden ÷ Sollstunden × 100. Den Nenner bildet die Sollarbeitszeit, also die laut Vertrag oder Dienstplan geplante Zeit ohne Urlaub und Feiertage. Mit dem Rechner oben auf dieser Seite rechnest du beide Varianten auf einmal.

Beispiel: Fehlzeitenquote im Restaurant

Ein Restaurant hat sechs Vollzeitkräfte mit je 21 Sollarbeitstagen à 8 Stunden im Monat und sechs Teilzeitkräfte mit je 12 Schichten à 5 Stunden. Das ergibt 198 Sollarbeitstage oder 1.368 Sollstunden. Im November fällt Folgendes aus:

Nach Tagen ergibt das 19 ÷ 198 × 100 = 9,6 %, nach Stunden 116 ÷ 1.368 × 100 = 8,5 %. Die Krankheitsquote allein liegt bei 14 ÷ 198 × 100 = 7,1 %. Die Differenz von 2,5 Prozentpunkten sind Ausfälle, die mit der eigenen Gesundheit nichts zu tun haben. Steigt nur dieser Teil, helfen Gesundheitsangebote wenig. Dann geht es eher um Kinderbetreuung, Schichtzeiten oder ein Gespräch mit einzelnen Personen.

Nach Tagen oder nach Stunden?

Die Tagesquote liegt im Beispiel höher, weil ein Fünf-Stunden-Tag einer Teilzeitkraft genauso zählt wie ein Acht-Stunden-Tag. In Betrieben mit vielen Teilzeitkräften und Minijobs zeigt die Stundenquote besser, wie viel Arbeitszeit fehlt. Die Tagesquote ist einfacher zu erheben und passt zu den veröffentlichten Statistiken, die in Tagen rechnen. Für den Monatsvergleich bleibst du bei einer Methode.

Fehlzeitenquote für Teams berechnen

Für jedes Team rechnest du dieselbe Formel mit dessen eigenen Sollarbeitstagen. Im Restaurant arbeiten in der Küche drei Vollzeit- und zwei Teilzeitkräfte (87 Sollarbeitstage), im Service drei Vollzeit- und vier Teilzeitkräfte (111 Sollarbeitstage):

Die Gesamtquote von 9,6 % verdeckt, dass die Küche fast doppelt so hoch liegt wie der Service. Wie du solchen Unterschieden nachgehst, steht unter Fehlzeiten im Abschnitt zur Fehlzeitenanalyse.

Fehlzeitenquote in Excel berechnen

In Excel legst du pro Monat eine Zeile an: Spalte B die Fehlstunden, Spalte C die Sollstunden, Spalte D die Formel =B2/C2 im Prozentformat. Für das ganze Jahr rechnest du =SUMME(B2:B13)/SUMME(C2:C13). Den Mittelwert der zwölf Monatsquoten zu nehmen, verzerrt das Ergebnis, weil ein kurzer Monat dann so viel zählt wie ein voller. Willst du die Gründe getrennt sehen, bekommt jede Abwesenheitsart eine eigene Spalte.

Was ist eine normale Fehlzeitenquote in Deutschland?

Eine amtliche Statistik zur Fehlzeitenquote gibt es nicht. Veröffentlicht werden nur Zahlen zum Krankenstand, also zum größten Teil der Fehlzeiten. Für 2025:

Weil die Fehlzeitenquote zusätzlich Kinderkrankentage und andere Ausfälle enthält, liegt sie in der Regel über der Krankheitsquote desselben Betriebs. Mit den Kassenwerten ist sie nur grob vergleichbar: Das Statistische Bundesamt lässt kurze Krankmeldungen weg, die DAK zählt Kalendertage statt Sollarbeitstage.

Fehlzeitenquote interpretieren

Online kursieren Schwellen wie „2 bis 4 % normal, ab 6 % kritisch“. Eine Quelle dafür gibt es nicht, und schon der durchschnittliche Krankenstand allein liegt bei der DAK über 4 %. Nach so einer Schwelle wäre ein Durchschnittsbetrieb auffällig. Aussagekräftiger sind diese Signale:

Ein einzelner Ausreißer, etwa durch eine Infektwelle im Februar, sagt wenig. Eine sehr niedrige Quote ist auch nicht automatisch gut: Wenn Beschäftigte krank zur Arbeit kommen, spricht man von Präsentismus.

Ursachen hoher Fehlzeiten erkennen

Laut DAK gingen 2025 rund die Hälfte aller Fehltage auf Atemwegserkrankungen, psychische Erkrankungen und Muskel-Skelett-Beschwerden zurück. Für deinen Betrieb sagt das Muster mehr als der Durchschnitt: Häufen sich Ausfälle montags und freitags, nach Wochenenddiensten oder bei bestimmten Schichtfolgen? Treffen sie einzelne Personen mit vielen kurzen Ausfällen, kann Absentismus dahinterstecken, und der Bradford-Faktor macht diese Häufigkeit sichtbar.

In Schichtbetrieben lohnt der Blick auf den Dienstplan selbst. Häufige Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht, kurzfristig verlängerte Schichten und dauerhaft knapp besetzte Wochenenden zeigen sich oft einige Wochen später in den Fehlzeiten. Bei Kinderkrankentagen hilft es, wenn Beschäftigte Schichten unkompliziert tauschen können.

Fehlzeitenquote senken: was Arbeitgeber tun können

Die Quote sinkt dort, wo du die Ursache triffst. Im Gastgewerbe und im Handel sind das meist Planung und Belastung: Dienstpläne, die früh feststehen, eine faire Verteilung von Wochenend- und Spätschichten und genug Puffer in der Infektzeit. Klare Regeln für Krankmeldungen sorgen dafür, dass du früh weißt, wer fehlt, und Ersatz suchen kannst.

Nach einem Ausfall klärt ein kurzes Krankenrückkehrgespräch, ob die Person wieder voll einsatzfähig ist und ob am Arbeitsplatz etwas dazu beigetragen hat. Ist jemand innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, musst du ein betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

Auch das Geld spricht für einen genauen Blick. Bei Krankheit zahlst du das Entgelt bis zu sechs Wochen weiter, sobald das Arbeitsverhältnis vier Wochen besteht (§ 3 EntgFG), und für die ausgefallenen Schichten brauchst du trotzdem Ersatz. Mehr dazu unter Lohnfortzahlung.

Fehlzeitenquote aus Dienstplan und Zeiterfassung ermitteln

In der Praxis kostet das Zusammentragen der Zahlen mehr Zeit als die Formel. Wenn Krankmeldungen per Telefon und Messenger eingehen, fehlen am Monatsende Tage, und die Sollstunden musst du aus dem Dienstplan nachrechnen.

In Shiftbase legst du die Abwesenheitsarten selbst an, etwa Krankheit getrennt von Kinderkrankentagen, und trägst jede Abwesenheit mit ihrer Art ein. In der Statistik filterst du nach Zeitraum, Team und Abwesenheitsart und siehst pro Person die Stunden und Tage, also den Zähler deiner Formel. Die geplanten Stunden kommen aus dem Dienstplan, die gearbeiteten aus der Zeiterfassung. So rechnest du die Fehlzeitenquote für jedes Team mit denselben Regeln, und die Abwesenheitsplanung zeigt dir, wo die Lücken im Plan entstehen.