Lohnbescheinigung – Wichtige Informationen und Tipps

Was ist eine Lohnbescheinigung?

Die Lohnbescheinigung ist ein zentrales Dokument in der Personalverwaltung. Als Arbeitgeber stellen Sie sie aus, um den monatlichen oder jährlichen Verdienst Ihrer Mitarbeitenden schriftlich zu bestätigen. Sie enthält alle relevanten Informationen zum Bruttogehalt, Nettoarbeitslohn, den Lohnsteuerabzügen, Sozialabgaben sowie weitere Daten wie Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer und ggf. Freibeträge.

Anders als die monatliche Lohnabrechnung, die regelmäßig ausgegeben wird, wird eine Lohnbescheinigung meist auf Anfrage ausgestellt – etwa wenn eine Mitarbeitender einen Nachweis für das Finanzamt, eine Bank oder für die eigene Steuererklärung benötigt. In manchen Fällen wird sie auch automatisch zum Jahresende als Teil der Lohnsteuerbescheinigung erstellt.

In der Praxis dient die Lohnbescheinigung als vertrauenswürdiger Nachweis für den tatsächlich erhaltenen Arbeitslohn und ist oft Voraussetzung für externe Prüfungen, Behördengänge oder Kreditvergaben.

Worin liegt der Unterschied zwischen Lohnbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung?

Diese beiden Begriffe werden im Alltag häufig verwechselt – dabei erfüllen Lohnbescheinigung und Lohnsteuerbescheinigung ganz unterschiedliche Zwecke. Als Arbeitgeber ist es wichtig, hier klar zu unterscheiden, vor allem wenn Anfragen von Mitarbeitenden oder Behörden eingehen.

Die Lohnbescheinigung ist ein flexibles Dokument, das Sie auf Anfrage erstellen – etwa zur Vorlage bei Banken, Vermietern oder Versicherungen. Es enthält die monatlichen oder jährlichen Brutto- und Nettobeträge, Infos zu Abzügen wie Lohnsteuer, Kranken- und Rentenversicherung sowie die Stammdaten der oder des Arbeitnehmenden (z. B. Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID).

Die Lohnsteuerbescheinigung hingegen ist ein amtliches Jahresdokument, das Sie als Arbeitgeber verpflichtend am Ende jedes Kalenderjahres über das ELSTER-Verfahren an das Finanzamt übermitteln. Sie enthält insbesondere die steuerrelevanten Daten, etwa:

• Den Bruttoarbeitslohn des Jahres

• Die einbehaltene Lohnsteuer

• Beiträge zur Kirchensteuer und zum Solidaritätszuschlag

• Freibeträge, Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer und ggf. die eTIN

Diese Bescheinigung ist essenziell für die Einkommensteuererklärung Ihrer Mitarbeitenden – deshalb sollten Sie sie fristgerecht und korrekt übermitteln. Fehler führen nicht nur zu Rückfragen, sondern ggf. auch zu Nachforderungen durch das Finanzamt.

Wofür braucht man die Lohnbescheinigung?

Die Lohnbescheinigung ist ein vielseitiges Dokument, das sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber wichtige Funktionen erfüllt. Hier sind einige der Hauptgründe, warum eine Lohnbescheinigung unerlässlich ist:

Nachweis des Einkommens

Arbeitnehmer nutzen die Lohnbescheinigung oft als Einkommensnachweis gegenüber Banken bei Kreditanträgen, Vermietern bei der Anmietung einer Wohnung und bei anderen finanziellen Transaktionen, wo ein Beleg des Einkommens erforderlich ist.

Steuerliche Zwecke

Die Lohnbescheinigung liefert detaillierte Informationen über die Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und andere Abzüge, die für die Erstellung der jährlichen Steuererklärung benötigt werden.

Überprüfung der Abzüge

Sie ermöglicht es Arbeitnehmern, die Korrektheit der vorgenommenen Abzüge zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Beiträge und Steuern korrekt an die zuständigen Behörden abgeführt wurden.

Interne Personalverwaltung

Für Arbeitgeber dient die Lohnbescheinigung als wichtiges Verwaltungswerkzeug zur Überwachung und Abrechnung der Lohnkosten. Sie hilft bei der internen Buchhaltung und beim Datenabgleich.

Diese Bescheinigungen bilden eine wesentliche Grundlage für transparente und ordnungsgemäße Finanz- und Personalverwaltungsprozesse und sind somit unverzichtbar für eine effiziente Geschäftsführung.

Wie wirkt sich die Lohnbescheinigung auf die Arbeit aus?

Die Lohnbescheinigung mag auf den ersten Blick wie ein bloßes Verwaltungsdokument erscheinen – tatsächlich hat sie jedoch ganz konkrete Auswirkungen auf die tägliche Arbeit in der Personalabteilung und kann auch das Verhältnis zu Ihren Mitarbeitenden stärken oder belasten.

Vertrauensbildende Transparenz
Indem Sie auf Anfrage zeitnah und korrekt eine Lohnbescheinigung ausstellen, schaffen Sie Vertrauen. Ihre Mitarbeitenden sehen, dass alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Angaben transparent dokumentiert sind – ein nicht zu unterschätzender Faktor für die Mitarbeiterbindung.

Reibungslose Abläufe mit Behörden und Dritten
Viele externe Stellen wie Wohnungsvermietende, Kreditinstitute, Jobcenter oder das Finanzamt verlangen von den Mitarbeitenden eine aktuelle Lohnbescheinigung als Einkommensnachweis. Können Sie diese zügig bereitstellen, vermeiden Sie Verzögerungen und Rückfragen – was wiederum auch Ihnen administrative Doppelarbeit erspart.

Fehlerminimierung im Abrechnungsprozess
Die regelmäßige Erstellung und Verwaltung von Lohnbescheinigungen zwingt die Personalabteilung, Lohn- und Gehaltsprozesse stetig zu überwachen und zu optimieren. Dies kann zu effizienteren Prozessen und einer besseren Ressourcenverwaltung führen.

Effizienz durch Digitalisierung
Nutzen Sie eine digitale Lösung wie Shiftbase, lässt sich der gesamte Prozess rund um Lohnabrechnung und Bescheinigungen automatisiert, fehlerfrei und gesetzeskonform abbilden – inklusive Archivierung, Exportfunktion und direktem Datenabgleich mit dem Finanzamt.

Kurzum: Die Lohnbescheinigung ist mehr als nur Papierkram. Sie ist ein zentraler Baustein für einen professionellen, vertrauenswürdigen und reibungslosen Personalprozess.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Lohnbescheinigung?

Die Ausstellung von Lohnbescheinigungen ist mit spezifischen Pflichten für den Arbeitgeber verbunden, die sowohl gesetzliche als auch organisatorische Anforderungen umfassen. Hier sind die wichtigsten Verantwortlichkeiten, die Arbeitgeber in diesem Kontext beachten müssen:

🧾 Korrekte Datenerfassung: Arbeitgeber sind verpflichtet, alle relevanten Daten korrekt und vollständig in der Lohnbescheinigung zu erfassen. Dazu gehören Bruttogehalt, Nettoeinkommen, Steuerabzüge, Sozialabgaben und jegliche andere finanzielle Abzüge.

📆 Regelmäßige Ausstellung: Lohnbescheinigungen müssen regelmäßig und zeitnah ausgestellt werden. Dies gewährleistet, dass Arbeitnehmer stets aktuelle Dokumente für ihre eigenen finanziellen Bedürfnisse und rechtlichen Anforderungen zur Verfügung haben.

🗄️ Aufbewahrungspflicht: Arbeitgeber müssen Kopien aller ausgestellten Lohnbescheinigungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Diese Aufbewahrung dient als Nachweis der korrekten Lohnverarbeitung und ist wichtig für eventuelle Prüfungen durch das Finanzamt oder bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.

🔒 Datenschutz: Die Verarbeitung und Speicherung persönlicher und finanzieller Daten von Arbeitnehmern muss unter strikter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erfolgen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Informationen sicher gehandhabt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

📢 Informationspflicht: Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer über Änderungen in der Lohnabrechnung informieren, besonders wenn es sich um wesentliche Änderungen bei den Abzügen oder dem Gehalt handelt. Ebenfalls müssen sie bei Fehlern in der Lohnbescheinigung proaktiv handeln und diese korrigieren.

Durch die Erfüllung dieser Pflichten können Arbeitgeber nicht nur rechtliche Konformität sicherstellen, sondern auch das Vertrauen und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter fördern.

Was tun bei falschen Angaben auf der Lohnbescheinigung?

Fehler in einer Lohnbescheinigung passieren – sei es durch Zahlendreher, veraltete Steuerdaten oder fehlerhafte Abzüge. Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber schnell und professionell darauf reagieren, um steuerliche Nachteile oder rechtliche Folgen zu vermeiden.

1️⃣ Fehler erkennen – und ernst nehmen

Wird ein Fehler gemeldet, prüfen Sie die betroffene Lohnabrechnung, die Angaben im Lohnkonto sowie die verwendeten Daten aus dem Personalstamm (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Freibeträge, Abzüge). Häufige Fehlerquellen sind:

• Veraltete Steuermerkmale

• Nicht berücksichtigte Gehaltsanpassungen

• Falsche Anschrift oder Geburtsdatum

• Fehlerhafte Bruttobeträge oder Nettoauszahlungen

2️⃣ Korrektur erstellen und dokumentieren

Stellen Sie umgehend eine korrigierte Lohnbescheinigung aus – mit eindeutigem Vermerk, dass es sich um eine Korrektur handelt. Achten Sie darauf, dass die korrigierten Angaben auch im Lohnkonto und ggf. in der Lohnsteuerbescheinigung angepasst werden, insbesondere wenn die Daten bereits an das Finanzamt über ELSTER übertragen wurden.

3️⃣ Mitarbeitende informieren

Transparenz ist hier entscheidend: Erklären Sie Ihrer oder Ihrem Mitarbeitenden die Ursache des Fehlers, was korrigiert wurde und ob ggf. Auswirkungen auf die Steuererklärung oder andere Behördenkontakte bestehen. So vermeiden Sie Unsicherheit oder Vertrauensverlust.

4️⃣ Kommunikation mit dem Finanzamt (wenn nötig)

Wurde eine Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt, informieren Sie das zuständige Finanzamt über die Korrektur – entweder über eine neue digitale Übermittlung (Storno und Neumeldung via ELSTER) oder schriftlich. Dokumentieren Sie dies auch intern.

Wie lange muss man die Lohnbescheinigung aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für Lohnbescheinigungen sind gesetzlich geregelt und essentiell für eine ordnungsgemäße Dokumentation in der Personalverwaltung. Hier sind die grundlegenden Richtlinien, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beachten sollten:

Aufbewahrungsfrist für Arbeitgeber

Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnbescheinigungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Lohnbescheinigung ausgestellt wurde. Die langfristige Aufbewahrung ist notwendig, um bei eventuellen Prüfungen durch das Finanzamt oder bei arbeitsrechtlichen Fragen als Nachweis zu dienen.

Empfehlungen für Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer sollten ihre Lohnbescheinigungen mindestens bis zum Abschluss aller steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten aufbewahren. Es wird empfohlen, die Dokumente mindestens bis zur Bestätigung der endgültigen Steuerbescheide des entsprechenden Jahres zu behalten, idealerweise jedoch ebenfalls zehn Jahre.

Digitale Aufbewahrung

In der heutigen digitalen Ära ist es auch möglich und oft praktischer, Lohnbescheinigungen in digitaler Form aufzubewahren. Digitale Kopien sollten jedoch die gleichen Informationen enthalten wie die Papierform und müssen sicher gespeichert werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Die Einhaltung dieser Aufbewahrungsfristen ist sowohl für die rechtliche Absicherung als auch für die persönliche Finanzverwaltung von großer Bedeutung und hilft, Konflikte und Probleme mit Behörden zu vermeiden.

Fazit: Warum die Lohnbescheinigung mehr ist als nur ein Dokument

Für Sie als Arbeitgeber ist die Lohnbescheinigung weit mehr als eine formelle Pflicht – sie ist ein zentrales Element Ihrer Personalprozesse und spielt eine tragende Rolle in der Beziehung zu Ihren Mitarbeitenden. Ob für das Finanzamt, zur Vorlage bei Dritten oder als Teil der internen Gehaltsdokumentation: Eine korrekte, nachvollziehbare und fristgerechte Ausstellung ist entscheidend.

Fehlerhafte oder verspätete Bescheinigungen können nicht nur zu rechtlichen Komplikationen führen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden beeinträchtigen. Gleichzeitig bieten digitalisierte Prozesse – etwa mit einer Lösung wie Shiftbase – die Möglichkeit, diesen Teil Ihrer Lohnabrechnung effizient, fehlerfrei und gesetzeskonform abzubilden.

Wer als Arbeitgeber Wert auf Transparenz, Sorgfalt und Rechtskonformität legt, schafft eine verlässliche Grundlage für langfristige Zusammenarbeit – und sorgt dafür, dass sowohl Steuerfragen als auch interne HR-Abläufe deutlich reibungsloser verlaufen.