Get-to-Know-Meeting – Professionelle Einführungsgespräch für Arbeitgeber

Was ist ein Get-to-Know-Meeting?

Ein Get-to-Know-Meeting – häufig auch als Einführungsgespräch oder Introduction Meeting bezeichnet – ist ein strukturiertes erstes Kennenlernen zwischen neuen Mitarbeitenden und dem bestehenden Team. Für Arbeitgeber bietet sich hier die Gelegenheit, neue Teammitglieder in das Unternehmen einzuführen, Vertrauen aufzubauen und von Beginn an eine positive Beziehung zu fördern.

Mit Shiftbase lässt sich dieses Meeting nicht nur planen, sondern auch nahtlos in einen digitalen Onboarding-Prozess integrieren – ideal für wachsende Teams in Deutschland, egal ob vor Ort oder im Remote-Setting.

Warum sind Get-to-Know-Meetings für Arbeitgeber so wichtig?

Diese Meetings sind mehr als Small Talk – sie fördern das „Getting-to-Know“-Gefühl und helfen neuen Mitarbeitenden, sich als Teil des Teams zu fühlen. Studien belegen, dass eine persönliche Verbindung zu Kolleginnen und Kollegen einer der stärksten Faktoren für Mitarbeiterzufriedenheit ist.

Arbeitgebende bieten neuen Mitarbeitenden dadurch nicht nur einen Überblick über das Unternehmen, sondern auch die Gelegenheit, sich aktiv einzubringen.

Shiftbase empfiehlt, solche Gespräche fest in den Onboarding-Prozess zu integrieren – bei Bedarf auch digital über Video Calls, insbesondere in remote arbeitenden Teams.

Was sollte in der Agenda eines Get-to-Know-Meetings stehen?

In der Agenda eines Get-to-Know-Meetings sollten Arbeitgeber eine klare, strukturierte Reihenfolge festlegen, die sowohl Orientierung bietet als auch Raum für persönliche Gespräche lässt. Ziel ist es, neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern und gleichzeitig die Unternehmenskultur erlebbar zu machen.

Hier ein erprobter Ablaufvorschlag für Arbeitgeber:

🗂️ Agenda für ein Get-to-Know-Meeting

• Begrüßung und Warm-up

  • Kurze Vorstellung durch die Gastgeber: Führungskraft, HR oder Teamleitung

  • Einstieg mit einem Icebreaker oder einer informellen Frage („Was war der ungewöhnlichste Job bisher?“)

• Vorstellungsrunde im Team

  • Jedes Teammitglied nennt Name, Funktion, Arbeitsbereich und ggf. ein Fun Fact

  • Fördert Vertrauen und baut Barrieren ab

• Überblick über das Unternehmen

  • Kurze Präsentation oder informeller Überblick:

    • Unternehmensgeschichte, Werte, Vision

    • Aktuelle Projekte, Standorte, Kunden

    • Vorstellung wichtiger Tools und Plattformen (z. B. Shiftbase)

• Arbeitsweise und Erwartungen

  • Erläuterung der Prozesse: z. B. Aufgabenverteilung, Meeting-Kultur, Feedbackkultur

  • Hinweis auf erste Aufgaben, Zielsetzungen, Erwartungshaltung

• Fragen und Austausch

  • Raum für individuelle Fragen des neuen Mitarbeitenden

  • Einladung zu Feedback, z. B. „Was hätte beim Onboarding bisher besser laufen können?“

• Organisatorisches und nächste Schritte

  • To-dos: Zugänge, Tools, Termine

  • Ansprechpartner, Mentoring-Modelle

  • Optional: Einladung zu einer lockeren Teamrunde (Kaffee, Lunch, virtueller Call)

Wann und wie häufig sollte ein Get-to-Know-Meeting durchführt werden?

Ein Get-to-Know-Meeting sollte idealerweise innerhalb der ersten zwei Arbeitstage stattfinden – optimalerweise bereits am ersten Tag als Teil des strukturierten Einführungsprozesses. Das Introduction Meeting ist nicht nur ein organisatorischer Schritt, sondern ein wichtiges Signal an neue Mitarbeitende, dass sie willkommen sind und als Teil des Teams gesehen werden.

📍Empfohlener Zeitpunkt:

• 1. Get-to-Know-Meeting: Direkt zum Start (z. B. nach der Begrüßung und Ausgabe der Arbeitsmittel)

• Weitere Kennenlern-Termine: In den folgenden 1–2 Wochen mit angrenzenden Abteilungen, HR oder Geschäftsführung

• Informelle Check-ins: Nach einem Monat zur Reflexion des Starts und der Integration

🔁 Wie häufig ist sinnvoll?

Ein einmaliges Meeting reicht nicht aus, um echte Verbindungen („getting to know each other“) im Unternehmen zu fördern. Stattdessen empfiehlt Shiftbase eine Staffelung:

• Formelles Erstgespräch mit klarer Agenda

• Folgegespräch mit Peer oder Pate (z. B. eine Kollegin oder ein Kollege, der durch die erste Woche begleitet)

• Informelles „Freundeskreis-Call“ oder virtuelle Kaffeerunde via Video Call

• Feedback-Meeting nach 30 Tagen

Durch diese Staffelung entsteht nicht nur eine zwischenmenschliche Verbindung zum Team, sondern auch eine transparente Struktur, die Sicherheit gibt – besonders in verteilten oder hybriden Arbeitsumgebungen.

Wie kann man eine offene Gesprächsatmosphäre schaffen?

Eine offene Gesprächsatmosphäre entsteht nicht von selbst – sie ist das Ergebnis gezielter Vorbereitung und bewusst eingesetzter Kommunikation. Arbeitgeber, die ein Get-to-Know-Meeting durchführen, sollten dabei den Fokus auf Vertrauen, Authentizität und Zugehörigkeit legen. Bereits beim Start des Meetings sollte eine lockere, wertschätzende Grundstimmung spürbar sein. Ein einfacher Einstieg über informelle Fragen wie „Was war Ihr erster Job?“ oder „Was motiviert Sie an dieser Position?“ hilft, Distanz abzubauen und einen natürlichen Getting-to-Know-Each-Other-Moment zu schaffen.

Wichtig ist auch die aktive Beteiligung aller Teammitglieder: Wenn jede Person sich persönlich und kurz vorstellt – inklusive eines kleinen Hintergrunds oder Hobbys – fördert das die Connection im Team. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass Fragen offen formuliert sind und keine Bewertung implizieren. Statt „Warum wurde diese Aufgabe noch nicht erledigt?“ lieber fragen: „Gibt es Punkte, bei denen Unterstützung gewünscht ist?“ Solche Frageformate fördern Vertrauen und laden zur ehrlichen Rückmeldung ein.

Außerdem sollte signalisiert werden, dass Feedback willkommen ist – beispielsweise durch Sätze wie: „Dieses Gespräch dient auch dazu, von Ihrer Seite Eindrücke zu sammeln – gibt es Dinge, die Ihnen in der ersten Woche besonders aufgefallen sind?“ In Verbindung mit Tools lassen sich solche Gespräche dokumentieren und strukturiert in den weiteren Onboarding-Prozess integrieren – ohne dass der informelle Charakter verloren geht.

Mit dieser Haltung entsteht ein Umfeld, in dem sich neue Mitarbeitende gesehen fühlen und der Einstieg ins Team von Beginn an als respektvoll und menschlich wahrgenommen wird.

Fazit

Ein professionell gestaltetes Get-to-Know-Meeting ist für Arbeitgeber weit mehr als ein höflicher Einstieg – es ist ein strategisches Instrument zur Förderung von Teamzusammenhalt, Mitarbeiterbindung und positiver Unternehmenskultur. Wer bewusst eine Atmosphäre schafft, in der sich neue Mitarbeitende willkommen, gehört und eingebunden fühlen, legt den Grundstein für eine langfristig produktive Zusammenarbeit. Mit digitalen Tools lassen sich solche Meetings nicht nur effizient planen und strukturieren, sondern auch nachhaltig in den gesamten Onboarding-Prozess integrieren. So wird aus einem einfachen Kennenlernen ein wertvoller Baustein für den Unternehmenserfolg.