Krankheitsvertretung im Betrieb: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Was bedeutet Krankheitsvertretung?

Eine Krankheitsvertretung bezeichnet die vorübergehende Einstellung einer Ersatzkraft, wenn eine oder mehrere Ihrer Mitarbeitenden aufgrund einer Krankheit nicht am Arbeitsplatz erscheinen können – und das über einen längeren Zeitraum. In vielen Fällen geht es nicht nur um eine spontane Lücke für ein paar Tage, sondern um mehrwöchige oder gar monatelange Ausfälle, bei denen die Arbeitsfähigkeit ernsthaft beeinträchtigt ist.

Als Arbeitgeber stehen Sie in solchen Situationen vor mehreren Herausforderungen:

• Wie bleibt der Betrieb handlungsfähig?

• Wer übernimmt die Aufgaben der erkrankten Person?

• Wie kann die Vertretung sinnvoll organisiert werden – ohne das bestehende Team zu überlasten?

• Und nicht zuletzt: Wie gestalten Sie das Ganze rechtssicher?

Die Krankheitsvertretung ist also mehr als ein organisatorisches Thema – sie betrifft auch das Arbeitsrecht, die Mitarbeiterbindung und das betriebliche Klima.

▶️ Beispiel aus der Praxis:
Stellen Sie sich vor, eine Ihrer langjährigen Teamleitungen fällt aufgrund einer Operation für mindestens vier Monate aus. Die Aufgaben im Tagesgeschäft bleiben jedoch bestehen. Eine Kollegin aus dem Team hat nicht die Kapazität, das vollständig mit abzudecken. In diesem Fall bietet sich eine gezielte Krankheitsvertretung auf Zeit an – etwa durch eine externe Fachkraft mit befristetem Arbeitsvertrag.

Diese Vertretungslösung muss transparent kommuniziert, vertraglich klar geregelt und gut in bestehende Prozesse integriert werden – damit es weder intern zu Spannungen noch später zu rechtlichen Problemen kommt.

Wichtig zu wissen: Nicht jeder kurze Krankheitsausfall rechtfertigt eine externe Vertretung. In der Praxis ist die Krankheitsvertretung vor allem dann relevant, wenn:

• die erkrankte Person voraussichtlich länger fehlt (mehrere Wochen oder Monate),

• die Position betriebsrelevant ist (z. B. Schlüsselrollen),

• oder eine erhebliche Mehrbelastung im Team zu befürchten ist.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Krankheitsvertretungen?

Die rechtliche Grundlage für die Einstellung einer Krankheitsvertretung ist im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) verankert – genauer gesagt in § 14 Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG. Dort ist geregelt, dass ein sachlicher Grund für die Befristung eines Arbeitsvertrags vorliegt, wenn die Vertretung einer erkrankten Person erforderlich ist.

Das bedeutet konkret für Sie:
Sie dürfen eine befristete Anstellung aussprechen, wenn Sie damit eine erkrankte Person vertreten lassen. Dies gilt als sogenannter Sachgrund für die Befristung – im Gegensatz zu einer sachgrundlosen Befristung, die strengen zeitlichen Begrenzungen unterliegt.

Wichtig dabei ist:

• Die Befristung ist zweckgebunden: Sie endet mit der Rückkehr der erkrankten Person, nicht zu einem festen Datum.

• Alternativ kann die Befristung auch mit einem konkreten Enddatum versehen werden, wenn Sie über eine belastbare Rückkehrprognose verfügen (z. B. ärztlich bestätigt).

• Der Grund der Befristung – also die Krankheitsvertretung – muss im Arbeitsvertrag ausdrücklich genannt werden.

• Der oder die Vertretende darf nicht dauerhaft übernommen werden, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die vertretene Person nicht zurückkehrt. Hier drohen rechtliche Fallstricke.

Achten Sie darauf, alle Dokumente sauber zu führen – inklusive Krankmeldung, Prognose zur Rückkehr und Vertrag der Ersatzkraft. Kommt es später zu Streitigkeiten, etwa vor dem Arbeitsgericht, sind klare Nachweise entscheidend für die Rechtswirksamkeit der Befristung.

Urteile zeigen:
Gerichte erkennen die Befristung als Krankheitsvertretung nur dann an, wenn Sie als Arbeitgeber ernsthaft mit der Rückkehr der erkrankten Person rechnen durften. Bestehen erhebliche Zweifel an dieser Rückkehr – etwa nach langjähriger Arbeitsunfähigkeit ohne Besserung – kann das Gericht die Befristung für unwirksam erklären.

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Wie lange ist Krankheitsvertretung zumutbar?

Eine direkte gesetzliche Höchstgrenze für die Dauer einer Krankheitsvertretung gibt es nicht – jedenfalls nicht, solange ein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt. Das bedeutet: Solange die erkrankte Person nachweislich nicht arbeiten kann, dürfen Sie die Vertretung weiterhin befristet beschäftigen.

Allerdings gibt es zwei zentrale Aspekte, die Sie als Arbeitgeber beachten sollten:

🏢 Zumutbarkeit für das Unternehmen

Die Vertretung soll in erster Linie den Betriebsablauf absichern. Doch je länger die Krankheit dauert, desto mehr sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wird die Befristung noch dem tatsächlichen Bedarf gerecht?

• Entsteht durch ständige Verlängerungen Unsicherheit im Team?

• Wäre eine Entfristung oder Umstrukturierung unter Umständen sinnvoller?

Gerade bei langanhaltender Krankheit (über 12 Monate oder mehr) geraten Unternehmen schnell in ein organisatorisches Vakuum, in dem sowohl die Vertretungskraft als auch das Team in einer Dauerausnahmesituation stecken.

👥 Zumutbarkeit für die vertretene Person

Auch die vertretende Person hat Rechte: Wird der Vertrag mehrfach verlängert, ohne klare Perspektive oder Rückmeldung zur Rückkehr der ursprünglich erkrankten Person, kann das rechtlich problematisch werden.

Beispiel aus der Rechtsprechung:
In mehreren Urteilen haben Arbeitsgerichte entschieden, dass eine mehrjährige Befristung auf Grundlage einer Krankheitsvertretung nur dann zulässig ist, wenn die Rückkehr der vertretenen Person plausibel erscheint – z. B. bei schrittweiser Genesung oder laufender Reha. Gibt es keine realistische Prognose, darf der Vertrag nicht „ins Blaue hinein“ verlängert werden.

Praxis-Fazit:

• Eine Krankheitsvertretung ist solange zumutbar, wie sie zur Stabilisierung des Arbeitsalltags beiträgt und rechtlich korrekt begründet ist.

• Spätestens nach 18 bis 24 Monaten sollten Sie prüfen, ob eine alternative personelle Lösung sinnvoller wäre – etwa eine feste Nachbesetzung oder Reorganisation des Aufgabenbereichs.

• Wichtig: Verlängern Sie einen befristeten Vertrag nicht unbegrenzt oft, sondern immer auf Basis der aktuellen Situation und mit schriftlicher Begründung.

Fazit: Krankheitsvertretung rechtssicher und pragmatisch gestalten

Krankheitsbedingte Ausfälle gehören zum Unternehmensalltag – doch sie stellen Sie als Arbeitgeber regelmäßig vor organisatorische, rechtliche und zwischenmenschliche Herausforderungen. Mit einer sorgfältig geplanten Krankheitsvertretung auf befristeter Basis können Sie diesen Ausfällen jedoch strukturiert begegnen.

Der Schlüssel liegt in der klaren vertraglichen Regelung, der nachvollziehbaren Dokumentation und einem realistischen Blick auf die Rückkehr der erkrankten Person. Dabei sollten Sie nie „ins Blaue hinein“ verlängern oder unklare Vertragsformulierungen nutzen – denn das kann schnell zu ungewollten unbefristeten Arbeitsverhältnissen führen.

Gleichzeitig bietet die Krankheitsvertretung Ihrem Unternehmen eine wertvolle Chance zur Flexibilität: Sie sichern Arbeitsabläufe, vermeiden Überlastung im Team und behalten Ihre Personalplanung im Griff – ohne dauerhaft neue Verpflichtungen einzugehen.

Tools wie Shiftbase unterstützen Sie dabei, alle Aspekte im Blick zu behalten – von der Abwesenheitsdokumentation über Vertragslaufzeiten bis hin zur gerechten Einsatzplanung Ihrer Teams. 🚀

Eine rechtssichere Krankheitsvertretung ist also kein bürokratisches Hindernis – sondern eine praktische Lösung, um Ihre Organisation auch in schwierigen Zeiten stabil zu führen.