Krankheitsvertretung

Eine Krankheitsvertretung ist eine Ersatzkraft, die du befristet einstellst, solange eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter krankheitsbedingt länger ausfällt. Rechtlich ist die Vertretung ein sachlicher Grund für einen befristeten Arbeitsvertrag (§ 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG). Damit bist du nicht an die zwei Jahre gebunden, die für Befristungen ohne Sachgrund gelten.

Was ist eine Krankheitsvertretung?

Eine Krankheitsvertretung, auch Krankenvertretung genannt, besetzt eine Stelle vorübergehend, solange die erkrankte Person arbeitsunfähig ist. Das kann eine neue Kraft mit befristetem Vertrag sein oder jemand aus dem Team, der die Aufgaben übernimmt. Fällt jemand geplant aus, etwa im Urlaub, spricht man von einer Urlaubsvertretung.

Abgrenzung: Kurzzeitausfall vs. langfristige Vertretung

Nicht jede Krankmeldung braucht eine neue Kraft. Ein paar Tage oder ein, zwei Wochen fängst du im Dienstplan auf: Schichten tauschen, offene Schichten anbieten, Teilzeitkräfte fragen, ob sie mehr Stunden wollen. Eine eigene Krankheitsvertretung lohnt sich, wenn abzusehen ist, dass die Person mehrere Wochen oder Monate fehlt, etwa nach einer Operation mit Reha, oder wenn die Stelle schwer zu ersetzen ist, wie eine Köchin mit eigener Station oder eine Schichtleitung. Ab sechs Wochen zahlst du auch kein Gehalt mehr an die erkrankte Person, denn dann übernimmt die Krankenkasse. Was in dieser Zeit sonst gilt, steht unter langzeitkrank.

Rechtliche Grundlagen: § 14 TzBfG und der Sachgrund

Ein befristeter Arbeitsvertrag braucht einen sachlichen Grund, wenn er länger als zwei Jahre laufen soll oder die Person schon einmal bei dir beschäftigt war. Die Vertretung einer anderen Arbeitnehmerin oder eines anderen Arbeitnehmers ist so ein Grund (§ 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG). Für dich heißt das:

• Du darfst einen befristeten Vertrag für die Vertretung einer erkrankten Stammkraft schließen, ohne Höchstdauer und auch mit Menschen, die schon einmal bei dir gearbeitet haben.

• Die Befristung muss schriftlich vereinbart sein, sonst ist sie unwirksam (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Unterschreibt ihr erst nach dem ersten Arbeitstag, gilt der Arbeitsvertrag als unbefristet.

• Bei einer Zweckbefristung gehört der Zweck in den schriftlichen Vertrag, also wen die Person vertritt und dass der Vertrag mit deren Rückkehr endet.

Zweckbefristung vs. Zeitbefristung

In der Praxis ist die Doppelbefristung die übliche Lösung. Kommt die Stammkraft nicht zurück, etwa weil sie kündigt oder in Rente geht, hast du ohne festes Datum kein klares Vertragsende. Was dann gilt, ist im Einzelfall umstritten. Lass solche Fälle von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen.

Wann ist die Befristung unwirksam?

Zur Vertretung gehört eine Prognose: Bei Vertragsschluss darfst du grundsätzlich davon ausgehen, dass die erkrankte Person zurückkommt. Unwirksam wird die Befristung erst, wenn du aufgrund der Informationen, die du hattest, erhebliche Zweifel an ihrer Rückkehr haben musstest (BAG, 18.07.2012, 7 AZR 443/09). Hat dir die Stammkraft zum Beispiel schon gesagt, dass sie nicht wiederkommt, ist die Vertretung nur vorgeschoben.

Die Unterrichtungspflicht nach § 15 Abs. 2 TzBfG

Ein zweckbefristeter Vertrag endet nicht automatisch an dem Tag, an dem die Stammkraft zurückkommt. Er endet mit der Rückkehr, frühestens aber zwei Wochen, nachdem du die Vertretungskraft schriftlich über den Zeitpunkt informiert hast (§ 15 Abs. 2 TzBfG).

Ein Beispiel: Deine Küchenhilfe ist seit März krank, ein Koch vertritt sie mit Zweckbefristung. Am Freitag, 6. November 2026, erfährst du, dass sie am Montag, 16. November, zurückkommt. Gibst du dem Koch die schriftliche Mitteilung noch am 6. November, endet sein Vertrag am 20. November. Informierst du ihn erst am 16. November, läuft der Vertrag bis zum 30. November weiter, und du zahlst zwei Wochen lang zwei Leute für eine Stelle. Lässt du ihn nach dem Ende einfach weiterarbeiten und widersprichst nicht sofort, gilt das Arbeitsverhältnis als unbefristet (§ 15 Abs. 6 TzBfG).

Wie lange ist eine Krankheitsvertretung zulässig?

Eine gesetzliche Höchstdauer gibt es nicht. Solange die Stammkraft krank ist und du mit ihrer Rückkehr rechnen kannst, trägt der Sachgrund die Befristung, auch über zwei Jahre hinaus und auch, wenn du den Vertrag mehrmals verlängerst.

Kettenbefristungen: Wann sind mehrfache Verlängerungen erlaubt?

Jede Verlängerung schließt ihr wieder schriftlich und vor dem Ende des laufenden Vertrags. Bei vielen Verträgen hintereinander prüfen die Gerichte zusätzlich, ob du die Befristung missbrauchst. Entscheidend sind vor allem die Gesamtdauer und die Zahl der Verlängerungen. Als grobe Orientierung nennt das Bundesarbeitsgericht die Grenzen der sachgrundlosen Befristung: Werden sie erheblich überschritten, spricht das für Missbrauch, und du musst besondere Umstände darlegen (BAG, 7 AZR 443/09). Wer dieselbe Person jahrelang auf wechselnden Vertretungsstellen beschäftigt, hat in Wahrheit oft einen Dauerbedarf.

Zumutbarkeit für dein Unternehmen

Wie lange eine Vertretung zumutbar ist, regelt kein Gesetz. Die Frage ist eher, ab wann die Vertretung nicht mehr zum Bedarf passt. Fehlt die Stammkraft schon über ein Jahr und ist keine Rückkehr in Sicht, lohnt ein Gespräch über die nächsten Schritte, etwa im betrieblichen Eingliederungsmanagement. Auch für die Vertretungskraft ist eine Kette kurzer Verlängerungen schwer planbar: Wer nur ein paar Monate Perspektive hat, sucht weiter.

Intern oder extern vertreten? Deine Optionen im Überblick

Kolleginnen und Kollegen vertreten länger

Übernimmt jemand aus dem Team die Aufgaben, brauchst du keinen neuen Vertrag. Im Rahmen des bestehenden Vertrags kannst du Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen festlegen (§ 106 GewO, das Direktionsrecht). Mehr Stunden, als im Vertrag stehen, kannst du so aber nicht anordnen, dafür braucht es die Zustimmung oder eine Überstundenregel im Vertrag. Achte darauf, dass die Mehrarbeit nicht immer an denselben hängt, und halte die zusätzlichen Stunden in der Zeiterfassung fest.

Aushilfen und Zeitarbeitskräfte

In Gastronomie, Handel und Logistik sind Aushilfen oder Zeitarbeitskräfte oft am schnellsten verfügbar. Zeitarbeit läuft über das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und einen Vertrag mit dem Verleiher, nicht über eine Befristung nach § 14 TzBfG.

Externe Fachkräfte mit befristetem Arbeitsvertrag

Bei langer Abwesenheit oder einer Stelle, die Erfahrung braucht, stellst du eine Fachkraft direkt mit befristetem Vertrag ein. Hier greift der Sachgrund Vertretung.

Schritt für Schritt: So stellst du eine Krankheitsvertretung ein

• Bedarf prüfen: Reicht eine Lösung im Dienstplan, oder braucht es eine eigene Kraft?

• Rückkehr einschätzen: Was weißt du über die voraussichtliche Dauer? Notiere, worauf deine Prognose beruht.

• Form wählen: Zweck-, Zeit- oder Doppelbefristung.

• Vertrag vor dem ersten Arbeitstag von beiden Seiten unterschreiben lassen, mit Zweck, Enddatum und Kündigungsklausel.

• Einarbeitung planen: Aufgabenliste, Ansprechperson, die ersten Schichten mit jemandem, der den Laden kennt. Mehr zum Onboarding.

• Vor jedem Vertragsende neu bewerten und eine Verlängerung rechtzeitig schriftlich vereinbaren.

• Rückkehr ankündigen: die Vertretungskraft schriftlich informieren, sobald das Datum feststeht.

Den Arbeitsvertrag richtig gestalten

Pflichtangaben im Vertrag

• den Namen der vertretenen Person und den Vertretungszweck

• die Befristung: Zweck, festes Enddatum oder beides

• eine Kündigungsklausel: Ohne sie kann ein befristeter Vertrag nicht ordentlich gekündigt werden (§ 15 Abs. 4 TzBfG)

• die üblichen Bestandteile wie Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und eine Probezeit, die zur erwarteten Dauer passt

Eine mögliche Klausel für die Doppelbefristung:

„Das Arbeitsverhältnis ist gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG zur Vertretung von [Name] befristet, die krankheitsbedingt vorübergehend abwesend ist. Es endet mit der Rückkehr von [Name] an den Arbeitsplatz, frühestens zwei Wochen nach schriftlicher Unterrichtung gemäß § 15 Abs. 2 TzBfG, spätestens jedoch am [Datum].“

Was passiert, wenn die vertretene Person nicht zurückkommt?

Mit einem festen Enddatum endet der Vertrag spätestens an diesem Tag. Ohne festes Datum ist unklar, wann eine reine Zweckbefristung endet, wenn die Stammkraft kündigt, in Rente geht oder stirbt. Das ist der wichtigste Grund für die Doppelbefristung. Willst du die Vertretungskraft behalten, bietest du ihr einen neuen, unbefristeten Vertrag an.

Übergabe und Wiedereingliederung nach der Rückkehr

Kommt die Stammkraft zurück, steigt sie oft nicht sofort voll ein. Bei einer stufenweisen Wiedereingliederung nach § 74 SGB V arbeitet sie zunächst wenige Stunden und bleibt krankgeschrieben. In dieser Zeit kann es sinnvoll sein, die Vertretung noch zu halten, mit einer Zeitbefristung bis zum Ende der Wiedereingliederung. Wie der Wiedereinstieg abläuft, steht unter Rückkehr an den Arbeitsplatz.

• Übergabegespräch mit Stammkraft, Vertretung und Teamleitung

• offene Aufgaben und Absprachen schriftlich festhalten

• dem Team sagen, ab wann wer wieder welche Schichten übernimmt

• der Vertretungskraft ein Zeugnis ausstellen

Krankheitsvertretung mit Shiftbase organisieren

In Shiftbase trägst du die Krankheit als Abwesenheit ein, bei Bedarf mit unbekanntem Enddatum. Die Schichten im Zeitraum lässt du stehen, entfernst sie oder machst sie zu offenen Schichten, die jemand aus dem Team übernehmen kann. Die Vertretungskraft planst du im Dienstplan wie alle anderen, und die zusätzlichen Stunden der Kolleginnen und Kollegen siehst du in der Zeiterfassung. In der Personalverwaltung trägt die Vertretungskraft mit HR Pro ihre Daten über einen Link selbst ein, und Shiftbase erstellt den Vertrag aus deiner Vorlage. Die Befristungsabrede muss trotzdem vor Arbeitsbeginn schriftlich von beiden Seiten unterschrieben sein. Alle Abwesenheiten des Teams siehst du in der Abwesenheitsplanung.