Übernachtungspauschale: Ein Leitfaden für Geschäftsreisende

Was ist eine Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale, oft auch als Übernachtungsgeld bezeichnet, ist ein im Voraus festgelegter Geldbetrag, der Einzelpersonen – häufig von ihren Arbeitgebern – zur Verfügung gestellt wird, um die Kosten für Unterbringung während bestimmter Anlässe wie Geschäfts- oder Dienstreisen zu decken. Mit dieser Pauschale sollen die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen in Hotels oder anderen Unterkünften außerhalb des regulären Wohnortes kompensiert werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Übernachtungspauschale in der Regel nicht steuerpflichtig ist und als praktische Methode dient, um Personen auf ihren Reisen finanziell zu unterstützen. Die Höhe dieser Pauschale kann je nach Faktoren wie Ort, Art der Unterkunft, Luxusniveau und Aufenthaltsdauer variieren. Das Bundesfinanzministerium passt die Beträge für Reisen innerhalb Deutschlands und ins Ausland in der Regel jährlich an.

Wer zahlt die Reisekosten und die Übernachtungspauschale?

Die Verantwortung für die Übernahme der Reisekosten und der Übernachtungspauschale liegt in einem flexiblen Rahmen, da es vonseiten des Gesetzgebers keine strikten Vorgaben gibt. Dies bietet Arbeitgebern einen weiten Spielraum bei der Festlegung ihrer Erstattungspolitik.

Arbeitgeber haben dabei mehrere Optionen:

• Sie können Außendienstmitarbeitern gemäß dem BRKG eine pauschale Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Tag gewähren.
• Alternativ können Arbeitgeber die tatsächlichen Übernachtungskosten ihrer Mitarbeiter erstatten, anstatt einen standardisierten Betrag zu verwenden.
• Es steht den Arbeitgebern auch frei, ganz auf die Erstattung von Reisekosten zu verzichten.
• Weiterhin können Arbeitgeber je nach Art der Dienstreise individuell entscheiden und die Erstattung der anfallenden Übernachtungskosten mittels einer detaillierten Reisekostenabrechnung regeln.

Es ist wichtig zu betonen, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber die Übernachtungskosten steuerlich geltend machen können. Allerdings dürfen nicht beide Parteien gleichzeitig Übernachtungskosten steuerlich absetzen.

Zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit Reisen

Bei Geschäftsreisen können weitere Kosten entstehen, wie Gepäcktransport, Parkgebühren und Trinkgelder. Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, diese Kosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung zu übernehmen. Falls der Arbeitgeber diese Kosten nicht trägt, kann der Arbeitnehmer die Belege sammeln und sie in seiner Steuererklärung als Werbungskosten gemäß § 9 EStG absetzen. Dabei ist zu beachten, dass die Prämien für eine Auslandskrankenversicherung steuerlich nicht absetzbar sind.

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale in Deutschland?

Übernachtungspauschale in Deutschland 2023

Für 2023 wird das Übernachtungsgeld in Deutschland vom Bundesfinanzministerium festgelegt, wobei die Überprüfung und Anpassung in der Regel zum 1. Januar jeden Jahres erfolgt. Dies betrifft sowohl Übernachtungen im Inland als auch im Ausland. Es kann zu Anpassungen kommen, insbesondere für Reisen innerhalb Deutschlands. Die Regelungen hierzu finden sich im Bundesreisekostengesetz (BRKG).

Im Jahr 2023 wurde die Übernachtungspauschale für Dienstreisen innerhalb Deutschlands auf 20 Euro pro Nacht festgesetzt. Arbeitgeber können diesen Betrag für bis zu drei aufeinanderfolgende Monate an ihre Mitarbeiter auszahlen.

Es ist für Personalabteilungen interessant zu wissen, dass Unternehmen durchaus die Möglichkeit haben, höhere Pauschalsätze für Übernachtungskosten festzulegen. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass Beträge, die die festgelegte Übernachtungspauschale von 20 Euro überschreiten, steuerlich relevant werden.

Übersicht der Änderungen bei der Übernachtungspauschale in 2024

Die Übernachtungspauschale hat sich im Jahr 2024 in einigen wesentlichen Punkten geändert, um den Anforderungen moderner Geschäftsreisen besser gerecht zu werden. Hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Anpassungen:

Höhe der Pauschale: Die Pauschale wurde angehoben, um gestiegenen Kosten für Unterkünfte Rechnung zu tragen. Dies soll sicherstellen, dass Mitarbeiter auf Geschäftsreisen komfortabel untergebracht werden können, ohne persönliche Zusatzkosten befürchten zu müssen.

Anpassung an Reiseziele: Die Pauschalen differenzieren jetzt stärker nach Reisezielen, wobei besonders teure Städte und Regionen höhere Sätze erhalten. Diese geografische Staffelung trägt den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten Rechnung.

Digitale Abrechnung: Die Prozesse zur Beantragung und Abrechnung der Pauschale wurden vereinfacht und digitalisiert. Dies erleichtert die schnelle und unkomplizierte Erstattung der Übernachtungskosten.

Nachhaltigkeitskomponente: Es wurden Anreize für die Auswahl umweltfreundlicher Unterkünfte geschaffen. Mitarbeiter, die nachhaltige Optionen wählen, können unter Umständen eine höhere Pauschale beanspruchen.

Flexibilität bei längeren Aufenthalten: Für Langzeitprojekte oder -einsätze wurden die Regelungen flexibler gestaltet, um eine gerechte Kostendeckung über längere Zeiträume zu gewährleisten.

Klarheit bei Sonderfällen: Die Richtlinien für Sonderfälle, wie etwa die Erstattung von Kosten für Begleitpersonen bei Geschäftsreisen, wurden präzisiert, um Missverständnisse zu vermeiden.

Diese Änderungen sollen die Übernachtungspauschale attraktiver machen und die Abwicklung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinfachen. Zugleich wird ein Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet und den veränderten Anforderungen des Geschäftsreiseverkehrs Rechnung getragen.

Welche Übernachtungspauschale gilt im Ausland?

Die Höhe der Übernachtungspauschale, die für Dienstreisen ins Ausland gilt, hängt vom jeweiligen Zielland ab. Das Bundesfinanzministerium (BFM) gibt jährlich eine Liste mit den geltenden Pauschbeträgen für Übernachtungen und Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland heraus. Diese Pauschalen berücksichtigen die unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den verschiedenen Ländern und Regionen.

In dieser Liste sind Länder von A bis Z aufgeführt, und für jedes Land wird ein bestimmter Betrag als Übernachtungspauschale festgelegt. Für einige Länder können sogar unterschiedliche Beträge je nach Stadt oder Region gelten, da in manchen Großstädten oder touristischen Zentren die Kosten höher sind als in anderen Teilen des Landes.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Pauschalen nur dann zur Anwendung kommen, wenn der Arbeitnehmer oder Selbstständige keine Belege über tatsächlich entstandene Übernachtungskosten vorlegen kann oder möchte. Kann er Belege vorlegen, werden die tatsächlichen Kosten erstattet.

Für die aktuell geltenden Übernachtungspauschalen im jeweiligen Jahr sollte man einen Blick in die jährliche Bekanntmachung des BFM werfen oder die entsprechenden Informationen direkt beim Finanzamt oder Steuerberater einholen.

Wer hat Anspruch auf die Übernachtungspauschale?

Der Anspruch auf die Übernachtungspauschale ist primär für Arbeitnehmer vorgesehen, die im Auftrag ihres Arbeitgebers eine Geschäfts- oder Dienstreise antreten. Hier sind die wichtigsten Details:

Arbeitnehmer auf Dienstreise

Wenn ein Arbeitnehmer für berufliche Zwecke reist und dadurch Übernachtungskosten entstehen, hat er Anspruch auf die Übernachtungspauschale, sofern diese vom Arbeitgeber gewährt wird. Dies kann beispielsweise bei Schulungen, Meetings oder anderen beruflichen Verpflichtungen der Fall sein.

Ort der Übernachtung

Es spielt keine Rolle, ob der Arbeitnehmer in einem Hotel, einer Pension oder einer anderen Unterkunft übernachtet. Wichtig ist nur, dass es sich um eine berufsbedingte Übernachtung handelt.

Kein Anspruch bei privater Unterbringung

Wenn der Arbeitnehmer beispielsweise bei Freunden oder Familie übernachtet, besteht in der Regel kein Anspruch auf eine Übernachtungspauschale.

Selbstständige und Freiberufler sowie Freelancer

Für Selbstständige in Deutschland existiert keine vergleichbare pauschale Übernachtungskostenregelung wie für Arbeitnehmer. Selbstständige können keine standardisierte Übernachtungspauschale geltend machen. Statt dessen müssen sie ihre tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben buchen und in ihrer Einkommensteuererklärung angeben.

Freiberufler und Freelancer können in Deutschland nicht wie Angestellte eine festgelegte Übernachtungspauschale für Geschäftsreisen geltend machen. Stattdessen können sie die tatsächlichen Kosten für ihre Übernachtungen als Betriebsausgaben in ihrer Einkommensteuererklärung absetzen, sofern die Übernachtungen betrieblich veranlasst sind.

Wenn Freiberufler oder Freelancer also geschäftlich unterwegs sind und Übernachtungskosten anfallen, sollten sie die entsprechenden Belege (z. B. Hotelrechnungen) sorgfältig aufbewahren. Diese Kosten können dann in der Buchhaltung als Betriebsausgaben verbucht und in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Hierbei ist zu beachten, dass nur der tatsächliche, belegte Betrag abgesetzt werden kann und keine Pauschalen, wie sie bei Arbeitnehmern üblich sind.

Es ist auch wichtig zu betonen, dass luxuriöse oder unangemessen teure Übernachtungen vom Finanzamt kritisch betrachtet werden können. Es empfiehlt sich also, bei der Auswahl der Unterkunft auf ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis zu achten.

Vorteile: Wieso gibt es die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale bietet Arbeitnehmern und Arbeitgebern zahlreiche Vorteile:

• Vereinfachte Abrechnung: Es entfällt das Sammeln einzelner Rechnungen, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt.
• Steuerliche Vorteile: Die Pauschale ist für Arbeitnehmer bis zu einem festgelegten Betrag steuerfrei.
• Flexibilität für Arbeitnehmer: Findet er eine günstigere Unterkunft, behält er die Differenz.
• Kostentransparenz für Arbeitgeber: Geschäftsreisekosten sind vorhersehbar und planbar.
• Förderung von Geschäftsreisen: Mitarbeiter wissen, dass ihre Übernachtungskosten gedeckt sind.

Kurz gesagt, die Pauschale erleichtert die Abrechnung und fördert wirtschaftliches Handeln bei Geschäftsreisen.

Wann muss ein Nachweis erbracht werden?

Potenzialeinschätzungen dienen in Unternehmen verschiedenen Zwecken, darunter der Besetzung von offenen Stellen, der Planung von Nachfolgern für Fach- und Führungskräfte, der individuellen Karriereentwicklung sowie der Bestimmung des Weiterbildungsbedarfs.

Bei der Abrechnung der tatsächlichen Übernachtungskosten müssen Geschäftsreisende diese Ausgaben in ihren Reisekostenabrechnungen belegen. Üblicherweise geschieht dies durch Vorlage von Hotelrechnungen.

Wenn der Arbeitgeber jedoch die Übernachtungskosten direkt erstattet, ist das Einreichen von Quittungen nicht zwingend notwendig. Dies liegt daran, dass die steuerfreie Übernachtungspauschale (bis zu einem Betrag von 20 €) nicht als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden kann. Viele Unternehmen fordern jedoch weiterhin Belege, um sicherzugehen, dass die erstatteten Beträge den tatsächlichen Kosten entsprechen. Dieses Verfahren ist sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen gängig. Um es deutlich zu machen: Wenn Sie während einer Geschäftsreise privat, beispielsweise bei Freunden, übernachten, haben Sie keinen Anspruch auf das pauschale Übernachtungsgeld.

Insbesondere bei Reisen ins Ausland wird die dortige Umsatzsteuer nicht als vorsteuerabzugsfähig betrachtet, sondern fließt als Teil der Übernachtungskosten ein.

Ist es möglich, eine Übernachtungspauschale ohne Nachweis in Anspruch zu nehmen?

Obwohl der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale nicht steuerlich geltend machen kann, ist die Vorlage einer Hotelquittung nicht zwingend erforderlich. Bestimmte Unternehmen können jedoch diesen Nachweis verlangen, da die Pauschale möglicherweise nur dann ausgezahlt wird, wenn tatsächlich Kosten anfallen.

Übernachtungspauschale und Steuererklärung

Potenzialbewertungen sind insbesondere bei internen Stellenausschreibungen, Karriereplanung und Weiterbildungsbedarf von Bedeutung. Bei der Übernachtungspauschale, die sowohl für Inlands- als auch Auslandsreisen gilt, handelt es sich um steuerfreie Beträge gemäß § 3 Einkommensteuergesetz. Geschäftsreisende, die während mehrtägiger Dienstreisen weniger für ihre Unterkunft ausgeben als die ihnen gewährte Pauschale, können die Differenz behalten – dies ist häufig bei Reisen ins Ausland der Fall. Eine strategische Wahl der Unterkunft kann bei längeren Aufenthalten sogar zu einem finanziellen Vorteil führen.

Wenn der Arbeitgeber auf die Übernachtungspauschale verzichtet und stattdessen die tatsächlichen Kosten übernimmt, profitieren beide Seiten: Die Mitarbeiter erhalten eine vollständige Kostenerstattung und das Unternehmen kann die Betriebsausgaben und somit auch die Steuerbelastung reduzieren.

Für den Fall, dass Mitarbeiter die Reisekosten selbst tragen müssen, ist eine gewissenhafte Dokumentation aller Ausgaben, nicht nur der Übernachtungskosten, essentiell. Diese können dann in der Steuererklärung als Werbungskosten abgesetzt werden, was besonders interessant wird, wenn der Pauschbetrag von 1.000 EUR überschritten wird.

Wie gibt man sie richtig an?

Es gibt einige wesentliche Aspekte, die bei der Behandlung der Übernachtungspauschale in der Steuererklärung beachtet werden sollten:

• Selbst getragene Kosten: Wenn Arbeitnehmer ihre Reisekosten selbst übernehmen, können diese als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

• Vom Arbeitgeber gezahlte Pauschale: Wird eine Pauschale vom Arbeitgeber gezahlt, erhält der Mitarbeiter diesen Betrag brutto. Beide Parteien profitieren hiervon, doch weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber können diesen Pauschalbetrag steuerlich geltend machen.

• Überschreitung der Pauschalsätze: Zahlt der Arbeitgeber mehr als den festgelegten Satz, kann dies steuerliche Konsequenzen haben.

• Volle Kostenerstattung durch den Arbeitgeber: Werden sämtliche Kosten von der Firma getragen, kann diese die Ausgaben als Betriebskosten steuerlich absetzen. Hierzu sind entsprechende Belege, wie Hotelrechnungen, notwendig.

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