Niemand füllt gerne Spesenabrechnungen nach einer Geschäftsreise aus, aber jeder weiß, dass sie notwendig sind. Auch wenn Reisekostenabrechnungen zunächst sehr kompliziert aussehen können, sind sie ganz einfach. Eine Reisekostenabrechnung schlüsselt das für Geschäftsreisen ausgegebene Geld auf, einschließlich Flug, Unterkunft, Verpflegung, Transportkosten und Nebenkosten. Die genaue Verfolgung dieser Informationen hilft Unternehmen dabei, ihre Budgets einzuhalten und Ausgabenmuster zu analysieren.
Die Reisekostenabrechnung in Unternehmen umfasst typischerweise die Erfassung der Reisekosteninformationen der Mitarbeiter und deren Abgleich mit den Unternehmensbudgets. Unternehmen können das Ist-Kosten-Verfahren oder eine festgelegte Pauschale verwenden, um zu begrenzen, wie viel ein Mitarbeiter für Geschäftsreisen ausgeben kann. Durch die Protokollierung aller Ausgaben können Unternehmen Betrug verhindern und steuerliche und andere gesetzliche Vorschriften einhalten.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Eine Reisekostenabrechnung listet alle Kosten auf, die während einer Dienstreise anfallen. Der Begriff „Reise“ bezieht sich in diesem besonderen Zusammenhang auf die gleichzeitige Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsplatz infolge beruflicher Tätigkeit im Ausland. Aufgrund einer entsprechenden Bescheinigung können Arbeitnehmer angefallene Reisekosten, die der Arbeitgeber nicht als Werbungskosten erstattet hat, in ihrer Steuererklärung angeben. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, benötigt er die Reisekostenabrechnung, um die Aufwendungen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen zu können.
Die Ausgaben sind in der Reisekostenabrechnung in die folgenden vier Kategorien einzuteilen:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisekosten
Grundsätzlich sind alle Ausgaben durch Rechnungen, Quittungen, Tickets o.ä. nachzuweisen. Zur Vereinfachung können Sie in der Reisekostenabrechnung verschiedene Pauschalen verwenden, zB die Kilometer- und Verpflegungspauschale. Diese definieren bestimmte Pauschalbeträge (auch Pauschalbeträge), die jährlich neu festgelegt werden und zur Berechnung der Kosten herangezogen werden können. So können Sie auf die oft sehr aufwändige Einzelermittlung der tatsächlichen Ausgaben für Dienstreisen verzichten.
Wer zahlt die Reisekosten?
Der Arbeitgeber ist fast immer derjenige, der die Reisekosten bezahlt, die in der Steuersaison als Betriebsabzug abgesetzt werden können.
In manchen Fällen übernimmt der Arbeitgeber die anfallenden Fahrtkosten nicht, z. B. wenn die Entfernung von der Wohnung zur außerbetrieblichen Tätigkeit kürzer ist als zum Büro. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer seine Reisekosten als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen. Alle Belege, wie z. B. Tankbelege, Fahrtenbuch, Hotelrechnungen oder Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel, unbedingt aufbewahren und mitschicken.
Was sind die formalen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung?
Grundsätzlich gibt es für die Reisekostenabrechnung keine formalen Vorgaben. Aus rechtlicher Sicht bedarf es weder einer Unterschrift noch einer bestimmten Form. Damit können Sie Ihre Reisekostenabrechnung theoretisch auf einem gewöhnlichen Blatt Papier und von Hand ausfüllen. Dennoch ist es schon aus praktischen Gründen ratsam, ein Formular zu verwenden. Denn ein vorgegebenes Formular erleichtert die Prüfung durch die Buchhaltung und verhindert unnötige Fehler.
Gerade in Unternehmen, in denen Geschäftsreisen zum Alltag gehören, erfolgt die Reisekostenabrechnung automatisiert. Das reduziert die Fehlerquote und vereinfacht die Reisekostenabrechnung inklusive der damit verbundenen Prozesse erheblich.
Wenn eine speziell dafür entwickelte Software nicht rentabel ist, weil Geschäftsreisen selten sind oder nur maximal drei bis vier Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, ist eine Excel-Vorlage mit integrierten Formular- und Formelfeldern hilfreich. Einmal erstellt, sparen Sie Zeit und sorgen für korrekte Ergebnisse.
Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?
Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Sie für Ihr Unternehmen auf Dienstreise gehen. Das bedeutet, dass Sie außerhalb der ständigen Arbeitsstätte eine Tätigkeit für das Unternehmen ausüben.
Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Nebentätigkeit als Dienstreise einzustufen ist. Besuchen Sie beispielsweise einen Kunden zwei Kilometer von Ihrem festen Arbeitsplatz entfernt, handelt es sich um eine reine Nebentätigkeit ohne Anspruch auf Fahrtkostenerstattung. Als Dienstreise gilt in erster Linie eine Auslandstätigkeit, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenzen liegt.
Typische Gründe für Geschäftsreisen:
- Kundentermine außerhalb der Stadtgrenzen
- Persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens
- Reisen zu firmeneigenen Büros
- Besuch von Messen, Schulungen oder Tagungen
Die Fahrt zu den Niederlassungen des eigenen Unternehmens wird nur als Dienstreise, wenn die Entfernung zwischen Wohnort und Niederlassung weiter ist als der Weg zur ständigen Arbeitsstätte. In diesem Fall gilt die Reisezeit als Arbeitszeit und der Arbeitnehmer kann die Reisekosten in jedem Fall über eine Reisekostenabrechnung geltend machen.
Auslandsaufenthalte von mehr als drei Monaten gelten nicht als Dienstreise. In diesem Fall erkennt das Finanzamt die Reisekostenabrechnung für maximal drei Monate an. Nach Ablauf dieser Frist erhält die Arbeitsstätte den Status einer regulären Arbeitsstätte. Diese Situation tritt jedoch nicht ein, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb der Frist an mehreren Arbeitsplätzen aufhält. Ein typisches Beispiel ist der Job eines Monteurs, der jeden Monat an einem anderen Standort arbeitet.
Reisekostenabrechnung im Unternehmen
Die Reisekostenabrechnung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein effektives Instrument, um die angefallenen Betriebskosten korrekt zu erfassen. Daher ist es wichtig, alle Reisekosten zu erfassen und in die Abrechnung zu integrieren. Dies umfasst sowohl solche, die das Unternehmen direkt durch Tagegelder und Pauschalbeträge oder Quittungen bezahlt, als auch solche, die dem Mitarbeiter oder Reisenden durch Vorauszahlungen entstehen.
Die aktuell geltenden Lohnsteuerrichtlinien sind in jedem Fall zu beachten, da sie regeln, welche Reisekosten ohne Lohnsteuer abgerechnet werden können. Auf Grundlage einer entsprechenden Dienstreiseabrechnung können Arbeitnehmer die entstandenen Reisekosten, die ihr Arbeitgeber nicht erstattet hat, in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Was genau beinhalten die Reisekosten?
Reisekosten können Ausgaben umfassen, die vor Reiseantritt, während der Reise und nach Ankunft am Zielort anfallen. Dazu gehören:
1) Fahrkosten
Können Sie geltend machen, sobald Sie nicht mit einem Dienstwagen unterwegs sind, sowohl auf der Hin- als auch auf der Rückfahrt. Dies gilt für Privat- und Mietwagen, Flugzeuge, Taxis und Züge. Wichtig ist, dass Sie genau dokumentieren, wie hoch die Kosten für den Dienstreiseteil wirklich waren. Während Sie bei den meisten Verkehrsmitteln problemlos eine Quittung oder einen Zahlungsbeleg erhalten, müssen Sie bei Ihrem privaten Pkw anders vorgehen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kilometerpauschale oder den fahrzeugspezifischen Kilometertarif zu nutzen. Für private Pkw ist das Fahrtenbuch jedenfalls Pflicht. Diese sollten Sie immer aktuell halten. Nach Wochen kann sich niemand mehr an jede einzelne Fahrt erinnern.
2) Übernachtungskosten
Diese werden aus Hotel- oder Apartmentpreisen berechnet. Stellen Sie auch hier sicher, dass Sie korrekte Quittungen einreichen. Sie können diese vollständig angeben. Während Arbeitnehmer auch eine Übernachtungspauschale angeben können, sind Unternehmer verpflichtet, die „nachweisbaren Kosten“ anzusetzen.
3) Verpflegungsmehraufwand
Bei diesem Posten geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie zu Hause günstiger essen als unterwegs. Wenn Sie auf Dienstreise gehen, können Sie bis zu 28 Euro pro Tag für Verpflegung angeben. Sie können diese Rate verkürzen, aber nicht erhöhen. Die Regelung setzt sich wie folgt zusammen:
- Wenn Sie täglich mehr als 8 Stunden unterwegs sind, erhalten Sie 14 Euro pro Tag.
- Für den An- und Abreisetag erhalten Sie jeweils 14 Euro. Dauert die Fahrt länger, können Sie die 28 Euro pro Tag für jeden vollen 24-Stunden-Tag nutzen. Wenn Ihre Übernachtung Frühstück beinhaltet, müssen Sie den Preis kürzen. Dies gilt auch, wenn Sie von einem Kunden zum Essen eingeladen werden.
- Ziehen Sie 20 % für Frühstück und 40 % für Mittag- und Abendessen ab. Auf die gleiche Weise können auch Mahlzeiten abgesetzt werden, für die Sie einen genauen Preis festlegen können. Sie sind nicht verpflichtet, den Betrag um den angegebenen Prozentsatz zu kürzen. Die Pauschale darf jedoch nicht unter null fallen. Wenn Sie von einem Kunden zu einem Essen eingeladen werden, das mehr als 28 Euro pro Tag kostet, müssen Sie nicht extra bezahlen. Der Steuersatz beträgt hier 7 %.
4) Reisekosten
Bei Reisen gibt es viele Posten, die nicht in die oben genannten Pauschalen fallen. Das werden Sie schnell merken, wenn Sie eine Reisekostenabrechnung einreichen möchten. Zu den Reisenebenkosten gehören Telefonkosten, Trinkgelder, Eintritte zu Fachveranstaltungen wie Messen oder Ausstellungen, Mautgebühren, Gepäckversicherung, Kosten für Schließfächer, Parkkosten, etwaige Schadensersatzansprüche bei einem Verkehrsunfall und WLAN im Hotel. Bei diesen Kosten gelten wieder die 19%.
Was kann nicht als Reisekosten angegeben werden?
Natürlich sollten Sie nur notwendige Kosten vom Finanzamt abziehen. Nicht abzugsfähig sind zum Beispiel Bußgelder, die für Schwarzfahren, Blitzer oder Falschparken verhängt werden. Auch die Minibar im Hotel, PayTV oder Massagen sind nicht abzugsfähig. Dieser ist auch dann nicht abzugsfähig, wenn Sie mit Übergepäck reisen und dieses bezahlen müssen.
Wichtig ist bei allen Kosten, dass Sie angeben wollen, dass der Beleg erforderlich ist. Wenn Sie für einen Betrag keine Quittung erhalten können – denken Sie an Trinkgelder, die nicht auf Quittungen für Bewirtungen aufgeführt sind – können Sie Ihre eigene Quittung erstellen. Sollten diese eigenen Belege nicht den Großteil der eingereichten Belege ausmachen, ist das überhaupt kein Problem. Bei Reisekostenabrechnungen gilt der aus der Buchhaltung bekannte Satz Keine Buchung ohne Beleg.
