Dienstreise: Tipps zur Planung, Abrechnung und Reisekostenerstattung

Was ist eine Dienstreise? - Definition

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise, die ein Mitarbeiter außerhalb seines gewöhnlichen Arbeitsortes bzw. der ersten Tätigkeitsstätte unternimmt – im Auftrag des Arbeitgebers.

Typische Beispiele sind:

• Kundentermine außerhalb des Büros

• Besuche von Messen oder Seminaren

• Projektmeetings in anderen Niederlassungen

• Außendienstreisen

Wichtig: Eine Dienstreise ist nicht gleichzusetzen mit dem normalen Arbeitsweg zur Arbeitsstätte (das wäre „Wegezeit“). Auch private Reisen mit beruflichem Anlass gelten nicht als Dienstreise im arbeitsrechtlichen Sinne.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen:

Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden „Dienstreise“ und „Geschäftsreise“ oft synonym verwendet. Im arbeitsrechtlichen Sinne besteht jedoch ein feiner Unterschied – insbesondere aus Sicht des Arbeitgebers.

1. Dienstreise (Begriff aus dem Arbeitsrecht)

• Wird innerhalb eines Arbeitsverhältnisses durchgeführt

• Findet im Auftrag des Arbeitgebers statt

• Betrifft Arbeitnehmer, die ihre übliche Tätigkeitsstätte verlassen

• Beispiel: Ein Angestellter fährt von Hamburg nach München zum Kundentermin

➡️ Rechtliche Relevanz:
Die Dienstreise unterliegt arbeitsrechtlichen Regelungen zu Arbeitszeit, Unfallversicherung, Kostenerstattung und ggf. Tarifverträgen.

2. Geschäftsreise (weiter gefasst, wirtschaftlicher Begriff)

• Umfasst alle berufsbedingten Reisen, auch von Selbstständigen, Unternehmern oder Geschäftsführern

• Wird häufig in der Steuerwelt verwendet (z. B. bei Werbungskosten)

• Beispiel: Ein Freelancer reist zur Fachmesse nach Berlin

➡️ Rechtliche Relevanz:
Der Begriff wird eher im steuerlichen Kontext genutzt. Es geht um die Absetzbarkeit von Kosten – unabhängig von einem klassischen Arbeitsverhältnis.

Vergleichstabelle:

Wenn Sie Mitarbeiter auf Reisen schicken, sprechen Sie aus arbeitsrechtlicher Sicht von einer Dienstreise.
In Steuerformularen oder bei der Buchhaltung kann das Ganze als Geschäftsreise bezeichnet werden – besonders bei Führungskräften oder externen Beratern.

Zählt eine Dienstreise zur Arbeitszeit?

Ja – aber nicht immer.
Ob eine Dienstreise zur Arbeitszeit zählt, hängt davon ab, welche Tätigkeiten während der Reise stattfinden und wie die arbeitsvertraglichen oder tariflichen Regelungen gestaltet sind.

Differenzierung: Arbeitszeit vs. Reisezeit

Was sagen Gesetze und Urteile?

Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird, als Arbeitszeit zu werten – inklusive Fahrten mit dem eigenen Auto oder betrieblich genutzten Fahrzeugen.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) urteilte zudem, dass bei Auslandsreisen lange Reisezeiten unter bestimmten Umständen ebenfalls als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten können (BAG, Urteil vom 17.10.2018 – 5 AZR 553/17).

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber:

• Klare Regelungen im Arbeitsvertrag schaffen

• Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen prüfen

• Dienstreisezeiten erfassen, z. B. mit Tools wie Shiftbase

Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt abends um 19:00 Uhr mit dem Auto zu einem Kundentermin am nächsten Morgen.
➡️ Diese Zeit gilt als Arbeitszeit, da er selbst aktiv fährt – auch wenn sie außerhalb der regulären Arbeitszeit liegt.

Welche Kosten muss der Arbeitgeber bei einer Dienstreise übernehmen?

Als Arbeitgeber sind Sie nach § 670 BGB verpflichtet, alle notwendigen und angemessenen Aufwendungen zu erstatten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen einer genehmigten Dienstreise für die Erfüllung seiner Arbeit tätigt – sofern kein anderer Erstattungsweg (z. B. über eine Spesenpauschale) vereinbart wurde.

Voraussetzung für Kostenerstattung:

1. Dienstreise wurde angeordnet oder genehmigt

2. Belege und Nachweise werden vollständig eingereicht (außer bei Pauschalen)

3. Die Kosten sind berufsbedingt und verhältnismäßig

Wichtig für die Praxis:

• Eine betriebliche Reisekostenrichtlinie hilft, klare Spielregeln zu schaffen (z. B. Budgetgrenzen, erlaubte Verkehrsmittel)

• Ohne schriftliche Regelung sind Sie gesetzlich zur Erstattung verpflichtet, sofern die Dienstreise betrieblich veranlasst war

• Verpflegungspauschalen dürfen nicht gekürzt werden – außer wenn Mahlzeiten gestellt werden (z. B. Frühstück im Hotel)

Arbeitgeber sollten vor Antritt der Reise klare Vorgaben machen und ein transparentes Abrechnungssystem einführen.

Wie werden Dienstreisen im Arbeitsvertrag geregelt?

Dienstreisen sind kein Pflichtbestandteil eines Arbeitsvertrags – aber aus Sicht des Arbeitgebers dringend zu empfehlen, um Rechtssicherheit und klare Erwartungen zu schaffen. Fehlt eine explizite Regelung, gelten allgemeine gesetzliche Vorgaben (§ 611a BGB) und ggf. Tarifverträge. Das kann im Alltag zu Unsicherheiten oder Streitigkeiten führen – etwa bei der Frage, ob die Reisezeit vergütet wird oder welche Kosten übernommen werden.

Ein gut formulierter Arbeitsvertrag kann folgende Punkte rund um Dienstreisen enthalten:

• Definition der Dienstreise: Was gilt als Dienstreise, was nicht? (z. B. Abgrenzung zu Dienstgang oder Arbeitsweg)
• Genehmigungspflicht: Muss eine Dienstreise vorab vom Vorgesetzten freigegeben werden?
• Vergütung der Reisezeit: Wird Reisezeit als Arbeitszeit gewertet und vergütet – auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten?
• Verkehrsmittel: Welche Verkehrsmittel sind erlaubt oder bevorzugt? Wird die Nutzung des Privatwagens vergütet?
• Erstattungsfähigkeit: Welche Ausgaben werden ersetzt, welche nicht (z. B. Trinkgelder, Hotelstandard, Stornogebühren)?
• Verhalten auf Reisen: Gibt es Vorgaben zur Arbeitszeitgestaltung, zum Datenschutz unterwegs oder zur Kommunikation?

Ein kurzer Beispielabschnitt im Vertrag könnte lauten:
„Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, auf Anordnung des Arbeitgebers Dienstreisen im In- und Ausland durchzuführen. Die dafür erforderliche Reisezeit gilt als Arbeitszeit. Erstattungsfähige Kosten richten sich nach der jeweils gültigen Reisekostenrichtlinie der Firma.“

Zusätzlich hilfreich ist eine separate Reiserichtlinie, die dem Vertrag beiliegt oder als betriebliche Regelung gilt.

Kann eine Dienstreise steuerlich abgesetzt werden – und wenn ja, wie?

Wenn Ihr Unternehmen Dienstreisen nicht vollständig erstattet:
Sollten Sie als Arbeitgeber die Kosten einer Dienstreise nicht oder nur teilweise übernehmen, besteht für Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, nicht erstattete Beträge als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend zu machen.

Dabei ist zu beachten: Die geltend gemachten Aufwendungen müssen sich ausschließlich auf beruflich veranlasste Reisen beziehen – private Fahrten sind steuerlich nicht absetzbar.

Pflicht zur Belegführung:
Ihre Mitarbeitenden sind in diesem Fall verpflichtet, sämtliche Originalbelege (z. B. Fahrkarten, Hotelrechnungen, Mautquittungen) ordnungsgemäß aufzubewahren und auf Anforderung dem Finanzamt vorzulegen.

Kilometergeld bei Nutzung des Privatwagens:
Wird bei einer Dienstreise das private Fahrzeug genutzt, kann eine Kilometerpauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer steuerlich angesetzt werden. Diese Pauschale gilt unabhängig von den tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs – also inklusive Benzin, Wartung, Versicherung und Wertverlust.

➡️ Hinweis: Übersteigen die nachweisbaren tatsächlichen Kosten den Pauschalwert, kann alternativ auch der individuelle Kilometersatz angesetzt werden – dies ist jedoch mit höherem Dokumentationsaufwand verbunden.

Fazit für Arbeitgeber zur Dienstreise

Dienstreisen sind ein fester Bestandteil des modernen Berufsalltags – und für Sie als Arbeitgeber mit arbeitsrechtlichen, organisatorischen und steuerlichen Pflichten verbunden. Ob es um die Erstattung von Reisekosten, die Bewertung der Reisezeit als Arbeitszeit oder die vertragliche Regelung geht: Eine klare, transparente Ausgestaltung schützt vor Konflikten und schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden.

Wichtige Punkte im Überblick:

• Definieren Sie Dienstreisen vertraglich – inklusive Genehmigungsprozess, Verkehrsmittelwahl und Abrechnungsmodalitäten.

• Erfassen Sie Reisezeiten und Kosten sauber – besonders bei Außendienst, mehrtägigen Trips oder Auslandsreisen.

• Nutzen Sie Pauschalen steueroptimiert – z. B. bei Verpflegung und Kilometergeld.

• Stellen Sie ein digitales Abrechnungssystem bereit – damit Mitarbeiter ihre Reisen schnell, korrekt und beleggestützt einreichen können.

Mit Shiftbase erhalten Sie ein ganzheitliches Tool für digitale Zeiterfassung, Dienstreiseanträge und Reisekostenmanagement – inklusive Integrationen für HR und Buchhaltung. So machen Sie Dienstreisen effizient, regelkonform und transparent – im Sinne Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden.