Dienstreise: Rechtliche Rahmenbedingungen und Reisekostenabrechnung

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist eine Reise, die von einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen im Namen ihres Unternehmens oder ihrer Organisation zu arbeitsbezogenen Zwecken unternommen wird. Geschäftsreisen dienen der Durchführung von geschäftlichen Aktivitäten, z.B. der Teilnahme an Besprechungen, Konferenzen, Schulungen oder Verhandlungen. Dies geschieht in der Regel außerhalb des regulären Arbeitsplatzes oder Wohnorts der Person.

Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise

Dienstreisen und Geschäftsreisen unterscheiden sich in ihrer Verwendung und ihrem Kontext. Bei beiden Arten handelt es sich um Reisen zu arbeitsbezogenen Zwecken, aber der Sektor und die Art der Arbeit beeinflussen oft die Terminologie. Im öffentlichen Sektor bezeichnen Angestellte ihre berufsbedingten Reisen in der Regel als "Dienstreisen". Selbstständige und Angestellte in der Privatwirtschaft hingegen verwenden in der Regel den Begriff "Geschäftsreise", um ihre beruflichen Reisen zu beschreiben.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass "Dienstreise" und "Geschäftsreise" je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen haben können. Bei einer Dienstreise handelt es sich üblicherweise um Reisen, die in der unmittelbaren Nähe des Arbeitsplatzes für berufliche Zwecke unternommen werden. Sie sind oft mit geringeren Reisekosten verbunden als Geschäftsreisen, die normalerweise längere Distanzen und höhere Kosten beinhalten.

Was gilt als Dienstreise?

Generell gilt jede Reise, die von Arbeitnehmern zu arbeitsbezogenen oder anderen dienstlichen Zwecken außerhalb ihres regulären Arbeitsplatzes unternommen wird, als Dienstreise. Die Reisen werden aus den folgenden Gründen unternommen:

• Kundentermine: Besuche bei Klienten oder Kunden zu verschiedenen geschäftlichen Anlässen.

• Besprechungen: Teilnahme an Konferenzen, Diskussionen oder Versammlungen, die für die Ziele des Unternehmens relevant sind.

• Messe- und Kongressbesuche: Teilnahme an Branchenveranstaltungen, Ausstellungen oder Kongressen.

• Treffen mit Kollegen in Niederlassungen: Reisen zu anderen Unternehmensniederlassungen, um dort zusammenzuarbeiten und sich abzustimmen.

Diese Kriterien gelten in der Regel, wenn die Mitarbeiter weiter von ihrem Arbeitsort entfernt sind. Reisen zum Besuch eines Kunden oder zur Erledigung von Geschäften in der näheren Umgebung können nicht als Dienstreise eingestuft werden.

Da es im Allgemeinen keine gesetzlichen Vorschriften für Dienstreisen gibt, sollten Arbeitgeber klare, unternehmensspezifische Richtlinien aufstellen. Diese Regeln können dann in Arbeitsverträgen festgehalten werden, um Klarheit und Konsistenz für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Was ist der Zweck einer Dienstreise?

Dienstreisen werden in der Regel unternommen, um eine Vielzahl von Zielen zu erreichen, darunter:

• Aufbau und Pflege von Geschäftsbeziehungen: Durch persönliche Begegnungen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten können Beziehungen und Vertrauen gestärkt werden.

• Erkundung neuer Märkte: Unternehmen entsenden oft Vertreter, um potenzielle Geschäftsmöglichkeiten in verschiedenen Regionen oder Ländern zu erkunden.

• Teilnahme an Branchenveranstaltungen: Geschäftsreisen beinhalten häufig die Teilnahme an Konferenzen, Seminaren oder Messen, um Einblicke zu gewinnen, Wissen auszutauschen und über die Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu bleiben.

• Abschluss von Geschäften und Partnerschaften: Persönliche Treffen können für die Präsentation von Vorschlägen, die Aushandlung von Verträgen und den Abschluss von Vereinbarungen von entscheidender Bedeutung sein.

• Kompetenzentwicklung und Schulung: Mitarbeiter können zu Workshops oder Schulungsprogrammen reisen, um ihre beruflichen Fähigkeiten zu verbessern.

• Fehlersuche und Problemlösung: Geschäftsreisen können notwendig sein, um Probleme anzugehen, Konflikte zu lösen oder Abläufe an entfernten Standorten zu überprüfen.

Während einer Dienstreise übernachten die Mitarbeiter in der Regel in Hotels oder vorübergehenden Unterkünften, kümmern sich um die Reiselogistik und folgen einer vorgegebenen Reiseroute. Darüber hinaus müssen sie in der Regel ihre Erstattungsausgaben dokumentieren, einschließlich Reisekosten, Mahlzeiten, Unterkunft und andere relevante geschäftsbezogene Ausgaben.

Wie lange darf eine Dienstreise dauern?

Das EU-Arbeitsrecht enthält keine Vorschriften über die Mindest- oder Höchstdauer von Geschäftsreisen. Aus steuerlichen Gründen sollten Unternehmen jedoch sicherstellen, dass Dienstreisen nicht länger als drei Monate dauern, was als "Dreimonatsfrist" bezeichnet wird. Jenseits dieser Grenze gelten solche Reisen als Entsendung, und die mit der Reise verbundenen Zulagen müssen versteuert werden. Es ist wichtig zu wissen, dass eine Dienstreise nicht mehr als reguläre Geschäftsreise eingestuft werden kann, sobald sie diese Dauer überschreitet und in den externen Betrieb integriert wird.

Zwar gibt es keine gesetzlichen Beschränkungen für die Anzahl der Dienstreisen, die ein Arbeitnehmer innerhalb eines Geschäftsjahres unternehmen kann, doch ist es ratsam, im Arbeitsvertrag Leitlinien für die maximale und minimale Anzahl der geplanten Geschäftsreisen festzulegen. Dies trägt dazu bei, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer während des gesamten Arbeitsverhältnisses Klarheit und Struktur zu schaffen.

Arbeitszeiten bei Dienstreisen

Während einer Dienstreise gilt die Arbeitszeit als Teil der regulären Arbeitszeit. Es gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Im Allgemeinen sollte Ihre tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, wobei angemessene Pausen einzuhalten sind.

Wenn Sie während Ihrer normalen Arbeitszeit mit dem Flugzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln reisen, gilt die Reisezeit als reguläre Arbeitszeit. Wenn Sie jedoch in Ihrer Freizeit reisen, z. B. an einem Sonntagabend für einen Termin am Montag, hängt es von den Anweisungen Ihres Arbeitgebers ab, ob diese Zeit als Arbeitszeit gilt oder nicht. Sie gilt als Arbeitszeit, wenn Ihr Arbeitgeber Sie anweist, während der Reisezeiten zu arbeiten. Ohne eine solche Anweisung gilt die Reisezeit als Freizeit.

Ihre Reisezeit wird angerechnet, unabhängig davon, ob Sie den Firmenwagen oder Ihr privates Fahrzeug für die Dienstreise benutzen. Eine Ausnahme bilden Handelsvertreter, für die Reisen immer Arbeitszeit sind. Lesen Sie mehr zum Thema Firmenwagen versteuern.

Ist die Fahrzeit bei Dienstreisen Arbeitszeit?

Ja, in der Regel wird die Fahrzeit bei Dienstreisen als Arbeitszeit angesehen. Es gibt jedoch einige wichtige Ausnahmen und Faktoren, die berücksichtigt werden sollten.

Reguläre Arbeitszeiten: Wenn Sie während Ihrer regulären Arbeitszeit reisen, zählt die Fahrzeit als Arbeitszeit. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie während der Fahrt tatsächlich arbeiten.

Reisen außerhalb der regulären Arbeitszeiten: Wenn Sie außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeiten reisen, zählt die Fahrzeit möglicherweise nicht immer als Arbeitszeit. Wenn Ihr Arbeitgeber Sie anweist, während der Fahrt zu arbeiten, zählt diese Zeit jedoch als Arbeitszeit. Wenn Sie während der Fahrt nicht arbeiten müssen, kann die Fahrzeit je nach Unternehmen und den spezifischen Bestimmungen in Ihrem Arbeitsvertrag als Freizeit oder Ruhezeit angesehen werden.

Lange Fahrten und Überstunden: Laut dem Bundesarbeitsgericht können lange Dienstreisen, insbesondere ins Ausland, generell als Arbeitszeit angesehen werden, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer während der Reise tatsächlich arbeitet oder nicht. Der Grund dafür ist, dass der Arbeitnehmer während solcher Reisen Überstunden ansammeln kann, die als Arbeitszeit angesehen werden sollten.

Die Unternehmensleitung sollte mit ihren Mitarbeitern offen über die Arbeitserwartungen und Ruhezeiten bei längeren Dienstreisen kommunizieren, um Klarheit und Compliance zu gewährleisten. Bei Geschäftsreisen in andere EU-Länder ist außerdem eine A1-Bescheinigung erforderlich, um die Zahlung von Versicherungsprämien in mehreren Ländern zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass spezifische Regeln und Bestimmungen je nach Land und Unternehmen variieren können. Es ist daher immer ratsam, sich bei Unklarheiten an Ihren Arbeitgeber oder die zuständige Personalabteilung zu wenden.

Dienstreise aus privaten Gründen ablehnen?

Dienstreisen können obligatorisch sein, wenn dies im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag ausdrücklich festgelegt ist. Es kann sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil sein, eine solche Bestimmung in den Vertrag aufzunehmen.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass eine formelle schriftliche Vereinbarung nicht immer erforderlich ist. Für bestimmte Berufsgruppen wie Monteure oder Außendienstmitarbeiter können Geschäftsreisen Teil der Arbeitsaufgaben sein. Daher gelten sie als implizit im Arbeitsvertrag enthalten, auch wenn sie nicht ausdrücklich erwähnt werden. In solchen Fällen behält der Arbeitgeber die Befugnis, Dienstreisen durch sein Weisungsrecht anzuordnen. Er kann u.a. die Dauer und das Verkehrsmittel der Reise bestimmen.

Auch wenn der Arbeitsvertrag keine Angaben zu Dienstreisen enthält, kann der Arbeitnehmer verpflichtet werden, diese zu unternehmen. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers umfasst die Möglichkeit, die Arbeitspflichten seiner Arbeitnehmer zu bestimmen. Dazu gehören der Ort, die Art der Arbeit und die Arbeitszeiten.

Sind Arbeitnehmer verpflichtet, Dienstreisen zu unternehmen?

Ja, Arbeitnehmer können verpflichtet sein, Dienstreisen zu unternehmen, wenn dies im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder in der Stellenbeschreibung festgelegt ist. Dies gilt insbesondere für Positionen, bei denen Reisen ein integraler Bestandteil der Jobfunktion ist, wie z. B. bei Außendienstmitarbeitern oder Vertriebsmitarbeitern.

In einigen Fällen kann auch ohne ausdrückliche Regelung im Arbeitsvertrag von einem Arbeitnehmer erwartet werden, dass er bereit ist, Dienstreisen zu unternehmen. Dies könnte sich aus der Art der Tätigkeit und den Umständen ergeben. So könnte beispielsweise von einem Manager, der für mehrere Standorte verantwortlich ist, erwartet werden, dass er bereit ist, regelmäßig zu diesen Standorten zu reisen.

Wenn ein Arbeitnehmer Dienstreisen ablehnt, die ausdrücklich oder implizit in seinem Arbeitsvertrag festgelegt sind, könnte dies als Verletzung des Arbeitsvertrags angesehen werden und zu disziplinarischen Maßnahmen oder sogar zur Kündigung führen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Arbeitgeber auch die Gesundheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter berücksichtigen müssen. Sie sollten sicherstellen, dass die Dienstreisen nicht zu unangemessenen Arbeitszeiten oder unter Bedingungen stattfinden, die für den Mitarbeiter unzumutbar sind. Außerdem sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass die Mitarbeiter für alle Kosten, die im Rahmen der Dienstreise entstehen, angemessen entschädigt werden.

Dienstreisekosten: Zuständigkeiten und Erstattungen

In der Regel trägt der Arbeitgeber die Kosten einer Geschäftsreise, und die Arbeitnehmer sind verpflichtet, eine umfassende Reisekostenabrechnung einzureichen. Diese Abrechnung sollte Originalbelege enthalten, z. B. Quittungen über Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, die während der Reise angefallen sind. Für Kosten, für die keine Belege vorliegen, können die Mitarbeiter eigene Quittungen ausstellen.

In den meisten Fällen leisten die Mitarbeiter zunächst einen Vorschuss und tragen die Kosten selbst. Anschließend erstattet der Arbeitgeber diese Kosten nach Abschluss der Reise.

Kostenerstattungsanträge

• Tagespauschale Dienstreise: Das Tagegeld, das zur Deckung der Kosten für Speisen und Getränke während der Reise gewährt wird, basiert auf einem Pauschalsatz, der im Bundesreisekostengesetz festgelegt ist. Dabei ist zu beachten, dass Arbeitnehmer das Tagegeld nur dann geltend machen können, wenn die Dienstreise mehr als acht Stunden dauert.

• Reisekosten: Diese Ausgaben umfassen verschiedene Kosten im Zusammenhang mit der Reise, wie Parkgebühren, Telefonkosten, Mautgebühren und Trinkgelder für Geschäftsessen. Es ist wichtig, dass Sie für alle diese Ausgaben Belege sammeln.

• Kilometerpauschale Dienstreise 2023: Für das Jahr 2023 gilt in Deutschland grundsätzlich weiterhin die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, wenn ein Arbeitnehmer seinen eigenen Wagen für berufliche Fahrten nutzt, einschließlich Dienstreisen.

• Übernachtung: Unternehmen haben oft spezielle Richtlinien für die Erstattung von Übernachtungskosten. Die Mitarbeiter müssen eine Hotelrechnung vorlegen, da die Steuerbehörden im Allgemeinen keine Pauschalbeträge akzeptieren.

Durch die Einhaltung dieser Verfahren zur Beantragung von Spesen können Mitarbeiter einen reibungslosen Erstattungsprozess gewährleisten und eine rechtmäßige Entschädigung für die auf ihren Geschäftsreisen entstandenen Kosten erhalten.

Dienstreise steuerlich absetzen

Falls Ihr Arbeitgeber nicht alle oder nur einen Teil der Kosten für Ihre Dienstreisen übernimmt, haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen. Es ist dabei wesentlich zu betonen, dass es sich bei den Fahrten ausschließlich um beruflich veranlasste Reisen handelt, nicht um private.

Zum Nachweis dieser Aufwendungen ist es unerlässlich, die Originalbelege aufzubewahren und bei Bedarf vorzulegen. Sollten Sie Ihr privates Fahrzeug für diese Dienstreisen genutzt haben, können Sie eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer absetzen. Wichtig dabei ist, dass diese Pauschale unabhängig von den tatsächlichen Betriebskosten Ihres Fahrzeugs ist und alle Aufwendungen, inklusive Kraftstoff, Wartung, Versicherung und Wertverlust, abdeckt. Falls Sie höhere Kosten pro gefahrenen Kilometer nachweisen können, sind auch diese absetzbar. Sollte Ihr Arbeitgeber Ihnen einen Teil dieser Kosten steuerfrei erstattet haben, müssen Sie diese Beträge von Ihrer steuerlichen Absetzung abziehen.

Für Selbstständige und Gewerbetreibende gelten allerdings andere Regeln. In diesem Fall können die Reisekosten in der Steuererklärung als Betriebsausgaben abgesetzt werden.