Aanwezigheidsregistratie software kiezen

Welke aanwezigheidsregistratie software je nodig hebt, hangt af van wat je wilt weten. Wil je weten wie er op dit moment in het gebouw is, bezoekers en leveranciers meegeteld, dan zoek je een bezoekers- of toegangssysteem. Gaat het om wie er nu werkt en of dat klopt met het rooster, dan zoek je software waarin medewerkers in- en uitklokken naast hun dienst.

In de horeca en de retail is die tweede vraag de belangrijkste. De bezetting verandert er per dienst. Een medewerker die niet komt opdagen, merk je pas als de dienst al loopt. Wat aanwezigheidsregistratie precies inhoudt en waar de plicht vandaan komt, lees je bij aanwezigheidsregistratie.

Welke software past bij jouw branche?

Veel bedrijven hebben twee systemen nodig. Dat is geen probleem zolang je weet welk systeem welke vraag beantwoordt. Een bezoekerssysteem weet niet wie er volgens het rooster had moeten komen. Roostersoftware registreert geen bezoekers.

Waar je op let bij aanwezigheidsregistratie software voor diensten

Werk je met diensten, test de software dan op deze vragen, zonder dat je er zelf een lijst naast bijhoudt:

• Zie je in één overzicht wie er is begonnen, wie pauze heeft en wie nog niet is ingeklokt?

• Staat bij elke klokactie de dienst die gepland was, zodat te laat komen en uitloop meteen opvallen?

• Krijg je dezelfde dag een melding als iemand vergeet uit te klokken?

• Kun je bepalen waar een klokactie telt, zodat niemand thuis of onderweg inklokt?

• Zie je per dienst of de BHV’er die je inroosterde er ook echt is?

• Kan je team inklokken op wat bij de zaak past: een tablet bij de ingang, de eigen telefoon of een prikklok aan de muur?

Voor de uren zelf gelden nog andere punten, zoals pauzes, toeslagen en de koppeling met je salarisadministratie. Die vind je bij urenregistratie software vergelijken.

Voorbeeld: een zaterdagavond in een restaurant

Een restaurant heeft op zaterdag 14 mensen ingeroosterd voor de avond, met diensten die om 16:00 en 17:00 beginnen. Twee van hen zijn BHV’er. Om 17:15 opent de manager het overzicht: 12 mensen zijn ingeklokt.

De twee die ontbreken, ziet ze meteen. De afwasser van 17:00 is er nog niet. Hij is een van de twee BHV’ers. Een medewerker in de bediening die om 16:00 had moeten beginnen, heeft niets laten horen. Met een papieren lijst of een groepsapp had de manager dat pas gemerkt als het druk werd. Nu belt ze de afwasser, zet ze de dienst in de bediening open voor collega’s en weet ze dat er tot de afwasser binnen is één BHV’er in de zaak staat.

Wat Shiftbase registreert en wat niet

Shiftbase is roostersoftware met urenregistratie. Je team klokt in met een pincode op de Kiosk, die in de browser draait op een pc of tablet, of met de app op de eigen telefoon. Wil je liever een vaste klok aan de muur, dan is er een digitale prikklok beschikbaar die op Shiftbase aansluit. Een kassasysteem dat je al hebt, koppel je. Waar een klokactie telt, bepaal je zelf met locatiebepaling of een vast IP-adres.

Elk geklokt uur staat naast de dienst die je plande. Een vergeten uitklok meldt Shiftbase dezelfde dag. Uren die het rooster volgen, keur je in één keer goed.

Bezoekers, leveranciers en monteurs registreert Shiftbase niet. Heb je naast je personeel veel mensen over de vloer die niet op het rooster staan, dan heb je daar een apart bezoekerssysteem voor nodig. Bij een ontruiming heeft de BHV dan twee lijsten: de ingeklokte medewerkers uit Shiftbase en de aangemelde bezoekers.

Hoe aanwezigheid, uren en rooster in Shiftbase samenkomen, zie je op de pagina over urenregistratie die bij elke dienst klopt. Je kunt Shiftbase 14 dagen gratis testen, zonder betaalgegevens.